Vår ref. 14/486-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 15.09.2014 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: tirsdag 23.09.2014 Tid: kl 1200-1500 Sted: Porsgrunn Rådhus Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 41/14-45/14 NB: Møtet er kl 1200 1500. Planlagte saker som ikke tas opp nå, utsettes til neste møte. Dette grunnet møtekollisjon. Porsgrunn, 15.09.2014 (Sign) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 41/14 14/480 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 26.08.2014 42/14 14/482 FORVALTNINGSPROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN 43/14 14/218 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 44/14 14/219 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 45/14 14/484 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 23.09.2014
Sak nr. 41/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 26.08.2014 Arkivsaksnr.: 14/480 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 41/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokollen 26.08.2014 godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra møtet 26.08.2014 legges fram for godkjenning. Etter utsending av protokollen har sekretæren mottatt følgende uttalelse fra Anette Tobiassen, hovedtillitsvalgt Norsk Sykepleierforbund, Porsgrunn kommune. Hun viser til sitt foredrag i møtet og kommenterer: «Jeg mener det er viktig å få med at jeg påpekte at det er for få sykepleiere på arbeid og at det er en deltidsproblematikk. Porsgrunn kommune har hatt fokus på sykepleierne, men stillingene blir mindre og det er færre på arbeid, så de får ikke utøvet sin fulle kompetanse der det trengs.» Vedlegg: Møteprotokollen 26.08.2014 Sak 41/14 Side 3 av 10
Sak nr. 42/14 FORVALTNINGSPROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN Arkivsaksnr.: 14/482 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 42/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak tar informasjonen til orientering. Saksopplysninger Revisor orienterte ledergruppa for kontrollutvalgene i Grenland, onsdag 20.08.2014. Sekretær, leder og nestleder informerer om status i prosjektet. Tema som ble tatt opp, 20.08.2014: Problemstillinger: Del 1 I hvilken grad er det iverksatt tiltak for å sikre at samhandling mellom kommune og sykehus skjer som forutsatt? Del 2 Hva har kommunen gjort for å tilpasse seg til kravene i samhandlingsreformen, og har tilpasningene hatt konsekvenser for den øvrige driften? Status: Hoveddelen av datainnsamlingen er gjennomført. Dokumentgjennomgang Intervjuer Analyse av statistikk og regnskapstall Tema: Fokus på hjemmetjenester og sykehjem. Samarbeidet i Telemark startet forut for reformen. Reformen har ikke gitt så store endringer. Fokus: Avviksrapportering Ulik praksis i kommunene. Legene Sak 42/14 Side 4 av 10
Sak 42/14 Innføring av e-meldinger. Kommunene har kommet ulikt. Skien har benyttet systemet lengst og har positive erfaringer. Veien videre: Hva gjenstår? Avklaringer og behov for tilleggsinformasjon Kvalitetssikring Ferdigstille rapporter Behandling i kontrollutvalgene etterlyste kontakten mot bruker. Revisor avklarer dette mot pasientombudet og fylkesmannen. Vedlegg: Side 5 av 10
Sak nr. 43/14 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Arkivsaksnr.: 14/218 Arkivkode: 216 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 25/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 43/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken legges fram uten innstilling. Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon ajourføres regelmessig. I møtet 26.08.2014 tok revisor opp bestillingene fra kontrollutvalget. Revisor ba om at kontrollutvalget ajourfører bestillingene og klargjør de kommende prosjekter. fattet følgende vedtak: tar opp plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommende møte. Planlagte prosjekter: NR PROSJEKT STATUS MERKNAD 1 Fremtidens byer Går ut 2 Saksbehandling Tjenestekontoret OK 3 Styrket barnehagetilbud, tilpasset opplæring Nasjonalt tilsyn fra?? og spesialundervisning fylkesmannen 4 Rusomsorg og psykiske helsetjenester OK 5 Ledelse og støttetjenester Aktuelt 6 Samhandlingsreformen OK 7 Boligbistand Del av Bolig og OK Rus 8 Salg av tjenester Ref Aktuelt?? Voksenopplæringen «Korea-saken» 9 Plansaker Utsettes til neste valgperiode 10 Offentlige anskaffelser 1. Gå breit ut, Lojalitet til Sak 43/14 Side 6 av 10
følges avtalene? 2. Plukke enkelte områder? Sak 43/14 rammeavtaler? Aktuelt? 11 Tilsynskontoret byggesaker i Grenland Utsatt til neste valgperiode 12 Kompetanse innenfor sykepleien. Ref Helsedirektoratet 60%. Aktuelt?? Vedlegg: Side 7 av 10
Sak nr. 44/14 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Arkivsaksnr.: 14/219 Arkivkode: 216 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 26/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 44/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger I møtet tirsdag 26.08.2014 redegjorde forvaltningsrevisor for planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Revisor ba om at kontrollutvalget ajourfører bestillingene og klargjør de kommende prosjekter. Svein Tore Uldal satte fram følgende tilleggsforslag: tar opp plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommende møte. Innstilling og med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Saksopplysninger, fra møte 06.05.2014: Leder av kontrollutvalget ba om å få oversikt over vedtatte selskapskontroller, hva som er gjennomført og hva som er igjen i denne valgperioden. behandlet Plan for selskapskontroll, sak 03/2012, 24.01.2012. Planlagte prosjekter: 1 Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes Bygg AS (datterselskap) STATUS MERKNAD Utført 2 Visit Grenland (kontorkommune Skien) Utsatt 3 Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (kontorkommune Bø) Sak 44/14 Side 8 av 10
Sak 44/14 4 Telemark kommunerevisjon IKS (kontorkommune Skien) 5 GEO parken IKS (forutsetter deltakelse fra de andre eierne) Gjennomføres av Tfk. 6 Grenland Havn IKS Felles med Skien i 2015 Momenter tatt opp under tidligere diskusjoner: Besøk fra ledelsen i selskapene. Administrasjon? Styret? Utarbeidelse av Eierstyring/ eiermelding generelt Eiermelding Skagerak Energi sammen med andre eiere? Utvelgelse av Styret Fordeling Bakgrunn - kompetanse Vedlegg: Side 9 av 10
Sak nr. 45/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 23.09.2014 Arkivsaksnr.: 14/484 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 45/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Sakene tas til orientering. Saksopplysninger Studietur til Sigtuna 29.09 01.10.2014. Reise og hotell er bestilt. Sekretæren har sendt over ønsket program. Vi har fått bekreftelse på turen og venter på detalj-program. Evt Vedlegg: Sak 45/14 Side 10 av 10