Forberedt&saker&og&sendt&ut&innkalling&og&dagsorden&til&koordineringsmøte&med&rektor&og&SKiBAS.&

Transkript

1 40#13 KVARTERSTYREMØTE ORIENTERINGER LEDER Har hatt møte med 3 representanter fra universitetsstyret samt studentrepresentantene om gjenoppbyggingavvillaen. ForberedtsakerogsendtutinnkallingogdagsordentilkoordineringsmøtemedrektorogSKiBAS. EKSTERNANSVARLIG Jegjobbermedfordelingavromforkommendesemester.Ernestenferdigmedfordelingen. Jeg har hatt to møter med arrangører sammen med påtroppende Eksternansvarlig og begynt overlappingogopplæringavhenne. Hardeltattpåproduksjonsmøteogdeltarpåmøteomrevideringavhelhusavtalenførstkommende torsdag. PRODUKSJONSANSVARLIG HarsåogseigjortmegferdigmedDJ#bookingogquizplanleggingforrestenavsemesteret. Har mottatt fleire påmeldinger til Studentkampen enn me har plass til. Skal sjekke om nokre av dorgenevilsamarbeideforåfrigjeplass. Lagaarrangementsoversiktforveka,ogskalidagdeltapåProduksjonsmøteogKraftting. FRIVILLIGANSVARLIG Har hatt eksamenstid så produktiviteten har vært der etter. Har deltatt på PG#ting, og kompetansekomiteenharoffisieltenlederogegneretningslinjer.deharmøteimorgen.harlaget forslagtilgjestehåndteringsproblematikkenogferdigstiltavtalenmellommar/sireneneogkvarteret sammenmedrettsvesenet.håndtertmuligpersonalsak. Har enda ikke fått tilbakemelding fra hverken BRAK eller potensiell samarbeidspartner. Har overlappingmednyfrivilligansvarligimorgen. DRIFTSANSVARLIG Foreliggerikke.

2 40#13 PR-ANSVARLIG Bestiltbanner,rollupogklistermerkertilHalvtimen.Studentkampenplakaterbestillt. Haroppdatertkalenderogskrevetartiklertilhjemmesiden. HardeltattpåE#ting.Orienterernærmereomdettepåmøtet. PR#etatenhartingidag.Derblirdetendelforandringer. BlirPR#forumutiukenhvorviskaldiskutereprogramhefteogstudvestavtalen. Harjobbetmyemedeksamen,ogdetviljegogsågjøreframover.. ØKONOMIANSVARLIG Varhjemmenestenheleforrigeuke.Eksamenimorgen Godkjentfakturaer. ADMINISTRASJONEN Jobbermedoktoberavslutningogkontanthåndtering.

3 Fra Til Frivilligansvarlig Kvarterstyret Gjestehåndtering På bakgrunn av sak presentert på forrige styremøte, ser man det nødvendig å utarbeide en klar plan på hvordan man kan legge frem hva som er riktig å gjøre og hva man skal unngå ved gjestehåndtering på Kvarteret. Man har opplevd gjentatte ganger dette semesteret at gjestehåndtering er et område man må bli betraktelig mye bedre på og her er forslag til konkrete tiltak: Utarbeide et gjestehåndteringskurs sammen med BRAK som er spesielt tilpasset vår organisasjon. Kurset gjøres obligatorisk og registreres i personaldatabasena v Kurs og kompetanseansvarlig på lik linje med andre kurs på huset. - Utfordring: Gjennomstrøm av frivillige man får nye frivillige hele semesteret. Løsning: Utarbeide et klart teksthefte fra gjestehåndteringskurset man må skrive under på at man har lest og forstått. Bruke heftet som bakgrunn for intern kursing, også internt i arbeidsgruppene. Gjøre en eller flere personer i kompetansekomiteen spesielt kompetente på dette området. Holde egne interne kurs. Arbeidsgrupper med kundehåndtering må samles sammen med Kvarterstyret, hvor vi i felleskap utarbeider retningslinjer på gjestehåndtering internt på huset og minsker avstanden mellom arbeidsgruppen og ledelsen på området å utarbeide en klar plan på hvordan man opptrer på jobb sammen med Kvarterstyret vil være nyttig for begge parter, og sikrer Kvarterstyret at fokuset rettes mot det som må tas tak i. All opplæring som foregår i disse avdelingene skal samles og gås igjennom, slik at man som resultat her har en felles forståelse av hva som skal være spesifikke fokusområder. Dette må følges opp gjennom hele semesteret, og man må sørge for at gammel kultur erstattes med ny kultur Slik gjør vi det hos oss. Bruk de ressursene som allerede eksisterer på huset til å gjøre denne prosessen så bra som mulig. Det finnes utallige vakter, bartendere og baristaer som har jobbet på Kvarteret som nå jobber i utelivsbransjen i Bergen, som har mye kompetanse på hvordan man skal operere når det kommer til gjestehåndtering. Starte hvert semester med et kick-seminar, hvor man innhenter kunnskap om motivasjon av frivillige gjennom eksterne foredragsholdere. Det finnes utallige mennesker i samfunnet som er av et engasjerende vesen som kan påvirke våre frivillige og gi de den starten på semesteret som trengs. Kombineres med at vi legger en felles linje og kjøreplan på gjestehåndtering og hvordan man opptrer som ansiktet utad. Ekstern og intern kompetanse er her nødvendig. - Utfordringer: Folk syns det er kjedelig med foredrag. Løsning: Det er ikke kjedelig om den rette personen klarer å booste stemningen for frivillig arbeid og organisasjonsarbeid.

4 Oppsummerings Det er klare utfordringer med hvordan vi i dag håndterer gjestene på huset, og flere klager sendt til Kvarterstyret dette semesteret indikerer at ledelsen må ta grep om situasjonen. Det må legges en klar linje på hvilken kultur vi skal ha for håndtering av gjester på huset, og det må i felleskap skapes en forståelse av at det er denne kulturen som gjelder. Man må hente inn ekstern kompetanse for gjestehåndtering og motivasjon av frivillige, samtidig som man samler organisasjonen og skaper en felles forståelse av hvordan dette skal foregå i praksis. Bruk den kunnskapen som allerede eksisterer på huset, samt at man bør involvere kompetansekomiteen og skape ekstra kompetanse på dette området i komiteen, slik at man også kan holde interne kurs som fokuserer på dette.

5 Fra Til Styreleder Kvarterstyret Skift under Kvartfestivalen Hvert semester arrangeres Kvartfestivalen, der alle driftslederne ideelt sett skal delta. For at dette skal være mulig må noen andre dekke skiftet deres, slik at ingen blir ekskludert. Dette har tradisjonelt blitt gjort av to medlemmer av kvarterstyret, uten at det har vært noen fast rutine på dette. Videre har man noen ganger fått betalt for dette skiftet, andre ganger har det blitt gjort gratis. Det budsjetteres med lønnsutgifter til kvarter også under kvartfestivalen, og de som tar skift denne kvelden utfører de samme arbeidsoppgavene som vanlige driftsledere. For å legge faste rutiner på dette foreslås de at disse skiftene lønnes på lik linje med ordinære kvartskift. Vedtaksforslag Kvarterstyret plikter å stille med to personer som kan dekke behovet for driftsledere under kvartfestivalen. Disse vil bli honorert med samme satser som lønnsutbetaling til driftsledere.