KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b

Transkript

1 1 DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b FORSLAG TIL DAGSORDEN Forslag til ymse meldes her Godkjennelse av innkalling og dagsorden ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Club konmsepter Goder LedSem Resten av åpningsuken Leieavtalen til NG2 Orgsem Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Muntlig orientering fra leder Skriftlig orientering fra nestleder VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat : Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat ESPRESSOMASKIN Til grunn: Skriv leder

2 : Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til ,- årlig. OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS

3 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 Ng1b TIL STEDE KVAST Leder Iselin Høle Økonomiansvarlig John Fjellseth Internansvarlig Rikke Vestergaard Eksternansvarlig Ingrid Solstrand Informasjonsansvarlig Robin Sandborg Skjenkeansvarlig Stephanie Farstad Prosjektansvarlig Magnus Øverli REPRESENTANTSKAPET V/AU Ordfører Ivar Strand ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland IKKE TILSTEDE John Fjellseth REFERENT Rikke Vestergaard DAGSORDEN ÅPNINGSSAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden ORIENTERINGER Orientering fra Økonomiansvarlig Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra Rs v/au FASTAD Glem/dorg Økonomirapport DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Åpningsuken-tiltaksplan Muntlig orientering fra Adm.leder NG2 Muntlig orientering fra leder Varetelling avvik Skriftlig orientering fra Internansvarlig

4 Daglig drift Kontortider Driftsledere Skriftlig orientering fra Internansvarlig Skriftlig orientering fra Internansvarlig Skriftlig orientering fra Internansvarlig VEDTAKSSAKER Godkjennelse av referat Priser Driftsledere og stillingsinnstruks Penger til rekruttering Kjøp av Safe Kompensasjon for arbeid Promotering Espressomaskin OPPSUMMERING AVSLUTNINGSSAKER Ymse Ris og ros Refereres ikke Refereres ikke GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Innkalling godkjent Dagsorden godkjent ORIENTERINGER LEDER - Sendt ut innkalling til koordineringsmøte med UiB og div(trenger referentkvast?). - Styrt med kvarter, NG2(mye budsjett), USF osv, generelle ting(ttt) - Sendt invitasjoner til 13. Aug og samtidig startet på fest vitebok - DAK skal være med på studentfest(mest kraft) - Skulle underskrive espressomaskin-avtale, men komplikasjoner, lang avtaleperiode - Skjenkebevilling endelig i boks - Tror vi klarer oss uten handikapheis, men mulig uib hjelper, kan utdype på møte, sammenheng med de ,- vi får av SiB. Vi bør ha det siden noen av våre brukere er handikappet. - Vedlegg med leiepriser(usf) ikke underskrevet enda, mulig det blir små endringer i kontrakt, men ingen betydning for vår del, USF er TREIGE! - Vært mye styr med frigjøring av midler til dimmere, usikker på status her. - Gjort forefallende arbeid - Må finne ny kjøkkensjef da Inghild går ut i permisjon grunnet graviditet i januar. SKJENKEANSVARLIG - Sjekket posten sin for første gang i sommer - Holder på med vinutvalget siden alle er på ferie, blir supplert med vin fra Amundsen og husets vin blir endret. - Folk er fortsatt bortreist, så sliter litt med skjenkere og vakter til åpningsuken - Opplæring på Verftet for alle skjenkere og vakter på fredag kl 12 INTERNANSVARLIG - Levd i ett t-skjorte helvete i sommer, men alt er på stell

