REFERAT KVARTERSTYREMØTE 22-07 12.06.07, kl 16:15 Møterom; NG1B TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Eksternansvarlig Prosjektansvarlig Iselin Høle John Houth Fjellseth Ingrid Alexandra Solstrand Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE Robin Sandborg Rikke Vestergaard Stephanie Farstad REFERENT John Houth Fjellseth GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER Administrativ leder Har fullført arbeidet med å få klargjort Olav Kyrres gate 49 til byggearbeid. Begge bygg inkl uterarealer er nå byggeplass, og vi har kun tilgang til pub og teglverk o Tildeling av alarmkoder mangler fortsatt, dette før følges av en skriftlig kontrakt Jobber fortsatt med en del utfordringer I byggeperioden o Transport o Forsikring o Oppbevaring av kunstverk Jobber med strategiarbeidet og med å sette i gang veiledning fra eksterne konsulenter Har vært på kurs om trådløs bedrift sammen med prosjektansvarlig o Har implementert løsningen
Jobber med å finne ny løsning for regnskapsfører o Vært på møte med regnskapsbyrå Bruker mye tid på å bistå regnskapsfører som nå tar unna alt arbeid som ikke har vært gjort i eksamens- og flytteperiode Tatt tak i sponsoravtaler og samarbeidspartnere med pr-ansvarlig Jobber med programvare for prosjektstyring Prosjektansvarlig: Klargjort telefoni Pushet på draugen her i NG1b, skal jobbe videre Informasjonsansvarlig: Har vært på møte med evy Styrt med planb annonse. Forberedt to saker til i morgen, månedsprogram og planb annonse Leder: Hatt eksamen og derfor ikke helt oversikten enda Pushet på Rettsvesenet for å få kontrakt i forhold til kontrakt m/ USF Verftet Forberedt SKiBASmøte Prøvd å få orden i juridiske aspekter ved kvartsituasjon Sendt permisjonsvarsel til kvarter Forberedt og avtalt møter for resten av uken før hjemreise Møte om praktiske sidene ved USF Verftet arrangement Møter o.l. ang NG2 Møte med utdanning i Bergen Møter med Gustav og Ingrid Økonimiansvarlig Sjekket opp priser på buss i åpningsuken Lest enda mer eksamen RS-galla Startet å periodisere revidert budsjett Eksternansvarlig: Jobbet med å få i orden en quiz-avtale Kontaktet Akks om øvingslokale for V.P Gjennomført fadderarrangement sammen med en del andre kvastere. Tatt opp dialog med studentradioen om DJ/Club-konsepter i nygårdsgaten 2 Fått laget en ca oversikt over personell på arrangement på USF, spesielt i forhold til brannvakter. Gjort en del endelig booking/avtaler rundt phonofestivalen, blant annet kontakt med cinemateket. (Det skal brukes på torsdagen) Sendt ut gammel dorgeavtale, og venter på innspill fra dorgene. Jobbet med ny dorgeavtale, og hatt møte med Iselin om dorgeavtale Hatt møte med utdanning i bergen (kontaktet samfunnet om arrangement i forbindelse med det, venter på svar.) Gjort booking-avtale med Springbrett og satt opp møte. Jobbet på USF. Prøvd å få åpningsuke arrangement i studentkalender, men mangler mange arrangement. Møte med skjenkestyre, vakt og kraft. RS Styret er dekonstituert Sommer AU er Ivar, Glenn og Inger-Berit
Gjennomført vellykket RS-galla. Spørsmål Iselin: Anja, spør om det bør være trådløst nett i NG2 for gjestene? Jo, bred enighet om å ha nett i NG2. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Lite kommunikasjon på mail, og vanskelig å få svar og få bekreftet booking. Dorgene er delt i spørsmål om arrangement og konserter i NG2, og man vil ha kontroll over arrangementene sine. -- Gustav: ASF bør ikke tape egenkapital på hulen. Det vil stride mot statuttene om at det ikke skal tas penger ut av huset. RS bør kanskje ta tak i det? Ingrid: Slik statuttene tolkes er det greit dersom pengene går til studentkultur. Både RF og samfunnet har arrangert utenfor Kvarteret i lang tid. Ivar: Grunnen til at det står i statuttene er fordi det står i aksjonæravtalen. Det bør komme en uttalelse av Skibas. Det vil bli lettere for RS og behandle det da. Iselin: Skal ta det opp på kommende Skibasmøte. -- Ingrid skal ta et lite oppgjør med dorgene som ikke klarer å samarbeide i planleggingen. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Regnskapsføring klar i går og er derfor ikke rukket å utarbeide rapport. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder Møte med romvesenet i morgen om DAK2 og inventar ved oppstart høst 2008. -Innkjøp av møbler -Skilting -Image. -Med mer. Det skal utarbeides budsjett, prisoverslag, og planer iløpet av det nærmeste året. Ivar, Gustav, Magnus, Prokom, Skjenkestyret begynner arbeidet med planlegging sammen med arkitekter. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Morten har fått datter, og blir nødt til å begrense arbeidsmendgen framover. Inghild har fått det ærefulle oppdrag å kjøpe blomster. ϑ AD Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra administrativ leder Tiltaksplanen dreier seg kun om åpningsuken. Ingrid: Vi burde ha en langsiktig plan for å promotere høstsemesteret. Iselin: Ja, det hadde vært bra, men vi trenger denne tiltaksplanen for å få åpningsuken i boks.
