Tilstedeværende Sentralstyremedlemmer redegjør for aktivitet siste periode

Transkript

1 Sakspapirer BIS Sentralstyremøte Dato: Sted: BI Stavanger Til: Kopi: BIS Sentralstyret, KVK BIS Sentralledelsen, BIS Lokalavdelinger Fag, MA, NA, PK, VK, VK2, Web, SP, KVK Eva, ØA og KA. Sak Behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag vil vedtak: Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent Sak Behandling: Godkjenning av innkalling og referat Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og referat. Sak Orientering: Oppfølgingssaker Leder orienterer. Styret gikk igjennom oppfølgingssakene. Sak Orientering: Eventueltsaker PK: 1 ØA: 1 Leder: 1 Tilstedeværende Sentralstyremedlemmer redegjør for aktivitet siste periode REDEGJØRELSER: Leder: Siden forrige periode har jeg og ØA fulgt opp de fleste saker som var på forrige styremøte. Vi har hatt en tett dialog om forskjellige oppgaver og har vært god på oppfølging av hverandre. Kan også skryte over at våre LNU-midler blir utbetalt i disse dager og vi kan starte med promoteringen mot lokalavdelingene. Har også hatt en tett dialog med PK angående NSF hvor vi har satt ned program, funnet foredragsholdere og generelle ting som er nødvendig for arrangementet. Har vært enn del mailskriving til forskjellige parter om fadderuke, BI, osv. Har også fått dato for første møte i

2 Nydalen. Vil at de fleste fra våre komiteer skal være med på det første møtet, og deretter dele opp deltakelsen utover året. Videre har jeg besøkt Trondheim og tatt del av deres fadderuke. En veldig fin gjeng som har klart å arrangere en god start for våre nye elever. Har sammen med MA vært i møter med Venture Cup, et møte som egentlig ikke SS ikke trengte å være deltakende på, men en god erfaring til neste gang for å unngå slike ting. MA har oppfølging med BIS Drammen på dette. Videre har jeg hatt litt kontakt med Trude angående vår strategi, jeg har snakket med Tore Andre angående politikk ut mot politikerne i Rogaland. Ellers en måned full av telefoner fra folk i organisasjonen. Økonomiansvarlig Mesteparten av tiden min har naturlig nok gått med til føringer og registrering av bilag i 24SO som vanlig. Har brukt en del tid på å sette meg godt inn i resultat/balanse og budsjett i tillegg, og har hjulpet til med diverse spørsmål som har dukket opp både lokalt og sentralt. Multifunksjonsskriver er herved kjøpt inn, og jeg er nå ajour med august måned etter mange timer med nattarbeid. Er så å si avstemt, mangler noen bilag. Mangler et par bilag fra noen. Jeg har også purret en del på LNU som ikke ennå har utbetalt midlene som skulle ha kommet inn ila august, disse er nå inne på bok. NSF har og stått på agenda til samtlige og jeg er i mål med et opplegg jeg er veldig godt fornøyd med. Har hatt en dialog med blant annet KVK, PK og Leder hvor vi skal ha en liten seanse sammen. Ellers har jeg aktivert medlemskontingent i balansen, som nå står klart til utbetaling til LA, samt at jeg snart er i mål med telefonrefusjon. Utover det har det ikke skjedd så mye, har vært en del oppfølging av ymse saker fra sist styremøte og fra ØA lokalt. Månedsmail fra alle ØA kom tidsnok og over all forventning, det er en kjempedyktig gjeng som sitter lokalt i år. Tror vi kan lære masse av hverandre, gleder meg til å bli mer kjent med dem. Mer om den økonomiske situasjonen kommer som egen sak. Kommunikasjonsansvarlig: Som dere alle vet er endelig hjemmesiden oppe og går. Gleder meg veldig til NSF, og til å få full kontroll over alle hjemmesidens funksjoner. Alle har fått genserne sine og jeg håper de passet samtlige. Har fått 5 utfyllende månedsmailer fra mine flinke KA. Ser ut som de alle er godt i gang med arbeidsoppgavene sine. Har snakket med Tove i kommunikasjonsavdelingen i Nydalen igjen. De har kurs i sosiale medier i oktober og mediehåndtering i januar. Satser på at vi kan delta på disse. Har opprettet kontakt med Maria fra Redd Barna, diskutert formålet for årets Studentaksjon, samt om vi skal ha et møte når alle studentaksjonsansvarlige er satt. Gleder meg til å gå satt i gang Studentaksjonen mye tidligere enn i fjor. Har purret på LA for at de skal få satt Studentaksjonsansvarlige på alle skolene. Programmet for NSF er i boks og jeg er fornøyd. Har bestilt navneskilt, samt laget invitasjonene til NSF. Programmet er så å si ferdig venter bare på de siste endringene fra PK. Denne måneden har jeg fått prøvd meg mer som KA enn før, dette er veldig spennende, men jeg ser også at ting tar tid. Prosjektansvarlig: Web Jeg har i denne perioden evaluert de nye nettsidene. Jeg har gått igjennom det som er publisert ganske nøye for å finne potensial for videre utvikling. Jeg har også forhørt

