BI Studentsamfunn Stavanger REFERAT. Ledelsesmøte BIS Stavanger Sted: Executive møterom Kl 15:00

Transkript

1 REFERAT Ledelsesmøte BIS Stavanger Sted: Executive møterom Kl 15:00 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat. Sak Oppføring av eventuelt saker Sak Redegjørelse fra BIS ledelsen Sak Behandlingssak: Valg av ledige tilittsverv Sak Behandlingssak: Ledelsen dekker 1 eller 2 billetter til VL2017 Sak Diskusjonssak: Gamle BIS-kontor Sak Diskusjonssak: Vårball Sak Diskusjonssak: Dagens håndtering av bilag Sak Diskusjonssak: Studentundersøkelse Sak Diskusjonssak: Aktivitetskalender Sak Behandlingssak: Bruk og synlighet av BIS-genser tirsdager Sak Orienteringssak: Eventueltsaker 2

3 Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR som referent. Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Sak Oppføring av eventueltsaker 1 eventueltsak Sak Redegjørelse fra BIS ledelsen PK: Litt om NLD de har veldig mange gjøremål, har fått budsjett vi skal se over i dag. Studentaksjonen har fått ny logo og navnendring vedtatt. Landsmøtet snakker litt om lokale. Vinterlekene skal i et møte i morgen, det går som det går. Annet enn det er det mye skole nå fremover. FA: Møter med administrasjonen og klassekontakter. Diskusjon om det med timeplan som ikke har vært helt optimal for mange i år. Forberedelse til eksamen med klager. Planlegge planer for ting som har skjedd i år. Nasjonalt har det skjedd ganske lite. PR&KA: Det samme som vanlig har laget plakat til idrett. Fått inn en del saker ang BISVAS, og har snakket med speilende verv om bis.no om nettsiden. Tok bilder fra meet&greet på fredag og holder på å redigere bilder nå. Piqueer ringte på fredag, har fått bestilling, ikke noe bestemt tidspunkt for når de kommer men saken er ute av mine hender og jeg har gjort det jeg kan til nå. Har sendt ut informasjonsmail angående gensere til alle mellomledere. IK: Har vært mye denne måneden. Meet&greet var bra, godt oppmøte men ikke tilsvarende deltar på facebook men det gikk greit. Foredragsholdere relevant for førsteklassinger. Oppmøtet på kroet 3

4 var ikke like bra som oppmøtet på arrangementet. Ikke noe spesielt nytt innen idrett, men dagens fokusområdet er promotering og en tur til Kristiansand skal ha stand på torsdag om dette. Sosialgruppen har hatt en del kroer med labert oppmøte tenker på andre sosiale arrangement. Forslag om å fjerne eksamensfest og heller ha en filmkveld på skolen. Når det gjelder kro har vi hatt møte med ny leverandør om tappen. Teknikere har vært på stedet og funnet ut hva som må forbedres i så fall. Har vært på Storefjell med vinterlekenestyret var kjekt og fikk gjort en god del. MANA: Siden sist har vi jobbet litt med signering av avtaler med Egon, Pizzabakeren Breiavannet og Høyer Stavanger. Har et møte neste uke men håper på å få litt eksamenstid nå fremover. DNB kommer å deler ut eksamensposer. LEDER: Har vært på styremøte gikk greit. Var på VT møte i går gikk greit der også. EA vil klare å pushe gjennom mye der. Søknadsprosessen blir satt i gang ganske snart ang støtte til fadderuken og kroet. Holder på med noen avtaler blant annet Petroil på UIS: veldig giret på et samarbeid. Sak Behandlingssak: Valg av ledige tillittsverv Forslagsstiller: HR Følgende verv blir presentert og stemt over i følgende rekkefølge: - Faddersjef - Økonomi-ansvarlig - HR4 Forslag til vedtak: Ledelsen følger HRs instilling Faddersjef Appell fra kandidat nr 1: Har vært butikksjef i 4 år. To første årene jeg drev var jeg fremste i landet. Har ansatt langt over 50 stykker, men jobben ble veldig ensformig. Jobbet i utelivsbransjen i 2 år, og så begynte jeg på BI. Søkte som faddersjef fordi jeg tror det vil være dritkult. Jeg er veldig opptatt av samhold. Har mange gode ideer. Veldig opptatt av ansvarlig vertskap. Tiden er ute. PR&KA: Har du noen konkrete ideer om hva du ønsker å få til? Svar: Kickoff var veldig kult i fjor men ønsker å ha forskjellige leker sammen og ikke bare i faddergrupper. LEDER: Du har lang ledererfaring, men i fadderuken er det noen som gjør mye og andre som gjør mindre, hvordan vil du løse det? Svar: Vil velge flinke folk til faddergruppen som jeg kan samarbeide med kvalitet over kvantitet. FA: Hva om en av hovedsponsorene eller lignende trekker seg? Svar: Har veldig stort nettverk kjenner mange i utelivsbransjen. Appell fra kandidat nr 2: Jeg har søkt faddersjef for at jeg ønsker å ta imot nye og gamle studenter på en god måte. Har vært både fadderunge og fadder og har mye å komme med derfra. Tidligere har jeg 4

