TIL STEDE FORSLAG TIL DAGSORDEN ORIENTERING. LEDER Har prioritert skole Jobbet litt med mail som vanlig

Transkript

1 Referat KVARTERSTYREMØTE , kl 18:00 10:45 seminarrom B, studentsenteret. TIL STEDE KVAST Leder Økonomiansvarlig Skjenkeansvarlig Eksternansvarlig Pransvarlig Prosjektansvarlig ADMINISTRATIV LEDER REPRESENTANTSKAPET t v/au REFERENT FORSLAG TIL DAGSORDEN Godkjennelse av innkalling og dagsorden Vedtak om mandat til PR om BT avtale tilføyet dagsorden. Dagsorden godkjent inkl. tillegg vedtakssak ORIENTERING LEDER Har prioritert skole Jobbet litt med mail som vanlig SKJENKEANSVARLIG Møter med vakt og skjenke Møte sammen med adm. leder kassesystem KDR INTERNANSVARLIG

2 Ikke tilstede på møte. EKSTERNANSVARLIG Prioritert skole Framdriftsplan ØKONOMIANSVARLIG Likviditetsoversikt Gjort det vanlige, spørre om små dumme ting. Skremte Evensen i dag, PR-ANSVARLIG Jobbet tett med media. Det var morsomt. Det var mye jobb. Fikk noe ut av det. Jobbet med info og expo PROSJEKTANSVARLIG Samlet sammen en gjeng med mennesker til pro.kom og avtalt møter Begynt å lage plan for fremgang av oppussing på OK49 Jobber med å finne noen til å lage nøkkelmatrise for forskjellige tilgangsgrupper Intervju med studvest om lydnivå på NG2 Møte med Rikke Vestergaard om estetisk komité Omvisning og møte med gallkom om oppheng av kunst på OK49 Romvesenting Dialog med gallkom om konkurranse for kunstverk i inngangspartiet ADM. LEDER Jobbet med: Forsikringer Anbudsoppfølging DAK2 Innkjøp av godkjente investeringer Møter KDR om kassesystem RS V/AU AU møte uten å komme frem til noe. RS møte på mandag med samme agenda som det møte som ikke ble avholdt tidligere i oktober. Minner på frist for GF: 9. november Innstillingsmøte for RS onsdag 11. november. Har ikke hørt om noen som vil stille til valg. Hevendelse til Kvast: Handlingsplan er ikke framlagt for FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Dorgeforhandlinger tidsplan, hva skjer med det? Snakket med dorgene om å sende søknader til kvast. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder - Likviditetsoversikten forhåpentligvis ferdig neste kvast møte

