Styremøte BI Stavanger SAKSPAPIRER. Styremøte Kl BI Stavanger

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte Kl BI Stavanger 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden... 3 Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent... 3 Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat... 3 Sak Oppføring av Eventueltsaker... 3 Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen... 3 Sak Til Orientering: Fremtiden til kroa... 4 Sak Diskusjonssak: Fjerne Netcom telefon... 5 Sak Diskusjonssak: Investering av Izettle... 5 Sak Diskusjonssak: Retningslinjer rundt promotering på sosiale medier og BIS.no... 6 Sak Eventuelt Saker

3 Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Erik T som ordstyrer, og HR v/hege referent. Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra styremøte godkjennes ikke Enstemmig blir ikke godkjent Sak Oppføring av Eventueltsaker Leder: 1 Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen Kro: Har hatt et par arrangementet. Salget fungerte bra. 2 for 1 fungerte for det formålet som det skulle, men var ikke lønnsomt økonomisk sett. Når vi skal ha dette i fremtiden kommer vi til å stramme det inn med regler på for eksempel hvor mange enheter det er lov til å kjøpe til tilbudet ikke gjelder lengre. Salget gikk kr hver gang kroen har vært åpen. Vi har også ordnet en del med økonomien til kroen. Erik Nilsen: Har jobbet med sakspapirene til GF. Intervjuer med markedsgruppen. Jobbet med retningslinjer og elektronisk søknad til VT ØAF: Har hatt møte med de andre linjeforeningene og gruppen. Har også planlagt gullkalkulatoren LIM: Planlegging av det som skjer. Har snakket med Marianne i administrasjonen. Marianne har lyst å bruke linjeforeningene mer for de administrasjonen planlegger. For eksempel det å lage en veien videre til jobb for de som går 3 året. HR1: Har stått på stands for promoteringen av verv og BIS som organisasjon. Har hatt møte med rektor for BI. Er akkurat ferdig med alle intervjuene av både klassekontaktene, kommunikasjonsgruppen, HR-ansvarlige og Faddersjef. Har planlagt og utført min første generalforsamling der jeg var bisitter og tellekorps. MA: Har fått satt undergruppen. Har hatt møte med Addecco. Signert en avtale med SR-bank. Vil ta med linjeforeningene inn i avtalen, siden vi kan ikke miste dem som hovedsponsor. Har vært på karrieredagene i Oslo. Snakket med en del bedrifter angående BIS. KA: Har tatt bilder av ledelsen. Har hatt intervjuer med søkerne på kommunikasjonsgruppen og fått satt en veldig bra gruppe. Har promotert på Facebook. Har også kjøpt inn bøker til hver og en i ledelsen der vi skriver inn komplimenter til hverandre. Ser at disse bøkene har allerede blitt flittig brukt. SA: Har vært på ferie. Har sendt inn søknad for NLU. Kommer til å ha teambuilding med sosialgruppen. Leder: Blitt en del roligere med mitt verv når det kommer til spørsmål. Har komt en del fra sentralt angående den undersøkelsen som gikk på den psykiske helsen til studentene. Den viste at det var en del BI studenter som slet psykisk. Budskapet i kampanjen som kommer går ut på at vi skal være snille med hverandre. Har også vært i møte med rektoren i Nydalen med en del andre i ledelsen. Har vært 3

