Styremøte BI Stavanger SAKSPAPIRER. Styremøte Kl. 08:30

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte Kl. 08:30

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av Eventuelt saker Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styre/Ledelsen Sak Orienteringssak: Rutiner for bruk av sosiale medier Sak Diskusjonssak: Markeds arrangement Sak Diskusjonssak: Oppussing av markedstavle Sak Orienteringssak BI golf Sak Orienteringssak LNU midler Sak Orienteringssak Redegjørelse fra styringsgruppemøtet Sak Orienteringssak innsamlingsaksjon til flyktninger i Syria Sak Diskusjonssak: Smøring Sak Orienteringssak: HR- vervet Sak Diskusjonssak: Vedtekt rundt rekrutteringsprosess Sak Diskusjonssak: Fadderuken Sak Behandlingssak: Betaling av revisor Sak Diskusjonssak: De 10 bud Sak Eventuelt saker

3 Sak: Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig godkjent Sak: Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Silje E som ordstyrer, og HR V/ Kine Grødem som referent. Enstemmig godkjent Sak: Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra styremøte Enstemmig godkjent Sak: Oppføring av Eventuelt saker

4 Sak: Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen Kristian: Hjulpet HR med promotering, facebook, og lignende. NSF veldig lærerikt, diskutere ang studentaksjonen, må sette et styre der ganske kjapt. Var på sist kro, tok masse bilder etc. HR: Vært på NSF i helgen, utrolig lærerikt og givende. Har fått mye ny motivasjon. Masse promotering, utrolig fornøyd med søkertallene. Nå har vi startes intervjuene, og glede meg til å få utvalgene på plass. Ellers kommer vi til å kjøre på med promotering av HR-ansvarlig, faddersjef og politisk ansvarlig. Idrettsansvarlig: Volleyball lag, bestilt drakter, vært på kamper Sosialt: Back2school fest, god stemning, promotert undergrupper, intervju i dag og i morgen. Planlagt komikveld med admin, fortsette og snakke med de og ha en god tone. Planlegging av traffiklyskro som er på torsdag, oppfordrer alle til å komme. Marked: Promotering, forhandling med forskjellige steder, døgnvill, Manpower og utforming av DNB styring. EMG: Siden sist har jeg vært i kontakt med en del foredrag. Vært på promotering, vært på intervju. Satt nesten hele styret, veldig fornøyd med det. HR: BIS-dag, masse promotering. Fag: Begynt å planlegge promotering av temakveld, vært på lederforum med VF i går, NSF, klassekontakter. Økonomi: Bokført, sendt ut alle fakturere som manglet, prøvd å få oversikt, måtte revudert budsjettet på grunn av DNB avtalen. Laget et nytt oppsett som er likt alle BI skolene. LIM: Promotering, intervjuer nå på fredag. Fornøyd med søkertallet Leder: Vært på NSF, snakket med admin for å sette mer krav til dem. Det vil jeg og nestleder ta et møte på. Vært på styringsgruppe møte ang politikken på de andre skolene. Vært på lederforum, jevnlig kontakt. VF møtet i dag.

5 Styremøte BI Stavanger Sak: Orienteringssak: Rutiner for bruk av sosiale medier KA ønsker å orientere om hvilke retningslinjer som må tas hensyn til dersom noen ønsker å publisere noe på de sosiale kanalene til BIS Stavanger. KA orienterer videre: KA: Vil bare informere om at hvis noe skal legges ut noe på nettet må det komme inn en uke før, vertfall en dag. Hvis det gjelder grafikk, to uker i for veien. Dette er for å redusere oppgavene. Hvis dere vil brukes BisVas må dette komme før, samme gjelder nettsider. Dato i sakspapirene. Hvis marked har ordnet en avtale må det komme i rett format. Legger ut dette på disk sånn at folk er klar over det. Hvis det skal bli brukt bilder så må de være godkjent, kan ikke finne på google. Kan låne, men må høre om det e greit. Få godkjennelse. Legges ut etter møte. Etter hvert som KA undergruppe blir satt kan det bli endringer. Sak: Diskusjonssak: Markeds arrangement MANA ser et behov for å være mer aktiv på marked- og næringslivsfronten. Per dags dato så er det bare NLD som er under dette området. Som en spesialisert business skole så er marked og næringsliv ganske essensielt, og et område det må satses mer på. Kan henvise til slike arrangementer på både BI Bergen og BI Trondheim, der dem har opp mot 5 slike arrangementer. Et slikt arrangement som har marked og næringsliv som tema mener MANA både vil være positivt for BI Stavanger, studentmassen og skolen ut mot næringslivet. Først og fremst vil et slikt arrangement gange studentene, men også bedriftene (hovedsakelig samarbeidsbedrifter). Marked: Skrevet en del forklaring der. Jo mer vi har og tilby, jo mer vi kan få igjen. Vil har mer kontakt med næringsliv. Sosialt: Har du tenkt på noe konkret? Marked: Får inn bedrifter til stands, foredrag. Dette er en begynnelsesfase. Komme til å benytte erfaringene fra BI Bergen og Trondheim. Fag: Blir det noe lignende karrieredagene? Marked: Nei for de er ikke under NU som de er i Bergen og Trondheim. Leder: Veldig enig. Stiller seg positiv. Fra i fjor ble de enige om å bli bedre på de faglige arrangementene.

