BI Studentsamfunn Bergen Referat. Styremøte BI Bergen

Transkript

1 Referat Styremøte BI Bergen 1

2 Sted: Tid: Klasserom Ikke til stedet: KA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og kommunikasjonansvarlig som referent. Ikke godkjent Endringsforslag: Leder som ordstyrer, og HR3 som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. godkjent Sak 27 15: Oppføring av eventueltsaker Leder: 1 2

3 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. MA: Planlegging med MU. Lærerik markedshelg med resten av MA og NA nasjonalt, had- de workshop og motivasjonsforedrag. NA: Seminarhelg med NA og MA. Workshop og motivasjonsforedrag. Lite aktivitet med NU. DN stand mandag 26. Jobbing med sponsorer til NLD. HR3: Var med nye parlamentet til HiB på motivasjonsseminar til Ulvik der det ble holdt en presentasjon om bis og vårt arbeid. Forberedt intervjuer til EU. HR: Satt GF dato. Startet intervju av fadderstyret. SA: Intervju til fadderstyret. Jobb mot vinterlekene. Satt eksamensfest datoer. FA: Infomøte og representert bis på SIB og tilbudene der. ØA: Møte med SIB og diskusjon rundt tomme studentboliger. HR2: Intervju med Shipping, ellers ikke mer å tilføye. Leder: Jobbet mot første ledermøte. Jobbet videre med ledelsesfilosofien. Vanlig drift. Sak Orienteringsak: Punkter som skal tas opp under ledermøte onsdag Leder ønsker en kort gjennomgang av ting som skal fremmes under onsdagens ledermø- te. Leder: er det muligheter for å slå sammen aktivitetsdag og idrettsdag? SA: Aktivitetsdagen er 16 april, skal ha møte med BISI om hvordan dette skal gjennom- føres. Gikk bort fra dette i høst, men alle er enda invitert så kan endres. Leder: Forslag fra MA - alle ledere bør få på plass en halvårsplan over sine aktiviteter og mål. ØA: Undergruppene bør planlegge budsjett for høst HR: ØA bør bli med på Ledermøte 3

4 ØA: Stiller på Ledermøte. NA: Kontoret er ryddet, men vær obs på utstyr som tilhører undergrupper som ligger på BIS kontoret. Viktig at undergrupper bruker sine respektive rom. Finne plass man kan lagre utstyr ØA: Markedsutvalget, Næringslivsutvalget og NLD bør få eget lager til utstyr. Leder: Prosess med administrasjon om å få på plass nye lagerløsninger for undergrup- pene. SA: Hvordan man skal distribuere halvårsplanene og ønsket til undergruppene. HR: Ta opp hvordan man skal ha intervjuer med nye medlemmer. MA: Har tidligere laget mal til bedrifter, men har ikke blitt brukt. HR: Printe ut mal og dele ut til samtlige på ledermøte NA: Vedtekter ved overlapping som spesifisere hvordan retningslinjene skal følges. HR: Eksisterer ikke retningslinjer for undergrupper. Ingen overlappingskrav hos under- grupper. HR ønsker å være med på alle intervju, men er ikke et krav for undergrupper. NA: Usikker på hvilke retningslinjer som gjelder hvilke grupper HR2: Fremlegger hvordan enkelte undergrupper praktiserer innvelgelse av nye med- lemmer MA: Innføre et system som viser alle medlemmer HR2: VI er interessert i alle ideer om hvordan dette kan bli. Er enda i en planleggingsfa- se. HR1: Vi har et org. Kart som trenger oppdatering. Vi trenger ikke gjøre hele arbeidet på nytt. ØA: Er vi nødt å ha et fullstendig organisasjonskart? FA: Har lagret all info til klassekontakter, kan videreføre denne metoden til undergrup- per. 4

5 HR2: Interessert om noen kjenner til et program/system for å sette opp en slik løsning. Vi må kunne videre arbeide dette senere. FA: Snakk med en HR avdeling. MA: Har kjennskap til CRM system. HR: Viktig å loggføre arbeid. Leder: CRM system er en god løsning. Sak 32 15: Orienteringssak: Eventueltsaker Leder: Se på mulighetene på å ommøblere kontoret. HR: i mot at man sperrer innsyn til kontoret. Viktig at vi skaper åpen innsyn til kontoret. NA: Ser ingen problem med å ha et vindu og innsyn som dette skaper. HR2: Var ikke tenkt som å blokkere innsyn, bare for å optimalisere plassen vi har til rå- dighet. 5