4 hard på sentralavdelingen at de må gi mer støtte til lokal avdelingene. Talentjakten. Var også ordstyrer på generalforsamlingen går. Var også med på promoteringen av verv. Sak Til Orientering: Fremtiden til kroa Bakgrunn: Kro- Ansvarlig presenterer nye retningslinjer, informasjon og endringer ang. Kroa/Fabrikken. Kro: Ønsker å informere om kroen. Har vært meldt opp ting på kort frist. Vi ønsker å ha beskjed om bruk av kroen minst to uker før arrangementet skriftlig på mail. Linjeforeningene går gjennom SA. SA: hadde møte med linjeforeningene angående denne saken. Lim: Er det noen regler på kanseleringer? Kro: nei, kroen er felles. Vi har ikke alltid mulighet til å stille opp i siste lit, vi er nødt til å sjekke opp datoen for oss selv. SA: Det er skjenkebevilgning. Må gi beskjed om bestilling av kroen tidlig LIM: Er det noe kanselering fra vår side? Har vi mulighet å ha mat i lokalet? Kro: Kommer kostnaden tar dere rekningen. Vi er ikke vanskelige med å ta fri fra jobb. Helt greit å ta med mat, men vi ønsker hjelp med å kaste maten fra de som arrangerer arrangementet. Det med kler, sko og gjenglemte ting. Sikkerheten har blitt skjerpet inn. Det blåe skapet skal ikke bli et klesskap. SA: Skjenkebevilgningen er strenge på å ha berusede folk bak baren. Har også vært en del i fra BIS bak baren som ikke jobber der. Vi i bis bør være et forbilde og ikke gå bak baren. Vi blir lett sett. Si i fra til de andre BISerene. Kro: Blir problematisk hvis det blir mye ting lagt i baren. Er litt travelt nok som det er. Blir enda mer travelt om vi må ha ansvaret for de tingene som blir lagt bak baren. Det gjelder alle. Ingen spesialbehandling av noen. Er ikke strenge med å ha en sekk bak baren. Folk som har kommet rett fra skolen er det greit at legger igjen sekken. Disse tingene kan bare bli hentet når personen skal hjem. Kamera og slikt må bli avtalt. Kommer til å slutte med at folk kan å lade telefonen i baren. Blir veldig mye trafikk av dette. Først kommer den jobben vi skal gjør, servere de som står i baren. Ønsker ikke å holde styr på masse små ting. Leder: Tok sist en sak at vi i BIS skal være tidlig på kroen for å skape en trend om at studentene skal komme når kroen åpner. Lim: Kan det komme litt tydeligere fram at dere har non- alcoholic drinker også? Kro: Har fått litt kritikk fra skjenkebevilgningen angående synligheten av alkohol. Det skal komme mer frem at vi har også non- alcoholic drinker. Tenker du mineralvann generelt eller alkoholfri drikke? Lim: Tenker på det som er lett å se på andre siden av baren som er alkoholfri drikke. Kro: Tar kritikk. Det har ikke vært lys der mineralvann står. Nå står det på arket. 4

5 Erik Nilsen: Har funnet summen på ismaskinen. Har dere langsiktig plan med den? Den ble ødelagt i sommer. Summen på den låg på cirka kr Kro: Ser ikke på ismaskinen som den viktigste med kroen. Klarte oss hele fadderuken uten den. Vi prøver å søke etter støtte til den gjennom LNU. Leder: Ligger et vedlegg på siste side om støtte til kroen. Enig om hvor fornuftig det er å bruke penger på den ismaskinen Kro: Ønsker heller at terminalene blir byttet ut. Blir nytt system som blir enklere for ØA Leder: Gikk vi i minus på 2 for 1? Kro: Gikk så og si i null. Hvordan salget var etterpå regnet vi at vi i null. Ønsker at kroen skal gå i pluss. Tenker at vi kan ha en time i blant med dette tilbudet. Kommer til å bli strengere på mengden alkohol som kjøpes. Sak Diskusjonssak: Fjerne Netcom telefon Bakgrunn: HR3 ønsker diskusjon rundt nødvendigheten med Netcom telefonen. Foreslår den blir fjernet om ikke i bruk for å kutte unødvendig kostnad. Erik Nilsen: Vi har en telefon på kontoret som ingen bruker. La oss f.eks si månedsprisen er 200kr. Blir en ganske stor kostnad over tid. Foreslår den blir fjernet om ikke i bruk. Støtte av styret om fjerning av telefonen Sak Diskusjonssak: Investering i Izettle Bakgrunn: Leder redegjør for forslag til nytt og spennende betalingssystem. Lettere og tidsbesparende for ØA. Vedlegg 1 Leder: Dette er med tanke på kroen og billettsalg. Vi bruker ticketkro per dags dato når vi selger billetter til arrangement. Ipadene som vi skal koble opp mot Izettle har en app som vi kan bare legge til ticketkroet på. Kan sette inn kortet i Izettle. Vi ønsker å bytte ut terminalene, med denne som er tråløs. Vi kan også legge inn NLD billettene på denne og selge de direkte på skolen slik at de kan betale med kort istedenfor kontant. Alt blir lagret. Dermed kommer det til å bli systematisk for ØA. Det vil gjøre jobben hennes enklere. Greit program for de på kroen. Ønsker å selge de terminalene vi har får kroen. De er ganske nye terminaler. Kan være at vi får dekket en Izettle system av Sentralt. Har enda en god avtale med ticketkro. SA: Er vi den første skolen så bruker det? Leder: Bergen har brukt dette. Lederen anbefalte oss virkelig dette systemet. Kan selge billetter gratis. Får billetten på mobilen. 5