5 jobbet på barneskole og SFO har planlagt hverdagen og sosiale ting lærte mye av det som jeg kan ta med meg inn i vervet som faddersjef. Det er stort sett det jeg vil legge frem nå. IK: Er det noe du vil endre på i forhold til i fjor? Svar: Sette krav til faddere viktig at fadderbarna har en plass å være hele tiden. SA: hvordan ville du taklet om faddere ikke stilte opp? Svar: jeg ville fulgt opp faddere, kanskje tatt en telefon for å høre. Økonomiass: Noen tanker om arrangement? Svar: Få til noe med UIS, få bort den rivaliseringen med BI og UIS. Vil spleise begge skolene og danne et felles studentmiljø. Økonomi-ansvarlig Appell fra kandidaten: Har sittet som økonomiassistent for tidligere ØA og er nestleder for studentaksjonen og er med i PR-teamet. Har fått god innblikk i hva vervet går ut på allerede. Jeg har satt meg et lite mål om at den som blir ny ØA neste år ikke skal sitte med arbeid fra oss. Ingen spørsmål. HR-ansvarlig Appell fra kandidat: Har en bachelor fra scandinavian studies. Har jobbet 14 år i hotellbransjen. Brukte et år på å finne jobb, men valgte å studere økonomi. Grunnen til at jeg passer til HR-ansvarlig er at jeg har erfaring med ansettelsesprosesser, internsaker, prosjektleder for et legeteam jeg måtte sette sammen selv. Ansatte 4 leger jeg er sjef over. Delansvarlig for resepsjonen på hotellet der jeg var med i ansettelse av resepsjonist. Har mye erfaring fra verneombud og AMU. Liker å ta ansvar og er løsningsorientert. Leder: Hvordan vil du takle noen som går på personangrep? Svar: Har som sagt jobbet i servicebransjen i lang tid, har vært borti mye angressive mennesker. En takler alt som regel til slutt. Aktiv votering over Faddersjef Forslag til vedtak: Ledelsen følger HRs innstilling til Frederick McGregor som faddersjef Aktiv votering over Økonomi-ansvarlig Forlsag til vedtak: Ledelsen følger HRs innstilling til Rebecca Sveinsvoll som ØA Aktiv votering over HR-ansvarlig Forslag til vedtak: Ledelsen følger HRs innstilling til Marc Dudley som HR-ansvarlig 5

