ORGANISASJONSUTVIKLING I FORSVARET FRA 2010. (Dreiebk fr OU iht HA/TAene g AML) 1. Generelt En dreiebk skal sikre en tilfredsstillende behandling g gi et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag fr lkal g sentral behandling mellm medbestemmelsespartene g FHAMU/AMU. Den skal videre gi en anbefalt rekkefølge fr gjennmføringen i henhld til nrmale endringer i Frsvarets rganisasjn med referanse til lv- g avtaleverk. Det er mange frhld sm kan medføre et behv fr endret rganisasjn g eller struktur sm kan gi persnellmessige knsekvenser, herunder arbeidsmiljømessige knsekvenser. Når en beslutning er fattet kan iverksettelsen kmme i frm av et Gjennmføringsdirektiv, knkrete ppdrag i Virksmhetsplanen eller rettelser g tillegg til denne. Dette dkumentet tar utgangspunkt i Hvedavtalene med Tilpasningsavtalene (HA/TAene), Arbeidsmiljølven (AML) m/andre lver g avtaler, samt Bestemmelser fr kvalitetssikring av Helse, miljø g sikkerhetsarbeidet ved planlegging, gjennmføring g ppfølging av mstillingsprsesser i Frsvaret. 2. Behandling i FHAMU/AMU Når en rganisasjnsutvikling (OU) iverksettes skal partene iht HA/TAene avtale behandlingsmåte av de arbeidsmiljømessige knsekvensene, Jfr. Kgl.res av 6 juni 1980. Jf Løpenummer 1 i Dreiebka. 3. Dreibøker i samsvar med type endring Dette frslag mfatter de vanligste frmer fr det sm faller inn under begrepet OU. Hvr mfattende en OU er, avhenger av kmpleksitet, tidsg ressursfrbruk - gjennmføringsmåten avhenger av dette. En OU kan medføre behv fr endring av virksmhetsplan g vedtatt budsjett. Partene legger til grunn at OU skal gjennmføres slik at persnellets rettigheter, arbeidsplassen, helse g psykssiale frhld ivaretas innenfr rammen av et frsvarlig arbeidsmiljø. Dreiebken mhandler flere frskjellige måter å håndtere OU på. OU løp. OU er en knsekvens av budsjettmessige endringer, mpririteringer eller endret ppdragsprtefølje. OU kan medføre arbeidsmiljømessige utfrdringer g skal behandles i samsvar med Hvedavtalene g AML. Det kan være behv fr sentral eller lkal tilpasning, herunder justering av tidsfrbruk, alt avhengig av kmpleksiteten fr OU. OU uten persnellmessige knsekvenser. (Flat verføring). Side 1 av 15
En OU hvr hele avdelinger eller deler av avdelinger endrer rganisasjnsmessig tilhørighet g sm ikke medfører flytting av persnell eller gi andre persnellmessige knsekvenser. Dette betraktes sm en enkel OU g bør kunne gjennmføres innenfr et krt tidsperspektiv. Dette er den raskeste måten å gjennmføre en rganisasjnsendring på. Nedleggelse g pprettelse av avdeling Nedleggelse innen en tidsfrist betyr at rganisasjnen/enheten pphører å virke sm enhet ifh til sine definerte ppgaver innen tidsfristen. Gammel rganisasjn starter nedleggelsen parallelt med pprettelsen av ny rganisasjn i gd tid før fastsatt tidsfrist. I slike tilfeller aksepteres det at en restrganisasjn fullfører nedleggelsen etter fastsatt dat. OU sm er plitisk styrt Dersm en OU er plitisk bestemt jfr HATA ene, har partene bare medbestemmelse mht gjennmføringsmåten, hvis ikke gså dette er plitisk bestemt. 4. Frkrtelser med tilhørende definisjner Nedenfr er gjengitt de mest brukte frkrtelser i dreiebken. AG : Arbeidsgiver FST/P : Frsvarsstaben/Persnellavdelingen DIF : Driftsenhet i Frsvaret GFD : Gjennmføringsdirektiv Partene : Arbeidstakerrganisasjnene g arbeidsgiver TV : Organisasjnenes tillitsvalgte. FHVO : Frsvarets hvedvernembud HVO : Hvedvernembud FHAMU : Frsvarets hvedarbeidsmiljøutvalg AMU : Arbeidsmiljøutvalg EBA : Etablissement, bygg g anlegg HMSO : Bestemmelser fr kvalitetssikring av helse, miljø g sikkerhetsarbeidet ved planlegging, gjennmføring g ppfølging av mstillingsprsesser i Frsvaret BHT : Bedriftshelsetjenesten Side 2 av 15
