BI STUDENTSAMFUNN STAVANGER STYREMØTE. Dato: 5. August 2013 Tid: Sted: BI BIS-kontoret

Transkript

1 BI STUDENTSAMFUNN STAVANGER STYREMØTE Dato: 5. August 2013 Tid: Sted: BI BIS-kontoret Tilstede: Leder, HR, Økonomi, Sosialt, Fag, kommunikasjon, Marked, VK, VK2, Idrett, EMG, ØAF, LIM, Aksje Innledning til styremøte: HR-ansvarlig v/andreas Fredriksen. Redegjør for retningslinjer og møteskikk for styremøtet. SAK Til Behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig som referent. Forslag godkjennes enstemmig vedtatt. SAK Til Behandling: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes Forslag godkjennes enstemmig vedtatt. SAK Til Behandling: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat godkjennes ikke. SAK Oppføring av saker til Eventuelt Eventueltsaker meldes opp Sosialt: 2 Marked:1 ØAF 2 SAK Til Orientering: Redegjørelser Bakgrunn: Ledelsen redegjør for hva som er gjort den siste tiden Kom: Opplæring med ny redaktør. Planlagt ny utgave av bisvas. Jobbed med ny hjemmeside. Ordnet til alle. Bestilt gensere og pique. Fraktet dem til skolen. Oppdatert på sosiale medier. Sosialt: Jobbet en del med fadderuken og skagenlekene. Hatt flere dialoger med PK ang NSF. Skaffet informasjon som er nødvendig til NSF. I tillegg komt opp med noen forslag og ideer til forandringer til BI kroa.

2 HR: Mye sentralt og NSF. Opplæring med ny KVK. Fag: Vært på fagseminar. Mye . EMG: Fikset linjefest og praksisuke til EMG ØAF: Spikret linjefest i fadderuken for økonomistudentene. Blir på ittepå nattklubb. Har samlet gruppen. Satt dato for møte. VK: Fått opplæring. VK2: Fått opplæring Aksje: Planlegging. Idrett: Skagenlekene. Marked: fått fra sats og dagens næringsliv. Møte med itterpå og ordnet avtale der. Møte i morgen med broremann bar og alf&werner. Jobbet en god del med skagenfondene og fått tusen til arrangementet. Skaffet artist til skagenlekene. LIM: Aktivitetsplan, linjefester og egne faglige arrangementer. Photoshoot på søndag. Jobbet mye med fadderuken. Veldig travelt og hektisk. Fikset sand til hawaii party på lørdagen. Fikset artister. Envy og Zahid Ali kommer på torsdag. Fikk god pris på Envy. Tar aktiviteten på onsdag (fadderuken) inne istedenfor ute, pga værmeldingen. Ligger godt ann budsjettmessig kr i pluss. Avlyste båtturen på fredag, blir en fridag istedenfor. Økonomi: Regninger, bokført juni og litt av juli. Oppfølgning på faddergjengen. Sett på budsjett og på muligheter. Sett på skagenlekene og budsjett slik at alt går rundt økonomisk. Leder: Har mye admin. Mye admin og sentralt. Fått oversikt og sett på planer de har. Ellers har det vært styr med genserene og fadderuken. SAK Til Orientering: Kommunikasjonsstrategi Bakgrunn: En strategi for kommunikasjon skal settes innen de første ukene. KA v/elma og Leder v/charlotte ønsker en diskusjon på hvordan vi skal kommunisere ut mot studentene. Hvordan vil vi fremstå som studentsamfunn? Hvilket inntrykk vil vi at studentene skal ha? Hvilke kanaler som skal fokuseres på, Hvilket innhold er viktig og interessant? Dialog på BisVas, Bis.no, Facebook, Twitter, Skjerm, tavler, F2F m.m LIM: Mer aktivitet, face to face. Bruke facebook, tavlen og BISVAS Erik: FB siden LIM: Få studentene mer aktive. BIS må bidra. Sosialt arrangement på its learning. Kommunikasjon: Vurdere å droppe bisvas og bruke bis.no mer aktivt. Fare for at ting blir publisert to ganger i ulike kanaler. Unødvendig. Økonomi: Kan tjene penger på bisvas. Sponsorer. LIM: Kombinasjon av å publisere på fb og gå rundt i klassene. Synes den siste utgaven av bisvas var bra. HR: Enig med økonomi. Bis.no kan være en elektronisk for nyheter. Positivt med både papirutgave og elektronisk kanal. Andreas: nettsiden kan være en elektronisk form.

