STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN

Transkript

1 STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: Tid: Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, HR, HR, NLD, MA, ØA, AØA, KA, AK, FA, SA, SPA, UA Sak 15-15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Godkjent Sak 16-15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste 76 Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent SAK 17-15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 20 min UA: Har kjørt intervjuer med leder i Woman@BI, og vi har nå satt en kandidat. Godt i gang med årsoppgjøret, kommer plan for gjennomføring etter hvert. ØA: Har dere kartlagt noe mer angående bil? UA: Har diskutert det, så jeg kan informere deg om det etter styremøtet. NLD: Vi slet litt med det tekniske rundt billettsalget, men det begynner å ordne seg nå. Det vil komme ny betalingsmåte, som vi kjører på med da studentene får stipend på torsdag. Mangler fortsatt bedrifter til Næringslivsdagen, men det er stor aktivitet i NU, så dette jobbes det fortsatt med. HR: Hva skjer hvis dere ikke får flere bedrifter til standplassene? NLD: VI har signert 14 bedrifter til nå, så blir ikke tomt, men mangler som sagt Foredragsgruppa har kuttet mye kostnader, så har reddet inn en del der. FA: Skal det velges Google-ambassadør fra skolen? Leder: Nei, det samarbeidet er kuttet. KA: Hva er årsaken til at bedrifter ikke vil stille på NLD?

2 NLD: De har ikke råd til å sende folk av gårde, da det kuttes mye stillinger i arbeidslivet, noe som dessverre påvirker oss. MA: Det har vært en rolig periode fram til nå, men begynner å røre seg igjen. Vi har fått kontrakt fra DNB, og mangler bare å signere den. De skal ha et studentarrangement på Samfundet i mars, og ønsker å invitere 200 fra BI. De kommer på stand i begynnelsen av mars, hvor det vil bli mingling, tapas, foredrag, stands, og en avsluttning med konsert. Jeg får mer informasjon om dette etter hvert. Vi har nå signert kontrakt til markedskvelden 16.april, og har begynt å tenke litt på hvilke aktiviteter og hva som skal foregå da. BI-Quizen på Egon gikk kjempebra, og samarbeidspartner Egon Solsiden var veldig fornøyd. ØA: Leter etter overtaker til stillingen. Har jobbet mye med vinterlekene i det siste. Skal avslutte regnskapet for 2014 på torsdag. Gjøre februar til uka. Jobber nå mye med NLD for at det skal gå så bra som mulig. Har blant annet satt en til å ringe ticket for å ordne opp problemene med billettbestillingene. KA: Holder på med promotering til ulike arrangement som skjer framover, og svarer mye på mail i forbindelse med dette. Jobber med generalforsamlingen. Skal til Bergen på fredag, for å møte andre KA på de andre BI-skolene. FA: Siden sist har det skjedd en effektiv og intensiv overlapping i samarbeid med FA sentralt, hvor vi har gått gjennom alt. Har vært i møte med ledelsen, så de er informert om hvordan kommunikasjonen blir videre. Jeg blir representant i LMU. Startet planlegging av ny temakveld nå. Det vil skje tre ting semesteret her; temakveld, linjebattle og vinkurs. Vært i møte på velferdstinget, og hatt medarbeidersamtale med linjerepresentantene. Håndtert også nå klager på valgfag. SPA: Hva skjer med klager på forelesere? FA: Det skal være kursevaluering nå snart. Jeg skal i møte med Morten Ericksen til uka, så dette vil bli tatt opp der. Leder: Til LMU har det blitt valgt to representanter fra BI. Tar tak i de små tingene for å bedre studentenes hverdagen. AK: Har sendt ut pitch til skoleavis. Har fått inn en søknad fra en svært energisk student, så vi prøver å få til et møte med henne nå snart. Det er veldig lite bestemt rundt dette prosjektet, så pitchen var ment for å sjekke ut interessen. Vi ser for oss at med en engasjert i fronten, vil flere slenge seg på. ØA: Kan være lurt å lage avisen på nett, dette vil være enkelt og billig. Leder: Enig, med en i front, kan det fort være flere som slenger seg på. SA: Oppstart av avis vil kreve mye jobb KA: Det stemmer, så krever at det er engasjerte som vil jobbe med det.

3 SA: Har vært Vinterlekene. På BI-quizen, som MA fortalte, var det bra oppmøte. Det skulle vært Fifty Shades- party denne uken, men krasjet med et annet arrangement på The Mint. Vi tar det heller videre til ballet. Jobbet mye med grafisk som hadde mye bra ideer til BIS-veggen. Han skal få til en bra grafikk som går over hele veggen, som vi kan vise fram til administrasjonen. Håper på å få det til så fort som mulig. KA: Blir det fest på torsdag? SA: Dex, som holder arrangementet som krasjet med vårt, er gira på å få folk fra BI dit, så vil gi ut premie og så videre for å få BI-studenter dit. Vi tenker derfor å dele arrangementet på BIS Trondheim sin Facebookside. AØ: Fått verv som økonomiansvarlig i fadderstyret, så jobber litt med det. Ellers ikke annet enn hva ØA oppsummerte. HR: Vært i møte med sentralt, og jobber nå mye med GF. ØA: Premie til GF har dere begynt å se på det? Følger dere opp overlappings signatur når stillingene blir satt? HR: Vi har ansvar for overlappings signaturene. Leder: Det er vedtektsført at dette skal signeres, så det skal overholdes. SA: Jeg manglet tilbakemelding i fjor, og hvordan man skal få tilbakemelding, attester, arrangementsrapporter ble glemt i fjor, noe som er svært uheldig for overtaker. HR: Bra innspill. Dette skal skjerpes inn. Leder: Hadde BIS-dag i fjor for å promotere de ulike vervene. Er dette planlagt i år? HR: Dato passet ikke. Forslag til ny dato? Leder: Kan kjøre likt opplegg som i fjor, dette fungerte bra. De ulike vervene vil da stå på stand nede i kantina. Blir onsdag 18. Februar Leder: Har hatt møte med Jørgen og Tonje angående åpen dag. Kommer erfaringsrapport fra leder i Vinterlekene og sentralt fra det senere. Planlegger overlappingstur. Holder på med promotering av vervene i styret. Gjennomfører medarbeidersamtaler som gjøres ferdig i neste uke. Den interaktivskjermen/ bis-veggen vil vi få et pristilbud på i løpet av morgendagen. Ellers går det med mye tid til studentlekene. SPA: Blir det fotodag i morgen? KA: Dette skulle i utgangspunktet være et samarbeid med BIS og administrasjonen, men administrasjonen kjørte eget løp, og gjennomfører dette selv. BIS har derfor ikke noe med dette å gjøre nå. HR: Var det en rent økonomisk grunn til at de sa nei til samarbeid? KA: Det er det jeg har fått beskjed om. SA: Noe nytt angående bis-kontor og bis-vegg fra administrasjonen?

