Fra: Leder Til: Økonomiansv, Markedsansv, Kommunikasjonsansv, Fagansv, Sosialtansv, og KVK

Transkript

1 Dato: Klokkeslett: Sted: BI Bergen Fra: Leder Til: Økonomiansv, Markedsansv, Kommunikasjonsansv, Fagansv, Sosialtansv, og KVK Sak 1 Behandling/Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder er møteleder og ordstyrer, Kommunikasjonsansvarlig er referent Enstemmig vedtatt Sak 2 Behandling/Godkjenning av innkallelse Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse Ikke godkjent Sak 3 Behandling/Godkjenning av Referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat Godkjent Sak 4 Saker til Eventuelt X1 André - Konsulenttjenester for næringslivet, gjerne innenfor NU, i likhet med hva de har på NHH. Dette vil kunne gi studentene erfaring og engasjement, styrke forholdet med næringslivet og generere inntekter til BIS. Utfordringen er arbeidsmengden og finne mennesker som er seriøse og engasjerte nok. Dersom en slik type tjeneste ikke fungerer vil det gå ut over ryktet til både BI og BIS.

2 Dersom vi har en gruppe mennesker med initiativet og tiden tilgjengelig, med alle de forebyggende planene, vil BIS stille seg positive til forslaget. Eventuell sak med Bård: Bård (BI Driftsansvarlig) hilser på det nye styret. Han vil fungere som et kontaktpunkt i administrasjonen. Orienterer om utfordringer skolebygget byr på og spesifikt i kroen (Rederiet). Ønsker å utvikle retningslinjer og tildeling av ansvar for det nye styret. Forespør et møte med det nye styret. I denne sammenheng blir det tatt opp at Sinco har sagt seg villige til å kurse nøkkelpersoner i BIS i krodrift, både praktisk og økonomisk. Dette vil være i henhold til Bårds ønsker. Leder, sosialtansvarlig, kroansvarlig og økonomisansvarlig i både det nye og gamle styret vil delta på møte med Bård. Sak 5 Alle styreverv informerer om aktivitet siste periode Hva har blitt gjort av den enkelte siden sist styremøte. Kristoffer: - Diverse søknader - Har sett på økonomien rundt seilgruppen Tone: - Klassekontaktmøte - Avslutning med klassekontaktene Yngve: - Sinco signert, ble relativ likt utkastet - Ønsker flere møter med eksisterende partnere Matias: - Ser ut til at vi får 17. maifanen levert til skolen i begynnelsen av neste uke. - Respondert på etterspørsel av hjemmesiden og SMS-tjenesten fra NLD, NU og Vinterlekene. - Hjulpet Live Melhuus med promotering for innsamling av stemmer

3 - Avtalt møte med eieren av Questspot (studentstyrt system for innhenting av informasjon. Kan vise seg å være spesielt nyttig for tilbakemeling til forelesere) - Hjulpet Studia en del med promosjon via facebook - Avtalt overlappingsmøte med Sigmund på fredag om en uke. - Nytt toalettoppheng Martin: - Første fest arrangert av påtroppende sosialtansvarlig André - Intervju for NLD-styret Kjetil: - Venter på respons ang wall of fame fra Bård - Legge planer for dialogmøte med adm. Sak 6 Søknad om midler til seilgruppe økansv orienterer Seilgruppen har blitt bedt om å utforme et budsjett. Det var utfyllende nok. Ifølge budsjettet går de i pluss dersom de har 30 personer med årkontingent på 600 kr hver. Uforutsette utgifter vil være fremtredende i drift av båt, dermed vil det være hensiktsmessig å ha en buffer. Viser seg at seilgruppen ligger under BIS og ikke BISI. Midler fra NLU er en derfor en mulighet. Søker om støtte på 6000 kr fra BIS (eller 3000 kr i tillegg til de pengene de allerede har krav på). Tildeling av disse midlene diskuteres innad i styret. Forslag om godkjenning av bevilgning på 6000 kr. Enstemmig vedtatt. Sak 7 BISI

4 Leder orienterer Sentral problemstilling: er det nødvendig at BISI skal være ekstern fra BIS? Idrettsleder/BISSI orienterer: - Ifølge NSI (Norges Studentidrett) skal BISI ha eget styre, men det er allikevel greit å ligge under BIS. - BISI må ha en leder og evt nestleder og økonomiansvarlig. Vi har også valg å ta med markeds og arrangementansvarlig. Pluss to styremedlemmer og varamedlemmer. - Det er også krav fra NSI å ha stiftelsesmøte som formalitet. Dette vil gjøre at alle idrettsundergrupper i stand til å søke penger fra NSI. I tillegg kan undergruppene delta på diverse leker og arrangementer. - Hovedfordelen med å samle alle idrettsgrupper under BISI er at det blir lettere å administrere fordelingen av midler. Tett samarbeid med BIS og økonomiansvarlig i BIS utgjør en stor økonomisk fordel. - BISI har på forhånd etablert kontaktpersoner i hver relevant undergruppe. NSI har gitt grønt lys for etablering av en BIS-konto som disponeres av BISI. BISI er pliktig til å føre et ryddig regnskap og ha oversikt til en hver tid. - Enighet om at alle idrettsundergrupper er pliktig til å få en budsjett godkjent. - Forslag fra adm. å sette en stilling som materiellforvalter. - BISI gjør det klart at et ytterligere lager er ønskelig. - En lovnorm må signeres. I tillegg burde vi utforme noen retningslinjer og regler/instrukser på samhandling mellom BIS og BISSI. Dette vil være naturlig å vedta på høstens generalforsamling. KVK vil bistå med utformingen av disse instruksene. - BISI er fortsatt usikker på hvordan de godkjenner et nytt idrettslag. Et skjema/forespørsel burde utformes i denne sammenhengen. Et annet forbedringspotensialet er kommunikasjon av at dette er mulig. I Fadderuken vil denne kommunikasjonen styrkes. - Et av hovedpunktene til BISI er behovet for treningsareal/treningstider. BISI støtter også opp under en potensiell SIB-avtale, men forstår at dette er i administrasjonens hender. - En annen fordel med et sentralt styre for alle idrettsgrupper kan styrke vår forhandlingsmakt når sponsorer skaffes, der vi kan selge alle idrettsundergrupper som et produkt. Actionpunkt: økonomiansvarlig oppretter en konto som disponeres av BISI. Martin vil ha et overordnet ansvar for denne kontoen.

5 Actionpunkt: André vil følge opp regelverket rundt BISI og utforme vedtekter, evt i samarbeid med leder i BISI. Sak 8 Konfidensiell sak Leder orienterer