Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent. SAK Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden

Transkript

1 Dato: Dag: Mandag Tid: 18:00 Sted: BIS møterom BI Stavanger SAK Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent Vedtatt SAK Til behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes Ikke godkjent. Kommentar: sakspapirer en dag for sent. SAK Eventueltsaker SA: 3 1 Teambuilding. Skal på hyttetur med undergruppa mi. Hva kan jeg bruke? (viser til leder eventueltsak 1) 2 ang genser. Alle har ikke på seg den i dag. Det er genserdag! ØA: om alle skal ha på seg det en dag, Leder: Til neste gang, må vi ha de på oss. FA: Må bli mer synlige. Leder: det er bra at vi følger det vi selv har bestemt. KVK: 1 1 NLD buffer, er innvilget. Det er ikke noe problem. LederØ: 1 1 få mer folk til linjeforeningen. Har en person. trenger flere. Leder: er glimrende å promotere dette neste mandag, på BIS standen. FA: 1 1 Temakveld. Eksamensklar. Det blir tapas. 3. November, starter 18:00. Word ofmouth. Alle må snakke om det, alle må hjelpe til. Mye av promoteringen handler om det. det er noe som treffer alle studenter. Trenger hjelp med rydding og litt forskjellig. Var helt alene i fjor, folk fra andre LA hjelpte meg. Håper alle kan komme, du har møteplikt. KVK: du kan lage en oversikt over hvem som kan hjelpe. Leder: 3 1 I forhold til teambuidling. Har søkt til LNU, penger til bekledning. 400kr per engasjert/person. Har regnet med pique t skjorte og genser. Får ikke dekket mer enn det. Må få passet å få generert inntekt for å dekke det. vi blir nødt til å finne frem en sum.

2 Det gjelder fortsatt slik vi ble enige om, 200kr per pers, før vi har vedtatt noe annet. Kan søke til SIS. 2 redegjørelse NLD er det mange som savner. Har snakket med NLDansvarlig. Lurer på et tema ang prosjektledelse. Prøver å komme opp i en 500 personer. Forskjell fra i fjor, involvere næringslivet mye mer. Har mange kontakter med folk som har anbefalt dette her. Har utvidet til større enn stavanger, hele regionen. Viktig å tenke større. Skolen har bare plass til 300 pers. Ser på alternative løsninger. Ser på forum, men da må man ha i alle fall 30 stands. Vil koste litt mer, men kvalitetssikring. Betaler for det man får. Vil tilby bedriftene 3 pakker, gull, sølv og bronse. Budsjett vil bli sendt til alle etter hvert. FA: har vi lov til å komme med både positive og negative tilbakemeldinger? Kan vi komme med forslag? Leder: dette er noe vi kan diskutere, dette er ikke fastsatt. KVK: det er styret som har stemmerett, derfor kan vi stemme på det. er det noe man har noe imot, så meld det opp som sak. Leder: det var ingen som kunne komme av leder og nestleder. Derfor ble det slik. I år skal de satse mer på minglingen. Blir kortere foredrag. NLD ansvarlig kommer tilbake til dette. kan nevne at han har vært opp i administrasjonen. De har satt seg litt på bakbena. Han vil gjerne ha det et annet sted en skolen, vil ha styret sitt samtykke. Det kommer ikke til å bli delt opp i to dager som i fjor. Kun en dag. FA: næringslivet kommer ikke til BI, men til et hotell. Leder: vil ikke sette noe begrensninger til NLDansvarlig. Han kommer mer tilbake til det neste gang. 3 Gjelder fadderuka. Hvor er inntektene fra sponsorer? SA har ikke kontroll over det. MA og tidligere faddersjef har kontroll over det. Leder: fikk litt kort frist. Men må ha pengene på plass veldig snart. KVK: MA har tatt på seg dette ansvaret, derfor må hun ta seg av dette. SAK Til behandling: Godkjenning av referat Styret godkjenner referatet Referat godkjent SAK Til behandling: BIS Stand Bakgrunn: VK har meldt opp sak om ønske om BIS Stand på skolen. Med bakgrun at ikke alle vervene i ledelsen ble satt på generalforsamling, og at det er flere som ønsker å promotere ulike arrangementer. Ønsker jeg at flest mulig tar seg tid til vaffelsteking

