Styremøte Sentralledelsen BI Studentsamfunn Referat. Styremøte Stavanger etter NSF

Transkript

1 Referat Styremøte Stavanger etter NSF 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Redegjørelser Sak Orienteringssak: Evaluering av NSF v/leder Sak Diskusjonssak: Ukesmail, SL v/leder Sak Orienteringssak: Første ordinære styringsgruppemøte v/leder Sak Orienteringssak: Statusrapport, TicketCo- avtale v/leder Sak Behandlingssak: Innkjøp av en nettsky basert harddisk Sak Orienteringssak: Eventueltsaker 2

3 Sted: Tid: Til stede: Stavanger HR 1, HR 2, LEDER, PK, FAG, ØA, KA, MANA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Vedtak: Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder Sentralledelsen som ordstyrer og HR Sentralledelsen (Tor Olav) som referent Vedtak: Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat Vedtak: Godkjent Sak 75 15: Oppføring av eventuelt saker MANA HR1 HR2 LEDER 3

4 PK ØA 1 (nr.2) KA 1(nr.1) Sak Orienteringssak: Redegjørelser Bakgrunn: Sentralledelsen orienterer om hvilke aktiviteter de har foretatt seg siden forrige redegjørelse LEDER: Har vert i dialog med kommunikasjonsavdelingen til BI angående kursing. Vil finne sted etter dialogmøte. Dette skal handle om mediehåndtering, som han mener er relevant for SL. Har reforhandlet avtalen med TicketCo. Har droppet hele planen om egen nettsiden. Skal nå jobbe for tettere integrering mellom innlagte TickeCo arrangement og aktivitetskalender til bruk på og facebook siden. Nordic Forum har mottatt en del informasjon om BIS. Vil ikke ha et foredrag på Nordic Forum, ettersom det kom litt sent frem. ØA og Leder reiser for å delta på Nordic Forum i Danmark. Vil starte diskusjon NHH, for å styrke forholdet mellom NHH og SL. NHH har stilt seg positive til dette. Det har hvert mye i dialog med ØA angående fond situasjonen, men nå skal leder trekke seg ut ettersom han føler at han ikke kan bidra med mer. Alexander Løtvett nestleder i NSO hadde en gjennomføring om NSO, og hva de kan tilby oss. Her fikk LA og SL god innføring i hva NSO innebærer. Forteller også at han har fikset problemet med Brennesøyregisteret. FAG var ikke registrert her ettersom hun ble konstituert etter landsmøtet. FAG: Har deltatt på kollegiet møtet i Nydalen. Her tar hun ikke opp all verdens av saker, men forteller at hun har fått et godt innsyn i BI som organisasjon. Blei her informert om en nedgang på 7 % i antall eiendomsmeglere på BI. Stor negativitet i media er en av årsakene til nedgangen. Studentmassen har steget med 3 % i antall studenter tiltros for dette. Har avtalt en del møter med Nydalen fremover. Har jobbet mye med FAG på ulike LA, synes dette har gått veldig bra. Internevalueringer har fått mye fokus, samt temakvelder. PK: Har jobbet mye på egenhånd. Har kontaktet SOS på LA, og forhørt seg om planer og mål. Har også opprettet en Facebook gruppe for å knytte disse personene sammen. SOS i Bergen har informert om for store arrangement på Rederiet, som har ført til for mye personer på festene. Derfor har de utarbeidet noen retningslinjer for å forhindre dette samtidig som festene skal bli like gode. 4