6 SA: Må vi ha hele ipaden når vi selger? Leder: Trenger ikke noe system. Trenger ipad og den lille tingen. Den er tråløs så du kan legge ipaden hvor du ønsker. Lim: Er med i en organisasjon der vi bruker dette systemet. Det fungerer veldig bra. Vi får kvitteringene på mail eller mobil. Leder: Hvis de får dekket dette på LNU midlene, då har vi litt tid til å selge det andre terminalene. Erik Nilsen: Hvis vi ikke får en god deal på det andre systemet? Leder: Kan prøve å få de selge det til en privat person eller der vi kjøpte det. Hvis ikke kjøper vi bare en ipad istedenfor to ipader. Sak Diskusjonssak: Retningslinjer rundt promotering på sosiale medier og BIS.no Bakgrunn: KA ønsker klarhet i retningslinjene rundt tidsfrister og kvaliteten på det som legges ut. KA redegjør. KA.:Sånn som det er nå kommer mye av innleggene som skal legges ut på sosiale medier i siste liten og det er veldig uferdig arbeid. Ferdig tekst, helst før tre dager før innlegget skal postes ønsker jeg det tilsendt eller vite om det. Jeg kan gå inn å redigere. Alt kan ikke komme ut på Facebook. Ønsker å ha kvalitet. Kommer an på hva det er. Det bør være relevant for BI studenter. Leder: Jeg er enig i at kvaliteten skal være grei, men litt uenig at for eksempel MA ikke kan bruke dette som et lokkemiddel til bedriftene han ønsker gode avtaler med. Hvis MA for eksempel får kroner fra en bedrift, da er det KA sin jobb at dette skal legge det legges ut. I fjor promoterte vi et krops som kanskje ikke er så relevant for en del av studentene, men vi fikk inn penger fordi vi la ut det som igjen kommer studentene tilgode. Kampinstituttet sponset oss med foreleser siden vi la ut innlegget fra dem ut på de sosiale mediene våre. SA: Enig med det du sier. Reagerer på at administrasjonen krever at vi skal legge ut innlegg fra dem på våre sosiale medier. Vi bør være harde på det at det skal være noe vi kan stå for. Leder: Det er en annen ting. Administrasjonen blir vi ikke sponset av. Kan gi KA makt på å legge ut innlegg fra administrasjonen. MA må for eksempel kunne bruke sosiale medier til å kunne lokke bedrifter til å sponser. KA: Administrasjonen bruker ikke sin egen Facebook side til å legge ut disse innleggene som de ønsker at vi skal legge ut. MA kan for eksempel ikke få tidsfrister fra bedrifter at det må raskt ut på Facebook. Leder: Det med tidsfrist er en annen sak enn dette. Har en promoteringsplan. MA for eksempel kan love at de skal komme på Facebook, men han skal være tydelig at vi har promoteringsplan. Hva som kommer ut er ikke din sak. Lim: Det som legges ut skal være til interesse hos BIS og linjeforeningene 6