4 Leder: Har fått klarsignal på BIS-vegg, mens nytt lokale styrer ikke BI. Har gitt beskjed om at det blir ledig lokale til Asgeir, så han vet at dette er av interesse. MA: Vi får samarbeid med Nyfiken. Her vil trolig vinkurset holdt. Vi får 20% på mat, og rabatt på drikkevarer. Nyfiken er veldig positive og gira på dette, så det blir bra. SPA: 3 måneder til søknadsfrist til velferdstinget om støtte til undergruppene. UA: Jeg har sendt mail. Sak 18-15: Til diskusjon: Organisatorisk endring (SPA ikke underlagt FA) Bakgrunn: SPA har ingenting å gjøre under FA organisatorisk sett, og det vil føre til større gjennomsiktighet i strukturen dersom dette vervet blir plassert et mer passende sted. SPA og HR ønsker innspill angående dette. Presenteres av: SPA Estimert tidsbruk: 10 min Leder: Jeg og forrige leder bestemte at det skal ligge under FA. SPA er ikke i styret, så det må ligge under et av de andre vervene. Kom gjerne med innspill til hvem andre det kan ligge under. NLD: Ble gjort endring for noen år siden som fungerer bra, så ser ikke grunnen til å endre dette nå. FA: Betyr dette noe i praksis? Leder: Nei, hun svarer fortsatt til meg. Dette er kun for å få stillingen plassert på organisasjonskartet. HR: SPA bør bare ligge under leder, da det ikke er nødvendig at SPA sitter i styret. Det er for lite informasjon som kommer fra det holdet. Når det er en viktig sak, kan SPA møte opp og den legge fram. NLD: SPA er et bra bindeledd mellom velferdstinget, studentforeninger i Trondheim og BIS. HR: Mener at det er for lite til at det bør være en del av styret. Informasjon fra SPA kan videreformidles fra leder. FA: Enig med NLD. Stillingen er svært viktig. KA: Mener stillingen bør fortsette å være i styret for at informasjon ikke skal bli borte i de leddene den eventuelt må igjennom.

5 SPA: Jeg er eneste som kan være talsmann for studentorganisasjonen her. SA: Relativt ferskt verv, så bør gi det mer tid. Mener vi ikke burde fjerne stillingen fra styret. HR: Ikke helt overbevist om at du ikke kan legges under leder. NLD: Vanskelig å få med seg alt når man ikke er på styremøtene. Man går glipp av diskusjonene. SPA: Mener vervet så å si er unødvendig, da man ikke får noe å videreformidle til de andre studentene på møtene i velferdstinget. MA: Hva oppnår man ved å ta SPA ut av møtet? HR: Mener alle at det er utbytte av at SPA er tilstede støtter HR dette. MA: Vi får kanskje ikke så mye informasjon fra henne, men hun kan ta med ting fra møtene våre og formidle dette ut. Veldig viktig. Leder: Forholder oss til at møteplikten gjelder fortsatt. Det er ingen praktiske utfordringer ved at det ligger under FA. Reagerer SPA veldig på dette må vi ta det opp til vurdering. Sak 19-15: Til diskusjon: Innkalling til Generalforsamling (GF) Vår 2015 Bakgrunn: Styret og ledelsen skal avholde generalforsamling i tråd med vedtektene den for blant annet å sette et nytt styre til skoleåret 2015/2016. Innkallelsen kommer på vegne av hele styret, så dersom det er noen tanker rundt utformingen eller innholdet, ønsker HR innspill på det. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 10 min Vedlegg: 1 HR: Blir ganske lik innkalling til GF i år, som den var i fjor. Med mindre noen har forslag til endring? KA: Bør stå hvilke stillinger som utlyses i innkallelsen ØA: Det ble laget søknadsmal/ søknadsguide i fjor. Kan det være mulig å legge ut dette i år også? Leder: Står litt om det på BIS.no om hvordan man søker med mer. Husk frist for å sende inn saker til GF; 25. Februar.

6 SAK 20-15: Til behandling: Gjennomgang av Linkedin Bakgrunn: Alle må ha med egen pc og ha opprettet egen profil til styremøtet. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 40 min HR: Vil at vi skal gå sammen, og linke opp til hverandre. Veldig vesentlig til senere i arbeidslivet. Leder: Lokale kontorer headhunter ofte via LinkedIn, så de er typiske bedrifter som går inn og ser på dette for å finne ansatte. Dette kan derfor gagne flere, og telle svært positivt i arbeidslivet. SAK 21-15: Kritikk av møtet Møtet vil vare rundt 80 min og vil være ferdig ca kl.16:50