3 Vedlegg: Vedlegg 1 for å komme i kontakt med studentene. Håper styret legger til grunn at dette kan være en god mulighet for hele ledesen å komme i kontakt med studentene på. Dato jeg har tenkt på er 24. oktober fra 09:00 11:30. Det er ønskelig fra meg at vi stiller opp med vaffler og saft, det vil føre med seg kostnadene gjenspeilt i vedlegget. Styret godkjenner innkjøp av artikler gjennomføringen krever og flest mulig fra ledelsen stiller til den gitte dagen Forslag vedtatt + saft i budsjett. Har litt vaffelrøre fra før av Leder: kan rullere på stekingen. Alle trenger ikke å stå der. FA: av erfaring, mye arbeid å lage selve vaflene. Meningen er at vi skal promotere for de ledige vervene. Leder: VK tar seg av å delegere de ulike oppgavene. SAK Til orentering: Ledelsens målsetting Bakgrunn: For å kunne øke kommunikasjonen, samt kvalitetssikre arbeidet ser leder det som en god løsning å dele våres mål med hverandre. Ledelsen tar med seg målene og presenterer de for ledelsen. Leder: målene fra medarbeidersamtalene har jeg her. Skal lese de høyt. Målene er frem til jul. ØA ferdig med budsjett til høsten, rydde opp i økonomien før og etter verv inntredelse. VK sette ledelsesvervene, undergruppene, se på neste års verv og stand. KA Blåmandag, maskot Redaktør nettsiden, blåmandag. MA avtale med munken, hall toll, nettbuss, harbor Idrett samle nok folk for handball og volleyball. Mål: gjennomføre turnering UIS mot BI FA god kommunikasjon med administrasjonen, linjeforeningene og klassekontaktene. God kjemi og samarbeid. Arrangert temakveld slik den blir ettertraktet. Alle snakker om. SA få til studentcruise, fylt opp. Skape samarbeid UIS eller øis. Idrettsturnering KVK få mer oversikt over hva alle holder på med. Passe på alle. Oversikt over økonomien. Få til evalueringer. Leder: LEF, passe på den interne kommunikasjonen slik at det blir bedre. I alle fall to runder med medarbeidersamtaler. SAK Til behandling: BIS Stavanger sine mål for året 2011/2012

4 Bakgrunn: Det er kritisk å ha noen gitte punkt som vi jobber ut fra. Ta med tanker rundt dette, så tar vi en diskusjon og får fram et forslag. Styret vedtar de målsetninger som er fremlagt under styremøtet Leder: jobbe mot felles mål alle sammen. Bakgrunn: fra strategi møtet. Skal jobbe for Norges mest ettertraktede studenter. Vi må mer ut i media, ta mer kontakt med media. FA: ta kommunikasjonen både innad og utad. Må sikre at alle får med seg alt. Generelt sett. Det er noe vi må jobbe mot. Leder: tilbake til strategien. Det har blitt mye fag, politikk og trivsel. Litt for difust. Kjerneverdiene: VÅGE. Hvordan skal vi klare det? tenke nyskapende. Satser mer på både faglig og det sosiale. Nye fokusområde: fag, velferd, samfunn og næringsliv. (leser opp notater fra møtet). Blir lagt ut. Handler om profilering, jobbe mot det. hvordan skal vi jobbe for å få BI studentene mer attraktive? Spørreundersøkelser fra LEF. Folk som var der, er over gjennomsnittet engasjert. Derfor vet de mer om BIS enn de fleste. Hva gjør vi bra? tilrettelegger for det sosiale på skolen. forbedringspotensiale er det viktigste. Det går på markedsføring. Bli mer kjent av flere studenter. Viktig å informere om hva vi gjør mot studentene. Nå ut til studentene. Mange føler BIS er lukket. Personlig synes jeg vi informerer bra om div eventer. Må gjøre noe mer. Redaktør: det er ikke alle som synes for alle. KVK: vi må bli flinkere å informere alle. Gå rundt i klasser. FA: selv om vi går rundt i klassene er ikke det sikkert alle er der. vi kan ikke ta skylden for at ikke alle får vite det. JEg vil ha en personlig presentasjon ovenfor Temakvelden vi skal ha nå. Redaktør: Vi skal promotere mer verva i Blåmandag. Vi skal presentere verva i neste utgave. FA: vi bruker de sosiale mediene vi har. Vi kan jo ikke løpe etter de som ikke vil. KVK: Poenget er at vi skal ha innstillingen til å gjøre en bra jobb, og ikke en grei jobb. Prøv å heng det opp på doen. Leder: det som er viktig er at vi synes at vi har gjort en god jobb, men vi må gjøre mer. Det er kanskje ikke alle som ser at vi jobber for å fremme studentenes interesser. Vi må i alle fall sørge for at 70% skal møte opp på arrangement, for eksempel at vi har det som mål. Hvordan skal vi oppnå det? Bergen godt eksempel. Satt i kostyme å selte billetter. For eksempel legge Blåmandag over alle pulter. LSFØ: viktig å gi mer info om det. er ikke selvsagt. Leder: har hørt flere si at de vil ha noen edru engasjementer. Få mer ut av temakvelden. Veldig bra at vi gjør det mer personlig, for eksempel presentasjonen. Kan prøve å få til