6 Sak: Diskusjonssak: Oppussing av markedstavle MANA ser et behov får å pusse opp markedstavlen. Slik den ser ut nå gir et uprofesjonelt, useriøst inntrykk av BI Stavanger. Kan henvise til forhandlinger der MANA har fått påpekt at promotering gjennom markedstavle ikke styrker våres evne til å skaffe samarbeidsavtaler. MANA vil trekke frem slikt det er bygget opp i BI Trondheim som en mal/inspirasjon til hvordan den kan være. Den gir et mer oversiktlig og enklere for studentene og vite avtaler vi har, hva som skjer i måneden, hvem som er i styret osv. Vedlagt eksempel markedstavle. Marked: Er i forhandling med nye og gamle markedsavtalene. Mener vi som en business skole skal ha det. Alt under et sånn tavle studentene kan lett finne. Leder: Har du tenkt hvor det kan være? Marked: I begynnelsesfasen. Vil ha det en plass det er oversiktlig, og kan fungere. Leder: Veldig positiv til å fått inn noe sånt. Virker mye mer profesjonelt KA: Veldig for det, mer på sjarmen. Enig at det kan virke mer profesjonelt. Marked: Kan styrke avtaler. Leder: Vi er nokså enig om det. Så må finne ut hvordan vi skal gjøre det. Marked: Det kan og være en side for admin, få et samarbeid. Få et møte for å høre om Admin.

7 Sak: Orienteringssak BI golf Ønske om å starte opp en BI Golf klubb. ØA informere. Noen på skolene har kommet med forslag om å starte gold klubb. De vil ha maks 8 stk, altså 1% av skolen. De har søkt om halve/hele oppstartspotene. Budsjett på på det grunnleggende + sosialt. Forslagt til avslag: Sette retningslinjer, finne intressert og starte en interessegruppe og inkludere andre studenter enn de 8 som er blitt nevnt til nå som er en vennegjeng. Sak: Orienteringssak LNU midler Alle undergrupper må søke om LNU midler innen 1. Okt. ØA informere. Alle kan søke LNU midler. Skriv en søknad. Viser til tatt med søknad. Fristen kommer snart så håper alle vurdere det. De vil ikke støtte mat, drikke etc. De vil støtte

8 Sak: Orienteringssak Redegjørelse fra styringsgruppemøtet Leder ønsker å redegjør for hvilke saker som ble tatt opp i SG. Leder: Vil påpeke mer hva som skjer på SG. Hvis det er noe som dere vil ta opp kan alle komme og sei det til meg sånn jeg kan ta det med videre. Sak 12 ble mest snakk om nå i helgen. Diskuterte litt rundt lokalvurderingsrapport. Hvordan det er med speilendeverv. Kommer til å møtes litt mer dette halv året, siden forslag skal legges frem på neste landsmøte. Har noen spørsmål, innvendinger, noe å ta med videre?

9 Sak: Orienteringssak innsamlingsaksjon til flyktninger i Syria På SG ble det avtalt at alle LA skal ha en felles dag med innsamling av klær osv. til flyktninger i Syria. Leder redegjør. Leder: Ble tatt opp i helgen for å få til et arrangement som går felles på alle skolene. Leder har ansvar for gjennomførelsen, men trenger hjelp fra andre og til å stå på stand. 23 september skal det bli tatt i mot klær. Går til en god sak. EMG: Noen jenter har satt opp en dag der de skal selge klær, kan det være samarbeid. Leder: De er kommet så langt i prosessen og har en litt annen tankegang så best og kjøre litt forskjellige veier. FAG: Hvordan blir prosessen? Leder: Leder av Bergen har mest oversikt, men vært i kontakt med forskjellige foretak. Sak: Diskusjonssak: Smøring Konfidensielt sak Sak: Orienteringssak: HR-vervet HRene orientere om hva vervet går ut på og hvordan styret skal bruke oss.

