BI Studentsamfunn Bergen REFERAT. Styremøte 8. September 2015 BI Bergen

Transkript

1 REFERAT Styremøte 8. September 2015 BI Bergen

2 Sted: Klasserom 1 Tid: Ikke til stedet: FA, PA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden. Forslag til vedtak: Godkjenning Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR- ansvarlig som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent Sak : Oppføring av eventueltsaker HR2: 2 Leder: 1 Sak Orienteringssak: Uken som har vært. ØA: Sendte månedsmail til sentralt, ble dessverre litt forsinkelse på den til HR lokalt. Ellers går det i betalinger, venter fortsatt på bankkortet fra DnB. Utenom det, litt fakturaer i forhold til Karrieredagene.

3 HR2: HR har vært ekstremt opptatt av intervjuer, vanskelig for oss å rekke alt. Det er vanskelig å koordinere med undergruppene da ting kommer sent og vi ofte ikke blir inkludert i prosessen før rett før intervjuene, men vi gjør så godt vi kan. Angående månedsmail noen er forsinket, andre i tide. Alle skal sende månedsmail før den 1. hver mnd, med en oppsummering av hva som har skjedd den siste måneden. Vi har utlyst de to ledige HR- stillingene. Ellers har jeg jobbet med disiplinærreglementet, og det skal diskuteres på HR seminaret i morgen. Jobbet med Generalforsamling. HR3: Lagt frem plan for generalforsamling, ellers har det gått mye i intervjuer. NA: Jobbet mye med karrieredagene. Sendt ut månedsmail. Må se bort i fra den lokale vurderingsrapporten før KD er gjennomført, har for mye å gjøre. KD Bergen er lite ift Oslo, men må gjennomføres på en skikkelig måte. Det er mitt 3. år som arrangør av KD, EU står for første dagen, markedsføringsdagen vil foregå i Aud 2 pga. forventet oppmøte. Siste dagen i Aud 1 med PwC. Ekspanderer veldig fra i fjor, innenfor fornuftige rammer. Mye blest, sett DN artikkelen angående BI Nydalen bedriftene vil ikke møte på BI i like stor grad. Vi ekspanderer likevel med antall bedrifter i år på bedriftsmesse, til tross for negativ konjunktur. SR bank skal holde bedriftspresentasjon senere, Skandia og Nordea er også signerte bedriftspresentasjoner. Meglerhus planlagt i november. Problemet er at bedrifter ikke legger i like mange kroner som tidligere. MA: En del møter med samarbeidspartnere. Startet med MU intervjuer i dag, fortsetter i morgen. Tror det blir bra. Møte med genserleverandør, fått en god rabatt der. Spørsmålet er om vi skal ha en felles genserleverandør alle undergrupper og utvalg må da kjøre genserbestilling gjennom de. KA: Promotering av verv for KU, stått på stand, gått i klasser, laget flyers. Mange søkere i år gøy når vi er såpass nye. Mange intervjuer i går, flere i kveld. Dyktige søkere, gode egenskaper innenfor foto, film og grafisk, så ser for meg at det er lite behov for opplæring slik at vi kan komme i gang så fort som mulig. Jobbet med promoteringsmateriale til KD, og promotering til utlysning av HR. SA: Siden sist har jeg satt SU, vi blir et utvalg på 27 stykker og 4 stk. flere enn i fjor. Brukt en god del tid på å ringe de som ikke kom med. Syns det er viktig med begrunnelse. Laget dans til NSF, skriver herrenes tale. Jobbet med månedsmail, jobbet med lokal vurderingsrapport. Litt vanskelig å svare på rapporten. Ellers fornøyd med SU, masse som skjer i september. HR3: Har gått mye i intervjuer, blant annet med Sosialutvalget, Markedsutvalget og BIS Marketing. Har også jobbet med lokal vurderingsrapport, og rettet en del referater. Vært med på stand i forbindelse med utlysningen av nye HRer. Leder: Jobbet mye med NSF. Mye frem og tilbake med admin ift kontorer. Ser på nye muligheter når det kommer til tilgang av kontor. Evt. vil vi dele et dokument på ledergruppe der man fyller inn med div. info sånn at vi ikke får skylden for at det går

4 seint. Helst mer skriftlig kommunikasjon med administrasjonen fremover. Ellers mye daglig drift, har noen andre prosjekter jeg informerer om i etterkant. Sak Behandlingssak: Instrukser for ledelsen 2015/2016 Kort om saken: Det foreligger fra forrige styret et par instrukser som omhandler hasteavgjørelser og deltagelse på konkurranser. HR ønsker at disse videreføres. Vedlegg 1: Instruks om hasteavgjørelser. Vedlegg 2: Instruks om deltagelse på konkurranser. HR orienter videre. Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent. Sak Behandlingssak: Oppretting av BISI Runners Kort om saken: Thomas Heggøy ønsker å starte BIS sin første løpegruppen. Den potensielle undergruppen ønsker å fremme ett lavterskeltilbud til studenter som ønsker å drive med trening og mosjon. Vedlegg 3: Søknad BISI Runners Leder orienterer videre. ØA: Lavterskel tilbud, åpent for alle. Trenger ikke midler i begynnelsen. Bare positivt mener jeg. NA: Helt enig, trenger et mangfoldig tilbud her på skolen. Til nå har det vært begrenset til store, tunge verv. Mange dyktige som får avslag. Kjør gjennom med BISI Runners, mener jeg.