7 Leder: Litt gråsone for oss å bestemme for hva som er sant for studentene. For vi vet ikke alt som kan passe inn for dem. Det kan vær ulikt. MA sitt markedsmiddel er sosialemedier. KA: Har ikke vært irriterende med MA sine poster, med det er andre jeg tenker på. Leder: Brukte bare MA som eksempel. SA og Fag kan komme i stressede situasjoner der de lover at de skal innlegg skal bli lagt ut. Skal være økonomisk for oss. Erik Nilsen: I forbindelse med generalforsamlingen og innkallelser: HR har noen frister som må overholdes. Viktig at folk forholder seg til frister satt av andre, slik at arbeid kan bli gjort ferdig i rimelig tid før fristen til KA. KA: Jeg må da få beskjed om de fristene fra HR må forholde seg til som angår meg. Leder: Vær tidlig ute. Er alle enige med KA om fristen med de tre dagene? Alle er enig med fristen med tre dager på at KA skal få promoteringsmaterialet. Sak Eventuelt Saker. Leder: Ønsker å gå igjennom budsjettet for våren Vi pleier å presentere dette på styremøte før generalforsamlingen. Vi har fått mer penger av sponsoren SR- bank, økt medlemstall og økte medlemskontingenten. De som har laget budsjettet har nok gjort en feil. Markedsstøtte 60,000. Trenger 20,000 ekstra å få inn. MA sin jobb. Vi gir støtte på NLD for å holde kvaliteten. Sosial Bi ballet står hvert år. Det står inntekter og dere på søke 20,000 på LNU så det dekker utgiftene. Det går opp i opp. De 10,000 kan du bruke på hva du vil. KA gruppen: LNU midlene har vi bare satt for de vi tror dere kommer til å søke. NLU må ha den utgiften eller mer. FS: Kan jeg søke om LNU midler? Leder: Skal sjekke det opp. KA gruppe: går på promotering. Ønsker å investere i bannere og plakater. Diverse utstyr vil si hvis ønsker å kjøpe nytt kamera eller noe annet utstyr. Ønsker å investere i Care gensere som kan brukes år til år. Dette er gensere som BIS vil eie. BISVAS/blogg har en oppstart sum på 1,000. Ønsker å få et sponsor innlegg på bloggen. KA: Kan vi også skaffe sponsorer? Leder: Kan snakke med MA. Det skal ikke bli brukt på teambuilding til kommunikasjonsgruppen, skal gå tilbake til studentene. Leder: På Fag har forventer vi at linjeforeningene klarer å skaffe 2000 kr i hver i sponsorer. Fag må få inn 5000 selv til temakvelden. Har satt 5000 kr på hver av linjeforeningen. VFT er vi veldig usikre på. Har doblet summen på reisekostnader til landsmøtet. Har et ønske at både av- og påtroppende skal få være med. De kr som står på generalforsamlingen går til pizza og brus. Kaffe er for kaffedagen. Idrett er dyrt med alle utgiftene. Kan reise på tur med kr. 7

8 Folk kan begynne å søke om nye undergrupper. De kan søke om oppstarts midler. Vi gir kun oppstarts sum. De må kunne drive undergruppen videre. Vi ønsker å utvide bis Stavanger. MA: Er det mulig å lage undergruppe nå? Leder: De må søke om å starte den opp på våren. Lim: Er det noen rettningslinjer? Leder: Må sette våre noen egne. Kr går til kroen. For at vi skal vite at den går helt rundt. Vi har satt av cirka 250 kr per pers til undergruppene. SA: Har dere regnet vinterlekene som en undergruppen? Leder: Ja, men det kan vær at vi må øke potten på grunn av fadderstyre. Går i pluss med kr i dette budjettet. Vi prøver å gå mot null. Vett ikke hvordan det går, derfor vi har en buffer. Møtet hevet. 8