3 Elma: Redd det er litt unødvendig med papirutgaven. Face to face er viktig. Mye mer involvert. Lett å påvirke dem. Må inkludere dem. Marked: Face to face kontakt med studentene er viktig. Nye studenter er lette å påvirke. Må inkludere dem. LIM: De som er venner med BIS folk har bra inntrykk av bis. Studentene i Stavanger er studenter fra nærområdet. De kommer på skolen, er der et par timer og går hjem. De har sitt eget liv utfor skolen. VK: Enige med LIM, derfor viktig med fokus med linjeforeneingene. Marked: BIS må mase om studentsamfunnet, og promotere det. Leder: Vi må være aktive å få inn folk inn til ledige verv. Si noen ord til 1. Klassingene. La 1. Klassingene bestemme hvilke aktiviteter de synes er spennende. Vi gjør dette for dem. Studentene må vite at vi er der for hele skolen. Marked: 1. Dagen kan vi snakke, men ta det rolig. Vent en uke, lag en powepoint og gå inn uken etterpå og promotere ledige verv. Sosialt:: Har lyst til å bruke fadderuken til å promotere sosialgruppen. VK Kan presentere oss. LIM: Må promoteres i fadderuken. Bare nevne oss litt, kult med teaser om hva vi holder på med. Gjør noe kreativt. VK: FILM på bis.no Leder: Må bruke BISVAS, har snapshat. Fokus på å ha en plan bak det vi sender ut. Må være synlige i fadderuken. SAK Til Orientering: Retningslinjer ved arrangementer Bakgrunn: Retningslinjer for arrangementer, samt oppmelding av arrangementer og kvalitetssikring skal settes for året. SA v/melissa og Leder v/charlotte ønsker en diskusjon på hvilke retningslinjer en må ha. Antall arrangementer per måned eller uke. Hvordan melde opp arrangementer og hvem som er ansvarlig for det. Promoteringen av arrangementer Varierte arrangementer kvalitetssikre at dette er hva studentene vil ha. Planlegging, budsjettering og rapportering. Plan på kommunikasjon, snakke og diskutere. En strategi. Hvordan vi vil framstå, kanaler og hva er intresangt. BISVAS, osv. Sosialt: Har fått skjenking på torsdagene. Kan søke om utvidelse. Dette må bli gjort i god tid på forhånd. Viktig at ingen arrangementer krasjer. Ønsker møte med leder og diverse andre verv, for å høre hvilke tanker de har om arrangementer. Skjenking til fadderuken er i orden.

4 SAK Til Orientering: Retningslinjer ved Marked- og næringslivkontakt. Bakgrunn: MA redegjør for retningslinjer rundt kontakt mellom BIS Stavanger og næringslivet og markedsavtaler generelt. Marked: Vil ha beskjed hvilken kontrakter dere har med forskjellige kontakter. Virker mer profesjonelt. Gi beskjed. Økonomi: Bruk dropbox. Oversiktlig. Virker mer forberedt om du skal ta kontakt. Leder: På mange andre lokalavd har de marked og næring separat. Hos oss har marked asvar for begge vervene. EMG: Generelt, vi har lagt app. Tenk lage en studentapp, få alle tilbud som er i lokalmiljøet på en plass, studenttilbud. Sis også. Lettere for studentene. SAK Til Orientering: Promotering av SKAGEN Lekene Bakgrunn: MA informerer om arrangementet og om promotering av eventen på FB. Marked: Klarer ikke å invitere alle på FB. Viktig at alle i BIS inviterer til forskjellige arrangementer. Viktig med skagenlekene. Snakk om det i fadderuken. Skap blest rundt det. Må promoteres. LIM: BIS logoene kom ikke på t-skjortene. (fadderuke t-skjortene) HR: Må ha bis logoen på t-skjortene. Alt som har med BIS å gjøre, må ha logo på. SAK Til Behandling: Innkjøp av alkohol til arrangement Forslagstiller: Markedsansvarlig v/ Erik Taranger Bakgrunn: Under SKAGEN Lekene er det leid inn en stand-up artist som har en rider som inneholder alkohol. MA redegjør for saken. Marked: Envy vil ha 8 corona før showet. Forslag til vedtak: Styret gir godkjennelse til innkjøp Forslag godkjent. SAK Til Orientering: PubCrawl i Fadderuken og samarbeid med barer Bakgrunn: MA orienterer om viktigheten av at vi holder avtalene med samarbeidspartnere i fadderuken, dette spesielt under PubCrawl eller Bar-til-Bar. Marked: Pass at folk holder tidene. Folk ikke forsvinner. Viktig med positivt inntrykk. Viktig med bar til bar. Andreas: Infomøte på lørdag. SAK Til Behandling: Invitasjon til alle studenter på linjefestene i Fadderuken Forslagstiller: Leder ØAF v/ Sine Horve Bakgrunn: Ønsker at de nye studentene fra første stund skal forstå hvor viktig linjeforeningen er for å ha et godt samhold på tvers av trinnene. Leder ØAF redegjør for saken.