5 HR2: Beste dokumentering på interesse vi har hatt på lenge, jeg er positiv. Leder: Vi har et ønske om å ekspandere, åpne for utvidelse. Mener vi ligger ann til å få mange engasjerte i år. Fremmer helse, fremmer engasjement. ØA: Hva med BISI Motbakke? HR2: Bør kanskje etter hvert gå gjennom undergrupper for å sjekke om det fortsatt er liv i de. HR3: Usikker på om BISI Motbakke fortsatt er oppe og går. Leder: KA og SA bør gå gjennom undergrupper og lage en oversikt. Forslag til vedtak: Godkjenning. Godkjent. Sak Diskusjonssak: Ukentlig redegjørelse Kort om saken: HR ønsker at det sendes inn en redegjørelse i forkant av hvert styremøte. Dette har vært tatt opp flere ganger, men ingenting har blitt iverksatt. Det ønskes vedtatt at dette iverksettes som et tiltak for å lette referatføringen i tillegg til at det gir hvert styremedlem en bedre mulighet til å redegjøre og etterprøve den siste ukens arbeid. HR orienterer videre. NA: Viktig å ikke vedtektsføre noe bare for å vedteksføre. Vil vite at det er behov for det, er selv litt overarbeidet. KA: Mener det vil lette mye av arbeidet for den som skriver referat.

6 NA: Hva hvis man skriver det i stikkordsform? Med tanke på at vi allerede har månedsmail. ØA: Hvis vi bestemmer oss for det, når skal det sendes inn? Leder: Tirsdag Viktig med påminnelse neste uke. Sak : Eventueltsaker Sak 1: BIS- konto på Akademika ved HR2: Ledelsen har en konto på Akademika vi kan bruke til kontorrekvisita og annet relevant opp mot ditt verv. Denne kontoen skal under ingen omstendigheter brukes til personlige formål. Jeg har levert en liste til Akademika med navnene deres slik at dere kun trenger å melde navn for å hente ut ting. Dere trenger ikke å ta vare på kvitteringen eller levere den til Sindre ettersom det skal stå navnet deres på kvitteringen i tillegg til at dere skal signere på den. KA: Kun til Ledelsen, eller til KU også? HR3: I utgangspunktet kun til Ledelsen, men materiell kan godkjennes av ØA. Sak 2: Kontorene Leder: Hadde møte med Bård i går angående kontorene, snakket også om at vi ikke får avholde GF fra som tidligere avtalt. Men det skal komme bord, BIS logo osv. på kontorene i nærmeste framtid. Ift. hva som skjer med de andre kontorene, er det foreløpig uvisst. Kontrabeskjed fra Simen (IT), er at vi må ut om kort tid. Men jeg kan ikke forstå hvorfor vi skal ut dersom de ikke er klare med byggingsarbeidet. NA: Plan på eventuell oppbevaring av ting? Mye ting liggende på kontoret. Hvor skal det ende opp?

7 Leder: Foreløpig ikke en løsning. NU, NLD og MU vil muligens dele kontor 4. NA: Allerede nå har vi store mengder av give aways. Hvor skal vi gjøre av alt sånt? Må være en løsning. Leder: Skal skrive mail, må finne en løsning. Jeg, HR og ØA skal ha møte med admin neste uke. KA: Kan KU få et eget skap for elektronisk utstyr, ift tyveri? Leder: Hvis de rydder opp, skal vi vurdere det. Skal ta stilling til det etterhvert. Sak 3 ved LEDER: BIS Opplæringsdag Vi vil avholde en BIS opplæringsdag med leder og nestleder for utvalg og undergrupper. Hva hver enkelt innad i styret vil gå gjennom (ansvarsområde på opplæringsdagen): ØA: Budsjett, økonomi, søknader HR: Intervjuprosess, vedtekter og HR som støtteorgan. NA: Booking av stands og kontakt med næringslivet. MA: Samtale med markedsansvarlige i utvalg og undergrupper. KU: Informere om hvem som kan dele på BIS, logoer, bilder, hjelp til sosiale medier SA: Lån av rederiet, sosialt ellers FA: Klasserepresentanter Skal avholdes i september/oktober.