Side 3 av 15
Innhldsfrtegnelse: Løpenummer Dreiebk Handling Vedlegg A Antatt tidsfrbruk (Innkallingstid i tillegg) 1 Innkalling til- g infrmasjnsmøte jfr HA 11 1 dg 2 Behandling i FHAMU eller i Arbeidsutvalget (AU) 1 dg 3 Drøfting av Frsvarssjefens (FSJ) gjennmføringsdirektiv (GFD) 8-10 dgr (Inkl gdkjenning av referat) 4 Utsendelse av FSJens gjennmføringsdirektiv (GFD) 1 dg 5 Mttak av g infrmasjn m FSJens gjennmføringsdirektiv (GFD) 1 dg (Avtal møtetidspunkt) 6 Infrmasjn til de ansatte, jfr. Lkal infrmasjns- g samarbeidsavtale 1 dg 7 Behandling i lkale Arbeidsmiljøutvalg, jfr HATA ene 4.3, jfr gså AML 10 dgr (Inkl gdkjenning av referat) 8 Lkale utredninger i samsvar med GFD 8 uker (Avhengig av mfang) 8.1 Lkale utredninger ved flat verføring 1-10 dgr (Avhengig av mfang)) 8.2 Lkale utredninger ved nedleggelse av avdeling 2-6 måneder (Avhengig av mfang) 8.3 Lkale utredninger ved nedleggelse/pprettelse/sammenslåing 2-24 måneder (Avhengig av mfang) 9 Drøftingsgrunnlag behandles i lkalt AMU 10 dgr (Inkl gdkjenning av referat) 10 Lkale drøftinger DIF uten stillingsfullmakt 10 dgr (Inkl gdkjenning av referat) 10.1 Lkale drøftinger DIF med stillingsfullmakt 10 dgr (Inkl gdkjenning av referat) 11 Sentral bearbeidelse (Etter mttak fra DIF uten stillingsfullmakt) 14 dgr 12 Behandling i FHAMU alt AU 10 dgr (Inkl gdkjenning av referat) 13 Sentral/DIF drøfting- g frhandling i samsvar med HATA ene 7 dgr (Avhengig av mfang) 14 Arbeidsgivers behandling etter sentral drøfting-/frhandling 14 dgr (Avhengig av mfang + referat) 15 Mttak av gdkjent rganisasjn DIF. Innplassering fase 1-2 (sivile gså fase 3) 6 12 uker (Mil siv) 16 Sentral innplassering militært persnell 6 uker (Mil) 17 Infrmasjn m innplasseringsresultater 1 dg 18 Dispneringsrunde 3 + 3 måneder 19 Implementering av ny rganisasjn Avhengig av kmpleksitet 20 Evaluering av OU Avhengig av kmpleksitet Side 4 av 15
1. Innkalling til- g infrmasjnsmøte jfr HA 11 Når et utredningsppdrag/ou-ppdrag er gitt skal AG innkalle partene, inkl FHVO fr infrmasjn g nødvendige avklaringer. Følgende bør inngå i infrmasjnen: FST/P Hjemmelsgrunnlag fr ppdraget (1) Infrmer m ppdrag, herunder knsekvenser fr avdelingen mht OU-behv, persnell, arbeidsmiljø, virksmhetsplan g budsjett Hvrdan infrmasjn til arbeidstakerne skal gis Behandlingsmåten vedr arbeidsmiljømessige knsekvenser avtales (2) Om mulig, avklar/vurder følgende: Avklare behv fr OU-rganisasjn Tidsplan fr utredningsppdraget/ou-ppdraget, herunder milepæler Angi anbefalt dreiebk fr OU, avklar bruken. Vurder behv fr en egen OU-avtale, Angi arbeidsgivers frslag til gjennmføringsplan Avklar tidspunkt fr utsendelse av drøftingsgrunnlag Snarest mulig etter at ppdraget er kjent, eller tiltak besluttet iverksatt. 1) Saksgrunnlag utleveres i møte m ikke tidligere mfrdelt. 