Styremøte BIS Bergen SAKSPAPIRER. Styremøte BIS Bergen

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte BIS Bergen 1

2 Sted: Rederiet Tid: kl. 17:00 Ikke til stede: KVK (Martine), Henrik (NU), Henrik (Fag) Sak 1: Til Behandling/Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder er møteleder og ordstyrer, Kommunikasjonsansvarlig er referent Enstemmig vedtatt Sak 2 Behandling/Godkjenning av innkallelse Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse KVK André godkjenner Sak 3 Behandling/Godkjenning av Referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat Intet referat å godkjenne, ettersom det er første offisielle styremøte. Sak 4 Saker til Eventuelt Sak 5 Alle styreverv informerer om aktivitet siste periode Marked (Ann-Ina): Hatt møte med Bergen live, Swag, Molvik og itrain. Forhandler om en ny avtale om pizza, ettersom Pizzabakeren er nedlagt i Bergen. Peppes er aktuell. Hatt møte med ET frisør. Har kontaktet NHH og etterspurt et samarbeid. De virker positive til dette. I tillegg er det møte med tannlege. De var misfornøyde ettersom BI-studenter ikke benytter seg av tilbudet i stor nok grad. Møte med Sixt. Økonomi (Martin): Har jobbet sammen med Fadderstyret mtp. budsjett. Bestilt flybilletter til Postgirobygget. Sosialt (Christoffer): Jobbet med presentasjonsdagen i Fadderuken. Snakket med eksternansvarlig på Kvarteret. Med tanke på barkamp, så har vi ikke tid til dette. Driver nå og lager en felles plan for undergruppene. 2

3 Kommunikasjon (Sigmund): Bestilt gensere/piquéer. Jobbet med BIS.no KVK (André): Jobbet med vedtekter, henholdsvis både sentrale og lokale. Ser en rekke forbedringer. Fulgt opp styreverv, samt satt opp arbeidsfordeling mellom Martine og meg. Leder (Thomas): Har vært kontaktbindeledd for NSF og Fadderuken. Ansvarlig for nyhetsbrevet, sendt ut info til nye studenter. Jobbet med Martin og fått full oversikt over økonomisk situasjon. Kontakt med studentpakken angående Goodiebags. Fulgt opp fadderstyret, som for øvrig har gjort en god jobb! Også har jeg fullført kontrakter og jobbet med Bård angående HD-prosjektor i Rederiet. Sak 6 Behandling/Godkjenning: Signering av kontrakter V/leder Thomas Skovli Bakgrunn: Alle styremedlemmer godkjenner og signerer kontrakt og mål for semesteret. Signeres senere, ettersom printeren ikke fungerte denne dagen. Sak 7 Til orientering: internevaluering v/ KVK Andrè Skoog Bakgrunn: KVK skal ha internevaluering med samtlige i styret for å kartlegge hvordan stemningen i styret er. KVK (André): Internevaluering skal gjennomføres for å hindre misnøye og irritasjon innad i styret. Sender ut mal i september og tar samtalene i oktober. Dette blir utført av både Martine og meg. Jeg orker ikke dårlig stemning rundt dette, som det var forrige gang. Sak 8 Behandlingssak Kjøp av HD-prosjektor V/ leder Thomas Skovli Bakgrunn: BIS har fått tilbud om HD-Prosjektor til rederiet og administrasjonen trenger ønsker svar på dette tilbudet så fort som mulig. Leder (Thomas): Behov for en HD-prosjektor slik at vi kan arrangere fotballkvelder osv i Rederiet. Styret vedtar å gå videre med kjøp av HD-prosjektor, forutsatt at man kan benytte studiamidlene til dette. Ellers er det ikke økonomisk forsvarlig. 3

4 Sak 9 Orienteringssak V/leder Thomas Skovli Bakgrunn: Leder ønsker klare retningslinjer for gjennomføringen av Fadderuken fra BIS sine side. Leder (Thomas): Det er viktig at vi er operative dersom noe skjer i Fadderuken. Det vil si at vi skal oppføre oss når vi har på BIS-genser. Veldig strengt dersom man bryter dette. Sak 10 Behandlingssak V/ Sosial & kulturelt ansvarlig Christoffer Olsen Bakgrunn: Sosialt & kulturelt ansvarlig ønsker å fastsette dato for verv på skolen som utlyses. Etter diskusjon kommer vi frem til at 1.september er en fin dato for søknadsfrist til vervene. Sak 11 Orienteringssak V/ leder Thomas Skovli Bagrunn: Leder ønsker å fastsette daglige, ukentlige og månedlige rutiner for BIS Styremøter: Onsdager kl. 17:00 Kontoret: Skal ryddes. Ikke legg igjen matrester her. Martine settes som kontoransvarlig. Post: Martin henter post. Facebooksiden vår skal være 100% seriøs, så det er enklere å finne frem til ting. Bruk Spam-gruppen for useriøst. Kontortider jobbes med. Månedsmail skal også sendes til KVK. Sak 12 behandlingssak V/leder Thomas Skovli Bakgrunn: Leder ønsker å få til en ordning som er «fair» rundt subsidiering av hytteturer til utvalg Når man subsidierer midler er det viktig å se på hvor stor aktivitet undergruppen har. Bør ha et minimum med aktiviteter. For hytteturer bør det være en vanlig sats per hode i gruppen. Denne satsen utarbeider Thomas og Christoffer innen 26.august, og tar et møte med Martin og André etterpå. 4

5 Sak 13 Behandlingssak V/ Sosialt og kulturelt ansvarlig Christoffer Olsen Bakgrunn: Sosialt ansvarlig ønsker fastsettelse av dato av arrangementer på skolen første semester. Sosialt (Christoffer): Beste dagen å ha fester på er på tirsdager. Første fest som kommer nå er Back to school. Dato er satt. Sak 14 Orienteringssak: Orientering om frister og rapportering på GF V/ KVK Andre Skoog Bakgrunn: KVK ønsker å orientere om oppfølging av verv frem mot GF. KVK (André): Rappotering til Generalforsamlingen fra KVK sin side har vært laber. Ønsker å endre på dette. Kommer derfor til å være svært streng på frister jeg setter. Dersom de ikke følges vil det bli rapportert til Generalforsamlingen. Sak 15 Orienteringssak: Orientering om BISI sin økonomiske disponeringer V/ Leder Thomas Skovli Bakgrunn: BISI får stor støtte fra NSI. Martin (Fjeldså): Jeg har ansvaret for disponeringen av disse pengene, ettersom jeg er den eneste som har tilgang til kontoen. Sak 16 Behandlingssak: Helserefusjoner V/ Økonomiansvarlig Martin Fjeldså Bakgrunn: Økonomiansvarlig ønsker å endre måten helserefusjoner blir utbetalt på. Forslag til vedtak: Sette grense på 1000,- kr på helserefusjoner. Enstemmig vedtatt Sak 17 Orienteringssak: Arbeidsfordeling i KVK V/KVK Andrè Skoog Bakgrunn: KVK ønsker informere om arbeidsfordeling mellom seg for styret. Martine: Vedtekter for Sosialutvalget, actionpunkter, arrangementrapporter, kontakt med valgkomité, godkjenning av innkallelse og månedsmail. André: Vedtekter for BISI, vedtekter for NU, økonomi, referater og kontakt med Leder. 5