Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent. Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden

Transkript

1 Dato: Dag: Mandag Tid: 17:30 (begynte 17:43) Sted: BIS møterom BI Stavanger Tilstede i dag: Leder, KA, ØA, KVK, FA, MA, LIM SAK Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent Vedtatt SAK Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes Godkjent SAK Eventuelt saker KA: 3 (BIS dagen, video), (generalforsamling), (nettsida) ØA: 2 Leder: 2 SAK Til behandling: Godkjenning av referat Styret godkjenner referatet Referatet fra forrige styremøte godkjenner med endringer fra KVK SAK Til behandling: Søknader til Velferdstinget våren 2012 Bakgrunn: Vi kan søke om driftsmidler til Velferdstinget. Søknadene sendes på leder.stavanger@bis.no som sammenfatter søknaden og videresender til velferdstinget. Vedlegg: Se vedlegg 1 Styret vedtar at fristen for innsendelse av søknader til leder er fredag, , kl 12:00. Leder: jeg tok denne saken opp, for det er der vi får pengene fra. Føler det er en viktig sak å ta opp. Forsiden er selve innstillingen (vedlegget). Går mer på de generelle driftskostnader vi fikk innvilget forrige år. Gjøre folk litt obs på hva vi fikk i fjor. FA: Vi må tenke på at faddersjefen kan søke penger til fadderuken. Søknadene fra i fjor ligger på dropboxen.

2 Leder: SA må huske å si ifra til faddersjefen. Vi hadde litt problemer med å få støtte i fjor. Søknader sendes inn til meg senes på fredag. Jeg må sende inn til velferdstinget innen 1.februar. Tidsfristen er viktig! LIM: Kan jeg søke om penger til markedsføringskvelden? Leder: Hvis du klarer å argumentere hvorfor. Vi sender en felles søknad for BIS. Vi søker egentlig som en hel organisasjon, men flere små organisasjoner under der. Det er bare å sjekke alle søknadene fra i fjor på dropboxen. FA: Det jeg ser for meg du kan søke til er for eksempel møter, der du gjerne har kostnader innenfor der, altså det som er rettet under drift. Ting som du bruker. Leder: Du nevnte det som møter. Vi har en del midler for det. Vi har diverse som kontorrekvisita og mat/kaffi. ØA: har du søkt for printeren? Leder: har ikke gjort det enda, men kommer til å legge det under kontorrekvisita. Så jeg må bare vite hva det koster å printe osv. Forslag vedtatt SAK Til behandling: Godkjenning av årsregnskap 2011 Bakgrunn: Før regnskapet legges frem på vårens generalforsamling skal vi gå gjennom det i ledelsen. Regnskapet blir sendt ut på mail før møtet, slik at ledelsen kan gjøre seg kjent med det. Styret godkjenner årsregnskapet for Leder: Det har ikke blitt sendt ut på mail, men vi har det foran oss nå. Jeg overlater ordet til ØA. ØA: Inngående saldo studentaksjonen, feilført. Dermed er sum inntekter og sum kostnader blåst opp, men vil ikke påvirke driftsresultatet. Leder: Inntekt ledelsen er til teambuilding som vi tjente inn i fjor. KVK: Er fornuftig å kommentere på GF. ØA: Diverse kostnader er legitimt å bruke. Leder: Ellers er det ikke noen bemerkninger på det. som dere ser ender perioden positivt. FA: Støtte til aktiviteter? Under kroa? ØA: Det som ikke faller under det andre FA: Angående undergruppene skulle få penger til diverse, det går under sosialt, kommunikasjon osv? ØA: Ja, det gjør det. FA: Kostnad fag, går under alle linjeforeningene, temakveld osv? ØA: Går under alle temakveldene, møtene du har hatt osv. ikke linjeforeningene. Kommer til å lage egen konto for de. Har ikke vært noe aktivitet enda, som for eksempel LIM. Vedtatt SAK Til orientering: Økonomisk status