2) Partene avtaler behandlingsmåten vedr de arbeidsmiljømessige knsekvensene. Det partene blir enige m, har innvirkning på behvet fr Lnr 2. Merknad til 2): Dersm de arbeidsmiljømessige knsekvensene avtales behandlet mellm partene, skal FHVO delta, jf HA/TAene Tidsfrbruk: 1 dag. 2. Behandling i FHAMU Når et ppdrag er gitt sm vil eller kan gi knsekvenser fr en eller flere DIF, knsekvenser fr persnell g eller arbeidsmiljø med mer, skal FHAMU innkalles. (1) (2) Tilgjengelig saksgrunnlag vedlegges innkallingen. Vurder hvrvidt ppdragene kan gjennmføres innenfr rammen av et frsvarlig arbeidsmiljø, herunder ressurs- g tidsfrbruk Angi risik fr arbeidsmiljøet, herunder gi nødvendige anbefalinger (eks behvet fr hensikt g målsetting, krav til arbeidsmiljøet ved OU, behvet fr risikvurdering av planlagte tiltak) (3) Angi frutsetninger fr gjennmføring mht EBA g andre frhld sm binder partene mht tid. Egen innkalling Leder FHAMU 1) FHAMU kan delegere myndighet av behandlingen til FHAMUs arbeidsutvalg. 2) Dette Lnr avhenger av hva partene er blitt enig m mht behandling i FHAMU/AU eller i samsvar med Kgl.res av 6 juni 1980. Skal saken kun behandles iht HA/TAene frutsettes at dette linjenummer ivaretas av FHVO. 3) Beskrevet i HMSO Merknad til 2): Dersm de arbeidsmiljømessige knsekvensene avtales behandlet mellm partene, skal FHVO delta, jfr HA/TAene Side 5 av 15
Tidsfrbruk: 1 dg 3. Drøfting av Frsvarssjefens (FSJ) gjennmføringsdirektiv (GFD) Innkalling til sentral drøfting. (1). Drøfte frslag til GFD g anbefalt frslag til dreiebk, herunder: Avklare hjemmelsgrunnlag Knsekvenser fr avdelingene, persnell, arbeidsmiljø, budsjett g drift (2) Angi evt behv fr ny EBA sm binder tidsplanen m kjent på drøftingstidspunktet Tidsplan fr OUen, herunder milepæler Avklare tidspunkt fr gdkjennelse av referat, utsendelse av GFD (3) Nrmalt etter gdkjent referat fra FHAMU/AU - møte. FST/P 1) Saksgrunnlag sm følger (minimum): Hjemmels -dkument (IVB, VP mv), Referat fra FHAMU/AU, utkast til GFD annet. 2) Ved endring i virksmhetsplan eller budsjett, tas dette i første rutinemessige møte, evt i eget møte. 3) AG kan infrmere DIF - sjefer m når GFD vil være tilgjengelig ved DIF en. Dette slik at DIF - sjef kan kalle inn partene iht Lnr 5. (Hensikt tidsbesparelse) 1-3 dg drøfting + 1 uke referat (Jfr HA/TAene) 4. Utsendelse av FSJens gjennmføringsdirektiv (GFD) Utsendelse av FSJens GFD mfatter: (1) Når klart FST/P Det frmelle lkale OU-løpet skal gjennmføres iht Gjennmføringsdirektiv m/vedlegg GFD. R&T til FSJens VP Evt endringer i tildelt budsjett 1) Tidsfrbruk: 1 dg 5. Mttak av g infrmasjn m FSJens gjennmføringsdirektiv (GFD) Ved mttak av GFD m/vedlegg, skal avdelingen gjøre følgende: Partene kan ha Sjef DIF Innkall TV fr infrmasjn g krdinering. (1) frhåndsavtalt Infrmer m GFD m/vedlegg, m mulig avklar følgende: møtetidspunkt, jfr Behvet fr justering av lkal inf- g samarbeidsavtale, herunder hvrdan, når g m hva de ansatte skal infrmeres m, avklar frhld til pressen (2) Lnr 3. Felles frståelse m frhld sm berører egen DIF (3) Behandlingsmåten vedrørende arbeidsmiljømessige frhld avtales Angi evt knsekvenser fr egen virksmhetsplan g budsjettmessige knsekvenser (hvilke andre ppdrag/prsjekter kan påvirke lkal behandling) Angi evt knsekvenser fr berørt persnell/avdeling, herunder når Omstillingssamtaler kan gjennmføres. 1. Det er viktig at ledelsen gtv infrmeres så raskt sm mulig m innhld g knsekvenser. (Ved str gegrafisk spredning bør DIF -sjef innkalle underlagte sjefer g evt TV) 2. Hvis ikke angitt i inf- g samarbeidsavtalen 3. Berørt DIF skal bruke Dreiebk 4. Stillingsbeskrivelsene skal ppdateres i samsvar med det den ansatte faktisk gjør. Dette har str betydning ved eks et senere innplasseringsløp. 5. Dersm ikke regulert i GFD. Side 6 av 15