5 Forslag til vedtak: Alle studentene får invitasjon og muligheten til å delta på linjeforeningsfestene som er i Fadderuken. ØAF: Linjeforening skal sørge for samhold. Viktig å kjøre på fra dag 1. Husker selv hvor isolert du blir på orret i fadderuken. 2. Og 3. Klassingene kan delta på linjefester. LIM Alle som ikke har kjøpt seg inn på faddeuken også? EMG: Hvordan blir det, folk vil sikkert bli med på resten. Sosialt: Kro har kapasitet på 250 og ikke mer. LIM: har 300 stk som skal delta. Men ikke alltid alle som møter opp. Sosialt: Gamle studenter tar opp de nye studentene sin plass. Det er ikke plass. ØAF: På ittepå nattklubb, greit om de får mulighet til å bli med. LIM:: 100 Nye økonomi studenter som kommer. Blir mye folk. ØAF: Kunne vært kjekt. Idrett: Ikke mange som møter opp på linjeforeninger. Leder: Alle kommer ikke. Fint at alle får mulighet. Forslag godkjent. HippHipp hurra for MIIIN bestevenn som fylle 21 år i dag! SAK Til Behandling: Innkjøp til artist Fadderuken 2013 Forslagstiller: Faddersjefer v/andreas og Erik Bakgrunn: Artist og underholdning som er innleid i Fadderuken har en rider som innholder alkohol. Faddergruppen ønsker dispensasjon til å foreta disse kjøpene. Fadder redegjør for innkjøpene som de ønsker å ta. LIM: Envy bandet: Litt drikke og mat før konsert. Leder: dette går fra fadderbudsjett. Saken diskuteres Forslag til vedtak: Styret gir godkjennelse til innkjøpet. SAK Til Orientering: Klassekontakter og Temakveld Bakgrunn: FA trenger hjelp fra styret/ledelsen til å samle/finne klassekontakter den første uken. Fagansvarlig v/kristina Botngård redegjør for planer med temakvelder, og ønsker diskusjon om hva som kan være interessant. Fag: 1. Uken er ikke jeg på skolen. Fint om folk kunne gått rundt i klassene og promotere. Leder: De som har vært, fortsette? LIM: Fortsetter ikke automatisk. FAG: ikke fått mail om at noen skal fortsette. Leder: Kan valg gjør dette? ØAF: De skal forholde seg til deg, hadde ventet til du kommer hjem og gjør dette sammen med valgkomiteen. Marked: Hvis noen skal inn å snakke om det, kan nevne det. Leder: Skriver konkret hvilke arbeid som kommer til å kreves. FAG: ok

