Forbereder%og%deltar%onsdag%på%Hordaland%fylkeskommune%sin%høringskonferanse%ifbm%den%regionale% kulturplanen%for%2015#2025.%

Transkript

1 24#14 KVARTERSTYREMØTE+ ORIENTERINGER LEDER+ Harhattenhektiskukemedfadderukeogkulturåpning. MøtteØrjansammenmedHelleang.dennyePersDB. Sendteutførsteleder#nyhetsbrev.Nesteblirepisk. ForberederogdeltaronsdagpåHordalandfylkeskommunesinhøringskonferanseifbmdenregionale kulturplanenfor2015#2025. EKSTERNANSVARLIG+ Ingentingåorientereom. PRODUKSJONSANSVARLIG+ Foreliggerikke. FRIVILLIGANSVARLIG+ Jegjobberhovedsakeligmedrekrutteringogstands. Vitebokaerferdigstilt,jegskalsendedentildereiløpetavdagensåderekansepådenførviprinter denut. Var på møte med Ørjan ang. personaldatabasen, og jobber med å koordinere videre arbeid med relevantearbeidsgrupper. Sattbittelittidørapålørdag,detvargodstemningpåhuset. DRIFTSANSVARLIG+ Foreliggerikke. PR6ANSVARLIG+ Foreliggerikke.

2 24#14 ØKONOMIANSVARLIG+ JobbermedåfåpåplasskonkretesakersommedlemmerkangjøreiKØR,ogjobbermedrekruttering derogså. UtenomdetteerjegtilbakefraStavangerogsettermeginnidetsommågjøres,skalfåbegyntpåen taxiavtalefordeinterne.hvisnoenharnoeninnspillhertasdetgjerneimot.. ADMINISTRASJONEN+ Produsertpresentasjonsmaterielltilkulturåpningenogbiståtttilutviklingavnymøtestruktur.Ellers formedmesteenmengdesmåting.

3 Fra Til Styreleder Styret Forslag til endring av møtevirksomhet NÅVÆRENDE MØTER OG INNHOLD HVER UKE Kvastmøte (Styret) Daglig drift Prosjektoppfølging Langsiktige, omfattende og forretningsmessige saker Produksjonsmøte (Prod. & Ekstern) av ukens arr. ANNENHVER UKE GLEM (Frivillig) Dorgemøte (Ekstern) NYTT FORSLAG TIL MØTER OG INNHOLD HVER UKE LederGruppe (Styret + Avd.ledere) Daglig drift Prosjektoppfølging. Produksjonsmøte (Prod. & Ekstern) av ukens arr. ANNENHVER UKE Dorgemøte (Ekstern) Annenhvert dorgemøte legges sammen med månedlig styremøte HVER MÅNED Styremøte (Styre) Langsiktige, omfattende og forretningsmessige saker GJENNOMFØRING OG MANDAT Produksjonsmøte og Dorgemøte gjennomføres som tidligere. LEDERGRUPPE (LG) Ledergruppemøtet inkluderer avdelingsleder fra; Kraft, Vakt, Skjenke, PG, PR, KITT og Rettsvesenet. I tillegg møter hele styret og adm. leder. Forberedelser: Dagsorden sendes ut på bakgrunn av oppfølgingene fra forrige møte og pågående saker, slik at det er en konkret møteplan. Denne kan basere seg på formen i dagens Kvastmøte ihht orienteringer og oppfølging. Gjennomføring Innledes med rask salgspresentasjon for forrige uke fra KØR Arbeidsgruppene orienterer om status på drift og prosjekter Saker tilknyttet arrangement og gjennomføring av drift tilhører produksjonsmøtet

4 Styret orienterer om sitt arbeid Felles driftsaker diskuteres Avdelingene kan selv ta opp saker her Styret får innspill på relevante styresaker Mandat Skal gi avdelingene innsikt i salgsresultater Skal koordinere ledelsen i organisasjonen Skal diskutere og komme til enighet om saker tilknyttet fortløpende drift som omfatter større deler av organisasjonen. F.eks: saker om arealendring, felles organisasjonsendringer, driftsgjennomføring etc. Saker som tidligere ville gått til styremøtet, men kun vært relevant for et fåtall av styremedlemmene Skal diskutere og komme med anbefalinger til styresaker Alternativer Avdelingsledere deltar kun annenhver uke. Styret fortsetter med eget arbeidsmøte etter LG. STYREMØTE Styremøtet består av styret, kontrollkomiteén og administrativ leder. I tillegg møter lederne for de ulike driftsorganisasjonene på første del av møtet. Forberedelser: Innkalling sendes ut på samme måte som nå, bare at det kun er vedtaks- og diskusjonssaker på styrenivå som er aktuelle. Innebærer endring i nåværende forretningsorden. Gjennomføring Del 1 Innledes med regnskaps- og salgsanalyse fra KØR Koordinering med driftorganisasjoner Del 2 Diskusjon av styresaker Vedtak av styresaker Mandat Skal koordinere de langsiktige linjene med driftsorganisasjonene F.eks. arealbruk, sampromotering, resultatorientering og samarbeidsmuligheter Fortløpende koordinering tas i utgangspunktet på dorgemøtet hvor kun Eksternansvarlig deltar Skal diskutere langsiktige, omfattende og forretningsmessige saker Skal gjøre endelige vedtak i overnevnte saker Skal håndtere personalsaker BEGRUNNELSE Erfaringsmessig gjennom undertegnedes tid i Kontrollkomiteen brukes det mye tid på Kvarterstyrets styremøter på saker som direkte relaterer seg til driften, hvor individuelle styremedlemmer har oppfølgingsansvaret. Sakene er ofte av en natur hvor diskusjon er nødvendig, men samtidig opp til det enkelte styremedlem å håndtere. Styremøtene følger en på forhånd fastsatt form etter styrets forretningsorden. Mange av sakene som reellt tas opp på styremøte hører egentlig ikke under denne formen, og man står igjen med en