Angi evt knsekvenser fr andre avdelinger ved endring i egen rganisasjn/ppdragsprtefølje m.m. Vurder rganiseringen av OU prsessen, herunder evt ppnevning av partssammensatt arbeidsgruppe, jf HA/TA vedl 4 g HA LO/NHO 9-2 Varsle m en gjennmgang av gjeldende stillingsbeskrivelser m/tidsplan g OPL (4) Revitalisering av STØG (5) EBA-planer, jf HA/TA vedl 3 Avklar andre frhld sm må behandles eller påvirker tidsplan, herunder møtestruktur. Tidsfrbruk: 1 dg 6. Infrmasjn til de ansatte De ansatte skal infrmeres jfr lkal infrmasjns- g samarbeids - avtale. Mmenter sm bør mtales i inf til ansatte: Infrmasjns- g samarbeidsavtalen Oppdrag g hensikt med OU (1) Angivelse av hvem sm kan bli berørt (NB: Ikke navngitte pers) Tentativ tidsplan, herunder infrmasjnsmøter, mstillingssamtaler mv (2) Evt OU-rganisasjn, ppdrag g fullmakter Prsess: Utredning, AMU, lkal drøfting, FHAMU, sentral frhandling g drøfting, sentrale rganisasjnsmessige tiltak (ORG/WBS/SAP), innplassering, utlysning, tilsetting, implementering, evaluering. (3) Gd tid til spørsmål Snarest Sjef DIF 1. Det vises til HMSO. 2. Det er viktig at de ansatte vet når g av hvem de skal infrmeres av. Kntaktpersner må bekjentgjøres. De ansatte skal gis melding m når mstillingssamtaler vil bli gjennmført g hvrdan. 3. Her skal man kun gi en summarisk versikt, men man må være frberedt på å svare på spørsmål m innplassering g rettigheter. Det bør avsettes egen tid fr å gå gjennm dette mer detaljert. Tidsfrbruk: 1 dg 7. Behandling jfr HATA 4.3, AML 7-2 (2) g frskrift best nr 321, 9 Infrmasjn m GFD m/vedlegg Ved mttak av Sjef DIF Infrmer m egen plan fr arbeidet, herunder angi: GFD Evt arbeidsmiljømessige knsekvenser sm følge av GFD. Her skal tidsplan, arbeidsmengde ift til andre pålagte ppdrag vurderes spesielt (1) Vurdering av hvrvidt rg endringen får knsekvenser fr den lkale bedriftshelsetjenesten g den interne vernetjenesten Avhengig av hvilken behandlingsfrm partene har valgt jfr venstående Lnr 5. (GFD) Merk: Dersm man velger en annen behandlings - frm må AG avklare hvrdan man skal frhlde seg til FVHP, BHT g de vernepliktige, jfr HMSO 1) Hensikten med møte er å avklare evt arbeids - miljømessige knsekvenser g fallgruver utledet Side 7 av 15
Hvrvidt OU-tiltak vil gi arbeidsmiljøutfrdringer ifh eksisterende ppdragsprtefølje (1) Arbeidsmiljøknsekvenser av evt rasjnaliseringsfrslag Evt knsekvenser fr EBA mht arbeidsplasser m.m. Evt knsekvenser ved en evt endret AMU-struktur Evt kriteria fr arbeidsmiljøundersøkelse/risikvurdering evt drøft, knsekvenser av gjennmført medarbeider - undersøkelse, HMS-målsetting (2) Utarbeid frslag til tiltak sm reduserer evt risik. Frslag til HMS -handlingsplan med utgangspunkt risikvurderingen av GFD m/vedlegg. 