6 SAK XX-13 Til behandling: Eventueltsaker Backardi Breezer til BI kroa: Sosialt: Skal vi kjøpe inn backardi breezer til kro. Lønner det seg? Er det for dyrt. Kjekt å ha noe annet på hawaii kro. Kasser på 24, betale 590,32 per kasse. Får fraktfritt om vi bestiller for kr. Blir samme fortjeneste som smirnoff og cider. Ikke stort salg av rusbrus. Har holdbarhetsdato, og kan kjøre det hele fadderiuken om vi vil gå over 1500kr. Setter dem på baksiden Leder: Bare fadderuken? Sosialt:Prøveprosjekt. Spenneden å se om vi kan tilby andre ting. ØAF Veldig kjekt. LIM:: God ide. God løsning på hawaii tema. VK: hvor mye koster bris? Sosialt: 41 og kjører 3 smaker. Skal ha drinker på lørdagen. LIM: Noe musserende? Sosailt : ja. Oppussing av kro. Maling. Eklektisk anlegg er ødelagt. Vil vi styre med det. Ødelagt blitslampe. Trenger nye pære. Skal vi erstatte ismaskin til ny ismaskin. Leder: Admin kan bli med å sponse. Villige til å gi midler. De ønsker en plan. LIM skal dere male gulvet. Kan oppstå riper når vi kjører inn sanden. Sosialt : Trenger frivillige fra bis til å bli med å male. VK: Hvem bestemmer veggene! Sosialt: Skal ha møte om dette. Økonomi: bør bli gjort skikkelig. Også gulvet. Andreas: Skoffel på maskin, må vi være forsiktige? HR: VÆR FORSIKTIG. Sosailt: Er betonggulv. Det går bra. Hvor mange skal være rundt på vorsh i fadderuken. LIM:: Vil ikke ha bis på faddergruppene på mandagen. Sosialt: Lengste fadderforshet. Vil gå rundt. Andre dagene blir hektiske. Vi trenger ikke å være på, men kan gå rundt. VK: Lettere å komme på mandag og snakke om bis, for da er folk åpne. Økonomi: Trenger ikke å være frempå. LIM: På mandag skal faddersjefene gå rundt. Idrett: Det er nok med å bli kjent med faddere. Marked skal vi i BIS være på alle?

7 Økonomi: dele oss opp i grupper. Leder: Handler ikke om at vi skal vær der for å snakke om bis. Handler om å vær synlige. Må få mulighet til å treffe oss å se oss. På mandagen er den lengste vorshet. SYNLIGHET er nøkkelordet her. LIM: Ikke alle faddere som er konfortable med ekstra folk + bis folk på vorsh. Ikke alle har kapasitet til å ha så mange. Marked: Effekten er bedre en annen dag. Sosialt: Fylt skjør på tirsdag og onsdagen. Mye som skjer. Mandag passer bra. FAG: Personlig følte jeg det var bra når BIS gikk rundt. HR: Er det mange grupper som har sakt de ikke vil se mer? Vi er ikke fadderunger. LIM: Sjekker med folk om de har plass. Fag: har hørt at folk har plass til flere folk. Marked: kan noen fra ledelsen ha å ha faddergruppe. VK: Folk flytter på seg fra dag til dag. Marked : kan vi ha en bis gruppe? Tommy: ikke bra ide. Ser ikke bra ut. Leder: Har sakt nei til dette, ingen andre lokalavdelinger har det slikt. Nei til BIS gruppe. HR: for at vi skal få plass, tar vi noen grupper. Dette er siste utgangspunkt. Noe kan sikker ta flere enn to, og noen kan ta mindre enn to. Leder: Sikker mange som ikke kan gå rundt på alt. Må bli enige hvilke dager vi skal gå rundt: Leder: Alle må besøke to plasser, slik at alle får besøk. Marked: Ikke krise om noe får besøk på mandag, og noen på tirsdag. Idrett: kun på dagen, så såg eg noen på kvelden. Økonomi: bar til bar, da var det en fra bis på den ene baren, for seg selv. Fikk ikke snakket med han. Leder: Vi kommer kl 9 på mandag og tar det der ifra. Open for venner på hawaii party på BI kroa. (lørdag/fadderuke) Erik: Punk 2: kan bli mye frafall etter 7 dager med fadderuke. Greit om folk kan ta med venner. Økonomi: hvis vi bruker de fire fyste dagen godt til å promotere kan det dukke opp en hel del med folk. NLD rommet ØAF: NLD rommet nede kan det brukes til linjeforeningene? Kjøpe inn en hylle. VK: veldig greit pga dette rommet (møterommet) er upraktisk. HR: skal få til persienner og skal få til hyller. Rommet er til hele bis. Økonomi rommet bør disponeres på bedre måte. Marked: NLD trenger ikke å ha nld kontor. ØAF: bra i forhold til prioritering.

8 Folk i baren (BI KROA) Økonomi: Folk i baren. Trenger folk i baren under fadderuken. Har vi ikke folk kan vi ikke drive baren. I fadderuken. Sosialt: trenger 3stk i baren. De dagene vi ikke finner noen, står jeg selv. Tora kan ta noen dager. LIM: bjunner å få kontroll. Genser plikt Leder: har fått bekledning, koster mye. Bruk dem. Sett en dag i uken med genser plikt, Setter mandag i år og. Leder: tir for neste styremøte