8 Vedlegg 1: Instruks om hasteavgjørelser Bakgrunn/Hensikt Instruks for hasteavgjørelser i BI studentsamfunn Bergen Dato: Verv under BI studentsamfunn har en mulighet til å foreta seg hasteavgjørelser uten å ta saken opp til behandling på styremøte. Instruksen er laget for å skape kontinuitet i styrets bestemmelsesprosess. Opplæring Ledelsen har som et eget ansvar å til en hver tid holde seg oppdatert på instruksens innhold og eventuelle endringer. Instruks Følgende skal følges til i et hvert tilfelle definert i 1: 1 Instruksens definisjonsområde (1) Instruksen er gjeldende for alle medlemmer av ledelsen i BI studentsamfunn Bergen. (2) Styret kan fatte en beslutning når minst tre - 3- av styremedlemmene, inklusive Leder eller Leders stedfortreder fatter beslutning styremøte/ekstraordinært styremøte, j.f. lokale standardiserte vedtekter Unntak kan fattes av leder/ansvarlig verv innenfor gjeldende område definert i 1, punkt 3. (3) En hasteavgjørelse defineres der en avgjørelse må fattes uten at det er tid og/eller mulighet for at saken behandles av styret i BI studentsamfunn. (4) Instruksen sier seg gjeldende fra det øyeblikket et verv har valgt/blitt tvunget til å fatte en hasteavgjørelse definert i 1, punkt 3. (5) En hasteavgjørelse kan ikke fattes dersom den omfatter opprettelse av undergrupper eller store og omfattende endringer innen verv/organisasjoner/undergrupper.

9 (6) Regler i de lokale standardiserte vedtekter, sentrale vedtekter og beslutninger av styret i BI studentsamfunn Bergen vil være gjeldende før instruks. 2 Behandling av hasteavgjørelser (1) En avgjørelse skal overveies grundig og i samarbeid med leder/ansvarlig verv og HR- ansvarlig. Dersom en avgjørelse fattes av leder må ansvarlig verv innenfor beslutningsområdet inkluderes i behandlingsprosessen. Dersom en avgjørelse fattes av et ansvarlig verv må leder inkluderes i beslutningsprosessen. Minst en - 1- i Human Resources (HR) i BI studentsamfunn må inkluderes i beslutningsprosessen. Gjeldende HR- ansvarlige definerer selv i hvilken grad de ønsker å inkluderes. (2) Resterende medlemmer av ledelsen i BI studentsamfunn Bergen må informeres minst 30 minutter før en beslutning offentliggjøres. Varsling skal helst skje via en direkte samtale eller over telefon, men kan også gjennomføres via tekstmelding, e- post og/eller relevante sosiale medier. 3 Endringer/tolkning (1) Endringer kan foreslås på styremøte av alle medlemmer i ledelsen i BI studentsamfunn Bergen. (2) En endring er kun gjeldende etter lokale standardiserte vedtekter Endringer loggføres under dokumenthistorikk i punkt 5. (3) Vedtatte endringer i dokumentet føres i dokumentet av HR. (4) Tolkning av instruksen blir gjort av HR etter lokale standardiserte vedtekter 9-1, punkt 1. (5) Oppløsning/fjerning av instruks skjer etter 1, punkt 2. 4 Instruksbudd, konsekvenser og konsekvensutredning (1) Brudd på instruksen er ikke tillatt. (2) Eventuelle konsekvenser for brudd på instruks utarbeides i samarbeid mellom leder og HR. (3) En konsekvens må være av tilsvarende grad som handlingen. Om dette dokumentet: Dette dokumentet er utarbeidet som del av instruksverket for BI Studentsamfunn. Instruksen utgjøres av sidene før denne i dokumentet. Denne siden er kun for beskrivelse av dokumentet og hvordan det forvaltes.

10 Målgruppe for dokumentet Ledelsen i BI studentsamfunn Bergen. Dokumenthistorikk Versjonskontrollinformasjon fremgår av dokumentets forside. Detaljert dokumenthistorikk følger her: Versjon Dato Forfattet av Kommentar Niklas Bråthe Første utkast Ved henvisning til kapittelnummer bør det nyttes "kryssreferanser" for å unngå feil nummerhenvisning dersom kapitler settes inn eller slettes.

