Styremøte BI Studentsamfunn, REFERAT STYREMØTE Kl.12:00. Side 1

Transkript

1 REFERAT STYREMØTE Kl.12:00 Side 1

2 [Skriv inn tekst] INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 9-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av Eventuelt saker Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS styret/ledelsen Sak Orienteringssak: Promotering av verv Sak Behandlingssak: Valg av faddersjef Sak Behandlingssak: Valg av økonomiansvarlig Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt 2

3 Sak 9-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Nicolai Larsen Haarr som ordstyrer, og HR V/Kine Grødem som referent. Enstemmig godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra det ekstraordinære styremøte den Enstemmig godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker 2 eventuelt saker Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS styret/ledelsen HR: Har vært på HR seminar i helgen i Bergen. Veldig lærerikt med møter og sosialt teambuilding. Kommet godt i gang med planlegging av GFen. Har en satt frist for søknad av Side 3

4 [Skriv inn tekst] BIS vervene så forhåpenligvis skal vi få lagt ut informasjon om dette snart. Jobbet med intern evaluering. KA: Jobbet på spreng for å få klar nettsiden. Jobbet med å opprette en del dokumenter slik det skal bli lettere arbeid for kommunikasjonsansvarlig i fremtiden. Jobbet med vinterlekene. Leder: Vært i styringsgruppe. Omstrukturering sak 12. Søknader til VF. SIS. Få de litt mer inn på banen, synliggjort. Støtte rundt om GF. MANA: Fått inn to nye personer i markedsutvalget. Skal ha møte på tirsdag for å sette seg litt mål for kommende semester. Workshop for å få inn ny sponsor. Vært i møte med Admin med leder. Vært på kommunikasjon seminar i Trondheim. Veldig lærerikt. Jobber med en avtale. SA: Jobber på spreng med vinterlekene. Vært i kontakt med UIS om egen pub på husfesten Planlegger litt i forhold til det. Skal ha møte med undergruppen sin. Skal selge billetter på tirsdag. Planlegge litt promotering med KA. Iverksatt arbeid mot års hjulet. Sak Orienteringssak: Promotering verv KA orienterer om ønske til å promotere vervene i bis. Dette for å gi et innblikk i vervene, samt promotere mot utlysningen av verv til vårens generalforsamling. KA tenker at dette hovedsakelig skal gjøres på Instagram og Snapchat, på lik linje som BIS sentralt. KA orienterer: Foreslår at vi får fortgang på planlegging av når vi skal sende rundt snapchat til hvert verv, gjerne ha dette i anledning med BIS dagen. HR: Styret/ledelsen kan foreslå en dato som passer best i forhold til BIS arbeid. KA: Ta det i løpet av en uke. Vil ha en oversikt om hva som skjer i forhold til dager. 4

5 Sak Behandlingssak: Valg av faddersjef Bakgrunn: Styret skal konstituere faddersjef for skoleåret 2015/2016 Forslag til vedtak: Styret følger HR-ansvarlige sin innstilling HR redegjør: Vi har valgt og invitere to kandidater til å holde en kort presentasjon om seg selv og deres motivasjon for å søke vervet faddersjef for fadderuken Vi vil presentere kandidatene Synne Sandøy og Mazlum Demirbas. Kandidat nr 1: Synne: 22, fra Brønnsøysund Nordland, tidligere studert idrett, realfag. Aktiv sosial jente. Utrolig morsomt, planlegge og arrangere sammenkomster. Har mye å bidra med. Har vært med på totalt fire fadderuker tidligere. Stor motivasjon til vervet. Spørsmål: KA: Har du noen planer, i forhold til UIS og BI. Samarbeid? Svar: Har ikke tenk noe særlig på det. De har tidligere år hatt likt opplegg på bar til bar så gjerne få til noe samarbeid der. Leder: Hvordan vil du forhold deg til tanker fra admin i forhold til edru arrangement? Svar: Få et godt samarbeid fra starten av. Vil kjempe for at det ikke skal bli for mye, men er åpen for å få til et bra opplegg. Kandidat nr 2: Mazlum: 22, andre året økonomi. Spille fotball på fritiden. Jobber på kiwi. Ingen særlig erfaring i forhold til dette vervet. Vært med å skaffet sponsor til fotballaget. Vil være med å Side 5