6 Sak Behandlingssak: Ledelsen dekker 1 eller 2 billetter til VL2017 Forslagsstiller: PK Bakgrunn: PK orienterer PK: Har alltid vært slik at hver LA får 2 delbilletter å dele ut, men ikke i år. Mitt forslag er å dele ut to delbilletter som premier for å gi noe tilbake og for å skape stemning. Forslag til vedtak: Ledelsen dekker 2 delbilletter til VL 2017 Sak Behandlingssak: Gamle BIS-kontoret Forslagsstiller: FA ønsker at ledelsen diskuterer hva det gamle BIS-kontoret skal brukes til FA: Har fått mange forslag om hva vi skal bruke det gamle BIS-kontoret til. Forslag om økt studieareale, eller sosialt rom. Åpen diskusjon Forslag til vedtak: BIS-ledelsen fremmer gamle BIS-kontor til studiearealet Godkjent Sak Behandlingssak: NLD Budsjettet Forslagsstiller: Leder ønsker at Ledelsen skal diskutere og vedta en beslutning på budsjettet til NLD Forslag til vedtak: Ledelsen stemmer ned budsjett til NLD 2017 Sak Behandlingssak: Vårball Forslagsstiller: PK Bakgrunn: Skal vi ha ball på lokalavdelingen ønskes det av både styret og lokal leder at det skal være et prosjekt underlagt PK. PK ønsker derfor diskusjon rundt hvordan dette kan gjøres og hvem som skal 6

7 være involverte. PK: Forslag om å lage en prosjektgruppe med en fra hver undergruppe (evnt ledere) og lager et Vårball med overordnet ansvar til PK. Forslag til vedtak: Vårball går under PK og det blir opprettet en gruppe til å gjennomføre dette Sak Diskusjonssak: Dagens håndtering av bilag Forslagsstiller: Økonomiassistenter Bakgrunn: Hvordan skal vi forbedre håndtering av bilag i dag? Økonomiassistenter orienterer videre ØA: Vi har tenkt på om det finnes en bedre måte å ordne med bilag på. Vi mangler ofte bilag, vi har tenkt på om vi kan innføre bot? PK: Andre LA har frist på 2 uker å levere inn. Forslag om å sette en dag for å levere inn bilag, hvis ikke bot. IK: Forslag om en bok der en skriver seg inn om en låner kortet et slags signering med dato opplegg LEDER: Bruk faktura PR&KA: Forslag om et word-dokument der man fyller ut navn og dato for utlevering av BIS-kort ØA og assistent kommer frem til noe sammen angående dette Sak Diskusjonssak: Studentundersøkelse Forslagsstiller: FA Bakgrunn: Studentenes interesse for de sosiale og faglige aktivitetene på skolen har endret seg mye over de siste 2 årene. Får å få et bedre innblikk i hva studentene er interessert i, ønsker fagansvarlig av vi vi kartlegger behov og interesser via en undersøkelse. FA: Vi får til mye bra men savner muligheten til å måle informasjon ønsker detaljert informasjon fra studentene hva ønsker de i foredragsholdere eller arrangementer? Få en undersøkelse vi kan bruke år etter år. 7

8 Sak Diskusjonssak: Aktivitetskalender Forslagsstiller: FA Bakgrunn: Får å få bedre oversikt over hva som skjer fremover, ønsker fagansvarlig av vi tar i bruk kalenderen på mailen som viser interne og eksterne aktiviteters som skjer i organisasjonen. FA: Alle har egen bis-mail som kan brukes til mye. Er det mulig å legge inn arrangementer etc inn på kalender for alle til å se? Eventuelt og lage en ekstern kalender til studentene og. Forslag om å bruke kalenderen på mail mer aktivit. MANA: Forslag om å ta dette opp på første ledelsesmøte i januar for å ta det i bruk mer hyppig. Markedstavler er snart på plass skal få opp en kalender der. Sak Behandlingssak: Bruk og synlighet av BIS gensere på tirsdager Forslagsstiller: IK Internkoordinator orienterer videre IK: Vedtatt at hver tirsdag skal BIS-genser brukes og ledelsen + HR får bot om ikke den blir brukt. Leder har begynt å bruke pique under vanlig genser, er dette greit? Åpen diskusjon Forslag til vedtak: Prosedyren blir som den er i dag Nedstemt Forslag til vedtak: Påkrevd at BIS-logo er synlig på tirsdager Godkjent Sak Orienteringssak: Eventueltsaker PR&KA: Ønsker å få til en egen facebookgruppe med alle engasjerte i ledelsen og undergrupper slik at alle kan få informasjon om deling av arrangement og lignende. Er dette noe det er interesse for? Åpen diskusjon for innspill 8