2) Bestemmelser m dette kan være gitt i GFD, da beskrives evt endringer. Alt gi anbefaling/pålegg m risikvurdering, jfr HMSO Tidsfrbruk: 1-3 dg (Avhengig av mfang) + 7 dg fr referat 8. Lkale utredninger i samsvar med GFD Etabler felles frståelse av ppdrag g faktrer sm innvirker på Etter AMU - møte, Sjef DIF 1) OU rganisasjn ref Lnr 5. løsningen av ppdraget. (1) alt ref tidligere Lnr Utred nedenstående (med evt lkal justering av tiltak), sm følger: Lag en beskrivelse av ny rganisasjns ppgaver, Merk: Gå til Lnr 9 når ferdig rganisering, ressursbehv (persnell g øknmi) Utarbeid frslag til ny firkantrganisasjn m/underlagt struktur, inklusive OPL/F g stillingsbeskrivelser Utred persnellmessige knsekvenser fr berørt persnell, utarbeid ansiennitetslister g gjennmfør Omstillingssamtaler Utred arbeidsmiljømessige knsekvenser av ny rg Utred EBA -messige knsekvenser Utred øknmiske g budsjettmessige knsekvenser Utred knsekvenser av evt ÅV - endringer Utred behv fr endring i lkale instrukser, direktiver mv Utarbeid freløpig drøftingsgrunnlag De ansatte skal infrmeres i samsvar med lkal infrmasjns- g samarbeidsavtale Tidsfrbruk: Antatt 8 uker. Regulert i GFD 8.1 Lkale utredninger ved flat verføring Etabler felles frståelse av ppdrag g faktrer sm innvirker på Sjef DIF løsningen av ppdraget. Utred knsekvenser av verføringen Etter AMU-møte, alt ref tidligere Lnr Flat verføring skal ikke gi persnellmessige knsekvenser. Medfører kun endring i rganisatrisk ppheng, herunder endringer i Side 8 av 15
Endre OPL/F g stillingsbeskrivelser De ansatte skal infrmeres i samsvar med lkal infrmasjns- g samarbeidsavtale OPL/F g grunndata i stillingsbeskrivelser. Behandles i AMU m endring i AMU-struktur, ellers ikke. Merk: Gå til Lnr 10, med mindre endring i AMUstruktur Tidsfrbruk: 2-8 dg 8.2 Lkale utredninger ved nedleggelse av avdeling Etabler felles frståelse av ppdrag g faktrer sm innvirker på løsningen av ppdraget. Etter AMU-møte, alt ref tidligere Lnr Sjef DIF Ved nedleggelse av avdelingen vil alt persnell være berørt. Opprett en nedleggelsesrganisasjn. Utarbeid plan, herunder pprett nedleggelsesrganisasjn Persnellet frvaltes av FPT etter at avdelingen er Utred persnellmessige knsekvenser av nedleggelsen nedlagt, eller at rganisasjn fr nedleggelse er etablert. De ansatte skal infrmeres i samsvar med lkal infrmasjns- g samarbeidsavtale Merk: Gå til Lnr 9 når ferdig Tidsfrbruk: 2 6 mnd 8.3 Lkale utredninger ved nedleggelse/pprettelse/sammenslåing Etabler felles frståelse av ppdrag g faktrer sm innvirker på løsningen av ppdraget. Nedenfr er listet nen av de frhld sm må behandles: Etter AMU-møte, alt ref tidligere Lnr Sjef DIF Nedleggelse/pprettelse er i dette linjenummer basert på at en avdeling nedlegges et sted g pprettes et annet sted. En nedlegging kan gi stre Gjennmfør en arbeidsmiljøundersøkelse, behandle saken i persnellmessige knsekvenser. lkalt AMU Beskriv evt knsekvenser fr pågående aktivitet, herunder leveranser sm blir påvirket av nedlegging/pprettelse/sammenslåing. Utred frslag til ny rganisasjn, herunder behv fr endringer i firkantrganisasjn, samt utarbeid OPL/F g stillingsbeskrivelser Utred behv fr EBA, herunder evt behv fr nybygg sm innvirker på tidsplanen. Knkrete frslag fr justering av etablissementsplanen Det anbefales at det etableres en nedleggelses g en pprettelsesrganisasjn sm krdineres gjennm en styringsgruppe med persnell fra berørte DIFer. Mesteparten av utredningsarbeidet må skje på det stedet der avdelingen flytter til Det kreves en mfattende krdinering, herunder behandling i de respektive AMUer. Lkale drøftinger gjennmføres ved hver berørt DIF. Side 9 av 15