3 meg litt med brukere og besøkende for å ta tempen på mottakelsen av den nye siden. En del tid har også gått med til å skrive saken som skal diskuteres på styremøtet Prosjektkoordinator Siden sist har jeg holdt på med planleggingen av NSF, som vi får se resultatene av neste helg. Har vært litt frem og tilbake i forhold til å få svar av diverse, men håper det meste er på plass. Ellers har jeg vært med på Fadderuken i Kristiansand, meg og Cathrine var med på presentasjon av BIS på informasjonsrunde. Her fortalte vi en god del om BIS, og hvordan Sentralstyret er bygd opp og hvordan vi jobber. Veldig positvt at vi fikk vært med og representert! Vi har også vært med på styremøter i Kristiansand, også veldig positivt, både for vår del at vi får sett hva LA jobber med, og samtidig holder de oppdatert på våre aktiviteter, og komme med innspill på saker som dukker opp. Ellers mye daglig drift, mail, telefoner, billetter og bestillinger osv. Studentpolitisk Siden forrige styremøte har jeg: Vært i kontakt med ledere ved LA i forhold til studentpolitikk, deriblant muligheter i forbindelse med valget etc. Vært i kontakt med LNU i forhold til vårt samarbeid, og vært i kontakt med SBIO i forhold til å få i gang et samarbeid med SP der. Generelt mye mailutveksling. Ellers bistått under fadderuken i Trondheim, og planlagt noen småting til NSF. Har jobbet med strategien til BIS, og holder på med å gå igjennom den informasjonen som tidligere har blitt samlet inn som et utgangspunkt for arbeidet. Deltar på valgdebatt i Nydalen denne uken (etter at redegjørelsen ble sendt inn). Valgkomite Siden sist skypemøte så har det vært rolig for oss i VK. Vi har prøvd å opprette bedre kontakt med VK LA da fortsatt kun en har svart på vår mail om å sende inn presentasjon om seg selv. Så med månedsmailen så sendte vi en ny oppfordring og håper at det nå løsner. Så har vi jo også planlagt NSF og hatt kontakt med academic work. Har også vært litt å hjelpe LA med, en VK i Kristiansand har trukket seg fra vervet sitt så har hatt litt kontakt med dem angående hvordan de skal gjøre det. Kontroll og vedtektskomite Siden forrige styremøte har vi i KVK planlagt opplegg for NSF. Her har det vært en del logistikk vi har måtte få til å gå opp, da planen er å ha en liten del med VK, en liten del med ØA og en liten del med lederne. Men nå ser det endelig ut til at opplegget er ferdig. I tillegg til det, så har vi jobbet med permen vi skal gi til KVK på LA. Har hatt litt problemer med printer, men har ordnet det med Tore-Andre, sånn at vi får skrevet ut arkene når vi kommer til Stavanger.