3 Bakgrunn: Økonomiansvarlig redegjør for økonomisk status per dags dato.. ØA: Vi har klart oss fint i Økonomien er god. SAK Bakgrunn: Til behandling: Ny møtedag Det er fremmet ønske fra MA å finne ny møtedag grunnet at ikke alle kan møte mandagene som ble vedtatt i høst. At ikke alle kan mandag, kan være et problem for kommunikasjon innad i ledelsen. MA: Skaper distanse når det er så få som ikke kan komme på møtet. Spesielt NLD. KVK: Vil føre hele ledelsen mye mer sammen. MA: Vi kan ikke skape interesse, om noe som vi ikke har interesse for selv. ØA: Det er jo styret som har møteplikt. KVK: poenget her er at det drifter ut og inn. Samholdet er ikke så bra nå. Det hadde vært positivt om flere kunne komt på møtet. Har litt med å vise de andre at vi vil jobbe med dette. FA: Føler det blir en annen sak her, det er samholdet innad. Nå snakker vi om selve møtedagen. Om det er tirsdag eller onsdag. Leder: det finnes mange andre måter å skape samhold på. Blir litt uforutsette hendelser. Det er da styret som har møteplikt. Det er en bonus at flere deltar. KVK: Vi kan eventuelt ta det opp som en brifing på face. Går ikke bare på trivsel, men vi vil vite hva de andre gjøre. Leder: Foreslår at vi legger saken dø nå, og spør heller resten av ledelsen hva årsaken er til at de ikke møter. Det er den letteste løsningen. ØA: Foreslår at vi lager doodle på face. Sjekker når de kan. Jeg ser at det ikke alltid er nødvendig å komme på møte når det er slike saker som forandring av vedtekter osv. Legger saken dø for nå. SAK Bakgrunn: Til orientering: Statusrapport Fadderuken Leder fremmer ønske om en liten statusoppdatering vedrørende fadderuken Sosialt ansvarlig redegjør. Leder: SA er ikke her, men jeg har info og skal redegjøre. Fadderuka 2012 m/ Simen Sædberg (Faddersjef): Planer for fadderuka: - Et tema for hver dag

4 - Kles tema: St Tropez * Se bra ut/classy/høy Champagne faktor - DJ og Artister fikser Simen! * Saksofon mann fra Manchester kommer nesten gratis for en gig (fra byrået til Joakim og Simen) - BI Cruise - Rehab frokost: Få pizzabakeren til å sponse med 100 pizzaer eller noe og høre med andre spisesteder. - Scavenger hunt/bar til Bar/ Pub Crawl - Minst mulig BI kroa så vi får bedre kontakt med utestedene (Vil ha en stand up kveld i et auditorium før vi flytter festen videre til BI Kroa) - Hvis vi skal ha noe med UIS, lage et skikkelig opplegg og passe på at de ikke tar helt over! Sponsorer: - Skal ha møte med Eventi om en avtale - Simen sin mor er markedssjef for næringslivsforeningen og har mange kontakter - Tilby sponsorer pakker: * Medium, Large og Premium - Har kontakter i utelivsbransjen som er veldig interessert i å lage en avtale med ang. fadderuka T-skjorter: - Faren til Simen har en kompis som driver et reklamebyrå så vi kan få t-skjortene trykt billig! - Selge hele ryggen til sponsorer - Lage en fet logo! Kommende tiden: Snakke med potensielle sponsorer og skaffe sponsorer Og snakke med utestedene ang bar til bar runden (hvor de betaler) Skaffe folk til fadder komiteen! Har allerede med en som heter Hanne Beathe * Tenkte å kjøre en intervju runde på de som er interessert (med Arne?) Skal ha et møte med Eventi (og kanskje noen fra UIS) Snakke med UIS om eventuelt et arrangement og farge på t-skjorter Promotering: - Få Pr teamet til å fortelle om fadderuka (ha en egen slide om fadderuka) - Sende med et informasjonsbrev til alle nye studenter med BI (som i fjor) Eventueltsaker: KA: 3 saker 1. KA: redegjør planer for den nye nettsida, bis.no. 2. KA: Generalforsamlingen, må aktivt promotere dette fremover! Eventuelt gå inn i klassene å snakke om det? Slik at de og kan stille spørsmål. FA: blir for mye å gå inn alle, kan eventuelt gå inn hver for oss å lage en presentasjon. Leder: kan slå begge deler. Blir inn i veldig mange forelesinger.

