REFERAT STYREMØTE Bergen

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE Bergen

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventuelt saker Sak Behandlingssak: Sak 12 v/leder Sak Behandlingssak: Godkjenning av revidert logo v/ka Sak Behandlingssak: Hettejakker til lokale BIS studentaksjon styrer v/ka Sak Behandlingssak: Godkjenning av midler for å sette i gang utviklingen av nye BIS.no v/ka Sak Diskusjonssak: BIS-Brev v/leder Sak Diskusjonssak: NSF 2015 v/leder Sak Orienteringssak: Mobbekampanje v/fag Side 2

3 Sted: BI Bergen Tid: Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden. Vedtak: Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Vedtak: Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra styremøte. Vedtak: Enstemmig godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker - ØA Leder Sak Behandlingssak: Sak 12 v/leder Bakgrunn: Vi tar opp diskusjonen fra forrige styremøte, legger frem hva vi har fått tilbakemeldinger om i de lokale vurderingsrapportene, og kommer frem til et konkret forslag når det gjelder organisasjonsstruktur/'sak 12'. Side 3

4 Leder: Gårsdagens styringsgruppemøte gikk gjennom sak 12. Og vi fant ut at en organisasjonssekretær ikke nødvendig helt enda. Vi må starte innenfra, og ta for oss organisasjonen og strukturen. Strategi er det vi må jobbe med. Vi ønsker å samle HR, Traver og styringsgruppen vil en workshop og lager en strategi om hvilken regning BIS skal ta. Denne strategien skal gjelde på nasjonalt plan med litt lokale forskjeller. SL blir overvåkningsorgan, mens de lokale skal være de som driver. Vi må vurdere å kutte antall verv i styret. Jo flere med stemmerett, jo mer tid bruker man og jo mer søl kan det bli. Ved å ha få i styret kan man banke gjennom saker, og ha større beslutningsmyndighet. Trenger ikke nødvendigvis kutte verv, men plassere de under andre. F.eks MA og Na blir MANA, men flere under seg. Denne planen skal fungere over flere år. I løpet av denne uken skal jeg lage et tidsskjema frem mot landsmøtet. Og vil ikke bruke de fristene som er gitt av landsmøte, fordi det er umulig og det blir fort hastearbeid. Vil heller bruke den tiden som det tar og gjøre det ordentlig med en gang. FA: Strategi, som skal være flere i år. Hvis vi skal restrukturer nå så må vi ta høyde for at denne skal brukes i minst 10 år. Er det blitt tatt høyde for dette under styringsgruppemøtet? Leder: Vi har ikke sett på dette i forhold til organisasjonssekretær. Vi er ikke store nok til at vi trenger dette enda, men det kan komme om noen år om nødvendig. Vi har heller sett på muligheten for at SL kan få underverv. Som eks: ØA får en regnskapsansvarlig som håndterer refusjon osv. FA: Jeg liker ikke å starte i det små, vi vokser og vi må ta høyde for dette nå. Vi vil nå et punkt hvor dette trengs, og det må være en mulighet for det. Leder: Vi må finne en struktur som er bra, slik at den tar høyde for vekst slik at den passer inn uansett hva som skjer. FA: Ønsker at vi skal komme frem til et utkast til hvordan organisasjonen vil se ut. F.EKS har jeg tenkt på at vi kan trekke ut HR fra ledelsen. Slik at de blir helt utenforstående, da blir det lettere å være objektiv. Leder komm: Når vi da strukturerer, må vi tenke vervsmessig. Og ikke person. MANA spm: Er dette et reelt problem? FA: Ja, de får internsaker som treffer venner og det kan være vanskelig og tøft. Det kan være lette i rekruttering, internsaker osv. Jeg syns det er et kjempe problem at ikke kan si at HR er helt utenforstående. KA spm: Så du vil skille de som driver BIS, og hvordan vil dette se ut? I og med at alle kjenner de fleste på skolen uansett. Leder: HR er jo med på alt det sosiale, alt det faglige osv. Slik at det er vanskelig å være objektiv når vi kjenner alle så godt. Side 4