5 unødvendig formell møtestruktur for flerparten av Kvarterstyrets styremøter. Undertegnedes forslag er at Kvarterstyret styremøter settes til å være en gang i måneden, med mulighet for ekstraordinære styremøter slik det følger av forretningsorden per idag. Styremøtets form og innkalling til disse blir værende som de er idag med unntak av orienterings- og oppfølgingssaker. Møtene vil innledes med en omfattende gjennomgang av den økonomiske situasjonen i regi av økonomiansvarlig og KØR. Særskilt fra dagens ordning vil driftsorganisasjonene inviteres til disse møtene. De vil ikke ha stemmerett, men mulighet til å uttale seg i saker som gjelder dem selv. Det vil også ha samme funksjonen som dagens dorgemøter, bortsett fra at deres kommunikasjon med oss vil kunne gå direkte til styremedlemmet som har ansvar for det aktuelle arbeidsområdet - i stedet for at det bare går gjennom eksternansvarlig. For DAKs egen del vil det være en mye bedre måte å direkte følge opp driftsorganisasjonene i et mer langsiktig perspektiv. Dorgene vil samtidig få bedre innsikt i egne salgstall samt Kvarterets økonomi. Samtidig vil det annenhver uke være dorgemøter slik det er idag, hvor eksternansvarlig følger opp dorgene på mer kortsiktig basis. I stedet for dagens styremøter opprettes det et ledergruppemøte (LG), som vil være et de facto arbeidsmøte. LG vil ha en dagsorden som baserer seg på orienteringer, oppfølging av pågående arbeidsoppgaver og diskusjon av nye saker uten vedtak. De protokollføres, men det gjennomføres ikke stemmegivning. Sakshåndtering vil skje gjennom at møtedeltakerne kommer til enighet. LG består av Kvast, avdelingsledere og adm. leder. Slik GLEM fungerer idag er det uforutsigbart om arbeidsgruppene møter opp, og dette bør forbedres. GLEM har også manglet formelt mandat og innhold. Enkelte ledere for arbeidsgruppene kommer med tilbakemelding om at det ofte er vanskelig å komme i kontakt med Kvarterstyret, og tett oppfølging av arbeidsgruppene vil være særdeles lettere når man har alle i samme rom. Særlig er dette viktig for å få klarhet i misforståelser, noe som lett kan oppstå når man ellers møtes i mer uformelle situasjoner. LG vil også gi lederne for de ulike arbeidsgruppene større påvirkningskraft i den daglige driften, noe som bedre synliggjør ansvaret de har per idag. LG vil i sin helhet erstatte GLEM. Det trekkes dermed et skille mellom LG og styremøtene i forhold til hvilke saker som håndteres hvor. Det er helt mulig at saker som kommer opp på LG må tas på styrenivå, men det vil da ha skjedd etter en konstruktiv diskusjon hvor man kan få innspill fra relevante parter. Utover dagens nivå vil forslaget medføre et ekstra møte annenhver uke for avdelingsledere og ett ekstra møte i måneden for styremedlemmer. Personlig tror jeg dette kan bidra til at vi får en bedre oversikt over det som skjer på huset, samtidig som at vi sparer mye tid knyttet til formalitetene som følger av dagens styremøter. Større deltakelse fra arbeidsgruppene sin side og inkludering av deres ledere i en felles ledergruppe mener jeg reelt vil øke den demokratiske deltakelsen og gjennomsiktigheten i vår virksomhet overfor de frivillige. Det blir ofte slik at mye kommunikasjon skjer veldig ad hoc, som kan føre til misforståelser eller manglende videreformidling i sin helhet. Å opprette en ordentlig ledergruppe gir lederne for arbeidsgruppene mer ansvar og ansvarsfølelse overfor egen gruppe - og jevnlige møter med disse bidrar til god informasjonsflyt og påvirkning i Kvarterstyrets arbeidsprosesser.

6 EKSEMPEL PÅ MÅNEDSOVERSIKT (1 MND) Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Uke 1 Prod.møte LG Uke 2 Prod.møte Dorgemøte LG Uke 3 Prod.møte LG Uke 4 Prod.møte Styremøte LG Dager og oppsett kan selvfølgelig endres. ALTERNATIVT EKSEMPEL PÅ MÅNEDSOVERSIKT (1 MND) Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Uke 1 Prod.møte LG Uke 2 Prod.møte Dorgemøte Arb.møte Uke 3 Prod.møte LG Uke 4 Prod.møte Styremøte Arb.møte Arb.møte = Arbeidsmøte for Kvast alene.