5 - Hatt møte med kvartene ang stillingsinnstrukser, kontrakter og videre arbeid - Sett på varetellingen fra April - Holdt mye på med rutiner samt planlegge den daglige driften i NG2, vanskelig siden stedet ikke er ferdig. - Ordnet IK permen for skjenkebevillingen - Laget nytt IK-skjema til kvartene EKSTERNANSVARLIG - Programmet er klart, en del småendringer. - Filmvisningen er flyttet inn grunnet for store kostnader - Sliter litt med all informasjonen rundt alle arrangementene - Mangler fortsatt sperringer og utedo til mandag - Må ringe grønn etat ang sperringer og scene ØKONOMIANSVARLIG - Jobbet med skibasrapport - Fulgt ølpriser, laget talloversikter. - Forsøkt å rette opp i kontantrutiner under NG2-oppussing - Forbedret mine rapportmaler - Lagt inn revidert budsjett - Fikset bugs INFORMASJONSANSVARLIG - Skal i møte med Friele på fredag ang samarbeid. - Alle trykksaker er i orden - Info har vært på Lost Weekend og delt ut aviser - Vi legger Tempus i NG2 og på Verftet - Få godkjenning til å ha stand på Torgallmenningen, vi står med Narvesen - Fasaden på NG2 må fikses PROSJEKTANSVARLIG - Har avklart forholdene rundt brannvarsling i NG2 - Har fått Jens/Tommy til å hente ut bil. - Samme bil skal brukes under åpningsuken? - Hvem disponerer da? - Hvem har størst behov? - Har fått bekreftet scene til mandagen i åpningsuken - Jobber med avklaring angående ekstra behov for utstyr grunnet alternativ bruk av teknisk utstyr. ADM. LEDER - Har fullført arbeidet med å ordne skjnkebevilgning til NG2 - Har hatt møter med 2 regnskapsbyråer hvorav ett skal ta over etter Morten som slutter 1. September - Jobber med å klargjøre for at Morten skal slutte og få ryddet opp i saker som han har hengende - Jobber med å få sivilarbeider til å ta over etter Torbjørn som slutter 11 august - Har to aktuelle kandidater - Har i tillegg en som skal søke om omplassering men som ikke er like aktuell da han vil ha kortere tjenestetid enn de to andre - Jobber med strategiarbeidet - Har gjennom Torbjørn skaffet leiebil denne og neste uke. Jens Tanstad har hentet ut bilen og er ansvarlig for den i leieperioden - Har skaffet midlertidig parkeringstillatelse fra UiB til bilen - Holder på å få tilbud på båt til USF gjennom Torbjørn

6 - Har fått demontert VVS-inventar i Olav Kyrresgate 49 som skal benyttes i NG2 - Har hatt koordineringsmøte med Hansa - Har hatt koordineringsmøte med internansvarlig om rutiner i NG2. Intern har full kontroll - Jobber med å få på plass verditransport og leie safe av Nordea/Loomis til NG2 RS V/AU - Hatt sommerferie. - Prøvd å sette datoer for møter o.l Spørsmål : Underskuddsgaranti : Dorgene forutsetter at de får støtte på mandagen, og ikke resten av uken. Dorgeavtalene : Sende de til rettsvesenet og RS. Trådløst nett i NG1b : Ingen fremgang Tilgang til Pcer : Avansert E-tjeneste ting, ingen som har tilgang Gave til Tommy : Magnuso og Rikke fikser FASTAD GLEM/DORG Glem - Første GLEM er 22:08 Dorg - Dorgene må informeres om pingvin stempel på dorgekortene ØKONOMIRAPPORT Ingen rapport foreligger DAK2 Vi har bedt ett arkitektfirma lage 3D tegninger som kan brukes på forskjellige tilstelninger, men det ble for dyrt. Kan man høre hva man kan få for en gitt sum? Robin sjekker om Info har kompetanse på området. Magnus sjekker med Romvesenet. Settes på vent til etter åpningsuken. INNBOKSEN Vært sommerferie, innboksen utgår. AD Alle saker finnes i DO 23-07

7 Åpningsuken-tiltaksplan Til grunn : Muntlig orientering fra Adm.leder Sommerens tiltaksplan gås igjennom. Vi er stort sett ferdig med alt som står der. Hvor mye jobber KvaSt i åpningsuken : Ingrid : Skal stort sett være på Verftet Stephanie : Jobber 3 dager på kvarteret. Rikke : Jobber fredag og lørdage. Onsdag og torsdag på betalt jobb. Magnus : Betalt jobb 9 16 hver dag, holder seg mest på Verftet. Robin : Jobber lørdagen Iselin : Skal mingle Husk å jobb administrativ og vær tilgjengelig for alle kvarteretmedarbeiderne i åoningsuken. NG2 Til grunn : Muntlig orientering fra leder Tiltak : Tilbud på to polakker, 250,- inkl mva i timelønn. Kan begynne i morgen. Mulig vi leier en tømrer inn i tillegg. Vi må spille på samvittigheten til folk som er i byn slik at de kommer og hjelper til i NG2. Sosialpenger : John har fått ansvaret Innflytting : Alt under kontroll, Tommy tar alt om morgene og Jan Fredrik alt etter kl 16. Får hjelp fra kontaktperson i skjenkestyret slik at man har folk som kan hjelpe til med flyttingen. Fliser : Espen garanterer at det står ferdig til lørdag, mens andre er skeptiske. Skal man bruke den lille frivillige arbeidskraften til dette. Baren er heller ikke påbegynt, det gjelder også for kontoret og lageret. Trådløst nett : Er på plass, blir samme løsningen som i Stjernesalen RMS : Under kontroll Åpningen : Gi blomster til de som har jobbet masse med å ferdigstille NG2. Varetellling avvik Til grunn : Skriftlig orientering fra Internansvarlig Avvik i ,- klassen i april. Vi må innskjerpe rutinene og ha bedre lagerkontroll. Mange av avvikene slyldes rett og slett menneskelig feil, og dette kan vi rette opp i ved å gi bedre opplæring. Alt har en forklaring utenom røyk og snus, ingen vet hvor de pengene er forsvunnet. Daglig drift Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Det meste er under kontroll, men det ser ut som om at man ikke får tak i en safe. Viser til skriv i dagsorden Kontortider Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Hvor skal vi ha kontortider : NG1b eller NG2... mest hensiktmessig å ha det i NG2. Vi tar