5 FA: Det eneste HR kan si at de innehar egenskap om å være objektiv, alle andre forutsetninger er ikke der. Vi har ikke et kontrollorgan som er utenfor. MANA: Når vil HR være tilstedte da? Hva blir forskjellen? FA: Vi følger ikke organisasjonskartet helt siden HR er så inkludert. Jeg synes at HR kan drive med kursing, og skifte litt fokus på det HR driver med nå. Tenker at det kan være et større HR team. Leder: Så du tenker at HR kun skal være med på det faglige som styremøter, mens ikke på det sosiale? FA: Ja, egentlig. Jeg har ikke utarbeidet noe på dette, men jeg bare nevner det nå, siden jeg har tenkt på det som sittende lokal HR i Bergen. Leder: Det er et godt innspill. Men rent vedtektsmessig, så ønsker jeg ikke at vi skal ha et veldig konkret vedtak akkurat nå. Mer et litt flytende. Slik som, SL gir styringen til styringsgruppen for videre arbeid. Slik at de kan ha workshops, mens vi i SL tar med oss ideer og tanker til dem. Vi kan ikke ha for mange kokker, og dermed kan styringsgruppen få hovedansvar. Når det gjelder rapportene fra speilende verv, så føler mange av de at de ikke har den forutsetningene for å kunne svare optimalt på alle spørsmålene. ØA: Noe av det vi har diskutert i helgen er økonomiassistene. Vi har snakket om hva og hvordan dette skal gjennomføres, arbeidsoppgaver osv. De må få litt ansvar, som f.eks. ansvar for undergruppene. ØAene skal lage en god plan og rammer for denne assistents arbeidsoppgaver. Dette kan gjøre det bedre for ØA samt at vi ikke nødvendigvis trenger organisasjonssekretær. Leder: Min mening er at vi burde gi styringsgruppen hovedansvar for sak 12. MANA: Jeg har veldig troa på at det er bedre at styringsgruppen tar ansvar, men når det kommer til beslutninger som angår vårt verv burde vi som har innsikt og få være inkludert. Leder: Enig i det. Dere vet best hvordan deres verv fungerer. Jeg har et forslag til vedtak som tar for seg alt vi har diskutert nå. Forslag til vedtak: Sentralledelsen gir hovedansvar for og videre arbeid med Sak 12 til styringsgruppen, med oppfølging og kontroll fra Sentralledelsen. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Godkjenning av revidert logo v/ka Side 5

6 Bakgrunn: Etter forrige styremøte så ble det vedtatt at KA skulle få Studentaksjonen logoen revidert. Dette er nå gjort og den endelige logoen ligger vedlagt med rett grammatikk og font. Vedlegg: Vedlegg 1 KA: Har ikke så mye mer å si. Dere har sett logoen i vedlegget. Leder: Den ser veldig bra ut, du har fikset det vi ba om. Forslag til vedtak: Styret godkjenner revidert logo. Vedtak: Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Hettejakker til lokale BIS studentaksjon styrer v/ka Bakgrunn: KA i SL ønsker at SL skal investerer kr til 18 stk hettejakker med logo og verv trykket på levert av AKS Bergen. Dette er hettejakker til SA styrene ved LA og baktanken er at disse jakken skal ha en levetid på 2-3 år. Denne saken ble tatt opp ved forrige styremøte og er derfor revidert og presisert etter diskusjonen. Prisen er tatt ut i fra KA sin tidligere bestilling hos samme leverandør til KU i BIS Bergen. Jakkene skal tilhøre følgende verv: - Leder - Nestleder - Kom. ansvarlig - Marked- og Sponsoransvarlig - Arrangement - Arrangement Pris per jakke er: Kr. 225 eks. mva - Hettejakke Kr. 49 eks. mva - Logo i farge Kr. 18 eks. mva - Navnelogo Tot. sum: 5256,- eks. mva (6570,- inkl. mva), KA søker om litt mer midler enn foreløpig PO grunnet forbehold for prisendringer. Side 6