Frister: Refereres i tiltaksplanen. Robin ankommer møtet 17.20 Robin: Hei. Robin forlater møtet 17.56 Robin: Ha det bra. NG2 praktiske ting i sommer Muntlig orientering fra leder Vi må avklare med romvesenet og tommy klare rammer for oppussingen i sommer. Mandatet for arbeidet er gitt til Tommy, som erstatter for Kvast, som ikke er vil være tilgjengelige til enhvertid i sommer. Møte i morgen kl 10.30. med romvesenet for å klargjøre roller. Det er konflikter mellom romvesenet og skjenkestyrets utforming av bl.a. baren. Gustav: Husk å prioritere oppstart i august. 500.000,- som er søkt om og innvilget fra eiendomsavdelingen til UiB til bruk på Kvarteret. Det er ikke rom for å bruke disse pengene i NG2. Tommy har mandat til å bruke 500.000 i samarbeid med håndverkere innleid av Sib. Romvesenet kan søke om 100.000,- fra Kvast til bar, inventar, pynt osv. Tommy og Magnus signerer fakturaer i fellesskap, Anders kontrollerer og fører regnskap. Internfester Muntlig orientering fra eksternansvarlig Ingrid sjekker ut hvor mye det koster å leie USF for arrangementer. Summen må ikke overstige det vi har fått tildelt av UiB. Det vi evnt har til overs kan brukes til interne fester. Vamoose er utelukket som offisielt internfest sted. Månedshefte Skriftlig orientering fra informasjonsansvarlig Skal ASF få promotere sin Onsdagshulen i vårt månedshefte? Det diskuteres positive og negative sider ved annonseringen. Men havner på at det bringer lite tilbake til Kvarteret for et slikt samarbeid, og vi takker nei forespørselen. KvaSt neste semester Muntlig orientering fra leder Det er bekymringsfullt at en tendens fra styret at man ikke har tid til å delta på møter og arbeidsoppgaver. Det bør ikke være slik at noens arbeidsoppgaver oppfattes som viktigere enn andres. Men har forståelse for at folk må jobbe. Ingrid: Man må kunne ta på seg ansvar utenfor sine opprinnelige arbeidsoppgaver. Magnus: Det bør kunne forventes å gjøre Kvastoppgaver, og takke nei til for eksempel ekstravakter. Ivar: Kvast har ansvar ovenfor Skibas, og har et kollektivt styreansvar og egentlig ikke egne ansvarområder. Iselin: Tenk på om man har tid, det påfører mye ekstraarbeid for de som er tilstede dersom enkelte ikke kan sette av nok tid til sitt verv. -- Iforhold til telefoner/sommerferie: Hvor tilgjengelige skal Kvast være? Gustav: Alle må jobbe mot tiltaksplanen. Sjekk mail 1-2 ganger i uka, og gi beskjed om man reiser på ferie. VEDTAKSSAKER
21-01 GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 21-07 Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 21-07 21-03 SAMARBEID MED USF VERFTET Til grunn: Skriv fra leder Kvarterstyret vedtar å inngå et samarbeid med USF Verftet i perioden H07, og gir leder og økonomiansvarlig mandat til å gjøre mindre endringer i kontrakten 3 for 1 avholdende Iselin og gustav følger 21-05 GODKJENNING AV PERSONALGRUPPE-TING Til grunn: Referat fra ting Kvarterstyret vedtar å godkjenne tinget til personalgruppen. Magnus følger 21-06 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR PERSONALGRUPPEN Til grunn: Referat fra ting Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjene til personalgruppen. Saken utsettes i mangel av retningslinjer 21-07 PROGRAMVARE INNKJØP Til grunn: Skriv fra adm. leder Kvarterstyret vedtar å godkjenne innkjøp av programvare til adm. leders datamaskin for inntil kr. 1500,- inkl. mva. 21-08 REGNSKAPSFØRERSTILLINGEN Til grunn: Skriv fra adm. leder Kvarterstyret innstiller SKIBAS om å gi administrativ leder i samråd med leder mandat til å finne en løsning for å få dekket regnskapsførers arbeidsområder innenfor alternativene skissert i notat av 11.6.2007. 22-08 PlanB Til grunn: Skriv fra Robin Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar å bruke inntil 6250,- inkl mva på en helsides annonse i PlanB, forutsatt at dorgene godtar 50% av utgiften
For 4 Mot 0 Avholdende 0