6 [Skriv inn tekst] bidra på BI. Engasjer seg. For at folk skal få en god start på skolen. Føler faddersjef passe seg best. Må skaffe seg gode avtaler med bedriftene. Erfaringer fra å ha skaffet sponsorer tidligere. Kommer til å prøve å forsøke å få til den beste. Spørsmål: Leder: Har du noen konkrete ideer til edru arrangement? Svar: Ønsker mest å få til et edru arrangement med aktiviteter og konkurranser. For så og få til noe faglig ved siden av aktivitetsdagen. Må derfor få til et godt samarbeid med administrasjonen i forhold til det. Fag: Du skal være leder for en gruppe, hvilke tanker har du i forhold til det? Svar: Være en leder og ta store avgjørelser har jeg erfaringer fra jobb. Så det vil gå bra. KA: Det har vært en gjenganger fra tidligere år at det er mangel på faddere, hvordan vil du nå ut for å få tak i faddere? Hvilke kommunikasjonskanaler ville du brukt? Svar: Prøvd å få avtalt med foreleseren om å få fem minutt av forelesningene for å informere at de har muligheten til å søke faddere. Være klare på at de som vil kan ta kontakt med meg og fadderstyret for spørsmål og svar. Setter strek ved spørsmål der. HR leser opp innstilling. Begge kandidatene var veldig sterke men vi har på grunnlag av søknad, CV og intervju valgt og innstille Synne Sandøy til faddersjef Konfidensielt diskusjon. Synne Sandøy er satt inn som faddersjef i BIS Stavanger for fadderuken

7 Sak Behandlingssak: Valg av økonomiansvarlig Bakgrunn: Styret skal konstituere økonomiansvarlig for skoleåret 2015/2016 Forslag til vedtak: Styret følger HR-ansvarlige sin innstilling HR: Vi har valgt å invitere en kandidat til å holde en kort presentasjon om seg selv og dens motivasjon for å søke vervet økonomiansvarlig i BIS for semesteret Vi vil presentere kandidaten Agne Skotte. Mitt navn er Agne Skotte for de som ikke har fått med seg det. Jeg er engasjert som klassekontakt og sitter som økonomi assistent. Grunnen til å søke økonomiansvarlig er fordi jeg har jobbet tett med nåværende økonomiansvarlig. Jeg elsker papir og tall arbeid. Trives veldig godt som ØA assistent, men vil gjerne ta på meg med ansvar. Spørsmål: Leder: Hvordan vil du håndtere en situasjon der noen i BIS vil bruke penger der de ikke har budsjett for? Svar: Har tenkt på det i og med det har oppstått slike situasjoner. Er veldig streng. Ha alltid i backup. Være streng og gi beskjed at de må holde seg til sitt budsjett. Komme og spørre for å finne løsninger. Finne billigere forslag. KA: Hvordan forholder du deg til kjipeavgjørelser? Svar: Ganske flink siden jeg pleier å være veldig streng. Følger regler. Kan være snill, men snakk om seriøse ting. Ingen flere spørsmål. Side 7

8 [Skriv inn tekst] HR leser opp innstilling. Vi har valgt og innstille kandidatene på grunnlag av søknad, CV og intervju. Vi har dermed innstilt Agne Skotte til Økonomiansvarlig for semester Konfidensielt diskusjon. Agne Skotte er satt inn som økonomiansvarlig i BIS Stavanger. Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt SAK 1 fra leder: Leder: Informasjon om sak 12 fra landsmøte. Sak 12 ble videreutviklet på strategimøte med sentralledelsen. Det foreligger fortsatt en del arbeid og informasjon vil derfor bli gitt ved et senere tidspunkt når det er mer helhet fastsettelse av saken. SAK 2 fra HR: HR: Etter vi hadde valg av dato for styremøte har vi merket at det har vært litt problemer med å møte for enkelte med tanke på jobb og forelesninger. Så vi vurdere å ta det opp på ny for å 8

9 få et tidspunkt der flesteparten kan møte. Med tanke på ny økonomiansvarlig kunne det vært greit og høre hennes mening også. Er dere åpne for dette? Leder: Etter situasjonen skyldes enkelthendelser. Ha med flere tilstede for å ta den beslutningen. Ha et styremøte en annen dag en mandag klokken 12:00 for å stemme over det. Er helt fint for min del. SA: Må dette stemmes igjennom på et styremøte? HR: Nei vi kan ta det på facebook eller mail. Da tar vi det opp på ny ved en senere anledning. Side 9