STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: Tid: 12:00 Sted: BI Trondheim

Transkript

1 STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: Tid: 12:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: Leder, Kommunikasjonsansvarlig, Økonomiansvarlig, Leder for NLD, Leder for NU, Grafisk ansvarlig, Sosialt ansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Leder for BULL Invest, KVKx1, VKx2 SAK x Behandlingssak/Valg av ordstyrer og referent Foreslår leder som ordstyrer og KA som referent Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x Behandlingssak/Godkjenning av innkalling og referat Foreslår at innkalling og referat blir godkjent. Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x Oppføring av saker til Eventuelt BULL invest: 1 SAK x Orienteringssak/Kort orientering fra alle i Styret og Ledelsen Leder: Prøver å være mye tilstede med fadderuka. Meget god logistikk ved båndsalget. Fått mange gode tilbakemeldinger. Både båndsalget og stand-området var vellykket. Vært i møte med Academic Work med MA, fått til en god avtale. Vil se på hvordan vi følger opp de som stod på stand ved båndsalget. Vært i mye kontakt med nye studenter, interessen virker å være større og vi har fått mer oppmerksomhet rundt alle vervene i år. Kommunikasjon: Det jobbes mye med Fadderuka. Prøve å tilrettelegg for de nye studentene at de skal enkelt finne informasjon angående Fadderuka, både på Facebook, hjemmesiden vår og når det gjelder kontaktpersoner. Vært meget aktiv i produseringen av BISSI skolestart sammen med Redaktør og GA. BIS har fått ny hjemmeside, men det blir dessverre ingen grundig opplæring i bruken av den før NSF. Inntil da prøver jeg meg

2 frem så godt jeg kan og får hjelp av KA sentralt. Alt som skal legge ut må derfor sendes til meg. Økonomi: Det jobbes med Fadderuka. Tok en avgjørelse på å ta 400 kr for båndet. Det står bra til med økonomien. Det er er problemer å få betale regninger. Mangler tilgang av diverse utstyr for å betale. Dette blir tatt hånd om fortløpende. VI har tatt over en del penger fra forrige år, i tillegg til kroner fra en nedlagt skole. Fremover ser jeg på flybilletter til NSF. Marked: Fag: Sosialt: Det jobbes med Fadderuka. Kick-Off med fadderne gikk bra, med noen tilbakemeldinger fra BI administrasjonen angående opprydding. Dette ble ordnet opp dagen etter. Båndsalget gikk meget bra, 1 t 40 min i år, i motsetning til 4 timer i fjor. Hele fadderstyret jobbet bra og med god hjelp fra resten av BIS. KVK: VK: NLD: Begynne med møter. Grafisk: Jobber med det siste trykkmateriell til Fadderuka. Mangler noen plakater NU: Litt kontakt med bedrifter, møte med Nylander i morgen angående avtale. Redaktør: Ikke tilstede. Mangler redegjørelse, Bull Invest: Jobber med rekruttering. Ser på mulig samarbeid med NTNU angående aksjedag. SAK x Behandlingssak/ Godkjennelse av Fadderuka 2011/SA Bakgrunn: Presentasjon av årets Fadderuke med program og budsjett. Forslag til vedtak: Styret godkjenner programmet for Fadderuka 2011 og presenterte budsjetter.

3 Vedtak: Enstemmig godkjent SAK x Behandlingssak/ Kjøp av nytt BIS Filmkamera/SA Bakgrunn: BIS Trondheim bruker videokamera til mange arrangementer året i gjennom. Det lages filmer av alt materialet som senere blir brukt til promotering av andre arrangementer. Det kameraet som nå blir brukt har flere mangler(se vedlegg) og Filmansvarlig i Fadderuka 2011, Lars Oma Straume har gitt to konkrete forslag til nytt kamera. Jo bedre kamera vi har, desto bedre blir dokumentasjon og således filmene og dermed også bedre promotering av arrangementer i regi av BIS Trondheim. Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkjøp av nytt filmkamera. KVK: KA ville satse mer på film I kommunikasjonen. Men det er usikkerhet rundt fosikring og sikkerheten rundt lagringsplassen En person må ha ansvaret for å til en hver tid vite hvor kamera er og hvem som broker det. Alle må avtale med vedkommende for å bruke det. Evt. Filmansvarlig. KA: Jeg vil utlyse en stilling I kommunikasjonsutvalget som filmansvarlig. L: Det er en invistering for de som kommer etter oss. Kostnadene kan vi søke LNUmidler til for å dekke. Uanhengig om vi får noe støtte, skal det her stemmes om BIS ønsker å ta på seg kostnadene, en LNU søknad vil bli sendt I etterkant. Vedtak: Enstemmig godkjent SAK x Orienteringssak/ Kjøreplan og generell info for det kommende året/ Leder Bakgrunn: Vi har et langt år foran oss med masse arrangementer, møter og generell jobbing. Jeg ønsker derfor å informere om retningslinjer for hvordan en del ting skal fungere det kommende året. - Oppmøte på styemmøtene må være pressis. - Orienteringsrunden skal være forberet. Hvis man ikke har mulighet til å delta på møter skal det sendes inn på forhånd til KA. - Mailer: I emne feltet skal det stå: til behehanfling eller til orienteering - Sakslistene: Forventer at alle leser de I forveien, spesielt ved behandlingssaker så duiskusjonene blir mer effektive. - BIS jettejakkene: Når dere benytter hettejakkene eller skjortene er det viktig å huske at dere da representere BIS. Du har et ansvar og skal opptre etter BIS sine verdier. På bade støre og små arrangement skal vi alle kunne stille opp og hjelpe til der vi kan.