11 Vedlegg 2: Instruks om deltagelse i arrangement og konkurranser Instruks for deltakelse i arrangement og konkurranser. Dato: Bakgrunn/Hensikt (for instruksen) Hindre at ledelsen i BI studentsamfunn Bergen blir utelatt fra arrangement og konkurranser for studentmassen. Hindre at ledelsen i BI studentsamfunn Bergen deltar på arrangement og konkurranser hvor de selv er ansvarlig. Opplæring Ledelsen har som et eget ansvar å til en hver tid holde seg oppdatert på instruksens innhold og eventuelle endringer. Instruks Følgende skal følges til i et hvert tilfelle definert i 1: 1 Instruksens definisjonsområde (1) Instruksen er gjeldende i tidsperioden et arrangement eller en konkurranse er aktiv. (2) Instruksen er gjeldende for ledelsen i BI studentsamfunn Bergen ved deltakelse i arrangement og/eller konkurranser. (3) Styret kan fatte en beslutning når minst tre - 3- av styremedlemmene, inklusive Leder eller Leders stedfortreder fatter beslutning styremøte/ekstraordinært styremøte, j.f. lokale standardiserte vedtekter Unntak kan fattes av leder/ansvarlig verv innenfor gjeldende område definert i 1, punkt 3. (4) Regler i de lokale standardiserte vedtekter, sentrale vedtekter og beslutninger av styret i BI studentsamfunn Bergen vil være gjeldende før instruks. 2 Deltagelse (1) Alle medlemmer av ledelsen i BI studentsamfunn har samme rett til å delta på arrangement og konkurranser på lik linje med resten av studentmassen på BI Bergen. (2) Rett på deltakelse definert i 2, punkt 1 bortfaller dersom styret, ledelsen eller en enkeltperson har vært direkte innblandet i utarbeidelsesprosessen til konkurransen. Vedkommende kan delta på arrangementet dersom det ikke kan innebære personlig vinning.

12 (3) Ved konkurranser eller premieutdeling i regi av BI studentsamfunn hvor det er innforstått at styret står direkte ansvarlig for et enkelt vervs arrangement og/eller konkurranse, vil ikke styret få anledning til å delta. (4) Arrangement og konkurranser bør settes i regi av undergrupper hvor ansvarlig for undergruppen vil være ekskludert for deltakelse i konkurranser, j.f. 2, punkt 2. Ledelsen i BI studentsamfunn Bergen vil ikke være direkte ansvarlig og kan delta etter 1, punkt 1. 3 Endringer/tolkning (6) Endringer kan foreslås på styremøte av alle medlemmer i styret i BI studentsamfunn Bergen. (7) En endring er kun gjeldende etter lokale standardiserte vedtekter Endringer loggføres under dokumenthistorikk i punkt 5. (8) Vedtatte endringer i dokumentet føres i dokumentet av HR. (9) Tolkning av instruksen blir gjort av HR etter lokale standardiserte vedtekter 9-1, punkt 1. (10) Oppløsning/fjerning av instruks skjer etter 1, punkt 3. 4 Instruksbudd, konsekvenser og konsekvensutredning (4) Brudd på instruksen er ikke tillatt. (5) Eventuelle konsekvenser for brudd på instruks utarbeides i samarbeid mellom leder og HR. (6) En konsekvens må være av tilsvarende grad som handlingen. Om dette dokumentet: Dette dokumentet er utarbeidet som del av instruksverket for BI Studentsamfunn. Instruksen utgjøres av sidene før denne i dokumentet. Denne siden er kun for beskrivelse av dokumentet og hvordan det forvaltes. Målgruppe for dokumentet Ledelsen i BI studentsamfunn Bergen. Dokumenthistorikk Versjonskontrollinformasjon fremgår av dokumentets forside. Detaljert dokumenthistorikk følger her: Versjon Dato Forfattet av Kommentar Niklas Bråthe Første utkast

13 Versjon Dato Forfattet av Kommentar Ved henvisning til kapittelnummer bør det nyttes "kryssreferanser" for å unngå feil nummerhenvisning dersom kapitler settes inn eller slettes.

14 Vedlegg 3: Søknad BISI Runners Søknad BISI Runners Jeg Thomas Heggøy, søker herved om å starte BISI Runners. Dette skal være en løpegruppe med hovedfokus på mellom/langdistanse løping. Dette er et lavterskel tilbud for alle, uansett nivå og ambisjoner. Jeg har allerede laget en facebook- gruppe med over 50 medlemmer; behovet er derfor tilstede. Jeg skal være leder for gruppen BISI Runners. Jeg vil dersom vi får denne gruppen godkjent opprette et styre med både trener(e) og nestleder. Jeg planlegger 1-2 økter i uken, skal sette opp et treningsprogram så alle kan se hva som skjer på trening slik at de som ønsker kan møte opp. I oppstartsfasen trenger jeg ingen midler fra BIS og ønsker derfor heller å søke om midler i etterkant av opprettelsen av gruppen dersom jeg ser et behov for det. På sikt ønsker jeg, dersom det er engasjement for det, å delta på Bergensløpet og eventuelt andre konkurranser. Mvh Thomas Myklebust Heggøy

15