Styremøte BI Stavanger SAKSPAPIRER. Styremøte Kl BI Stavanger BIS møterom

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte Kl BI Stavanger BIS møterom

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Orienteringssak: Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen Sak Behandlingssak: Econa undergruppe Sak Diskusjonssak: Dato for BIS dagen Sak Diskusjonssak: Kaffedag. Sak Diskusjonssak: Søking til undergrupper. Sak Orienteringssak: Tildelingskomite Sak Diskusjonssak: Avvikling av linjeforeningenes GF/vedtekter Sak Orienteringssak: Eventuelt.

3 Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig vedtatt godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Styret godkjenner leder som ordstyrer og HR som referent. Enstemmig vedtatt godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Styret godkjenner referat fra ekstraordinært styremøte Enstemmig vedtatt godkjent Sak Oppføring av Eventueltsaker HR3: 2 ØA: 2 FAG: 1 SA: 1 Leder: 1 Sak Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen FAG: Har hatt kursevaluering med andre fagansvarlige fra de andre skolene. Har utlyst klassekontaktene på facebook, og vært inne i klasserom for å promotere klassekontaktene. Har vært litt diskusjon rundt søknadsfristen til klassekontaktene. Den er nå 8 september, siden jeg har avtalt møte med administrasjonen med alle klassekontaktene. Det ble også satt den datoen, slik at de blir varme i trøyen til de skal på studentpanel i Oslo 10. oktober. SA: Er ferdig med en vellykket fadderuke. Er nå i gang med å planlegge back-to-school party. Har også begynt med utlysing av sosialgruppen på facebook og i klasserom. HR2: Har fått en del søknader. Kjekt å se interesse for undergruppene. Har også laget en plan for året. LIM: Har bestilt LIM gensere og planlagt nytt arrangement. HR1: Har begynt med promoteringen av vervene. Har svart på interessen og søknadene vi har fått. ØA: Har ikke fått bokført noe. Har litt trøbbel med nettbanken. Har sjekket budsjettet på fadderuken og betalt noen regninger. MA: Har begynt med promoteringen av markedsgruppen. Har hatt møte med KPMG og de virket veldig fornøyde. Har begynt å fornyet eldre avtalere med sponsorer vi har hatt før. KA: Har begynt å promotert undergruppene. Det er litt vanskelig å få lagt ut alt, siden det er mye som skal ut på en gang. Hadde vært greit om dere vil legge ut noe at dere sender materiale til meg. Har også laget en kameraliste som henger på BIS kontoret. Så alle som skal låne kameraet må skrive seg opp på den.

4 HR3: Har begynt med promotering av vervene og laget en oversikt over året. Møte med tildelingskomiteen(vt) Leder:. Dere må bare spør spørsmål. Spør med en gang, slik vi unngår unødvendige konflikter. Har vært en del planlegging av NSF booking av restauranter og rom. Har hatt litt trøbbel med Egon, men fikset det med å ha lunsj på skolen. Tirsdag skal jeg på lederforum på velferdstinget. Har også lagt sakspapirene. Foreslår annenhver onsdag som styremøte dag. Sak Behandlingssak: Skal vi ha en econa-undergruppe på BI? Econa er interessert i å ha en undergruppe på BI som i fjor. ØA: Econa er en interessegruppe for økonomistudenter. Problemet har vært at de når ut til for lite studenter. Leder: Er egentlig beregnet for økonomistudenter som skal ta master. Ble altfor mye problemer sist år med å ha en egen Econa ledelse. Det skaper også forvirring om Econa er en del av BIS. Har informert Econa at vi er åpne for promotering på skolen. Forslag til vedtak: Styret godkjenner ikke utlysning av econa-undergruppe Enstemming vedtatt godkjent Sak Diskusjonssak: Dato for BIS dagen Bakgrunn: BIS dagen er en dag hvor man promoterer undergruppeverv HR1 redegjør. HR1: Hvert år arrangere BIS BIS dagen for å promotere BIS. Det er viktig at vi velger en dag der mest mulig kan og at det er flest mulig første klassinger på skolen. Har spørt på facebook gruppen og da svarte dere at 8 og 10.september passet best. Håndsopprekning på datoene. Flest på 8.september. Leder: Da sier vi mandag 8.september kl HR2: Har lyst å gjøre litt ut av dagen med lapper og baking. Har også lyst å legge frem brosjyrer om de ulike undergruppene. En hjemmelekse til de som kan lite om de andre undergruppene. Les deg opp eller spør. Slik vi kan svare på andre sine undergrupper også. Sak Diskusjonssak: Kaffedag Bakgrunn: Har tidligere diskutert dette, er interessen fremdeles der HR1 redegjør HR1: Det har vært en diskusjon om kaffedag før for å lokke BI studenter inn på BIS kontoret. Er dette noe som fortsatt er aktuelt? Har det blitt gjort noe lignende før? Hvordan har det fungert? Leder: Har hatt en slik dag da jeg var idrettsansvarlig. Fungerte ikke så bra, men det var mer