8 saken etter åpningsuken. Driftsledere Til grunn : Skriftlig orientering fra Interansvarlig Skifttider er laget, arbeidsplan for åpningsuken er i orden og det samme er rutinene. Ansettelsen skjer under vedtakssaker. VEDTAKSSAKER GODKJENNELSE AV REFERAT Til grunn : referat Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat For 5 Mot PRISER Til grunn : skriv fra leder Kvarterstyret vedtar følgende priser i NG2 : 0,5 Mandag søndag før kl 22, kr 37,- Mandag søndag etter kl 22, kr 43,- 0,6 Mandag onsdag før kl 22, kr 43,- Mandag onsdag etter kl 22, kr 47,- Torsdag lørdag før kl 22, kr 49,- Torsdag lørdag etter kl 22, kr 54,- Internøl Onsdag og søndag, kr 30,- For Driftsledere Til grunn : Skriv fra Internansvarlig : Kvarterstyret vedtar å ansette (/ta ut følgende av permisjon) : Christian Reinshol, Marthe Grønsveen, May Elin Emilsen og Ida Marie Floberg, I tillegg til Halvard Løvik og Jone Nesse som ringevikarer. Vedtar også modifisert stillingsinnstruks for driftslederne Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å ansette (/ta ut følgende av permisjon) : Christian Reinshol, Marthe Grønsveen, May Elin Emilsen og Ida Marie Floberg, I tillegg til Halvard Løvik og Jone Nesse som ringevikarer.

9 For Penger til rekruttering Til grunn : Skriv fra økonomiansvarlig i personalgruppen, Vegard Storatunet : Vi har fått bil, denne må deles mellom alle på en mest mulig fornuftig måte. Billeie og bensin strykes, det samme gjør partyteltet. Vi setter grillmat inntil kr 4000,-. Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppen inntil kr 8350,- i åpningsuken til rekruttering Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å bevilge personalgruppen inntil kr 9350,- i åpningsuken til rekruttering For Safe Til grunn : Skriv fra Internansvarlig Vi trenger dropsafe i baren. Kvarterstyret vedtar å kjøpe inn safe til inntil kr 2000,- inkl mva For Kompensasjon for arbeid Til grunn : Skriv fra leder Bare en har sendt inn søknad til tross for at tidsfrist er gått ut. Vurdering av adm arbeid folk må skjønne at papirarbied og telefonsamtaler tar tid. Kvarterstyret vedtar å kompenserer Jens Tandsten, Espen Lehn Nielsen, Thomas Hocking og Tommy Torseth Helland for arbeid i NG2 iløpet av sommeren. For Promotering Til grunn : Skriv fra Pr-ansvarlig Kvarterstyret vedtar å bruke inntil kr 7500,- på promotering av Det Akademiske Kvarter, særskilt mhtl åpingsuken

10 For Espressomaskin Til grunn : Skriv fra leder Blir kr 1000,- dyrere enn først forventet. Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til kr ,- årlig Byttes ut med : Kvarterstyret vedtar å leie inn espressomaskin i utbyggingsperioden til kr ,- årlig For 6 OPPSUMMERING Alle må huske å følge vedtakssakene sine før neste styremøte, samt få gjort alle gjøremål som har med åpningsuken å gjøre. Kake til neste styremøte : Iselin :p