4 Bortsett fra det har det vært en del fokus på lokalt plan den siste tiden. I Bergen har vi hatt intervjuer til ny KVK, Eva har hatt opplæring av henne, pluss at vi har vært med på fadderuken. Eirin har jobbet med rekruttering til underverv i Drammen. Fagansvarlig Siden sist så har jeg jobbet med å få ökt engasjementet rundt rekruttering av tillitsvalgte. Et av tiltakene som ble gjort er å endre navnet fra tillitsvalgt til klassekontakt og få dette standardisert blant alle skolene t.o.m Nydalen, grunnen til dette er at jeg har fått tilbakemeldinger om at navnet "tilltsvalgt" har gitt litt feile assosiasjoner, dermed så håper jeg at det nye navnet vil ta bort dette, samtidig som at vil skape nysgjerrighet blant studentene. Jeg gleder meg til å se om dette gir resultater. Ellers så har de fagansvarlige kommet godt igang med fredagsmailer. Det har värt litt vanskelig å få alle til få sendt disse inn til rett tid, men jeg regner med dette kommer etterhvert når de kommer skikkelig igang med vervet. Videre så har det strömmet jevnt på med klagesaker fra klagenemda. Dette er noe jeg har jobbet noen timer med daglig, da det er kommet så mange den siste tiden. Som dere andre også har jobbet mye med den siste tiden, så er det gått mye tid til planlegging av NSF. Sakspapirene ble sendt ut til de fagansvarlige på onsdag, flybilletter er bestilt og jeg har fått ordnet det slik at fagansvarlig i Stavanger tar med resten av faggjengen på trafikklysfest på torsdag mens jeg er i styremøte med dere. Satser på at ingen går single derifra. Forrige uke fikk jeg tilsendt sakspapirene til Kollegiemötet den 30. august. 200 a4- sider skulle gjennomgåes, så jeg brukte litt tid på å sette med inn i dette. Men det var mye interessant og lärerik lesing, så det gikk fint. Kollegiemötet var forövrig veldig interessant, og det var overhodet ikke så skummelt som det Linn Herheim ga meg inntrykk av at det skulle väre. Når jeg var i Oslo i forbindelse med mötet så ble jeg også godt kjent med fagansvarlig i SBIO, så jeg ser frem til et godt samarbeid med henne. Det er godt å kunne ha en person å henvende seg til, da fagvervet ofte kan gi en fölelse av at en er alene om ting. Markedsansvarlig: Det som er blitt gjort siden sist er: Anders og jeg har hatt et møte med Venture Cup ansvarlig Carlos. Dette er noe vi ba han videreføre til BIS i Drammen, i og med at det i hovedsak er BIS Drammen han vil samarbeide med. Ellers har jeg vært på overlappingsmøte i Nydalen med Trygve og Øystein (og Camilla) Dette var veldig givende for oss alle. Trygve og jeg har også planlagt NSF nøye slik at det skal bli et veldig minneverdig møte med MA og NLD gjengen! Avtalen med spisested jobber jeg fortsatt med, jeg har mailet Egon og forhørt meg med de, samme som med Peppes, jeg venter fremdeles på tilbud fra Egon. Uansett blir dette spennende. Sine jeg jeg også snakket med ang KSD, hun skulle videreformidle kontakten min til NA utvalget i SBIO! Dette blir kjempe spennende.

5 Ellers har jeg snakket med min markedsgjeng på facebook, telefon og mail. Mandag hadde vi et skypemøtet. Som jeg ikke vet hvordan gikk, i og med at jeg skriver dette på søndag. Ellers har fadderuken i Drammen gått veldig bra, noen studenter på legevakten i histen og pisten er det som setter krona på verket. Ellers ingen store problemer. En liten oppdatering fra Markedsgjengen: Fadderukene virker som har gått kjempe bra i år. Dette er moro å lese i månedsmailene de sender meg. Mye spennende avtaler på gang i alle lokalavdelingene som blir veldig spennende å prate videre om på NSF! Næringslivsansvarlig Denne uken har jeg jobbet videre med å sette meg inn i vervet, samt planlagt NSF sammen med Robert. Fikk tatt en møte med han hvor vi både snakket om NSF samlinger samt KSD. Vi har fordelt arbeidsoppgaver og skal snart gå i kontakt med SBIO om samarbeid. Jeg har også fått snakked med endel av de lokale NLD lederene for å snakke litt om ønsker til NSF. Sak Til Behandling: Beste lokalavdeling Årets lokalavdeling skal kåres under landsmøte Sentralstyret må finne kriterier som skal være med på å kåre vinneren. Forslag til vedtak: Sentralstyret setter ned kriterier. Kriterier: - Gjennomførelse - Mål - Antall søknader til BIS (prosentvis) - Nysatsinger - Engasjement - Kommunikasjon - Tilgjengelighet - Helhetsvurdering Sak Til Orientering/ Kontinuasjonseksamen / Økonomiansvarlig Bakgrunn: I 2010 skrev BIS under en årsavtale med BI. Den nye avtalen (5. mars 2010) tilsier at BIS får overført et fast beløp per år som kan brukes til refusjon av semesteravgifter, kontinuasjonsavgifter, støtte til landsmøter, etc. Beløpets størrelse er bl.a. basert på at det skal romme refusjoner til BIS 8 sentralstyremedlemmer. Styremedlemmene skal betale avgifter som normalt, men vil få disse refundert av BIS. Med andre ord er denne avtalen kun forbeholdt sentralstyrets medlemmer, altså at