5 FA: vi kan dele oss opp, og noen går i lag om å snakke. 3. BIS dag promovideo? KA: Vurderer å enten lage en promovideo eller ha en BIS dag som de hadde i Kristiansand nylig, der alle vervene har hver sin stand og studentene kan komme å snakke med oss og stille spørsmål. Det blir for mye å ta begge deler, siden det tar en del tid. Hadde vært fantastisk å få til en BIS dag rett før generalforsamlingen. Leder: Gir KA ansvar for å finne dato til BIS dagen før generalforsamling. MA: 1 sak MA: 1 MA: Har fått avtale med harry pepper. Fått bare den og den dagen. Mest i ukedagene. Vil ha noe fast. 24/7 nesten i boks. FA: Hva var 24/7 avtalen? MA: Om de får 50 medlemmer, får vi bonus. I fjor var det kun 4stk som meldte seg inn. I år har interessen økt. ØA: 2 saker ØA: 1 Budsjett: ser det bra ut? vet dere flere utgifter som kommer til å bli utover? dere kan sende det på mail Leder: ØA ønsker å få en oversikt over inntekter og utgifter som gjenspeiler seg. Vil at dere skal ta en titt på det, slik at vi ser hva vi kan søke om. Se på det, så sender du det til ØA. ØA: 2 Vi har valgt å sette ned telefonrefusjonen, fordi det kostet mer før. Det skal være en symbolsk sum. Spørsmålet er egentlig KVK: de som er lure og bruker et abonnement som passer til hvor mye de ringer. Leder: skulle folk ha noen høyere kostnader på tlf, kan de ta dette opp som en sak. ØA: det som er viktig at det er en symbolsk sum. Leder: 2 saker Leder 1: skal gå gjennom noen mål vi satte i høst, å se hva dere har gjort. Vi har satt oss mål og har jobbet aktivt med det. Vi må nå ha nye mål frem til sommeren. Noen langsiktig og noen kortsiktige mål. Leder: 2 Leder: Ser for meg at gjennom hvert møte kan vi si hva redegjøre for hva vi hargjort denne månen og hvilke kortsiktige mål vi sette for neste møte. KVK: Det ble jo vedtatt at månedsmailen skulle bli lest opp fra sakspapirene. Vi burde melde det opp som en ny sak om det skal bli noe annet. Leder: har gitt ansvaret til KVK som skal pushe oss litt til å nå målet. Hvert møte skal vi følge opp hverandre. KVK: Skal vi da ta det etter møte? Når jeg skal forhøre dere om de kortsiktige målene. Leder: Vi setter oss kortsiktige mål etter hvert møte. FA: Det er jo veldig forskjellig. Noen ganger er det mye å gjøre, andre ganger er det lite.

6 Leder: skal ta det opp på neste møte. Melde det opp som sak. Står da i referatet hva vi skal jobbe med fremover. KVK: Er viktig å bli forhørt i det. Det blir kanskje litt smør på flesk om det både er redegjørelse i sakspapirene og gjennomgåelse av dette. Leder: Det handler mer om å pushe hverandre og høre hvordan man ligger an. KVK: Det er kanskje greiere å forhøre kjapt hva de andre har gjort. Leder: en kortfattet liste over hva man har gjort, så kan de andre spør spørsmål. FA: Et annet alternativt er at kun KVK kan spør spørsmål og ikke andre. Leder: Det er sikkert flere som lurer på hva folk har gjort. etter sakslisten, punktvis redegjørelse, kommentarer på bra og dårlig, gis de sorte og hvite kameler. VEDLEGG 1 SAK Retningslinjer for tildeling av årlige driftsmidler til organisasjoner ved SiS sine tilslutningsskoler søknadsfrist 1. februar