5 Vinterlekene sjef, nestleder og ØA har blitt satt i Trondheim. Har vert med i oppstartfasen her, samtidig som ØA på LA Trondheim har blitt med. Sammen har de satt mål for arrangementet, og jobbet mot en balanse i arbeidsoppgaver mellom PK og VL leder. Har satt seg inn i Ticket Co, og sett på hvordan billettsalget skal fungere. Har bistått Tiba (SOS KRSAND) ettersom hun ikke hadde fått overlapping. NSF har vert hovedfokuset den siste perioden. Hotell, aktiviteter og flybilletter tok mye tid. Jobber nå med å finne ut når og hvor SL skal besøke LA. ØA: Jobbet med veldig mye forskjellig. Har besøkt Bergen under fadderuken, hvor han fikk hilst på ØA der. Han har drevet oppfølging av ØA på ulike LA. Fredag på NSF hadde HR 2 og ØA sentralt opplæring om oppfølging av økonomien på LA av HR. Dette for å forhindre dårlig bokføring skikk osv. Jobbet en del med moms kompensasjon. Har tatt lang og kort tid. Revisoren har gjort prosessen lang. Her ventes det svar på eventuelle 200 tusen. Har komt inn ca kr til LNU. LNU har en del vedtekter, blant anna at LA må betale tilbake de pengene de ikke bruker av LNU midlene. Skal sende ut et skriv til LA sine ØA, for å informere om mulighet til å søke LNU midler, men disse kan ikke mottas før pengene fra året før har blitt sendt tilbake Har hatt møte sammen med LEDER med Odin og Skagen, noe som var veldig produktivt. Har snakket med MANA, for å bli med på møte med Marius Eriksen som skal komme til med ekspert tips. SL kommer sannsynligvis til å sette penger inn i fond ved nyttår, men ingenting er avgjort. Han forteller at han har bistått PK med NSF i stor grad også. HR 1 og HR 2: HR har jobbet mye i sommer med å bli kjent med HR på LA. Vi har kontaktet disse, og skapt god dialog. Har drevet administrativt arbeid, med fiksing av maler og småting. HR 1 har tatt en skikkelig oppussing av vedtektene, så disse er oppdatert. HR 1 har besøkt Trondheim sin fadderuke, HR 2 har besøkt Bergen og Stavanger. Har bistått Kristiansand i splittelsen av Næring Marked vervet. Splittelsen skyldes at marked delen av vervet i stor grad har blitt nedprioritert. Her har ny marked blitt satt. Sammen har de satt Håvard som ny traver de neste to årene. Her hadde de søknadsprosess Har jobbet for å løse noen internsaker. Individuelt arbeid på NSF har blitt planlagt. 5

6 MANA: Har bistått ulike LA i deres arbeid. Har vert i møte med et selskap som viser stor stor samarbeid villighet. Det er ønsket å få en App til BI angående tilbud. Er i dialog med et taxi selskap for å få til en avtale der. Har sammen med leder Bergen sett på muligheten til innkjøp av Izettle til barene. Alle næring- marked fra LA skal delta på karrieredagene i Nydalen 25 september. Satt seg inn i hvordan ting fungerer i BIS sammenheng i Bergen, ettersom hennes tidligere LA opererer på ulik måte. KA: Har hatt en rekke små saker som for eksempel grafisk design og oppdateringer. Har jobber mye med CARE, og oppdatert planen her til mer realistiske mål. CARE viser stor glede til samarbeid med BIS. Under NSF har det blitt en del overlappings arbeid. Sammen gikk de også grundig gjennom CARE prosjektet, og skapte stor entusiasme her. Han har også bistått leder for Fadderuken angående promotering osv. Sponsormaler har også blitt utarbeidet. Forteller om ønske at hjemmesiden skal oppdateres. Jobber sammen med KA Bergen for å få en god mobil versjon av bis.no. Sak Orienteringssak: Evaluering av NSF v/leder Bakgrunn: Ettersom NSF i år har inneholdt nye aktiviteter, ønsker Leder innspill fra SL om dette er ønskelig å ta med videre. SL orienterer også om de individuelle samlingene. Innlegg fag: Her snakker hun om hva som ikke var så bra: Stor suksess med idrettsdag, kanskje litt for fysiske sporter. På lørdagen ble det nevnt at det var for stor ventetid mellom lunsj og middag. Folk ble litt lei va det samme audutoriumet, kanskje vi burde prøve å bevege oss litt mer. Noen syns det var litt tidlig å komme seg opp på søndagen. Kommentar ØK: Svarer her fag, og sier at ventetiden ikke var planlagt, men på grunn av forandringer som skjedde underveis. Vanskelig å bevege oss når vi har faglig innhold, koster mye for å leie lokal. Innlegg ØA Foreslår at vi tar med medisin skrin neste år. Innlegg PK: At båtturen ikke gikk var vanskelig å forutse ettersom værmeldingen viste bra vær. Forteller også om vanskeligheten rundt å bytte auditorium, sier det er mye stoff vi skal gjennom og en tett tidsplan. Innlegg Mana: Er ikke enig i at det var mye venting. Hun syns at det har komt store forbedringer angående det med venting i auditorium. 6

