Styringsgruppemøte BI Studentsamfunn SAKSPAPIRER. Styremøte Styringsgruppemøte

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte Styringsgruppemøte 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Behandlingssak: Trekning av dobbeltstemme Sak Orientering: Oppføring av eventueltsaker Sak Orientering: Orientering fra lokalavdelingene Sak Orientering: Orientering fra sentralledelsen Sak Orientering: Endring av nettsiden Sak Orientering: Endring av BIS logo Sak Fokusområder for Styringsgruppen 2013/2014 Sak Orienteringssak: Eventueltsaker 2

3 Sted: Drammen Til stede: Leder, leder Drammen, leder Stavanger, Leder Bergen, Leder Trondheim, leder Kristiansand, Traver2, HR Starter 16:47 Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder sentralledelsen som ordstyrer, og HR som referent. Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner referatet fra ekstraordinært styringsgruppemøtet Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Trekning av dobbeltstemme til behandlingssaker Resultat: Leder BIS (Maren Sofie) trukket til dobbeltstemme. Sak Orienteringssak: Oppføring av saker til eventuelt Saker: Leder BIS x1 Sak Orienteringssak: Orientering fra lokalavdelingene Kristiansand: Fadderuke var suksessfull, vil jobbe for aktivitetsmaksimerere fremtidige arrangementer. GF satt til 25 september. LEF sammen med sentralt, 25 oktober. Oppfølging og kontakt med administrasjonen (BI), litt rot med økonomien, der fadderuken er delvis dekket av administrasjonen. Litt kluss med regnskapsføring av kostnader administrasjonen har dekket. Fått inn 57,000 fra SIA. Får dette hvert semester. Stavanger: Rekordopptak for BI- Stavanger. Vellykket fadderuke, godt frivillig arbeid fra BIS- LA. Avholdt Skagen- lekene, samarbeid med UIS, sponset av Skagen- fondene. 3

4 Planlagt enda et arrangement sammen med Skagen. Individuelle samtaler med verv i LA. Få frem klare individuelle mål. Avholdt BIS- dag, promotering av stillinger i BIS. Satt LEF til 28- september. Markedsansvarlig har fått inn gode inntekter til BIS ila den første måneden. Drammen: Oppstarts- uke, startet med 16 deltakere, økte til 40. Bra gjennomført. Satt seg inn i sine oppgaver, fagansvarlig har rekruttert klassekontakter. Promotert BIS hos studentene. Satt alle arrangementene for nåværende semester. Mye arbeid med NSF, fornyet alle avtaler. Planlegger et sterkt samhold hos studentene i nedleggelsestiden. Trondheim: Markedsansvarlig har vært i møter med alle samarbeidspartnere. Starter avtale med Clarion (hotell), der alle engasjerte skal motta gratis lunsj, såkalte VIP- kort for alle studenter (redusert pris på div. Matvarer for studenter med VIP- kort). Bra start for Marked.. Booket 4 bedriftspresentasjoner. God start for NLD. Skal sette flere stillinger i BIS- LA. Fagansvarlig jobber med administrasjonen og linjeforeningene. Nærmer seg sitt første arrangement etter fadder- uken. Tatt i bruk fildelingssystem for internkommunikasjon for BIS. Lunsj med administrasjonen på onsdag. Deltar aktiv i velferdstinget. Bergen: Grei start på semesteret. Størst oppmøte noen sinne i fadderuken overkant av 800, ca faddere. Pluss på budsjett. 100% oppmøte av faddere på sikkerhetsgåing (Skjedde på kvelden) for fadderunger. Møtet med administrasjonen og ny direktør: Elisabeth, veldig ivrig på å få til et bedre samarbeid med BIS. Marked: Forbedret avtaler. Flere samarbeidsavtaler. Planlegger større roller for tillitsvalgte. Avholdt back to school- fest. 220 av 250 mulige møtte opp hos eiendomsmeglerens linjefest. Aktivitetskveld denne uken. Flere arrangement fremover. Sak Orienteringssak: Orientering fra sentralledelsen Leder BIS: Var i Sandefjord i begynnelsen av august (Styremøte). Byttet regnskapsprogram. Jobbet med nettsiden. Utrolig mye jobb med NSF, veldig fornøyd med selve arrangement, takk til PK. Jobber med Egmont ang. Skoledagbøkene. Signer avtale med SIXT, som gjelder nasjonalt. Jobbet med Google Docs. Avtale med CARE. Flere møter, og får snart årsplan for studentaksjonen. - Utdypning fra Leder BIS ang. SIXT: SIXT- avtalen gjelder for alle BI- studenter. Planlegger avtale med Bemanningspartner. Jobber med å undersøke konte- avgifter, og selve rettighetene man har ved konting (Ta eksamen om- igjen). Har ikke mottatt klar informasjon fra BI. Søkt støtte fra BI. Jobber med å bedre dialogen med SBIO. Reiste rundt i fadderukene (leder), fikk møtt styrene. Mottatt gratis printing fra BI. Logoforslag. Ferdige visittkort. Stavanger: kontesaken: Stavanger har 2 gratis kontinger i semesteret. Faste retningslinjer. Kristiansand: Samme. Drammen: Leder mottar 2 i semesteret. 4