5 mer aktiviteter som omhandler bedriftsbesøk osv. Dumt at MA ikke er her. Må få til flere sponsoravtaler. KVK: hvordan skal vi klare å engasjere flere? FA: det er mye som skjer, både her og der. mange har jobb. I tillegg skal du være med på alt. Kan heller fokusere på færre engasjementer, men samtidig bedre. Har ikke alltid tid til å være med på alt. SA: Føler det blir altfor mange engasjementer for tiden. Halloween, oktoberfest osv. FA: Det er kostnader for å ha kroa åpent. Kanskje det blir mer kostnader om det er dårlig oppmøte. LSFØ: litt mindre engasjementer, kanskje det blir bedre oppmøte. For min del, blir litt mer spennende når det ikke er så ofte. KVK: Om Josse vil holde kroa åpent hver torsdag, så skal hun få lov til det. overraskende mange folk sist. SA: Den halvårsplanen har Josse satt. Har ikke fått gjort så mye som jeg vil. FA: fokusere til neste halvår, ha mindre arrangement. Mindre på kroa. Leder: setter punktum for dette. eventuelt sette det opp som sak neste gang. Sette mål opp mot næringslivet. Alle kan se på og vet hva vi skal jobbe opp mot. Sette mer konkrete mål på hva vi skal fokusere på, som for eksempel velferd. Har vi andre momenter under velferd? Vi må finne studenter som er engasjerte. Skape litt blest, ta tak i folk, mer initiativ. Halvårsplanen skal være klar. Hadde en sak i Blåmandag, ang om noen vil starte noe nytt. Vi må involvere folk, øke velferden. Måter vi kan oppnå velferden på. Jo større studentmasse vi er, jo lettere er det. men BI studenter er veldig engasjerte, se bare på UIS. Vi er mer engasjert enn de. Vi burde tenke litt i vår vei. LSFØ: kan tenke meg å starte noe fast til økonomistudenter, som for eksempel at Subsea7 kommer neste uke. FA: Vi har sett vårt eget mål for vervet vårt. Vi jobber i lag, å skaper velferd. Leder: Hvis vi for eksempel skal øke prosenten studenter til arrangement. Det kan være et konkret mål. Utvalg, bedriftspresentasjoner (næringslivsrettet mot studenten), cases med bedrifter (jobbe aktivt med de). LSFØ: Viktig å vise interesse for andre, lært det på motivasjonskurset. KVK: vi kan eventuelt lage en trivselsmal, for alle. SA: vil prøve å gå inn i klassene og få de til å komme med forslag til noe nytt, noe vi mangler. Dette for å involvere studentene mer.

6 Leder: folk ønsker at vi skal få til flere konkrete avtaler. Det kan være en måte å oppnå velferd på. SA: greit å vite hvordan det ligger an ovenfor alle. Oppdatere hverandre. Leder: greit å sette opp halvårsplan, slik at vi kan si fra i god tid før arrangementer. Vi kan melde opp dette som sak, ang arrangementer. ØA: om man har problemer i et fag, vil gjerne ha bedre svar. For eksempel kan vi ikke bruke diverse rom osv. hvorfor bruker de lesesalen når de har eksamen? Hvorfor ikke andre rom? FA: om jeg ikke får tilbakemelding, kan jeg ikke jobbe mot dette. Om det er en foreleser, kan gå direkte til han. gå eventuelt mot klassekontaktene. Er med i læringsmiljøutvalget. Har møter der vi diskuterer det fysiske rundt skolen for eksempel. Pusher på administrasjonen. Er avhengig av at de også gjør sin jobb. det er mange lenker og ledd som må fungere for at dette skal gå. Leder: Utreder hvordan man kan klage og informere de rette ledd om hva. FA: Eksemplifiserer viktigheten av viktigheten av et godt klassemiljø knyttet opp til klassekontakt. KVK: i alle fall får en konstruktiv kritikk. Leder: antall klagesaker kan være et mål. Det blir mange ledd å gå gjennom. Får vi opp antall klagesaker, om vi får de til å si fra. Kan oppnå en høyere faglig kvalitet neste år. Det er viktig å fokusere på det positive. Må få høyere andel som svarer på kursevalueringen. VK: de som blir tilsendt på internett er ganske svake. Kan ikke skrive noen kommentarer. Er en svakhet med disse skjemaene. Leder: kanskje utarbeide kursevalueringen på en annen måte. KVK: Det er problematisk å skifte ut pensum til nyere. Evalueringen har blitt mye bedre enn før. Leder: viktig å jobbe med teorien i praksis. Temakvelden et godt eksempel. ØA: det er viktig å presse på det med grupperom. Fysiske læringsmiljø. KVK: det er bedre å formulere det til tilbakemelding, og ikke klager. Lage for eksempel en liten konkurranse ut av det. kanskje klassen kan få litt twist for flest tilbakemelding. Leder: skal lage et dokument vår kjøreplan. Kommer til å sende det på mail. Da går vi over ti samfunn. FA: mer retta mot samfunn.