5 fordi vi ikke hadde noe system på det. Tror det kan bli bra. HR2: Foreslår onsdag da alle er på skolen. De som har ryddeuke har ansvar for kaffedagen. Har ikke de som har ryddeuke anledning til å ta seg av kaffedagen; må de fikse noen andre som kan fikse dette. HR3: Hvordan er det med kostnaden med koppene? Leder: Det er en så liten kostnad KA: Har forelesing da på onsdagene FAG: Halvparten av oss har forelesing. Leder: Kan fikse dette etterpå. Finner en dag som passer. Sak Diskusjonssak: Søking til undergrupper Bakgrunn: Studenter søker til flere undergrupper. Hvordan skal vi forholde oss til dette? HR2 redegjør HR3: Foreslår at vi først ser om vi klarer å fylle opp undergruppevervene. SA: Ser ikke problemet med å søke til to. FAG: Har sett at det går an å være både klassekontakt og i en annen undergruppe. Klassekontaktene er det minste vervet som er. HR2: Vi kan finne ut i sammen hvilken undergruppe de passer best i. Leder: Søkeren går på to separerte intervjuer. Hvis en av lederene vil ha han/hun og den andre ikke så er det ingen problem. Vil begge lederene ha søkeren, bør de gå i sammen og finne ut hvilken undergruppe de passer best i. FAG: Kan ta det opp i slutten av intervjuet at vi har sett at søkeren har søkt på to verv. Deretter spør hvilket verv han/hun er mest motivert for. LIM: Kan også sette opp en venteliste HR2: Det er vanskelig å ta to verv. Det er altfor mye jobb med å ha store undergruppeverv. Noen av dem tar tid. Bør ha to forskjellige intervjuer. FAG: Er enig med å ta to forskjellige intervjuer. SA: Vi ser jo etter forskjellige personer, så vi søker jo ikke etter det samme. Leder: Hvis to stykk vil ha samme søker, så spør vi han/hun hvilken undergruppe han/hun har mest lyst å ta verv i. FAG: Klassekontaktene teller ikke i dette. De kan ha to verv, siden det er et mindre verv.

6 Sak Orienteringssak: Tildelingskomiteen Bakgrunn: HR3 redegjør for arbeidet som har blitt gjort til nå og veien videre HR3: Det ble diskusjon under VT i vår, hvordan tildelingen av midlene ble utført. Det ble vedtatt i velferdstinget at det skulle settes en komite med oppgave å gjennomgå tildelingsprosessen. Vi har til nå utarbeidet en oversikt over punkter vi mener har forberedningspotensiale og punkter som anbefales endret/fjernet, Ønsker derfor at styret kommer med innspill i løpende i denne perioden. Ettersom det fokuseres på mer på helse, blir velferdsmidlene gradvis mindre. Derfor er det ønsket at midlene skal gå til varige ting. Promoteringsmidler er noe som kommer til å stå i fokus. Vi må også fokusere på regionen og ikke de enkelte skolene. Dette kommer vi til å tjene langsiktig på. Leder: Kroen går ikke rundt uten de pengene. Pris til per student. Hovedmålet for alle av organisasjonene bør være å klare seg uten disse pengene. HR3: Det kommer og til å bli diskutert hvordan vi definerer medlemmer av en organisasjon. Deltidsstudenter og fulltidsstudenter ved BI betaler medlems kontingent. Enkelt for oss definere medlemmer. De har ikke det samme definisjon på medlemmer på diverse organisasjoner på UiS. Leder: Når det kommer noe fast informer oss. HR3: Midlene kommer til å synke, så målet bør være å klare oss uten disse. Sak Diskusjonssak: Avvikling av linjeforeningenes GF/vedtekter Bakgrunn: HR3 ønsker diskusjon rundt linjeforeningenes generalforsamlinger og vedtekter. HR3 redegjør HR3: Jeg ønsker diskusjon rundt dette da de i nåværende tilstand gir lite nytteverdi for studentene og fungerer delvis ikke i praksis. Saken kom opp i fjor. Har diskutert dette med et par sentralledelsen+ forrige styre. Mitt forslag er at vi fjerner linjeforeningenes generalforsamling, men at de linjeforening leder søkere stiller til valg på vårens generalforsamling. + økonomi LIM: Da stiller de på lik linje som NLD. HR3: Ja, fordi dere har ikke behov for en egen generalforsamling. Fjor årets ledere for linjeforeningen fant det tungvint å avholde disse Leder: Markedsføringsstudentene skal stemme på LIM styret også videre. Hvordan skal vi fikse at det er bare de som stemmer på LIM og ikke de andre studentene?