5 Trondheim: Dette har ikke blitt benyttet [i Trondheim]. Leder BIS: Skal motta informasjon fra BI støtten kommer fra BI. Kristiansand: Kan også ta ekstra fag på BI sin regning (i Kristiansand). Sak Orienteringssak: Endring av nettside Bakgrunn: Leder for sentralledelsen orienterer om endringene ved nettsiden, og prosessen så langt. Ønsker her en diskusjon med ønsker fra lokalavdelingene på hva de savner på nettsiden. Leder BIS: Grunnet prosessen har tatt litt for lang tid, er BIS nødt til å delegere dette arbeidet til én annen produsent. Litt støy i tilbakemeldinger gitt fra LA- KA. Veldig mange småfeil med nettsiden, får betaversjonen på Mandag. God dialog med KA- SL, og KA- LA. Fått satt et bilde av hva som er ønskelig med nettsiden. Forhåpentligvis vil den være oppe om ikke så lang tid. Trondheim: Har alle mottatt informasjon om nettsiden? eller er det bare KA. Kristiansand: Stiller seg litt kritisk til bruk av hjemmeside når man har Facebook som kommunikasjonskanal ut mot studentene. Drammen: Fordelen for Drammen og Kristiansand er å opprettholde inntrykket gitt til studentene og bedrifter. Engasjement av studenter skjer gjennom Facebook. Vil opprettholde et stort aktivitetsnivå på hjemmesiden. Bergen: svar Drammen: Kan bli litt for mye informasjon på Facebook, der hjemmesiden egner seg bedre. Trondheim: Siden det er en relativt stor sum som blir brukt på dette, ønsker vi en god oversikt, og bruksfunksjonalitet. Viktig at det skal være attraktivt for studenter å besøke hjemmesiden. Ønsker en diskusjon blant lederne om hva som konkret kan endres på. Leder BIS: Svar Trondheim: Grunnen til KA har blitt kontaktet, er siden de jobber nærmest med hjemmesiden. LA og SL skal kunne få større frihet med hva som kan publiseres, bland innlegg og bilder. Skal også kunne ha en kalender med oversikt. KA- SL skal kunne fri tilgang til LA sine hjemmesider. Arrangement skal linkes til BIS.no. KA- SL skal kunne administrere ulike faner på LA sine hjemmesider. Den forrige nettsiden hadde tilgang til dette. Mangel på kunnskap til siden hindret bruk av dette. Denne fremtidige nettsiden skal være lettere. Stavanger: blir designet likt? Leder BIS: Svar Stavanger: Ja, den forholder seg lik. Trondheim: (henviser til designet på hjemmesiden) Hvor vil disse linkene være plassert? Leder BIS: svar Trondheim: Plassert i blå fane til høyre. Leder BIS: Alle LA vil ha klassekontakter åpent på nettsiden. Skal også kunne legge til arrangementer som ikke er på Facebook. Åpner for 4- siders lengde på førsteside. Er for tiden infinite- scroll. Sentralt skal ha Twitter- feed. 5