7 Innlegg LEDER: Har vert i dialog med traver og diskutert når styremøter bør holdes under NSF. De har komt frem til at å ha styremøter i etterkant av NSF i stedet for forkant fungerer mye bedre. Innlegg PK: Sier at BIS brenner både for faglig arrangement og sosiale arrangement. Mener det kan være vanskelig å utføre begge disse i full grad når de påvirker hverandre i så stor grad. Dette burde diskuteres mer i fremtiden. Kommentar HR 1: Enig med PK Innlegg FAG: Foreslår at vi burde se på muligheten til å ha NSF Fredag til Søndag. Leder: Foreslår at alle skal si hva de gikk gjennom på det individuelle arbeidet under NSF. FAG: Kursevalueringer gjennomgang og rettskriving. Ukesmail, klassekontakter, malene til evalueringer, temafester (foredrag, admin osv), kommunikasjon på tvers av LA og opp mot ADM PK: Har vert med VL leder, samkjørt mål og forventninger. Klargjort hva mål som burde settes samt fått mye informasjon fra forrige. Sier at de har jobbet med case, sikkerhet på arrangementer, booking, arrangement på sosiale medier, erfaringsrapporter, månedsmail, DISK, retningslinjer til SOS og stillingsutlysning. ØA: Jobbet med HR, klart gjort ting med reiseregninger, refusjon, hadde case, MAMMUT (lite tid) samt budsjettering. MANA: Blitt kjent, salespitch konkurranse, mål og delmål, grupper, utfordringer ulike verv, gått gjennom priser og kontrakter seg i mellom KA: Besøk av Care, delte erfaringer, KA og SA, viktigheten med god kommunikasjon mellom disse, mal til arrangementer, det tekniske, face, google, hvordan administrere. Leder: Mediekurs, retorikk og styringsgruppe møte. Sak Diskusjonssak: Ukesmail, SL v/leder Bakgrunn: SL har nå sendt ukentlige rapporteringsmailer, og Leder ønsker innspill på evt. forbedringer, eller endring av prosessen rundt rapportering. Leder: Vil ha konkrete forbedringsalternativer Innlegg ØA: Tungvint når ikke alle bruker samme mal, mener de er litt for lange. 7

8 Kommentar PK: Er for fellesmal. Liker bedre tekster som er mer inndelte Innlegg PK: Syns det er veldig viktig med ukesmail. Blir på den måten oppdatert på hva andre gjør. Er også relevant for vervet. Stor usikkerhet rundt LA spørsmålet. Kommentar Leder: Kun for samme verv i LA, ikke LA som helhet. Innlegg MANA: Syns at LA delen kan strykes, for den burde heller være implementert til hva vi har gjort. Syns de er lange og tykke. Innlegg HR 1: Syns de burde være lange og utdypende. Mener at SL møtes veldig lite, og at dette er eneste måten holde hverandre oppdatert. Kommentar PK: Enig med Kristine. Så lenge innholdet er relevant skriv i vei. Innlegg FAG: Føler at det er umulig å skrive sin ukesmail i stikkords form. Klarer ikke forklare hva hun gjør på den måten. Syns det er kjekt å lese seg opp. Kommentar MANA: Enig med det de andre sier, men vil at tekstene skal være mer strukturerte og oversiktlige Leder: Foreslår at HR utarbeider en mal for dette. HR 1: Det fikser jeg. PAUSE 15 MINUTTER. Sak Orienteringssak: Første ordinære styringsgruppemøte v/leder Bakgrunn: Under NSF ble det avholdt det første ordinære møtet i Styringsgruppen. Leder orienterer om hvilke saker som ble tatt opp, og av hvilken betydning dette har for SL. Leder: Informerer om at NSO saken var en orienteringssak. Her ble det diskusjon i etterkant. I Jul skal det bli votert om søknad. Skal også i forhandlinger med Ticket Co. Diskuterte hva vi ville satse på innad i styret. Inter kommunikasjon, nettside. Talentagroup var en diskusjonssak. Her så de om styrene var positive til samarbeid. Denne gruppen prøver å lokalisere flinke studenter. Sak Orienteringssak: Statusrapport, TicketCo- avtale v/leder Bakrunn: Ila. nye SLs konstituerte tid, har det blitt foretatt en evaluering av TicketCo- avtalen til organisasjonen. Leder og MANA orienterer. 8