7 KA: Jeg har snakket mye med KAene denne helgen, og vi må revurdere om vi skal ha stilling på genseren. Men at vi likevel investerer i det som står i sakspapirene. Vi har også blitt enige om at om det er flere i styret på en av skolene skal de låne gensere fra den andre skolen. FA: Når det gjelder antall i styret, kan du ikke bare sette retningslinjer på det? Og er den store bufferen virkelig nødvendig? KA: Ja, siden jeg ikke har fått det fulle prisforslag. Jeg må snakke med han i morgen. Jeg ville heller søke for mye enn for lite. Leder: Er det ikke greit å se på muligheten for å kun trykke stilling på de som er fast på alle LAene? Det er veldig spesifikt å presisere prisen her. Det er bedre at vi endrer forslaget med at SL dekker det genserne vil koste. KA: Ja, det kan vi gjøre. FA: Sett et tak på prisen, slik at du har noe å gå etter. Leder: Nytt forslag til vedtak kan være, SL godkjenner innkjøp av 18 hettejakker inkl. Alt. Men med et tak på 8000,-. Kun jakker til leder, nestleder og økonomiansvarlig skal ha trykk. Forslag til vedtak: SL godkjenner kr i midler for å bestille 18 hettejakker for lokale BIS Studentaksjonen styrer. Vedtak: Enstemmig nedstemt Nytt forslag til vedtak: Sentralledelsen godkjenner innkjøp av 18 hettegenser til BIS studentaksjon, med et tak på 8000 kr. Vedtak: Enstemmig godkjent. Sak Behandlingssak: Godkjenning av midler for å sette i gang utvikling av BIS.no v/ka Bakgrunn: Under forrige styremøte ble det diskutert videre framgang for utviklingen av den nye nettsiden til BIS. KA i SL har siden forrige styremøte vært i flere telefonmøter med Idium. Idium er en nettside leverandør som har mulighet og ønske om å hjelpe oss med dette. KA har fått tilsendt en kontrakt i detaljert form der alt som ble diskutert over telefonmøtene er tatt med. Leder og ØA har fått kontrakten i forkant for å gjøre opp sin mening og kunne komme med tilbakemeldinger og spørsmål som KA har stilt Idium. Prisen for denne investeringen er relativt høy men etter forrige styremøte og inntrykket KA og Leder sitter med så er dette noe som må investeres i uansett pris. Vedlagt ligger kontrakten Side 7

8 med pris. KA skal ha et nytt telefonmøte med Idium mandag 14. september der Idium vil vite om vi har bestemt oss for deres tilbud eller ikke. KA orienterer videre. Vedlegg: Vedlegg 2 KA: Håper alle har fått lest gjennom kontrakten? Snakket med Idium denne uken, hvor jeg la flere ØA og Leder sine meninger. Prisen vil koste i underkant kr. Dette er inkludert service og brukerstøtte i 1 år. Og direkte kontakt med Idium. FA: Hvor mange andre har du vært i kontakt med? Med tanke på prisen på kr, det høres utrolig mye ut. Og hva vil endringer koste i ettertid? KA: Det vil koste det som de bruker i timer. Vi vil kunne oppdatere selv, eneste som koster utenom er om vi ønsker noe nytt på siden. Hvis vi skal bygge denne siden fra bunnen, så vil det minst koste oss en halv million. Og det er uten serviceavtalen. Leder: Jeg synes det er viktig at denne hjemmesiden er lett og enkel å forholde seg til. Vi må være helt sikker på at den vil holde i minst 5 år. Da blir prisen litt mer forsvarlig. Vi må forhindre at de lager en ny hjemmeside de neste årene som kommer. Kanskje vi kan sette et slags minimum levetid. KA: Dette er ikke en bruk og kast investering, det må være en langtids investering. Avtalen gjelder kun ett år, men vi kan forhandle på ny etter det. Slik at vi beholder serviceavtalen. ØA: Det er viktig at dette er en investering som skal vare. Ellers kan vi ikke gjøre dette. Det er mye penger, og jeg vil dermed ha sikkerhet for at denne siden blir brukt over lengre tid. FA: Hva skjer når kontrakten går ut? KA komm: Vi styrer alt da, men vi har ikke serviceavtalen om vi ikke signerer ny kontrakt. HR: Hvor lang tid vil det ta før hjemmesiden er ferdig om dere godkjenner avtalen nå? Og står dette presisert i kontrakten? KA: Det vil ta rundt 4 uker til 6 uker. Forslag til vedtak: Styret godkjenner midler til KA for at utviklingen av nettsiden kan starte umiddelbart. Vedtak: Enstemmig nedstemt Nytt forslag til vedtak: Styret godkjenner midler definert i kontrakt slik at utviklingen av nettsiden kan starte umiddelbart. Side 8