11 VITEBOK FOR ORGSEM 1 Sist oppdatert FØR - RESERVERE STED Katteli Kontaktperson: Øivind Haukeland, eller oyvind.haukeland@hfk.no Pris: Kr. 110,- pr. person pr. døgn. Avtal hvordan nøkkelen blir hentet og levert. BESTILLE BUSS BussBergen Kontaktperson: Rune Johansen, , eller rune.johansen@diplom-is.no Det skal være nok med en buss (den største). Trenger man to busser har man mest sannsyligvis for mange deltakere. Ring to dager før for å bekrefte både tur og retur LEIEBIL For å frakte mat, kokker og annet utstyr til Katteli i god tid før deltagerne kommer trengs en varebil. Det er dyrt å leie bil hos Avis. Det kan være en god ide å se seg litt rundt hos andre utleiere. Inghild (kjøkkensjef) hadde etter sist orgsem (vår 2007) forslag til leiebil. Ta kontakt med henne. På orgsem i vårsemesteret er det en fordel å leie bil med firehjulstrekk da det kan være mye snø dersom det arrangeres til fjells. AVIS, Bergen Kontakt: Lars Hillesgate 20a, 5008 Bergen UiB har avtale med AVIS som vi kan benytte oss av. De kan ikke fakturere, så noen må legge ut. SKAFFE DELTAKERE Sende mail til glem hvor det blir bedt om påmelding innen en dato. Det bør ikke være flere enn styrene som drar. Et maxantall for dorgene er også ønskelig. SKAFFE OPPLEGG TIL SEMINARENE Varierer fra gang til gang, men det bør være noe aktuelle temaer og noen temaer som tar opp problemstillinger som ligger lenger frem I tid. MAT Få tre frivillige kokker og be dem om å kjøpe inn mat for en satt sum. Sjekk budsjettet og kvitteringene fra forrige org.sem for å få et oversikt. DRIKKE Dra til Hansabutikken og kjøp inn drikke. Kan være lurt å sjekke hvor stor saldo vi har på kontoen vår hos Hansa før man drar. Igjen er det variabelt hvor mye man bør bruke, men det bør holdes alkoholfritt på fredag og holdes øl og vin til maten på lørdag. Bør også kjøpes inn noe annet til rebusløpet. REBUSLØP Bør planlegges før lørdagskvelden ROMFORDELING Kan planlegges eller tas spontant UTSTYR

12 Om Katteli brukes er det ikke behov for å ta med lerret, da det er lerret der. Ellers er det fornuftig med prosjektor, whiteboard, kontorsaker, printer (m/papir), masse spill, musikkavspiller (m/ høytallere som funker), oppkopiert tekst til Nystemten som synges lør, premie til vinnere av rebusløp fre og annet som kan være motiverende eller relevant. TALER Delegere talere for damenes-, herrenes- og takk-for-maten-tale. Er også vanlig at den med flest og den med færrest semestere på Kvarteret holder en tale. - UNDER - OPPKJØRING På busstur opp kan det være lurt å fordele rom, fordi da vet en endelig hvem som er med, da kan en henge opp lapper på dørene ved ankomst slik at folk kan gå tilnærmet direkte opp på rommene sine å pakke ut. KvaSt bør sove på rom med alle andre, at vi skal disponere hele 3. Etg er idiotisk, og uten grunnlag. Alkohol, mat og diverse utstyr blir kjørt opp I leiebil. Om dette skjer dagen før eller samtidig som bussen spiller liten rolle, men det er alltid greit å ha en kveld og morgen på seg til å gjøre stedet Istand. Det kan være mye snø fra parkeringsplassen utenfor Katteli til hoveddøra, lurt å ta med en spade for å gjøre klar en liten sti til deltagerne kommer. OPPLEGG Fredag Noe smått og lett seminarstasj på ca. 1-2 timer. Ellers spill og sosialisering. Kveldsmat etterhvert. Bør holdes alkoholfri. Lørdag Seminar mesteparten av dagen, med innebygde pauser. Bør ha frukt tilgjengelig under seminarene, og lunch midt i. Kanskje idé å dele ut en øl til alle under siste seminartimen. Noen må gjøre istand lokalet for middagen. De som har vært slemme på fredag og lørdag blir satt som ryddere etter middagen. Rebusløpet bør være planlagt på forhånd. Søndag Våkne, frokost, oppsummeringstime, rydding og buss hjem. Bør ringe om morgenen og bekrefte når bussen er på stedet. Vær nazi på vask og rydd. Få alle til å hjelpe til med tomflasker og inlasting av alle ting I leiebilen. Overflødig mat bør deles ut til deltakere som ønsker gratismat. - ETTER - DRA HJEM Det er søppelhytter, dunker for spesialglass og butikk hvor man kan pante plasker langs veien ned fra Katteli. Uansett er det behagelig å bli kvitt søpla så fort som mulig. Det er smart å laste inn all søpla og tomflasker først, kjøre og bli kvitt det og så laste inn alt annet før man så drar fra stedet. Husk å tømme ALLE flasker før man kjører avgårde med de. De VIL velte og søle mye. KOMMET TIL BERGEN Loss alt av utstyr ut ved Kvarteret og rydd det inn med en gang. Ikke sett det et midlertidig sted og forvent at andre skal gjøre det dagen etterpå (org.sek) REGNINGER

13 Sørg for å betale regningene for buss og hytte. Hva pantepengene går til bør man ha funnet ut på forhånd, eller så er det kos om de som kjører leiebilen kan kjøpe pizza på Dolly Dimples i Voss.