REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b TIL STEDE. KVAST Erik A. Oramas Eksternansvarlig/Nestleder Anette B. Moen (gikk 20.

Transkript

1 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Erik A. Oramas Eksternansvarlig/Nestleder Anette B. Moen (gikk 20.00) Skjenkeansvarlig Charlotte Hoem Internansvarlig Stian Dahle Økonomiansvarlig Thomas Calder ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET v/au Anja Otterstrøm

2 DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent. Ingen ymser. ORIENTERING LEDER Feiret brannalarmen til Hulen Møte med Thomas Evensen Deltatt på RS møte Møte med innkjøps Kjetil. Møtt byavisen til intervju Jobbet med styreseminar. Hengt opp flere plakater på BI. SKJENKEANSVARLIG - RS-møte - Sett på bonger til skjenkere - Sett på bonger til frivillige kvartlister INTERNANSVARLIG 7 møter totalt Gjenåpnigskomiteen: begynt å se litt på lager EKSTERNANSVARLIG - Syk 1 og syk 2 - Hatt kulturkomiteemøte - Jobber med gjennomføring av månedens arr på usf - Har begynt med kalender høst 09 så vidt - Ordensvakt kurs ØKONOMIANSVARLIG - Skrevet økonomirapport - Gjort litt andre små ting ADM. LEDER - Møte med innkjøpssjef på UiB sammen med leder og økonomiansvarlig - Møte med Hansa sammen med skjenkeansvarlig - Har fått inn all informasjon om mulig inventar i DAK2 og kan kvalitetssikre dette innen to uker - Planlegger SKIBAS-seminar og mine deler av programmet - Har mottatt rapporter for sent men leverer innen denne uken: o Økonomirapport for januar med rapport for sommerkvarteret o Urevidert årsregnskap for Skal i møte angående adgangskontroll og nøkler i DAK2 - Møter prosjektleder for å gjøre opp status for DAK2 før jeg slutter - Har ikke fått lært opp ny administrativ leder da denne ennå ikke er ansatt av SKIBAS og avventer mer informasjon om dette fra leder i SIBAS - Siste uke på jobb: Rydder opp i saker jeg har hatt ansvar for før jeg slutter - Overfører disposisjonsrett på SKIBAS sine kontoer og gir økonomiansvarlig tilgang til elektronisk etterkontroll

3 o Disposisjonsrett blir først klar når ny administrativ leder er ansatt - Har opplæring med ny regnskapsmedarbeider - Skriver attester til de som skal ha det - Melder i fra til alle kontaktpersoner om at jeg slutter og ny administrativ leder tar over så snart denne er klar. o Prøver å få til overlappingsmøter så snart som mulig med følgende samar - Får ikke kontakt med Engengruppen vedr. USF-avtale (har prøvd i flere måneder men de reagerer ikke) og overlapper ansvaret for dette til ny administrativ leder, eksternansvarlig og leder i SKIBAS RS V/AU - Avtalt at vi skal ha en bedre rullering - Hatt et vedtak om at Kvast må bedre informasjonsflyten; legge ut referater, dagsorden må komme tidligere - RS ønsker å ha et eget seminar for student-bergen. Hva skal skje når Kvarteret åpner igjen? Uken før GF. Eventuelt i samarbeid med dorgene. - Kvast må gi seg selv bedre goder sånn at det blir attraktivt å sitte der. Ikke tatt konkret stilling til det, men se på muligheten. - RS innstiller ikke person til vara i RS, selv om han var forhåndsgodkjent til GFen. - Personalsaken: Vi har jurisdiksjon til å avgjøre dette. På neste RS-møte kommer saken til å bli behandlet. RS kommer tilbake med et skriv om hvorfor KvaSt er inhabile. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Storstyremøte neste uke. - Ha det på HF? Studentsenteret? Jan Fredrik vet hvor man kan booke. Thomas finner ut av det. - Ønskelig at RS følger sitt eget vedtak fra møte og tilstrebe og stille med bare én person. - Tirsdag klokken 17. Kvast møtes klokken 1615, som vanlig. Sender hele dagsorden til glem. - Stian er ordstyrer på glem, mens Erik er hovedtaler fra KvaSt. Thomas referer. Dorg - Det er for gruppenes del vi har målkort. De tror at når Gustav slutter, slipper de å fylle det ut lenger. - Begynt å fylle inn arrangementer for høsten, både på Verftet og NG2. - Kulturkomitemøte: Snakket om GFen. Prøver å få til i alle fall noen goder for de som kommer. Immaturus var først ute og sa at alle kan for eksempel få en gratis billett til arrangementet som er rundt GFen. Alle dorgene var positive til å gjøre et eller annet ut av GFen. Bruke Filmklubben og Samfunnet enda mer til arrangementer i NG2. - Samfunnet vil ha Helhus på Studentsenteret i åpningsukene. Faddergruppene tar ofte kontakt direkte med Samfunnet i stedet for å kontakte Det Akademiske Kvarter. Samfunnet lurer så på om vi vil være md på å arrangere noe sånt. - BORG er fornøyd med lørdagene i NG2. - Holder på å gjennomføre noen arrangementer på Verftet, det første er nå på torsdag. - Samfunnet ønsker ikke å videreføre dorgeplakaten, men alle andre dorger gjør det. - Immaturus har ikke gitt beskjed om at de skal ha skjenking fredag og lørdag. Verken til Verftet eller oss. - Alle dorgene bortsett fra Samfunnet er interessert i å gjøre noe stort på slutten av neste semester for å fokusere på at vi skal åpne i begynnelsen av 2010 og at det er 15-årsjubileum. Økonomirapport - Tas neste uke. Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder

4 DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - Gjenåpningskomiteen: Begynt å se på romfordeling. - Møte nå på torsdag, Charlotte går siden Stian er bortreist. - Når det gjelder lagerrom, kan ikke Immaturus bli oversett, slik de ble på gamle-kvarteret. Blir vanskelig å tildele Immaturus et permanent lager. - Det meste av det byggtekniske skal være klart til slutten av denne uken. - Viktig at Erik sørger for at det blir sendt ut søknader om støtte. - Kan RS hjelpe til med å sende søknader? De har jo alle arrangørene representert og mye erfaring. - Åpningsdato for ny-huset: Vi ønsker å åpne fredag 5. februar eller lørdag 6. februar. - Vi må ha en fire- eller femdobling av antall frivillige, der det største behovet ligger i skjenkere, vakter og kraftere. - En uke med åpning, fredag 5. februar til lørdag 13. februar, og så 2 dager med jubileum helgen etterpå. - Internfester før åpningen? - Trenger ikke nødvendigvis 500 frivillige til åpningsuken. Prøve å få gamle frivillige til å jobbe denne uken. - Forslag: Dugnadsarbeid på dagtid. Teste en ny bar hver kveld. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Referatene fra gjenåpningskomiteen: Legges ut på kvarteret.no/offentlig. Stian tar ansvar for at dette blir gjort. AD Seminarplan Oppdatering fra leder. - Led. sem: Snakket en del med Jan Fredrik og Frode om led. sem. Det har sklidd litt for mye ut. De har gått ut ifra en annen dato, nemlig i uke 13 etter org. sem 1. (ca. 27. mars) Har ikke brukt ønsket vårt om tema. Temaet: Hvordan fungere i en byråkratisk organisasjon. Thomas og Charlotte snakker med Jan Fredrik og Frode. For dårlig planlagt, så det blir utsatt til høsten. - Org. sem 1: Flytter org. sem 1 til helgen etter dersom hytten er ledig. Charlotte leier hytte. Thomas fikser transport. Bredbåndstilgang Mail fra Øyvind. - Vi trenger en klarhet i dette raskt. - Snakk gjerne med Bjørge Solli. Tidligere intern, jobber nå på Universitet. - Charlotte sender mail. Mailinglister Meldt av leder. - Nok en gang: alle@kvarteret.no. - Selskapet Det Akademiske Kvarter eier domenet kvarteret.no og serveren. - RS ser på om vi kan kreve å få tilbake denne adressen. - ildsjel@kvarteret.no: Tiltenkt funksjon: Mailingliste for medarbeidere som ønsker å hjelpe til med gjenåpningen. Charlotte tar det med E-tjenesten. Prosesser på Kvastmøter Meldt av leder. - Sende ut midlertidig dagsorden på fredagen? - Sørge for at alle saker blir meldt inn skriftlig. - Frist for melding av saker for hele organisasjonen: Fredag klokken 18. Dorgeavtaler Meldt av økonomiansvarlig - Erik ber Therese Småland og Rettsvesenet med å si opp dorgeavtalene fra OK49.

5 - Thomas fikser en kopi av dorgeavtalene til de andre i KvaSt. Kvarting Meldt av økonomiansvarlig - De som får lønnet arbeid, bør ta k3-vaktene annenhver helg. Enten kan de to som allerede jobber fordele k3-vaktene mellom seg, eller vi ansetter en kvart til. - Prøve å se på et nytt system som gjør at vi slipper å ha frivillige kvarter. VEDTAKSSAKER INTENSIVSYSTEM Til grunn: Skriftlig orientering fra leder. Utsatt OPPSUMMERING Charlotte følger gjenåpningskomitémøte på torsdag. Charlotte følger ildsjel@kvarteret.no Charlotte følger bredbåndstilgang. Erik følger støttesøknader. Erik følger oppsigelse av dorgeavtaler. Stian følger gjenåpningskomitéreferater Thomas følger rom til storstyremøte Thomas følger dorgeavtalekopier. Charlotte og Thomas følger org. sem1 Charlotte og Thomas følger led. sem YMSE RIS & ROS