3 - Alle utbetalinger må forholde seg til de satte rammer i budsjettet. Vi trenger en ekstra kontrollinstans for å sikre at ikke alle regninger kommer samtidig. Utbetalinger må avtales med adm. leder og økonomi ansvarlig - Ny økonomiansvarlig, oppfølging. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder Prosjektansvarlig holder på med planen fra våres side, Universitetet har også våknet opp. Riggen. Blitt målt feil, må bestille noen nye deler, ikke ekstra kostnader fra våres side, problematisk derimot at veggene ikke er slik vi først har trodd. Det har altså ikke blitt plass til riggen. Forslag: skrive et kort notat om dette til adm. leder videre til eiendomsavdelingen. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig Reagere på at Radikal Liste har brukt bilde av fasaden til Kvarteret med logo i sin kampanje. PR ansvarlig kunne tenke seg å skrive et leserinnlegg om saken. Hansa/BT banner sak. Kvast bør finne ut hvorvidt vi ønsker å ha det på rådhuset. Om vi skal snakke med Sparebanken Vest ønsker adm. leder å ta ansvar for det. Hansapenger og BT penger hva skal vi gjøre med dem? ASF ønsker å profilere konsert 13. november, resterende Hansapenger til årsfesten? Vi delegerer dette til PR ansvarlig i samarbeid med infogruppen om å komme opp med en plan for bruk av BT pengene. PR diskuterer med skjenke om bruken av Hansapengene. Konkurranse. Beste sang om kvarteret får opptre på et åpningsarrangement. Positiv til denne konkurransen. Åpningstider. Åpne klokken 10 på hverdager, 12 i helgene. Ansvar om videre planlegging delegert til internansvarlig. Prosjektansvarlig jobber gjerne ut en oversikt over fordeler og ulemper. Krompen kommer? Videre oppfølging delegert til pr-ansvarlig. AD Svar på høring Meldt av Leder (Eksternt vedlegg 37-a) Statuttendring Skjenkegruppe Stian Dahle, Line Hølleland og Charlotte Hoem 13 - Skjenkegruppen bør ha frihet til å organisere seg slik de selv ønsker. - Positiv til at dette som en prøveordning - Høres ut som en effektiv løsning som fører til mindre konflikt Kvarterstyret stiller seg bak forslaget fra Skjenkegruppe, Stian Dahle, Line Hølleland og Charlotte Hoem Statuttendring Erik Oramas Tidlig i diskusjonen fremlagt forslag om at leder ikke er habil til å fremme sitt eget forslag da dette kan gi en fordel andre forslagstillere ikke har. Argumentet godtatt av Kvast. Andre medlemmer av Kvast kommenterer forslaget mens leder har replikker til kommentarene. - Formålsstatuttene bør dekke bredt slik at vi slipper å utforme statutter på detaljplan for hvert enkelt tilfelle som dukker opp. Henvisning til at de fleste andre organisasjoner har langt kortere statutter enn Kvarteret. - Denne statuttendringen bør sammenfalle med resten av statuttene. - Statuttene er for store, 14 sider er for mye, bør være rundt to sider. - Det bør stå klart at Kvarteret ikke driver med kultur, men er en kulturformidler, ikke hva alle andre driver med på detaljnivå. - Det er ikke naturlig å si hva vi ikke skal gjøre, men heller hva vi gjør.

4 Kvarterstyret stiller seg ikke bak forslaget fra Erik Oramas - Statuttendring Jan Erik Eliassen - Begrenser handlingsfrihet for Kvast og daglig leder - Juridiske avdelinger er som oftest underlagt styret i organisasjoner, naturlig at det også gjelder for denne organisasjonen. - Rettsvesenet bør ikke ha noen særegne rettigheter Kvarterstyret stiller seg ikke bak endringsforslaget fra Jan Erik Eiliassen, grunnet i at Rettsvesentet ikke bør ha noen særegne rettigheter - Statuttendringer Astri-Iren Helgesen og Espen Lehn-Nilsen Kvarterstyret stiller seg bak endringsforslag av endring av 1.1 annet punktum, overskrift i 9.1 annen del samt 8.2 annet ledd - Statuttendring Espen Lehn-Nilsen og Astri-Iren Helgesen - Ønsker ikke å ta stilling til dette i og med at det er usikkerhet rundt tolkning av Aksjeloven. - Forslag om å spørre rettsvesenet. - Kvarterstyret bør ta stilling til dette. - Diskusjon rundt om vi burde bruke ressurser på å sette oss inn i dette. Kvarterstyret tar ikke noe stilling til dette endringsforslaget på det nåværende tidspunktet. Vil se på muligheten til å bringe det til Generalforsamlingen - Forslag fra Jens Tandstad - Feil tidspunkt å ta opp denne saken. Kvarterstyret støtter ikke forslaget til Jens Tandstad på grunn av stor usikkerhet i organisasjonen i en overgangsfase - Revidert budsjett (eget vedlegg) - Endringer gjort på grunnlag av årsfesten. - Endringer i postene trykksaker halvert. - Diskusjon rundt om internfesten kan sikre oss , regnes som for usikkert på det nåværende tidspunkt. - Tok forrige beslutning om årsfesten (se sist referat) utvitende om nåværende budsjettendringer. Ville ikke stilt seg bak det vedtaket med nåværende informasjon. Kvarterstyret leverer revidert budsjett, på grunnlag av nye opplysninger Ansettelse av Kvarter Meldt av Leder (vedlegg 37-b) Denne saken ble ikke behandlet Inntjeningsforslag til Årsfest Meldt av PG (vedlegg 37-c)