9 Vedtak: Enstemmig godkjent Sak Diskusjonssak: BIS-Brev v/leder Bakgrunn: Leder ønsker tilbakemeldinger rundt det nye tiltaket 'BIS-brev'. Leder orienterer videre. Leder: Jeg ønsker tilbakemeldinger. Er det er noe som kan endres, tas med osv. ØA: Snakket om dette på samlingen, og ØAene er kjempe positive til det brevet. De vil gjerne vite hva vi faktisk gjør i sentralledelsen. Slik at de får litt innsikt i vår hverdag. MANA: Mine var også positive. Hvor ofte tenker du å sende de ut? Leder: Tenkte kanskje fire brev i semesteret. KA komm: Du kan jo ha et ekstra brev om det skjer noe spesielt. FA: Har du noen faste datoer? Leder: Nei, har ikke tenk på noe. Men sikkert greit å ta det i månedsskifte. Sak Diskusjonssak: NSF 2015 v/leder Bakgrunn: Leder ønsker at årets Sentralledelse foretar evaluering av NSF 2015; hva som har gått bra, hva som kunne vært bedre og hva neste års Sentralledelse bør tenke på. ØA: Har vært et veldig bra arrangement. Men vi må ta litt selvkritikk på at vi alltid var litt sent ute. Side 9

10 HR: Jeg synes det har vært et godt arrangement. HRene er veldig fornøyde, og alle like rebusen. Men jeg synes vi burde vært flinkere på tidspunktene. Det var ofte litt lang dødtid. KA: Jeg er fornøyd med mye. Rebus var kjempegøy. Vi må prøve å holde oss til de planene som er satt. Og holde skjemaet. FA: Bra gjennomført. Kanskje burde vi tenke på at det ikke burde være en så stor fest på fredagen, siden det er så mye opplegg på lørdagen. F.eks bytte om kveldsarrangementene. PK: Jeg vil at lokalavdeling skal være mer inkludert i planleggingsprosessen. ØA: Vi har brukt ekstremt mye penger på hotell. Og likevel har enkelte sovet hjemme. Dette blir litt dumt da vi har brukt mye. Kan prøve å finne en ordning på dette, slik at det ikke forsetter slik. Leder: Dette er for dårlig. Dette må vi passe på at det ikke skjer igjen til neste år. Jeg er ellers enig i det dere alle har sagt. Er så fornøyd med at SBIO var her og bisto oss. Det var litt mye dødtid, så kan være mer på agendaen. Til neste år kan de kanskje ha noen nød løsninger om det blir dødtid. MANA: Kan være litt strenger på alkohol. De må ha i bakhode at de skal ha lange faglige dager. Og det er kjedelig å sitte på individuelle samlinger med folk som henger med hode. Leder: Andrea, du har vært kjempeflink! Men til neste gang, kan vi ha litt mer fokus på det faglige. ØA: Tror vi har vært litt for snille med programmet. PK: Synes det er bra vi har hatt så mange individuelle samlinger. Det har folk sett på som kjempe nyttig. Det er alltid ting som kan forbedres, men alt i alt, har det vært en vellykka helg! Side 10

11 Sak Orienteringssak: Mobbekampanje v/fag Bakgrunn: Fagansvarlig har satt i gang et samarbeid med SBIO i kampen for et bedret psykososialt studiemiljø. Fagansvarlig orienterer videre. FA: Jeg har sendt en mail til dere, og jeg fikk en del spørsmål rundt emnet. Dermed skal jeg orientere litt så dere slipper å lure. SBIO vil være første studentforening som starter en mobbekampanje. Denne som skal gå på at vi skal bry oss om medstudentene våre. Dette blir et samarbeid mellom BIS og SBIO. Vi skal vise at vi bryr oss, og ta kampen for et bedre psykososialt studiemiljø. ØA: Er det en langtidsplan? FA: Ja, det er planen. Det er et prosjekt, så det kommer an på hvor vellykket det blir. Leder: Dette er et veldig viktig tiltak. SAK - ØA: SBIO og Trondheim får inntekter av å leie ut bokskapene på skolen. Jeg mener at både Bergen og Stavanger burde få tilsvarende avtale, det er gode penger å hente. FA: Ta med ØA og Leder på lokalavdelingen til administrasjonen, og om ikke det går skal jeg ta det med til Nydalen. SAK Leder: Stryk Side 11