6 penger til kontinuasjonsavgift som er regulert av støtten kun tar utgangspunkt i sentralstyret. Vi har per dags dato ingen tilfredsstillende ordning på hvordan vi skal angripe situasjonen på LA der de ikke får refundert. Praksis til nå har vært å be disse ta vare på sine kvitteringer inntil vi har en tilfredsstillende løsning. Økonomiansvarlig orienterer. Økonomiansvarlig tar saken videre med LA og legger frem forslag til neste styremøte. Sak Til Behandling: Gjennomgang av NSF og ansvarsfordeling Bakgrunn: Vi trenger å ha ulike ansvarsområder på NSF. Prosjektkoordinator orienterer. - Kjøpe inn frukt og skjære dette opp: Kristoffer og Trude - Folk på skolen: Camilla, Eirin, Silje, Trygve, Robert, Espen, Eva, Anders, Kristoffer og Christina - Velkomstkomité: Viola og Cathrine - Rydding: ALLE skal være igjen å rydde på søndag. Sak Til Behandling: Dato og sted for BisNiss (NA) Bakgrunn: Det er snart tid for å arrangere BisNiss. Sentralledelsen må bestemme sted og dato. Forslag til vedtak: BisNiss fra den oktober i Trondheim.. Sak Til orientering: Reiseregninger. Bakgrunn: På bakgrunn av reiseregninger som til nå er innsendt, ser ØA behov for innstramming hva gjelder rutiner rundt disse. Dette på grunn av det har blitt gjort korreksjoner på samtlige, som har ført til ekstra stor arbeidsmengde. Således vil det bli tatt en grundig gjennomgang på hvordan reiseregninger skal føres fra A til Å, samt en orientering på gjeldende retningslinjer som gjelder for refusjon, herunder bruk av sunn fornuft når man reiser med BIS. Økonomiansvarlig orienterer Mail med retningslinjer blir sendt ut av ØA.

7 Sak Til Behandling: LNU (ØA og leder) Bakgrunn: Vi har mottatt midler fra Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner. Midlene har økt fra kr i 2010 til i Midlene skal i følge LNU sine retningslinjer være utbetalt i midten av desember og søknadsfrist er satt. Sentralstyret må bli enige om hvilke ledd i organisasjonen denne informasjonen skal videreformidles gjennom til LA. KA legger ut informasjon om LNU på facebooksidene til BIS BI Studentsamfunn. Forslag til vedtak: Leder, Kommunikasjonsansvarlig og Økonomiansvarlig tar ansvar for videreformidling. Sak Til Behandling: Godkjenning av budsjett for NSF (ØA) Bakgrunn: Økonomiansvarlig og Prosjektkoordinator har utarbeidet budsjett i forkant av NSF som trenger godkjenning av sentralstyret. ØA legger frem budsjett for 2011 og orienterer om økonomiske utfordringer knyttet til dette. Forslag til vedtak: Sentralstyret godkjenner budsjett for NSF Sak Konfidensiellsak Denne saken ble konfidensielt behandlet av sentralstyret. De som evt. blir berørt av denne behandlingen vil i så fall bli kontaktet av sentralstyret. Styret har fattet vedtak, og vil kontakte de berørte parter. Sak Konfidensiellsak Denne saken ble konfidensielt behandlet av sentralstyret. De som evt. blir berørt av denne behandlingen vil i så fall bli kontaktet av sentralstyret. Styret har fattet vedtak, og vil kontakte de berørte parter. Sak Konfidensiellsak Denne saken ble konfidensielt behandlet av sentralstyret. De som evt. blir berørt av denne behandlingen vil i så fall bli kontaktet av sentralstyret. Frafall.

8 Sak Til Behandling: Sentralledelsen skal ha styremøter de neste månedene. Det må settes dato og sted for de neste møtene. Forslag til vedtak: Sentralledelsen setter dato for styremøter Trondheim 21.oktober SL blir med på LEF / BisNiss Helg sammen med Bergen i januar? Resten av styremøtene blir bestemt på søndag ( ) Eventueltsaker ØA: Økonomisk status. (Falt bort fra sakspapirene) Økonomiansvarlig informerer. PK: En person har meldt frafall fra NSF. En person kommer for sent. Neste styremøte tar vi opp hvordan det blir med bøtlegging. Leder: EGMONT- problemer med avtalen. Goodie-bags er ikke med i avtalen, MA tar dette videre.