5 Denne saken ble ikke behandlet Reforhandling av Pr avtale. Meldt av Pr-ansvarlig (Vedlegg 37-d) Se vedtakssak Lydnivå på kvarteret. Meldt av leder (vedlegg 37-e/ dagens studvest) - Bakgrunnen ligger i klager fra naboer av kvarteret. Forslag om å gå til innkjøp av en billig desibelmåler på Clas Ohlson VEDTAKSSAKER Godkjenning av referat Meldt av Leder (Vedtakssak 37-01) Til grunn: referat Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat med endringer" Ikke behandlet Ansettelse av kvarter Meldt av Leder (Vedtakssak 37-02) Til grunn: Vedlegg 37b Kvarterstyret vedtar å sende ut jobbtilbud til tidligere ansatte kvarter spesifisert i Skibasvedtak og med en svarfrist på 2 uker etter utsendelses og tiltredelse etter gjennåpning" Kuttet som vedtakssak. Svar på høring Meldt av Leder (Vedtakssak 37-03) Til grunn: Eksternt vedlegg 37-a Åpent Kvarterstyret vedtar..." Kuttet som vedtakssak, se innstillinger på de enkelte sakene i høringen under ad. Revidert budsjett (svar på høring) Meldt av Leder (Vedtakssak 37-04) Til grunn: eksternt Vedlegg 37-f og adsak. og vedlegg 37-C. Kvarterstyret stiller seg bak det reviderte budsjettet som en følge av usikkerhet i inntjeningsgrunnlaget som følge av vedtak 36-01" Kuttet som vedtakssak se behandling av saken under ad. Kjøp av desibelmåler Meldt av Leder (Vedtakssak 37-05)

6 Til grunn: vedlegg 37-e Kvarterstyret vedtar å gå til innkjøp av desibelmåler og innfører måling av støynivå som en Kvart-rutine under konserter" Ikke behandlet Mandat til BT avtale Meldt av pransvarlig (Vedtakssak 37-06) Kvarterstyret vedtar å gi PR-ansvarlig Bendik Støren mandat til å reforhandle avtalen med BT For: 5 Mot: 0 Avholdene: 1 OPPSUMMERING / DO LIST LEDER Sette i gang ansettelsesprosessen med kvarter SKJENKEANSVARLIG Tur for skjenke til KDR for å teste ut kassesystem hos KDR Møte med Hansa sammen med adm. leder Fastsatt dato for Friele tur Fastsatt dato for Hansaskolen Sende utkast til høringssvar til alkoholloven Jobbe med skjenkebevilling Innkjøp av interiør til bardisk? INTERNANSVARLIG Sette i gang ansettelsesprosessen med kvarter EKSTERNANSVARLIG x ØKONOMIANSVARLIG x PR-ANSVARLIG Følge opp hoffet for å sikre krompen til åpning Plan for BT penger sammen infogruppen. PROSJEKTANSVARLIG x ADM. LEDER x RS V/AU x

7 YMSE RIS & ROS VEDLEGG Vedtakssak. Til: Kvarterstyret Fra: Erik Oramas, Kvarterstyreleder 37-B Ansettelse av kvarter Til grunn: Skibas protokoll Kvarterstyret er juridisk bundet av disse vedtakene i Skibas og bør igangsette ansettelsesprosessen så fort som mulig med tanke på utlysning av stillinger. Utdrag fra Skibasprotokoll 13-08: "12-08 Vedtak om oppsigelse Til grunn: Innstilling fra Iselin Høle " SKiBAS vedtar, på bakrunn av den økonomiske situasjonen, å si opp Jone Nesse, Halvard Løvik, May Elin Emilsen, Marthe Grønnsveen, Bjarthe Wathne Helgesen, Judith Reczek og Thomas Hocking, disse vil imidlertid få fortrinnsrett på driftsleder stillingen, ved eventuelt behov, i forbindelse med innflytting i Olav Kyrres gate 49. For: 5 Mot: 0 Avholdende: Vedtak om oppsigelse Til grunn: Innstilling fra Iselin Høle " SKiBAS vedtar, på bakrunn av den økonomiske situasjonen, å si opp Rikke Vestergaard, Guro Hoftaniska, Eirik Romslo og Johan Roaldsnes, som er i permisjon per dags dato. De vil imidlertid få fortrinnsrett på