7 All økonomisk støtte gitt av SiS har som formål å styrke det sosiale og kulturelle tilbud til studenter som betaler semesteravgift til SiS. Støtten som gis skal bidra til størst mulig bredde og variasjon i kulturtilbudet for studenter. Årlige driftsmidler er økonomisk støtte til organisasjoner sin ordinære drift og bevilges for ett kalenderår om gangen. Søknadsfrist 1.februar. 1 Krav til søker 1.1. For å kunne motta driftsmidler må organisasjonen ha egne statutter/vedtekter som regulerer søkerens virksomhet Minst to tredeler av organisasjonens medlemmer må være studenter som har betalt semesteravgift til SiS Organisasjonen som søker om støtte må være innehaver av en egen bank eller postgirokonto i foreningens navn. 2 Søknaden skal inneholde 2.1. Statutter/vedtekter til organisasjonen 2.2. Organisasjonens aktivitetsnivå/møtefrekvens 2.3. Antall medlemmer som har betalt semesteravgift til SiS og antall ikke studenter 2.4 Revidert regnskap for forrige år (m/noter/forklaringer) og årsberetning (rapport om fjoråret; aktiviteter, medlemsmasse, økonomi) 2.5. Dokumentasjon på hvem som disponerer organisasjonens bankkonto 2.6. Kontaktinformasjon til alle som innehar verv i organisasjonen (leder/nestleder/øk.ansvarlig osv.) 2.7. Oversikt over profileringsmateriale hvor det skal fremgå at organisasjonen mottar økonomisk støtte fra SiS (nettsider, plakater, brosjyrer m.m.) 2.8. Budsjett og handlingsplan for driftsåret det søkes støtte til 2.9. Søknaden skal være undertegnet av minimum 2 personer som står juridisk og økonomisk ansvarlige for opplysninger gitt i søknad og vedlegg For nyopprettede organisasjoner vil budsjett for søknadsåret samt statutter/vedtekter og planlagt aktivitetsnivå danne grunnlag for driftsstøtte. 3 Ikke støtteberettiget 3.1. SiS støtter ikke organisasjoner som på en eller annen måte bidrar til ulovlig virksomhet, rasisme, kjønnsdiskriminering eller annen diskriminering SiS dekker ikke kostnader til alkohol Leie til lokaler og utgifter til vedlikehold gis kun når det ikke finnes andre og billigere lokaler tilgjengelige Det bevilges ikke støtte til nedbetaling av gjeld. Det gis heller ikke støtte til oppbygging av egenkapital utover det som SiS anser som nødvendig for å opprettholde drift/aktivitet SiS støtter ikke tiltak som kan falle innenfor rammen av undervisning ved institusjonene. Dette inkluderer ekskursjoner og studieturer. 4 Generelt 4.1. Støtten skal brukes i tråd med disse retningslinjene og opplysninger gitt i søknad Støtte til investeringer (IT utstyr, oppussing/møblering av en organisasjons faste lokaler o.l.) tildeles kun dersom dette er helt nødvendig for å opprettholde driften av organisasjonen Organisasjoner som mottar økonomisk støtte fra SiS kan ikke profilere virksomhet som er direkte konkurrerende til SiS sine egne tilbud. I tvilstilfeller skal SiS kontaktes Det er en forutsetning for tildeling av støtte at søker aksepterer SiS sin rett til å kontrollere søkers regnskap og be om utfyllende informasjon i tilfeller hvor dette vurderes nødvendig. Kjetil Gustavson/Christian Sædberg

8