Utred persnellmessige knsekvenser, herunder årsverksendringer, innplasseringslister, ansiennitetslister, familieplitiske frhld sm; tilgjengelig kvarter, familiebliger, jbb- g skletilbud. Gjennmfør Omstillingssamtaler mv. Utarbeid versikt ver kstnader ved nedlegging/pprettelse/sammenslåing, herunder utgifter ved etablering; EBA, møblering, pendlerutgifter, miljøpprydding, besøksreiser fr invlvert persnell, flyttekstnader mv. Utred samrdning av AMU-tjenesten, støtte funksjner, BHT, velferd, idrett sv. Utred arbeidsmiljømessige knsekvenser fr ny rganisasjn, herunder utarbeid risikanalyse mht ressurser ifh til pålagte ppdrag. Denne skal behandles i lkalt AMU. Utarbeid frslag fr nytt budsjett, basert på nye frutsetninger Utarbeid reelle kstnadsberegninger fr endringen. Utarbeid en plan fr nedleggelse, flytting g etablering Utarbeid drøftingsgrunnlag De ansatte skal infrmeres i samsvar med lkal infrmasjnsg samarbeidsavtale Merk: Gå til Lnr 9 når ferdig. Tidsfrbruk: 6-24 måneder (Avhengig av kmpleksitet) 9. Drøftingsgrunnlag behandles i lkalt AMU Innkall AMU m/sakspapirer, behandle følgende: (1) Når grunnlag klart Sjef DIF Presenter drøftingsgrunnlag med vekt på de arbeidsmiljømessige g HMS perspektivene, herunder: (Gjelder alle DIF) Persnellmessige knsekvenser AMU må uttale seg m hvrvidt budsjett (hvis kjent) synes rimelig ifh til persnell g ppdragsprtefølje. Hvrvidt avdelingen har tilstrekkelig kmpetanse ifh til ppgaver (2) Risikvurdering av anbefalt frslag (3) Knsekvenser av evt endret AMU-struktur Andre kjente arbeidsmiljørelaterte frhld 1) Dette linjenummer er avhengig av beslutning fattet i Lnr 5. 2) Det vises til AML 7-2 (2) b 3) Evt arbeidsmiljømessige knsekvenser ved frslaget må detaljbeskrives i referatet. Det henvises til HMSO Merk: Dersm det er flere underavdelinger m/lkale AMU må prsessen først gjennmføres her fr fremsending til DIF. DIF må sammenstille g behandle helheten i AMU. Tidsfrbruk: 1-2 dager behandling, 10. Lkale drøftinger DIF u/stillingsfullmakt Side 10 av 15
Drøftingsgrunnlag sendes ut når klart. Resultatene fra AMU behandlingen ettersendes (1). Gjennmgang av referat fra lkal AMU-behandling (2) Drøft frslag til evt ny firkantrganisasjn, herunder ppgavefrdeling mellm respektive avdelinger, herunder gså evt ppdrag relatert til dagens ppdragsprtefølje sm får innvirkning på dagens VP (2) Drøft frslag til ny OPL/F m/stillingsbeskrivelser (2) Drøft persnellmessige knsekvenser (2) Drøft endringer i EBA, evt behv fr ny EBA (2) Drøft øknmiske knsekvenser av endringer, herunder budsjettmessige knsekvenser ny rganisasjn (2) Når grunnlag klart Sjef DIF 1) Dersm flere underavdelinger må prsessen først gjennmføres her fr fremsending til DIF. DIF må sammenstille g behandle helheten på DIF-nivå. I slike tilfeller må det beregnes mer tid. 2) Kmplett saksgrunnlag versendes FST hvis endringene går utver Dif-sjefs delegerte fullmakt, gå deretter til Lnr 11. Tidsfrbruk: 1-2 dager behandling 10.1 Frhandlinger g drøftinger ved DIF m/stillingsfullmakt Frhandlings- drøftingsgrunnlag sendes ut når klart. Resultatene fra AMU behandlingen ettersendes (1). Når grunnlaget er klart Sjef DIF (DIF med Gjennmgang av referat fra lkal AMU-behandling (2) stillingsfullmakt) Drøft frslag til evt ny