8 driftsleder stillingen, ved eventuelt behov, i forbindelse med innflytting i Olav Kyrres gate 49. For: 5 Mot: 0 Avholdende: 0 " Mvh. ERIK ORAMAS (KVARTERSTYRELEDER) Inntjeningsforslag Til: KvaSt Fra: Personalgruppen 37-C Inntjeningsforslag. Antall betalende Pris Inngangspenger 500 kr 50,00 kr ,00 Salg av Bærenett 100 kr 60,00 kr 6 000,00 Auksjon kr 3 000,00 Programhefte 100 kr 10,00 kr 1 000,00 Avanse Ølsalg 1500 kr 16,00 kr ,00 kr ,00 Inngangspenger: Vi regner med minimum 500 betalende gjester, hvorav 300 er daværende arger og dorger og de resterende 200 er en blanding av pingviner og andre tilligere Kvarteretmedarbeidere av arge- og dorgeslag. For å øke antall besøkende ønsker vi å invitere blant annet Hulen, NHHS, BSTV, Kulturstyret og andre sammarbeidspartnere i tillegg til de faste gjestene. Med tanke på sikkerhet, setter vi et tak på 1000 gjester. I tillegg har vi et ønske om å benytte oss av i hvertfall en av BT-annonsene våre for å invitere gamle interne. Salg av bærenett: Til inneværende semesters rekkrutteringskampanje ble det bestilt inn 600 bærenett som skulle deles ut gratis. Ut i fra dagens prognose får vi ikke delt ut alle før vi stenger før jul. Det er ikke ønskelig fra PG sin side å selge bærenettene dette semesteret, men vi ser for oss å starte med dette i Stjernesalen. Auksjon: Vi har tenkt oss dette som en del av programmet under Årsfesten. Blandt gjenstandene som kommer til å bli auksjonert bort finner vi biter av Villaen og annet snop for gamle, nå litt mer pengesterke Kvarteretfolk. Fortjenesten går selvsagt til Kvarteret. Programhefte: Enkelt lite hefte med programmet og auksjonsvarene, laget på kopimaskinen, til

9 salgs i døren og i barene under festen. Ølsalg: Vi tar utgangspunkt i at de som betaler seg inn i gjennomsnitt kjøper seg tre øl hver. Prisen overlater vi til dere, men vi har regnet med 16 kr i avanse. Med 500 gjester blir dette da 1500 øl. Dette anser vi for å være et konservativt anslag for inntjeningsmulighetene. Ad-sak. Fra Bendik Støren, pr-ansvarlig Til Kvarterstyret D Mandat til reforhandling av BT-avtalen. Kvarterets avtale med Bergens Tidende går ut ved årsskiftet. I avtalen ligger en intensjon til å reforhandle avtalen før den nåværende går ut. Samarbeidet vårt med BT har vært så vidt jeg kan se bra, og de har fungert fint som en partner. Likevel er det foandringer i avtalen som må gjøres. Ikke bare må avtalen utvides i takt med vår utvidelse, men den bør også moderniseres, for å møte både en ny avis-hverdag og en ny Kvarteret-hverdag. Jeg mener avtalen er vesentlig og essensiell for Kvarteret, og viktig med tanke på markedsføring og profilering i det kommende året. Vi har mye å tjene på å fortsette dette samarbeidet, og det har de like så. Det må de gjøres opmerksom på. I reforhandlingen vil søke å få innspill, og involvere alle som ønsker det. Med det spør jeg derfor om styrets tillit til å reforhandle avtalen, på vegne av Kvarterstyret. Vennlig hilsen Bendik Støren PR-ansvarlig Ad-sak. Fra: Erik Oramas, Kvarterstyreleder. Til: Kvarterstyret 37-E Innkjøp av DB-måler På møte forgje semester ble det tatt opp spørsmål om å gjøpe inn desibelmåler for å holde støynivået nede på akseptabelt nivå. Det kom frem på dette møtet at Kraftetaten hadde planer om å kjøpe inn dette utstyret selv fra budsjetterte middler. Dette ble imidlertid ikke gjort. Dette er utstyr

10 som jeg oppfatter som driftskritisk ettersom brudd på akseptabelt støynivå har stort potensiale til å få juridiske følger. Jeg foreslår derfor å finne middler til desibelmåler. Anslag i pris er 795 kr. Kilde: Mvh. ERIK ORAMAS (KVARTERSTYRELEDER)