4 - NLU midler: Er det noe BIS har bruk for så søker vi. Det må utarbeides gode begrunnede søknader fra hver enkelt som tenker å søke midler. Lurt å allerede begynne å tenke på dette. - NSF: De som skal delta her er: styret, leder for VK, leder KVK og leder for NLD. Fikk ikke innvilget å ta med Leder for Studentaksjonen. Her kan vi se om vi får ordnet en egen løsning. - Budsjett: ØK skal ha budsjettsamtaler med alle, hvor det skal utarbeides egne budsjetter. Vi har begrenset med penger og budsjettet vi har er felles for alle. Før noe kjøpes inn skal det avklares med ØA. SAK x Orienteringssak/ Leder valgkomiteen/vk Bakgrunn: Valgkomiteen skal jo ha en leder, selv om dette er en ren formalitet kan dette være greit å informere om. Vi har valgt at Agnete Berg skal sitte som leder i dette året, etter at både Lars og Agnete la frem sine argumenter for hvorfor de skulle være valgte vi at Agnete skulle stå som leder for VK året 2011/2012. VK: Dette er for å ha en som er ansvarlig og kan fungere som hovedkontaktperson. SAK x Orienteringssak/ Ny hjemmeside/ka Bakgrunn: BIS har fått ny Hjemmeside. En kort presentasjon og gjennomgang av innhold. KA: Som jeg har nevnt tidligere så har jeg ikke fått noen opplæring enda, det kommer på NSF. Den er inndelt i LK og sentralt slik som den gamle. I menyen til venstre kan vi ha hovedfaner, hvor for eksempel Fadderuka 2011 har nå. Disse kan byttes ut etter som hva som er aktuelt. Vi har de vanlige fanene hvor vi finner blant annet styre og ledelsen og ledige verv. Det er også mulighet for å lage faner under disse igjen. Det mangler fortsatt en del informasjon som skal legges ut her. Det viktigste nå er å få frem ledige verv. Alle som har underverv skal skrive en kort tekst om hva deres undergrupper driver med og hvilke stillinger de utlyser. Slik får vi alle ledige verv samlet på en oversiktlig måte. Bilder og tekst av de i ledelsen som mangler blir klart så fort som mulig. SAK x Orienteringssak/ Rekruttering av ledige verv i BIS/KA Bakgrunn: Søknadsfristen er satt til 4. September. Alle må være flinke til informere om vervene og se etter aktuelle kandidater i fadderuken. I uke 35 er det planlagt stand i kantina. Ønsker at styre og ledelsen kommer med innspill på hvordan vi skal gjennomføre stand, skape oppmerksomhet og kontakt med studentene. Leder: Stand må bli den dagen i uken det er mest studenter på skolen. KVK: Istedenfor at alle står sammen, så sår vi rundt om på hele skolen. Stå to og to sammen å promotere sine underverv.

5 NLD: Det må komme Informasjon på nett, hvordan man søker og om søknadsprosessen. L: Enkelt forklart tilpasset de nye studentene. FA: Viktig at alle i BIS har kunnskap om de ulike vervene og kunne rette de nye studentene mot ander underverv enn sine egne også. L: Viktig at fristen er så tett inntil fadderuka, da er folk mer gira. KA: Vi må ikke glemme de ledige vervene som skal settes på generalforsamlingen: VK og KVK. Disse kan vi også promotere denne dagen, så studentene vet av alle vervene de kan søke om. Disse står sammen på stand: - NLD, NU og MA - BISSI - BULL, ØA og FA - KA - SA - VK og KVK VK: Sender informasjon til KA angående søknadsprosessen. KA: Alle tar ansvar for å ordne med evt. kaker, konkurranser, flyers osv. på sine stands. MA: Kan får til noen gavekort fra samarbeidspartnere så vi kan holde konkurranser på stand. GA: Alle kontakter meg for hva de skal ha av plakater/flyers denne dagen, med den teksten de ønsker. SAK x Eventuelt BULL Invest: mangler tilgang til BULL Invest sin nettside. Kontakt Fredric Fredric Finzi Gjertsen.