firkantrganisasjn, herunder ppgavefrdeling mellm respektive avdelinger, herunder gså evt ppdrag relatert til dagens ppdragsprtefølje sm får innvirkning på dagens VP (2) Drøft frslag til ny OPL/F m/stillingsbeskrivelser (2) Drøft persnellmessige knsekvenser (2) Drøft endringer i EBA, evt behv fr ny EBA (2) Drøft øknmiske knsekvenser av endringer, herunder budsjettmessige knsekvenser ny rganisasjn (2) 1) Dersm flere underavdelinger må prsessen først gjennmføres her fr fremsending til DIF. DIF må sammenstille g behandle helheten på DIF-nivå. I slike tilfeller må det beregnes mer tid. 2) Grunnlaget bør sendes ut med 14 dagers frist, resultat fra AMU fremsendes når klart. Man kan spare ne tid ved en grundig gjennmgang ved ppstart av møte. Tidsfrbruk: 7 dg behandling (Avhengig av mfang) Gå til Lnr 14. Side 11 av 15
11. Arbeidsgivers bearbeidelse (Etter mttak fra DIF uten stillingsfullmakt) Ved mttak av lkale referater skal AG gjøre følgende: Grunnlag j sendes FST/P Gjennmgå referater fra lkale AMU, vurder evt tiltak (1) til FHAMU/AU g Gjennmgå referater fra DIF, avklar lkal uenighet (2) sentrale parter. Evt utarbeid grunnlag fr behandling i FHAMU, herunder: Sammenfatting av resultat fra lkal AMU behandling, lkale referater er en del av grunnlaget (3) Behandles jfr Lnr 12. Utarbeid frhandlings- g drøftingsgrunnlag g send ut til partene (3).: (4) Referater fra DIF m/lkale referater Knsekvenser fr rganisasjn Persnellmessige knsekvenser EBA-messige knsekvenser Øknmiske knsekvenser fr ny rganisasjn Knsekvenser fr årets budsjett g VP, evt neste års VP/budsjett. Evt andre kjente frhld sm kan ha knsekvenser Behandles jfr Lnr 13. 1. Der de arbeidsmiljømessige knsekvensene er uakseptable, må AG avklare dette med DIF før FHAMU-møte, evt tiltak skal beskrives. 2. Avklar lkal uenighet mht ressurs/ppdrag, angi evt tiltak 3. Det vises til HMSO. Evt tiltak vektlegges. 4. Drøftingsgrunnlaget bør rganiseres i den rekkefølgen AG ønsker å gjennmføre drøftingene/frhandlingene. Tidsfrbruk: 14 dg (Avhengig av mfang) 12. Behandling i FHAMU Saksgrunnlag sendes ut til medlemmene. FHAMU skal behandle følgende: (1 g 2) Gjennmførte risikanalyser m/tiltak. Samsvar mellm ppgaver g ressurser. (Organisasjn-, Persnell-, EBA-, Materiell- g Øknmiske knsekvenser) (3) FHAMUs anbefaling til sentrale parter. (4) Når grunnlag klart Leder FHAMU 1) Det vises til behandlingsfrm jfr Lnr 1 2) FHAMU må avklare hvrvidt AU skal gjennmgå g gi sine anbefalinger til FHAMU. Dette påvirker ikke tidslinjalen, men binder ressurser. 3) Det vises til HMSO 4) FHAMU/AMU er et rådgivende rgan mht behandling av saker sm inngår i Arbeidsmiljølven 7-2 (2). FHAMU kan imidlertid beslutte frebyggende vernetiltak etter 7-2 (2) d med hjemmel i 7-2 (5) Tidsfrbruk: 1-2 dg behandling, 1 dg etterarbeid, 7 dg gdkjenning av referat (Avhengig av mfang) Side 12 av 15