7 HR3: Skal finne et opplegg for det. ØA: Skal budsjettet deres presenteres på vår generalforsamling? HR3: Ja, det skal de. Det er allikevel bare vennegjenger som møter opp på linjeforeningenes generalforsamling. Leder: Vi bør være veldig forsiktig med å gjøre noe med generalforsamlingen, siden den er allerede lang trukken. Det bør også være strengere regler for hvordan leder velger ut undervervene sine. FAG: Alle linjeforeningene kan ha felles generalforsamling HR3: Det er prøvd ut før og det gikk ikke så bra. Generalforsamlinger er forventet å vare lenge. Vi ønsker å gjøre litt mer aktivitet på de som på LM Har diskutert diverse muligheter med HR sentralt. LIM: Likte forslaget til Fag-Ansvarlig. Hadde vært greit å hatt en generalforsamling med bare linjeforeningene. Det kan være at ting har endret seg at det vil fungere i praktis. HR2: Høres greit ut at leder kommer på generalforsamling FAG: Generalforsamlingen varer allerede lenge. Folk går før de skal stemme. HR3: Når vi endrer på dette skal det vare maks 4 timer. Har snakket med mange. Det vil ikke fungere i praksis med egen linjeforening generalforsamling. Vi ønsker også at folk stiller til valg på en arena vi vet gir mest utbytte for studentene. HR2: Det vil ikke ta så lang tid med å ta inn linjeforeningene. Skal bare ha søkere til ledervervet og budsjettet/regnskap til linjeforeningene. SA: Sist generalforsamling gikk bare folk før den var slutt. De fikk ikke stemt. Leder: Enig med å gjøre generalforsamlingen mer effektiv. Vi sparer tre dager på å flytte linjeforreningenes generalforsamlingene til vår generalforsamling. Blir litt mer en tre appeller og presentasjon av tre budsjetter. Det tar ikke lang tid. FAG: Mange gikk i fjor før det var over. Foreslår å diskutere med de andre lederene til linjeforeningene. Leder: Vi ønsker at studentene skal stemme på vedtektene. Vi prøver å lure flest mulig til å komme. HR3: HR2 har sent ut de konsentrerte vedtektene. Lurt om dere tar en titt på de. Vi kan nå

8 forandre på noen av vedtektene, for å gjøre generalforsamlingene mer spennende. Har snakket med linejeforeningene om å fjerne vedtekter. De har stilt seg positive til dette. De vil komme under våre vedtekter. Leder: Alternativene er da ingen forandring, linjeforendingene skal ha felles generalforsamling eller linjeforeningene skal gå under vår generalforsamling. Uformell stemming: Enstemmig godkjent at linjeforeningene går under vår generalforsamling. Sak Orientering: Intern kommunikasjon Konfidensiell Sak Eventuelt saker: FAG: Marianne har fått kontakt fra en som ønsket å invitere BI studenter til et ukes arrangement. Han ønsker at vi skal jobbe sammen og ønsker en nestleder, marked og økonomiansvarlig fra BI. Vil ha et møte med NLD, SA, leder og FAG. Leder: Må bare nevne at vi har ingenting med om dere tar andre verv, men ønsker ikke at det skal gå ut over arbeidet i BIS siden det er der dere har blitt valgt inn først. Tar bilde 16.september med alle klassekontaktene. Ønsker at disse legges ut på så fort som mulig. HR3: 19 oktober ønsker START UiS å arrangere generalforsamlingen sin på BI Stavanger. De ønsker at vi skal fikse rom til de. Greit å ta med alle HR for mer erfaring. Det vil være maks 200 stykk der. Ønsker nærmere kontakt med BI Stavanger og det er praktisk for de siden hotellet ligger ved skolen. Leder: Tar du ansvar for booking av rom? HR3: Ja HR3: Presenterer en ny plattform å planlegge arrangementer på. Denne nettsiden er som et whiteboard. Enkelt å planlegge ting på. Dette er for folk flest. Ønsker dere at eg skal også ha kurs i google drive? HR2: Ja

9 ØA: Hva skjer hvis vi ikke signerer overlappingskontraktene? HR3: Hvis du ikke gir påtroppende opplapping får du ikke attest. Saken blir tatt opp på kommende styringsgruppemøte. SA: Hvem får jeg arrangement datoene av? Leder: Jeg sender datoene. SA: Arrangerer Back-to-School 18.september Leder: Vi må ha et møte med administrasjonen for å presentere oss, slik de vet hvem de skal kontakte. Dette bør skje raskest mulig. Neste onsdag 10. september? SA: Har forelesing Leder: Kommer tilbake til dette senere. Møtet heves.