9 Sak Behandlingssak: Innkjøp av en nettsky basert harddisk Bakgrunn: På bakgrunn av tidligere erfaring, ønsker ØA å se på alternative lagringsløsninger. ØA orienterer. ØA: Forteller om innkjøp av en Time Capsel, som er et back up system. HR Stavanger har stor kompetanse innenfor dette. Det fungerer som en nettsky. Kommentar FAG: Lurer på forskjellen mellom disk og Time Capsel Kommentar ØA: Mye enklere. Har dokumentene på flere områder, inkludert en fysisk harddisk. Innlegg : Lurer på om SL skal ha dette på sine dataer. Kommentar KA: Sier ja, mener at dette kan mye lettere dele filer, og det er mye sikrere. Dette skal bli spesifisert til SL. Innlegg ØA: Forteller at ØA tidligere har hatt en data til ØA. Denne er gammel og inneholder mye viktig informasjon. Forslag til vedtak: Styret vedtar en lagringsløsning uavhengig av alternativ Vedtak: Enstemmig nedstemt Leder: Alternativt forslag til vedtak: ØA og KA ser på alternative løsninger, og fremmer et forslag om innkjøp ved neste styremøte? Vedtak: Enstemmig godkjent. Vedlegg: 2 Sak 82 15: Orienteringssak: Eventuelt saker KA: Orienteringssak: Genserne har det komt en del problemer med. Sier at leverandøren har tatt i mot gensere med skavanker for retting. Spørsmålet er nå om vi skal oppheve kjøpet eller ikke. 9

10 Innlegg MANA: Har forstått det er enormt mye gensere det er snakk om. Syns vi bør se på muligheten til å oppheve kjøpet med tanke på kvaliteten vi har blitt levert. Foreslår at vi heller går for en annen leverandør sine gensere. Flagget kan fjernes. Innlegg Leder: Stiller seg positiv til oppheving av kjøp. Har ikke levd opp til forventningene. Kommentar ØA: Er fullt mulig å heve kjøpet. Innlegg Leder: Syns ØA og KA skal se på muligheten til å oppheve kjøpet. MANA bistår med innkjøp av nye gensere Innlegg HR 1: Understreker viktigheten av Logo og tekst på genserne. Syns vi burde klare å skille enklere mellom verv ved å se på genserne. Kommentar KA: Forklarer at det er meningen at BIS skal fremstå som 1 på genserne. Eventuelt 2: Orienteringssak ØA: Syns at det ble for lite tid til opplæring under NSF. Dette ble fremmet av LA, og det er behov for det. Tanken er at Sentralledelsen eventuelt LA ordner transport. Overnatting fikser de selv. Innlegg leder: Stiller seg positiv om kostnadene forblir lave. Innlegg HR1: Sier at hun ser behovet for en slik helg. Innlegg ØA: Da skal han se nærmere på muligheten for dette. Vedlegg 1: file:///users/marked/downloads/apple%20%e2%80%93%20mac%20%e2%80%93 %20AirPort%20Time%20Capsule.pdf Vedlegg 2: file:///users/marked/downloads/komplett.no%20- %20Routere%20(1).pdf 10

11 11