6 Trondheim: Kommer det en søkemotor? Leder BIS: Nei, ikke per dags dato, men kanskje fremtidig. Nettsiden vil være ferdig om ca. 2 uker. Grunnen til utgiftene er pga. det er gjort gjennom et selskap, ikke privatperson. Sak Orienteringssak: Endring av BIS logo Bakgrunn: Våren 2013 ble det startet et arbeid med å skaffe en ny logo til BIS. Det ble så lagt frem en sak på landsmøtet 2013 med forslag om ny logo. Dette gikk ikke gjennom, men ønsker å høre hva lokalavdelingene sine tanker rundt endring av logo. Det vil også her vises frem et logoforslag. Notat: Siste sak lørdag: Leder orienterer: HK er ikke lenger en samarbeidspartner. Har delegert arbeidet til en privatperson, som gjør dette gratis. Dere vil snart få se logoforslaget. Ønsker tilbakemelding fra LA. Mangler mye med den nåværende logoen, derfor dette logoforslaget. Skal være mer i stil med BI, samt nyansert. Notat: Leder viser, og orienterer nå ang. logoforslaget. Kristiansand: Stiller seg negativ til logoforslaget. Ytrer bekymring ovenfor studentenes gjenkjenning. Hvorfor skifte? Leder BIS: svar Kristiansand: Logoen er utdatert, mangler gjenkjenning til BI- logoen. Kristiansand: svarreplikk: Liker ikke forslaget, men stiller seg positiv til flere foslag. Stavanger: Stiller seg til bekymring ovenfor designet og sammensetningen. Vil at BIS skal skille seg mer ut fra BI. Kristiansand: Svar Stavanger: Liker speilingen til BI- logoen. Trondheim: Liker ikke sammensetningen. Spør Leder BIS om de har vurdert enda mindre endringer. Leder BIS: svar Trondheim: Vi vil distansere oss fra BI- logoen, samtidig som logoen skal ha likheter. Trondheim: Stiller spørsmål ang. Individuelle kjennetegn for LA. Leder BIS: Svar Trondheim: Dette er første utkast. Oppfordrer alle til å se på muligheten. Ønsker tilbakemelding fra alle LA (gjennom lederne). Drammen: Stiller seg positiv til logoforslaget. Stiller seg kritisk til fargene. Leder BIS: Svar Drammen: Forslaget skal ligne på nåværende logo. Bergen: Stiller seg likegyldig til nåværende logo. Ser muligheten til å bytte logo. Stiller seg negativ til fargene brukt på logoforslaget. Ønsker et mer simpelt logoforslag. Stavanger: Svar Bergen: Ønsker en endring grunnet studentenes likegyldighet ovenfor logoen. Stiller seg negativ til fargebruken, stiller seg positiv til tanken. Trondheim: Er tanken å assosiere seg med SBIO? Leder BIS: Svar Trondheim: Nei. Drammen: Stiller spørsmålstegn ved detaljer med logoen. Stiller seg positiv til tanken om ny logo. Likte deler med logoforslaget. Kristiansand: Stiller spørsmål til tidspunktet dette forslaget er fremmet på med tanke på evt. Samarbeid med SBIO. Leder BIS: Svar Kristiansand: Nåværende kommunikasjon mellom BIS og SBIO tyder 6

7 ikke på en avtale, dette tidspunkt. Tidsspørsmålet er ikke relevant i forhold til en evt. Logoendring. Drammen: Stiller spørsmål ang. Hvis det evt. det skulle forekomme en avtale mellom BIS og SBIO. Leder BIS: Svar drammen: Logoendring er et veldig aktuelt spørsmål, som kommer til å bli tatt opp uansett, om det er i år, eller neste år. Kristiansand: Svar Leder BIS: Kostnadene vil ikke være veldig store. Logoendringen vil komme etter LM, der det meste av klær og utstyr byttes ut. Vi kan ikke basere logoarbeidet på et evt. Samarbeid med SBIO. Trondheim: Spørsmålet med evt. fusjon med SBIO ser jeg ikke på som relevant. Ønsker at hver LA skal presentere de eventuelle kostnadene som vil forekomme ved en logoendring. Leder BIS: Har notert ned forslagene fra lederne. Oppfordrer til flere eksempler. Traver: Vil ha mer markerte bokstaver, samt BI- logoen inkludert i logoen. Liker fonttypen. Orienterer om logohistorien til BI og BIS. Trondheim: Vil gjerne har tykkere fonttyper, samt se helt nye logoforslag. Setter strek. Styringsgruppemøtet midlertidig hevet kl. 18:02, Møtet gjenopptatt kl. 14:04, Sak Orienteringssak: Fokusområder for Styringsgruppen 2013/2014 Bakgrunn: Styringsgruppens hovedformål er å tenke langsiktig og strategisk for organisasjonen. Leder sentralledelsen ønsker en diskusjon rundt hva årets styringsgruppe skal konsentrere sitt arbeid rundt og hva som vil være relevant for oss å ha på agendaen gjennom året. Notat: Leder orienterer. Trondheim: Ønsker det skal være mer kommunikasjon mellom delene i organisasjonen (undergrupper, linjeforeninger, LA). Bergen: Ønsker mer kommunikasjon på tvers av LA. Stavanger: Mer samkjøringen mellom leddene i organisasjonen. F.eks: Felles maler, rød tråd. Traver: Ønsker å rette seg mer mot visjonen til styringsgruppen for 2 år siden, synliggjøre BIS mer. Fremme BIS sine visjoner skal synliggjøres mer på nettsiden, osv. Lage én One page, med BIS sine visjoner og mål. Leder BIS: Ønsker at LA skal bestemme seg om tanken ang. logoskifte. Enten videreutvikle eller droppe tanken. Kristiansand: Mener du at vi skal bestemme oss konkret ang. logoforslag, eller tanken om logoforslag i sin helhet? Leder BIS: Svar Kristiansand: Ønsker mer kostnadsinformasjon fra LA, der vi kan 7

8 planlegge evt. strategi, og der man enten dropper forslaget, eller forsetter utviklingen. Trondheim: Vil det være større kostnader med ny logo i henhold til bekledning. Leder BIS: Svar Trondheim: Nei. Stavanger: Skulle det ikke settes én komité ang. Vedtektsendringer? Leder BIS: Svar Stavanger: Denne komitéen er enda ikke satt. HR: Det ville vært optimalt å få satt denne komitéen. Leder BIS: Svar Stavanger: Hadde vært optimalt å satt sammen flere HR/KVK, som kan sette seg inn i vedtekter. Dette vil kanskje gå på tvers og kryss av LA/SL. Sammen med Leder LA, HR- sentralt, og KVK LA. Ønsker en liten diskusjon rundt dette. Kristiansand: Ikke nødvendig for Kristiansand å drive med vedtektsendringer i henhold til den fasen vi befinner oss i (referer til nedleggingen av Kristiansand). Notat: Trondheim, Bergen, og Stavanger stiller seg positive til forslaget. Leder BIS: Håper på å få satt en komité, som kan få fart på samtalen på LM, og styringsgruppen, som på forhånd har fastsatt de optimale vedtektene. Tidsbesparende. Trondheim: Håper på å benytte oss av traver. Traver: Svar Trondheim: Tror ikke det blir nødvendig å være med i selve komitéen, men kan stille meg gjerne disponibel i prosessen. Stavanger: Mandatfordelingen på LM kan virke skjev i forhold til Stavanger. Leder BIS: Svar Stavanger: Lurer på om vi skal se på muligheten for å fordele mandatene på en annen måte med tanke på Kristiansand og Drammen. Siden vi mister 3 delegater på LM neste år. Traver: Vil at vi skal se på muligheten til å redusere antall mandater, med tanke på kostnader. Leder BIS: Neste styringsgruppemøte vil også revidert budsjett bli tatt opp. Kristiansand: Lurer på om vi skal lage standardiserte overlappingsmaler/dokumenter, som kan sikre en bedre overlapping. Leder BIS: Svar Kristiansand: Dette er blitt tatt til betraktning, der det allerede jobbes med sentralt. Skriftlig kontrakt som sikrer rettighetene til påtroppende, samt det at avtroppende skal kunne forholde seg til. Drammen: Vi har tatt i bruk noe lignende. Dette ga gode resultater. Trondheim: Håper på å dra inn punkter om kontinuitet. Leder BIS: Dere må oppfordre hele styret til å bidra, sånn at vi kan ta dette opp. F.eks: Økonomi skal lage nye retningslinjer. Kommer til å lage et dokument som alle kan se på, der vi legger ut satsingspunkter. Maler og lignende vil for det meste bli gjort gjennom sentralt, med tanke på informasjonsdelingen og kommunikasjon mellom LA/SL. Ógså flytende kommunikasjon mellom de forskjellige LA, som kan tas gjennom SL, eller styringsgruppen. Satser på at styringsgruppen skal drive med kontinuerlig arbeid, og ikke bare forholde seg til de faste datoene. Håper også på at det blir meldt opp flere saker. Sak Orienteringssak: Eventueltsaker Notat: Leder BIS har meldt opp 1 sak. 8

9 Leder BIS: Etter mye fokus på CARE, er det forslag om en ekstra utgift i semesteravgiften, der én liten sum vil bli frivillig satt opp, der studenter kan velge om de vil bidra til CARE. Kommunikasjon SL ønsker en pangstart, der det vil bli en premie til en vinner, og denne personen(e) skal få kunne reise til et av landene der CARE opererer. Dette er en ganske stor økonomisk utgift. denne summen dekker alt. Er dere positive til et arbeid med dette. Bergen: Mener pengene kunne blitt brukt på en annen måte. Kristiansand: Føler dette blir litt for uforsvarlig pengebruk på 2 studenter. Trondheim: Enig med Kristiansand og Bergen. Hvis det skulle bli gjennomført, vil vi at BIS skal få mest mulig ut av det. Drammen: Enig med de 3 andre. Litt for mye penger, men det er et godt forslag. Stavanger: God idé, men blir veldig mye penger brukt. Ønsker heller å gi disse pengene til andre formål, f.eks LA eller gi litt mindre til flere studenter. Setter Strek. Møtet er hevet 14:36 9