13. Sentral drøfting- g frhandling i samsvar med HATA ene fr avdelinger uten stillingsfullmakt Frhandlings- drøftingsgrunnlag sendes ut når klart. Evt ettersendes resultatene fra FHAMU behandlingen (1). Når grunnlag klart FST/P 1. Grunnlaget bør sendes ut med 14 dagers frist, resultat fra FHAMU fremsendes når klart. Man DIF-vis gjennmgang, herunder: kan spare ne tid ved en grundig gjennmgang Arbeidsmiljø. Resultat fra FHAMU m/anbefaling ved ppstart av møte (Må avklares mellm Knsekvenser fr rganisasjn (ressurser, kmpetanse, partene) ledelse, samarbeid g medvirkning) Persnellmessige knsekvenser, herunder tiltak EBA-messige knsekvenser Evt kstnader sm påvirker årets g neste års budsjett Drøfte OPL/F evt frhandle firkantrganisasjn Angi Knsekvenser fr årets g neste års VP Avklare evt annen pågående aktivitet pp mt denne behandlingen Tidsfrbruk: 7 dg behandling (Avhengig av mfang) 14. Arbeidsgivers behandling etter sentral drøfting-/frhandling Etter sentral behandling, skal følgende skje: Umiddelbart FST/P 1) R&T, samt budsjettmessige endringer tas i Ferdigstill frhandlings- g drøftingsresultat, rutinemessige møte Gdkjenning av referat Gjennmfør rganisasjnsendring iht til ferdigstilt resultat i DFPS Tidsfrbruk: 14 dg (Avhengig av mfang) + 1 uke Utarbeid evt R&T til VP, endringer i budsjett g evt tiltak mht fr gdkjenning av referat EBA, med bakgrunn i gdkjent referat (1) 15. Mttak av gdkjent rganisasjn DIF. Innplassering fase 1-2 (sivile gså fase 3) Infrmer TV, vernetjenesten g de ansatte, vektlegg endringer g evt behv fr lkal tilpasning/justering Når mttatt Sjef DIF 1. 3 ukers varsling. Regelverket må gjennmgås fr berørt persnell. Start innplasseringsløpet sm følger: 2. Ref FPH Etabler innplasseringsgruppen 3. Ref HA/TAene g FPH AG utarbeider frslag til innplassering Stillinger bekjentgjøres fr berørt persnell (1) Frist fr å hevde rettskrav Innplassering iht gjeldende prsedyrer (Fase 1-3) (2) Iverksett evt kmpetansehevende tiltak basert på innplasseringen Side 13 av 15
Drøfting av kunngjøringstekst/lys ut ledige sivile stillinger (3) Fremsend resultatet fra den lkale behandlingen Antatt tidsfrbruk: 6 12 uker 16. Sentral innplassering militære stillinger Behandling av stillinger hvr flere har gjrt rettskrav. (1) Når grunnlag klart FST/P 1. Tar utgangspunkt i lkal anbefaling (Rettskrav Innplassering fase 3. (1 g 2) eller ikke) Drøft kunngjøringstekst fr stillinger sm ønskes utlyst 2. DIF kan anbefale persnell mht innplassering i Kunngjøring av ikke besatte stillinger fase 3. Behandles iht FPH Tidsfrbruk: 6 uker (avhengig av mfang) 17. Infrmasjn m innplasseringsresultater (Mil stillinger) Infrmer berørt persnell Når klar Sjef DIF Iverksett evt kmpetansehevende tiltak basert på innplasseringen Tidsfrbruk: 1 dg 18. Dispneringsrunde Utlys ledige stillinger i samsvar med drøftet kunngjøringstekst Når grunnlag klart FST/P /FPT 1) Ref FPH Rådsbehandling (1) 3 mnd varsel før fremmøte Tidsfrbruk: 3 + 3 måneder 19. Implementering av ny rganisasjn Gjøres i samsvar med frister i GFD, evt R&T til VP I samsvar med FST/P /Sjef DIF 1. Frutsetter at alt det bygningsmessige er i rden Infrmasjn til TV, vernetjenesten g de ansatte GFD/R&T VP Kulturbygging, trimming av rutiner sv Tidsfrbruk: Avhengig av kmpleksitet 20. Evaluering av OUen Gjennmføres nrmalt ett år etter at ny rganisasjn ble implementert. Evaluering gjennmføres av de sm har avtalt evaluering. 14 dager FST/P /Sjef DIF Partene sentralt må avklare evalueringskriteria Det vises til HMSO Gjennmgå AMU-struktur m/verneapparat g anbefal evt endringer Side 14 av 15
Vurdere målppnåelse Gjennmfør risikanalyse g arbeidsmiljøundersøkelse Partene iht HATA avtaler evaluering fra prsess til prsess. Eventuelt anbefal g iverksett tiltak Tidsfrbruk: Avhengig av kmpleksitet Side 15 av 15