10 Sak: Diskusjonssak: Vedtekt rundt rekrutteringsprosess HRene vil lufte tanken på å lage en egen vedtekt som går på rekrutteringsprosessene, slik det skal bli mest mulig rettferdighet. HR redegjør. Sak: Orienteringssak - Fadderuken Faddersjef forteller om hvordan fadderuken gikk med tanke på tilbakemeldinger, budsjett og annen relevant informasjon. Leder redegjør for faddersjef: 1. Fått gode tilbakemeldinger fra samarbeidspartnerne, admin og SL i løpet av Fadderuken samt etter uken var ferdig. 2. Kan igjen nevne at jeg e kjempefornøyd med Bis som var med og hjalp utrolig mye. 3. Økonomisk... Gikk egentlig i et ganske stort overskudd. Ca 25 tusen, men e usikker på om jeg skulle dekke vaktkostnader ved kroa. Det sto ikke oppgitt i budsjett som jeg fikk med overlapping og meine ingen har sagt det te meg heller. Men hvis tilfellet er at vi sko fiksa det så burde Fadderuken fortsatt kan gå i pluss. 4. Premiene fra bar til bar e fortsatt ikke delt ut og alle pengene fra uken e ikke kommet inn helt ennå, men har kommunisert med premieutdelingen til fadderne av vinnergruppen så regne med det snart blir utdeling av det. Holder også på med å få inn resterende inntekter som ikke har komt på konto.

11 Sak: Behandlingssak: Betaling av revisor Økonomiansvarlig ønsker og få inn en foreleser til å se igjennom regnskap/budsjett viser til ordning de har i Trondheim. ØA redegjør. Etter samtale med Trondheim har ØA funnet ut at denne løsningene er veldig bra. Snakket med Jonny Olesen om det, han er positiv til å revidere regnskapet. Som betaling bruker Trondheim en flaske konjakk, det vil ØA foreslå at Stavanger også benytter seg av. HR: Har han godkjent det? ØA: Delvis, han sa det hørtes flott ut. Leder: Vil legge til at det er ekstremt billig i forhold til å bruke et firma. Enstemmig godkjent

12 Sak: Behandlingssak: Betaling av revisor Økonomiansvarlig ønsker og få inn en foreleser til å se igjennom regnskap/budsjett viser til ordning de har i Trondheim. ØA redegjør. Etter samtale med Trondheim har ØA funnet ut at denne løsningene er veldig bra. Snakket med Jonny Olesen om det, han er positiv til å revidere regnskapet. Som betaling bruker Trondheim en flaske konjakk, det vil ØA foreslå at Stavanger også benytter seg av. HR: Har han godkjent det? ØA: Delvis, han sa det hørtes flott ut. Leder: Vil legge til at det er ekstremt billig i forhold til å bruke et firma. Enstemmig godkjent

13 Sak: Diskusjonssak: De 10 bud HR viser til ordning som har blitt gjort i Trondheim. Diskusjon på om dette kan bli brukt i Stavanger. HR: Har delt plakaten på facebook siden vår, men tenkte lese opp hva som står bare sånn alle har fått hørt det. 1. Utad er vi en 2. Vi snakker med hverandre, ikke om 3. Vi er trygge i egne og andres beslutninger 4. Vi er joviale og sosiale med hverandre 5. Vi er inkluderende 6. Be the verv 7. Vi motivere og inspirere hverandre 8. Temakveld og NLD Ja, der er vi også med 9. Smil og vær glad for hver dag som går, så skal du se hvor mange BIS-ERE vi får. 10. Lev opp til appellen din Leder: Veldig bra, foreslår vi kan henge den opp på kontoret. Fag: Enig. HR: Når vi vasker kontoret, kan vi få hengt den opp slik vi kan bruke den til motivasjon etc. Sak: Eventuelt Saker:

14 VEDLAGT TIL: Sak: Diskusjonssak: Oppussing av markedstavle: