Styremøte BIS Sentralledelsen REFERAT. Styremøte BIS Sentralledelsen

Transkript

1 REFERAT Styremøte BIS Sentralledelsen 1

2 Innholdsfortegnelse... 3 SAK TIL BEHANDLING: GODKJENNELSE AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN... 3 SAK TIL BEHANDLING: VALG AV ORDSTYRER OG REFERENT... 3 SAK TIL ORIENTERING: OPPFØRING AV EVENTUELTSAKER... 3 SAK TIL ORIENTERING: KORT ORIENTERING FRA LEDELSEN... 3 SAK TIL BEHANDLING: PROFILENDRING I BIS V/MARKED- OG NÆRINGSLIVSANSVARLIG... 5 SAK STYRETS OPPFØLGINGSSAKER... 8 SAK GJENNOMGANG EVENTUELTSAKER

3 Sted: Tid: Ikke til stede: Drammen 12:04 PK SAK TIL BEHANDLING: GODKJENNELSE AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent SAK TIL BEHANDLING: VALG AV ORDSTYRER OG REFERENT Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig som referent Godkjent SAK TIL ORIENTERING: OPPFØRING AV EVENTUELTSAKER VESLEMØY 2, EVA 1, ANDERS 1, TORE- ANDRÉ 1 SAK TIL ORIENTERING: KORT ORIENTERING FRA LEDELSEN Sivert: Sivert: André: Bilagsføring, hatt en uke fri, betalt ut LNU- penger. Status økonomi? God likviditet, fått inn penger fra BI forrige uke som vi skulle få i høst. Medlemskontingenten betales mest sannsynlig ut neste uke. Skulle på UV- møte fikk med meg det meste her pga. Forsinkelser. Temakvelder i Kristiansand og Stavanger, noe skuffet over oppmøtet, men opplegget var bra. Avtalt skypemøte for å evaluerer prosessen rundt GF og orientering av vår side. Jobber med dokumentet for hvordan søke sentralt, ikke helt ferdigstilt ennå. Har fått tak i personer til VK- seminaret, kommunikasjon tar litt tregt. Jobbet med intervjuet til Katrine Brustad. Vært en del å ta tak i, arbeidet har gått bra og resultatene er veldig positive. Vært i Stavanger og hatt møte med KvK der. Har hatt 3

4 skypemøte, noe som er veldig positivt for kommunikasjonen mellom lokalavdelingene. Avsluttet arbeidet som KvK i BIS Bergen, så nå kan jeg fokusere enda mer på arbeidet i SL. Jobber med KvK- seminar og det blir et utrolig kult opplegg, blir mest sannsynlig avholdt i Bergen. Eva: Tore- André: Har hatt mye av det samme som Veslemøy. Utlyst stillingen til SSR. Hadde samtale med VK i Drammen i går og de var fornøyd med opplegget på NSF. Kommer til å bli strengere på månedsmailer og at de kommer inn til fristen vi setter. Prøvd å finne ut hvilken helg det blir VK- seminar. Lest retriever. Jobbet mer opp mot studentundersøkelsen, i Trondheim har de gjennomført fokusgrupper. Vil se på mulighetene for å gjennomføre noe lignende for oss. Har snakket med en kamerat som sitter som nestleder i FPu og jobber litt med de i forhold til studiefinansieringssaken. Studentpolitisk kickoff samme dag som kickoff i samarbeid med SBIO. Fokusgruppe? Skal finne studenter som ikke har en tilknytning til BIS og få en så nøytral mening som mulig og her kan man få frem svar i større dybde. Hvem skal være leder for fokusgruppen? I Trondheim var det KA som var ansvarlig for det, så det faller naturlig at det skal være det samme. Vært en del bistand lokalt, når det er vanskeligere å bygge opp noe sentralt er det viktig å være der for lokalavdelingene og bidra best mulig der. Ferdigstilt en del kontraktsmaler, hvor vi vil være mer beskyttet. Har vært i Nydalen sammen med Per vedrørende KS. Snakket med nye markedsansvarlig og avtroppende markedsansvarlig i SBIO med brainstorming. Har hatt siste rest med internevaluering og gitt Eirik sin til han. André har hatt vedtektsonsdag som jeg har sett gjennom og gitt tilbakemeldinger på. Har sett på vedtektene til ØA etter møtet ØA og KvK hadde i Bergen. Har sendt ut på høring hva slags endringer som skal til på BIS.no og sett mye på det selv. I forhold til StudentAksjonen tar vi en gjennomgang under eventueltsaken. Nettsiden, sett litt hvordan SBIO gjør det i forhold til B2B siden. 4

5 Gjennomført Styringsgruppemøte og fått valgt inn Håvard Uglem Hovdal som traver. Innkalt til nytt Styringsgruppemøte om 2 uker hvor vi skal ha det i Trondheim. Det blir lørdag- søndag, etter erfaring fra i fjor så holder det med 2 dager. Deltatt på LEF og fått snakket mye med Leder og de andre engasjerte der. Har tatt beslutning om at det ikke gjennomføres SL inviterer i Drammen, flytter der til nyåret. Her er det åpent for å komme med navn på foredragsholdere. Det blir Sentralledelsen inviterer uten at vi er her? Det er en vurdering. Mulig jeg blir med og er på foredraget for så å returnere. Jobbet videre med saken rundt voksne studenter som ikke får studentrabatt på tog. Det blir en artikkel i E24 etter artikkelen Sivert og jeg skrev på nettsidene. Har i tillegg publisert et eget innlegg. Jobbet med Anders i Nydalen rundt KS og det kommer til å bli et spennende prosjekt, men noe annerledes enn det vi så for oss i starten. Kort pause 12:34 Møtet fortsetter 12:36 SAK TIL BEHANDLING: PROFILENDRING I BIS V/MARKED- OG NÆRINGSLIVSANSVARLIG Bakgrunn: I sommer ble ulike reklamebyråer kontaktet for å se på kostnader og innspill i forbindelse med ønske av en profilendring i BIS. Dette medfører logoendring, generell profilendring, standardiserte maler for logo, med blant annet grafisk powerpoint osv. Totalt sett en helhetlig profil, med et studentsamfunnsmessig budskap. BIS har nå i flere år benyttet samme logo, og en positiv endring vil markere oss i næringslivet, gjøre helheten større og skape en større merkevarekjenskap. Flere reklamebyråer har sett på saken og flere gode tilbud er oversendt oss. Forslag til vedtak: Styret godkjenner gjennomføring av profilendring for BI Studentsamfunn 5

6 Saken er lagt frem på en noe feil måte, men jeg ønsker en diskusjon rundt temaet. Per og jeg har diskutert dette da vi tredde inn i vervet. Har sjekket litt rundt med priser og muligheter. Bakgrunnen er at vi har hatt den logoen og profilen vi har hatt såpass lenge. For eksempel vi har ikke en standardisert PowerPoint- mal. Ønsker innspill på hva vi tenker: Hvordan ser vi for oss endringen av logoen? Har det kommet frem eksempler? Har vært i møte, men stoppet prosessen etter noen uker og skrinla det midlertidig pga. at det må godkjennes av Landsmøtet. De har jobbet noe med det og har snart et førsteutkast klart. En helhetlig grafisk profil er meget viktig. Større bedrifter har fonter, farger, linjer etc. Standardisert. Det er noe av ansvaret for oss i Sentralledelsen. Logo er noe vanskelig, men her kan vi legge frem på Landsmøtet. Kostnader? SL og 5xLA. I pakken ligger brief- researchmøte, idéarbeid og skissering, Endelig beløp blir ,- eks. Mva. Det er en stor kostnad, men det er ikke noe som gjøres hvert år. Dette er noe som kommer hele organisasjonen til gode og det kan brukes i flere år fremover. Vi har snakket mye om profilen og at det må gjennom Landsmøtet, men vi er vel alle for? Summen er relativt liten Det som blir litt greia er at når vi kommer til LM at det kan legges frem og at vi kan si, slik kan det se ut for alle. Vi fronter logoen vår, PowerPoint og nettside er veldig forskjellig. Det som også er kult er at vi la frem den nye strategien og klarer de å dra inn det er det veldig bra. Det jeg ser som en innvending her, er at når vi snakker en slik endring er at vi ser fremover i 5-10 år. Vi skal slå oss sammen med SBIO etter hvert, og da vil vi ende opp i en situasjon hvor vi skal mest sannsynlig endre igjen. 6

7 Tore- André: André: Sivert: Sivert: Sivert: Vi har muligheten nå. Skal vi ta et steg fremover er det viktig med endringer. Det kan være at SBIO og BIS etter hvert går fra tanken på en sammenslåing. Mener at alt kan endres og se bra ut og det må foreligge grundig arbeid at det skal legges frem til LM. Det er vesentlig at LA får komme med innspill og det skal sendes ut på høring. Vi bør ikke ta høyde for at vi skal slå oss sammen med SBIO. Send ut på høring til Styringsgruppen og start prosessen ASAP. Forslag til vedtak er at styret skal godkjenne profilendringen. Hva tenker Sivert rundt en slik kostnad. En sum på ,- vil aldri bli ,-. I Midt- Norge er det absolutt det rimeligste alternativet. Venter på svar fra SBIO om hva slags priser de har brukt. Vi kan risikere at ,- blir kastet ut vinduet dersom forslagene blir nedstemt på LM. En total gjennomføring av profilendring vil koste ca ,- basert på at alt vi har må byttes ut. Vi har en enighet om at vi vil se på mulighetene. Det vi blir enige om er at det sendes ut en høring og det må gjøres en såpass grundig prosess at alt som legges frem er topp kvalitet. Jeg er ikke negativ om profilendringen, jeg vil bare at dere skal tenke på at det er flere faktorer som spiller inn og belyse viktigheten av en grundig prosess. Er vi ikke fornøyd med forslaget, så kan vi absolutt endre resultatet dersom det ikke er fornøyd. Kostnadene vil ligge i type bannere etc. og ikke i bekledning. Jeg tar det med Styringsgruppen og så setter vi en strek her. Eva: Vedtaket strykes. 7

8 SAK STYRETS OPPFØLGINGSSAKER V/KVK Leder: ØA: VK: Sjekke opp saken rundt eldre studenter, det er gjort. Sende ut LNU- søknader på mail. Dele opp GF i 2 dager. SBIO har en litt mer lik GF enn det jeg hadde forventet. Jeg er i mot å dele GF og mener det blir veldig vanskelig å få med studenter på begge dager. Problemet er at folk drar underveis. Saksbehandlingen tar lang tid og studenter blir lei. Man kan innføre en form for bot dersom man går. Det er ikke knallhardt på at studentene går, det er noe som kan innføres. Man kan få inn en ordstyrer som har alle GF, eller fra utenfra, som er knallhard. En oppdeling vil nok være en farlig vei å gå, men bedre at vi blir knallharde. Eva: Mal for ukesmail, den fungerer. André: Den ser veldig bra ut. Podio Det har vært en marginal oppgang. LA bruker primært FB internkommunikasjon. De mener de har best kommunikasjon gjennom FB og mail. Opprettet en ny app som heter Link- Library som er saker som er direkte relatert til vervet. Det er en veldig fin måte å få implementere vervene. Jeg mener at oppfølgingen er for dårlig og at vi hvordan skal man gjøre det. Så det er viktig å informere de hvordan man skal bruke Podio. Kort pause 13:02 Møtet fortsetter: 13:09 8

9 SAK GJENNOMGANG EVENTUELTSAKER EVA - INTERNEVALUERINGER Eva: Eva.: Sivert: Internevalueringer. Tenk på når vi skal ha andre runde, ser for meg at det blir rett over jul. Problemet blir at vi ikke møtes før i midten av januar Jeg vil at vi skal ha et møte for å ha litt mer grunnlag. Utformingen for internevalueringensskjema. Noen spørsmål som var unødvendige og er det noen spørsmål vi trenger i tillegg? Når skal vi gjennomføre det, og snakket kort med Per Olav om styremøtehelger. Vis kal ha i januar, VL og helst en til i februar. Kan vi ikke ta det i Hemsedal? Det blir nok litt tidlig å ta det i januar Trenger noen uker for å gå gjennom alle evalueringer. Synes det er litt tidlig å ha en styremøtehelg i januar, kan vi ta det etter Hemsedal? Jeg mener det er viktig å fokusere på VL når vi er der, har mye å gjøre der for å bidra. Det er bedre å ha en litt rolig styremøtehelg. Vi kjører IE på styremøtet etter VL. Diskusjon rundt spørsmål: Eva: Det var kanskje litt lett på enkelte punkter å si ja/nei på spørsmålene. Jeg skal se på det og gi tilbakemeldinger. Vil at alle skal se gjennom malen. Jeg vil at vi skal sendes ut malen og så har vi en uke på oss å komme med tilbakemeldinger. Det er viktig å tenke på hva man ønsker å fut av IE selv og hva synes folk om oss og det er viktig å tenke det i forhold til spørsmålene. De som har endringer på PC eller andre steder. EVA kan sende ut malen for IE. Alle sender tilbakemeldinger til Eva på innspill der. ANDRÉ DIGITALT STUDENTMAGASIN Min far jobber i et domenefirma og vi kan få mye hjelp av han til det her. Fikk en link av far for å sjekke ut litt ulike temaer. Legger det ut på Podio. Vi må tenke på hva slags artikler vi ønsker å skrive. Det er 9

10 viktig med en artikkelbase og at vi ikke holder på 1-2 måneder og så avsluttes alt og alt det stopper der. Kostnader her så har jeg stor tro på at det blir tilnærmet gratis. Vi trenger en visjon om hvordan vi vil gjøre det. Har vi alt dette klart slipper firmaet mye arbeid rundt dette Tore- André: Tore- André: Tore- André: André: Det skal sies at dette er noe vi har diskutert muligheter rundt. Inspirasjonen bak dette kommer fra BI sin nettside som heter BIS Review og er videoblogger, artikler etc. Jeg mener at det kan være en skikkelig kul innovativ greie. Jeg mener at dette kan bli et nasjonalt magasin. En idé at vi legger en hovedfane med SL og underfaner med A hvor man lan lese det digitalt. Det er som André sier at man må ha en skikkelig artikkeldatabase. Det er litt som jeg har nevnt tidligere på Podio. Det skal være faglig rettet og våre syn på saker. Jeg må si meg ganske kritisk til å opprette en ny side for et magasin. Jeg mener at vi har gode ressurser i BIS.no allerede og kan heller fokusere på en videreutvikling her. Det er absolutt ikke noe problem å få til en lignende layout på vår nettside. Selve idéen er utrolig bra og det er jo i sammenhengen jeg ser for meg hjemmesiden og. Den er jo mer ment for nye studenter og mot næringsliv, mens selve kommunikasjonen vi har mot eksisterende studenter går gjennom sosiale medier. I forhold til utforming har vi mye av punktene allerede dekket, men vi kan vi kan tilrettelegge nettsiden opp mot strategien vår. Absolutt ett godt innspill. Da er det en utrolig utforming som må til. Lurer på om det er en mulighet at det kan slåes sammen med en ny profil. Absolutt. Ser ikke poenget med å ordne en helt ny side. Det bør være mulig å ha en. Hvem skal være ansvarlig for det her? Det blir jo hovedsakelig meg. Det her er noe jeg har veldig lyst å få gjennomført I forhold til publisering er det veldig enkle programmer. Hvordan skal vi kommunisere Vi må ta en diskusjon rundt kommunikasjonsstrategi. 10

11 André: Her kan man trykke på en link på nettsiden og få opp alle studentmagasinene etc. SBIO er meget flink på Twitter, de linker alle artikler på SBIO.no gjennom Twitter osv. Det er noe vi kan se opp mot for å gjøre selv. Dersom vi ikke skal gjøre dette, er det viktig at vi rensker opp BIS.no. Mener vi skal følge opp kommunikasjon ut mot nettside etc. vi prøver det i første omgang. VESLEMØY VALGKAMP Nå har det vært gjennomført GF på alle skolene og vi driver en evaluering om hvordan prosessen har vært på alle skolene. Vi skal ta en diskusjon opp mot valgkamp og hvordan man kan gjøre det rundt valgkampen. Bruke evalueringene fra GF for å bidra. Møtt på en utfordring at Trondheim skal ha GF 18. Februar og kandidatene skal ha tilbakemelding 2 uker i forveien. Vi har idémyldring på skype. De har hatt god kontakt med sine respektive kommunikasjonsansvarlige. Det ser ut til at hele styret i BIS Trondheim er åpne for idéen og støtter opp under den. Vi venter på å få GF dato fra Bergen. Dere føler dere har kontroll selv om det er en såpass tidlig frist til GF? Det er viktig at dere sier fra om dere trenger hjelp til prosjektet og kom med innspill fra resten av SL. Ja, kom med innspill dere har mest sannsynligvis gode tanker rundt valgkamp og kan komme med gode innspill. Reagerte litt på tidlig GF. De ønsker å få det gjennomført før NLD slik at det ikke krasjer med det arrangementet. VESLEMØY ALLE HAR FÅTT STILLINGSUTLYSNING OM SSR. Ta kontakt med oss dersom dere har spørsmål, eller ring Anders Eidberg. 11

12 ANDERS OPPSETT PÅ ULIKE NAVN OG UTVALG. I forhold til grupper, i Bergen har de for eksempel en gruppe som heter BIS Movember, det er ingen indikasjoner på at det er linket til BIS Bergen. Ved visse anledninger så kan det være viktig å få skilt de ulike lokalavdelingene. Ha en mal på at først i navnet skal det stå BIS, så lokalavdeling og til slutt hva det gjelder. Ift. Facebook. Trondheim har under navnet sitt en tekst med samfunnsside om BIS Studentsamfunn med link til vår side. Dere kan komme med innspill til Anders eller Tore- André TORE- ANDRÉ - STUDENTAKSJONEN Har hatt en diskusjon med SBIO og med Redd Barna i forhold til deltakelse fra SBIO sin side. Pga. sen planlegging og lav interesse blant studenter har ikke SBIO funnet en komité per nå. Dersom de ikke finner en motivert komité fortløpende vil de ikke sette inn en halvmotivert komité som gjør at arrangementet ikke blir så bra som det kan bli. Dette er også en vurdering pga. at de ikke ønsker å hindre oss siden vi er godt i gang allerede. Jeg venter på en rapport fra Redd Barna om hvordan midlene fra i fjor ble fordelt og om hvilket konkret formål midlene i år skal gå til. Det blir utrolig spennende å se hva vi kan få til i år. Lokalavdelingene står på som aldri før, de har meget mange tanker om hva slags arrangementer man kan ha for å generere midler til aksjonen. Jeg blir så stolt når jeg får høre alle de gode idéene de kommer med. Tore- André: Er det slik å forstå at Redd Barna ikke blir med dersom SBIO ikke blir med? Nei, det er absolutt ikke slik. Redd Barna er meget positive til oss uansett. Kan ikke du ta en prat med Fredrik, Per? Det er viktig å få en god relasjon med nye prosjektansvarlige. De kjører en overlapping i uken og så frem mot nyttår er det full gass. 12

13 Hvordan gikk det med Nydalen i fjor? Ift. Sum etc. Vi tok hadde masse konkurranser med undergrupper etc. lage litt show- ut av det. Uavhengig av entusiasme eller ikke, det viktigste er å få en avklaring rundt SBIO. Jeg tar kontakt med Fredrik og du, Tore- André, får en tilbakemelding ila. neste uke. Møtet er avsluttet 13:48 13