BI Studentsamfunn Bergen REFERAT. Styremøte BI Bergen

Transkript

1 REFERAT Styremøte BI Bergen 1

2 Sted: Tid: BIS- kontoret 17:15 Ikke til stede: PA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning - Ikke godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, HR- ansvarlig som referent. - Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. - Godkjent Sak : Oppføring av eventueltsaker Leder: 2 HR: 1 KA: 1 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. KA: - Denne uken har jeg fått opprettet BIS Bergen Movember arrangement og LEF (lokalt engasjementsforum) - Jeg har også fått laget Movemberplakatene med hjelp fra Kommunikasjonsutvalget, og 2

3 disse er nå hengt opp - Presentasjonene av BIS- ledelsen er også nå igang og 3 presentasjoner er nå lagt ut,samt at disse har fått ansvar for hver sin dag med Snapchat der de introduserer seg selv og sitt verv - Jeg har også fått laget en SWOT analyse om BIS og mitt verv - Det har også vært en del promotering i forhold til studentaksjonen og Movember - Jeg begynner få inn mange henvendelser om lån av snapchatten, noe som er positivt! - I forhold til KU har vi fått gjennomført det første fagavdelingsmøte (tidligere bare hatt møter med de små gruppene innad). Vi måtte dessverre kansellere PR arrangementet ettersom det var en del kluss med datoer. Vi jobber nå med å planlegge en stand i samarbeid med Bolia som vi tror blir veldig gøy! - KU har nå også satt en dato hvor de sier stopp til oppdrag, dette for at det ikke skal gå utover enkeltes eksamensperiode da de har jobbet jevnt med oppdrag siden start. MA: Jeg har skrevet ferdig kontraktsforslagene til Mannheimer kommunikasjonsbyrå og DnB. Skal i møte med Mannheimer denne uken, og DnB neste uke. Kontrakten med REGN er ferdig utarbeidet, den signeres 10. november. På grunn av intens internship- skriving, har jeg utsatt de fleste møtene til neste uke. Da skal jeg også i møte med Sundt Motehus, for å se hvilke muligheter vi har sammen ved siden av REGN- samarbeidet. Ellers har jeg hjulpet MA i NLD med litt kontraktskriving, og generelle spm fra. markedsansvarlige fra andre utvalg. Det er fortsatt mange på skolen som ikke er klar over retningslinjene når det kommer til samarbeidspartnere de kan kontakte og inngå med utvalget sitt, så jeg håper informasjonsskrivet blir flittig lest. På den andre siden er det flere flinke som kontakter meg i forkant og spør om samarbeidspartnere de er i kontakt med, ikke strider mot nåværende samarbeid. Ellers har det vært daglig drift med nåværende samarbeidspartnere og møte sammen med MU for å fortsette planleggingen av Markedsuken. NA: I foregående uke har vervet som Næringslivsansvarlig ikke medført de største oppgaver. Noe oppfølging fra bedriftsbesøket med SR- Bank i forbindelse med fakturering og oppfølging av forbedringspotensiale og undersøkelser med studenter som deltok på arrangementet. Det ble også booket inn en standbedrift, "Saksedans AS", som betaler for stand på BI Bergen for generell promotering og eksponering for studenter på BI Bergen. For øvrig har jeg også gjennomført ytterligere medarbeidersamtaler, samt arbeidet med SWOT- analysen av BIS- organisasjonen. ØA: - Mye daglig drift - Forberedelse mot Velferdstinget og budsjettmøte der den 7. november. - Fant en feil i medlemskontigenten så noe blir tilbakebetalt til SL. 3

4 - Jobbet med SWOT- analyse av mitt verv i henhold til Sak 12 og sentralledelsen. FA: Denne uken er kursing av tillitsvalgte fullført. Det er utformet sakspapirer til Fagutvalget. Jeg har bidratt noe med promotering av Studentaksjonens arrangement. Klager er fulgt opp med administrasjonen. Siste innspurt i BK er unnagjort og vi gleder oss til budsjettmøte kommende lørdag. Infomøter med undergrupper som ønsker å søke midler fra KS. Jeg har utformet søknad til BIS sentralledelsen om midler til fagarrangement vår Fokuset for fagutvalget nå fremover er at alle KR sitter med tilstrekkelig informasjon til å kunne bistå klassene i eksamensperioden og minne om frister osv! PA: Uken som har vært har for PA bestått av forberedelse til budsjettmøte. Vært i kontakt med blant annet NHH og diskutert strategi med de. Venter på tilbakemelding på når det kan passe at vi møtes for å forberede oss til møtet! Skal også i møte med Samfunnet på tirsdag, da de var interessert i å møtes. SA: Arrangert og gjennomført Ølympics forrige torsdag sammen med BISI. Det var godt oppmøte fra de ulike idrettslagene, selv de nye og mindre lagene. Opplevd en liten stengning av Rederiet over helgen frem til i dag. Vi løste den saken godt sammen med hjelp av Tor Olav, nestleder, HR og kroledelsen. Elisabeth har lagt det bak seg og jeg ser nå fremover mot et godt og mye bedre samarbeid med admin og kroledelsen. Holder på å planlegge sammen med Sissel (som er på ferie) et arrangement på Rederiet som mest sannsynlig blir for de eldre studentene. Et godt tiltak, allikevel er en liten utfordring å få det ut til studentene da de ikke er på sosiale medier. Mest sannsynlig blir det 11. november eller rett etter jul. Har begynt på planen for vårsemesteret; neste halvår skal vi være varsomme med å si ja til lukkede arrangement på Rederiet slik at arrangementene blir spredt utover og kan gagne flere. Jobbet med SWOT- analysen og månedsmail. HR: Innad i HR har vi håndtert en internsak som per nå er konfidensiell. Har jobbet med internevalueringer som skal gjennomføres en gang i semesteret, og regner med å ha disse klare nå i nærmeste fremtid. Det blir da en evaluering av hverandre innad i BIS styret for å se om vi har noen områder vi kan forbedre oss på. Videre har den siste uken gått med til månedsmail, og sett på SWOT- analysen. 2 av 3 4

5 HR er har også vært i Julebordskomitéen og har jobbet en del med dette. Leder: - Strategisk analyse av studentforeningen. - Daglig drift. - Behandlet situasjonen som oppstod under torsdagens arrangement på rederiet. - Forberedelse til SG møte i Nydalen. - Fullført informasjonsskriv. Sak Til orientering: Informasjonsskriv Kort om saken: Leder orienterer om og deler ut informasjonsskrivet vi har utviklet. Skrivet må formidles ut til alle engasjerte. Leder orienterer videre. Leder: Ikke fått tid til å printe ut. Men viktig at alle leser det så vi kan svare på eventuelle spørsmål. Det skal publiseres på ledergruppen nå så fort som mulig. FA: Interesse i å dele det på klassesidene? SA: Foreslår også å legge det inn i Disk på gmail, i forhold til at det gjør det enklere med tanke på overlapping neste år. Sak Til diskusjon: Vervrelatert SWOT- analyse Kort om saken: I forbindelse med BIS sin nye strategi som skal legges frem på Landsmøte 2016 ønsker leder å se SWOT- analyse til de i ledelsen. Sammen skal BIS Bergen lage en for hele LA.. Leder orienterer videre. Sak : Til behandling: Årets utmerkelser LEF Leder orienterer videre (konfidensielt). Forslag til vedtak: Konfidensielt 5

6 Sak : Eventueltsaker Ingen av eventueltsakene referatføres. 6