7 Leder: kan ringe direkte til SMIS, om det er en sak vi vil få frem (artikkel). Vi må profilere oss mer i forhold til NLD og Temakveld. Kan bruke Inside eller SMIS. Vi skal være med i debatt og innlegg som vedgår BI studenter. Hos oss er det mer studentboliger som vedgår oss. Fokusere på media. Vi skal profilere oss selv ut mot media i forhold til arrangementer i forhold til faglig og samfunnsengasjerende karakter. Jobbe aktivt for deltagelse i samfunnsdebatter som angår studenter. Leder: bygge relasjoner med studenter og næringsliv. Bedriftbesøk. Bygge et godt omdømme til Bi studentene rettet mot næringslivet. FA: invitere studenter til arrangementer som er rettet mot det de gjør. Leder: hva skal vi ha som mål? Vi må jobbe med noe slik at vi kan oppnå det vi vil. Synliggjøring. Arrangere case løsing arrangement med bedrifter kan være en god idé. SA: Karrierespeed date kanskje? Slik de har i Trondheim. Leder: det kan bli litt opp til linjeforeningene. Eventuelt MA. Kan ha en slags mini næringslivs dag, som er rett til det du studerer. Det planlegger nasjonal karriere speeddate dag. Veldig bra arrangement. Må ta det opp med MA. Lar det seg gjøre? En god måte å forbedre ryktet vår på, positivt i næringslivet. Bedriftsbesøk er også en bra måte å gjøre det på. Se hvordan de fungerer og operer. Føler vi må jobbe mer aktivt ut mot det. FA: ang bedrifter, vi bruker de bedriftene som er interessert fra før av. Altså de som vil engasjere seg mer mot studentene. Relevante bedrifter. Leder: kan ha DnB Nor, har hatt god kontakt med de før. KVK: Om noen kommer på noe, kan de sende mail ang mål vi kan sette. leder sammenfatter et dokument med målene for og sender det på mail til ledelsen, hvor ledelsen står fritt til å komme med tilføyende punkter og dokumentet blir da endelig vedtatt til neste styremøte. Forslag vedtatt! SAK Til behandling: Arrangementrapporter Bakgrunn: Det skal skrives arrangementrapporter etter arrangement som GF, Temakvelder og markedsdager. Det er utrolig viktig at det blir ført en rapport på disse arrangementene også, sånn at man de neste årene kan se hva som er blitt gjort feil/riktig de tidligere årene, og ikke går i samme fella igjen:) Vedlagt ligger malen som skal brukes når man skriver

8 arrangementrapporter. Det er viktig at den som er ansvarlig for arrangementet leverer inn utfylt arrangementsrapport innen 14 dager etter gjennomført arrangement til sitt verv i SL og KVK SL, samt KVK lokalt. Videre skal KVK lokalt også sørge for at den ansvarlige har skrevet ut et eksemplar og arkivert dette i en egen arrangementsrapportperm på BIS kontoret deres. Styret godtar og følger opp arrangementansvarlige at det skrives rapporter etter endte arrangementer ved BIS LA Stavanger SA: Noen arrangementer er mindre, dermed bruker vi mindre midler på dette. trenger man å skrive rapport på det? Leder: nei, Bare de større arrangementene. Enstemmig vedtatt! SAK Til behandling: Budsjetter & Regnskaper på arrangementer/eventer Bakgrunn: Før arrangementer av større skala skal det lages budsjetter som stemmes inn og godkjennes av styret. Etter arrangementer av samme skala skal det føres regnskap som skal presenteres for styret og som godkjennes. Tall hentes fra ØA i Styret. Dette er for å sikre den økonomiske flyten, og samtidig sørge for at styret og ledelsen ved BIS Stavanger har innsikt i hvor og til hva midler brukes. Alle ved BIS Stavanger påtar seg å skrive budsjett ogregnskap før/etter arrangement som arrangeres ved BIS LA. Enstemmig vedtatt!

9 VEDLEGG 1 SAK BIS STAND Budsjett Vaffelrøre kr 120,00 Syltetøy kr 60,00 Smør kr 30,00 Servietter kr 20,00 Tallerker kr 20,00 SUM kr 250,00