Referat styremøte BIS Bergen SAKSPAPIRER. Styremøte BIS Bergen

Transkript

1 SAKSPAPIRER Styremøte BIS Bergen

2 Sted: BI Bergen, Marineholmen AV 7 Tid: 1700 Ikke til stede: Henrik Hernes (Fagansvarlig) Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse Godkjent innkallelse Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder er møteleder og ordstyrer, KVK er referent. Enstemmig vedtatt Sak 3 Behandling/Godkjenning av Referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat Godkjent Sak 4 Saker til Eventuelt Martine: 1 Orientering om internevaluering: 20.september får dere informasjon på mail. Etter den 20. så skal internevalueringen være 4.oktober. Kan bli endringer ettersom det er mye å gjøre nå. Henrik:1 Karrieredagen: Trenger hjelp fra alle sammen. Hvordan vi kler oss. Mørk bukse og lys skjorte. Vi trenger fire stykker ved auditoriumene. Antar at vi må si nei til noen. Alle må rydde opp auditorium 1 etter kl.14:00. Johnny forelesning til 14:30. Sak 5 Alle styreverv informerer om aktivitet siste periode Hva har blitt gjort av den enkelte siden sist styremøte. Martin (Økonomi): NSF, lært en del fra andre lokalavdelinger. Prøvd å få satt opp tid når vi skal reise på opplæringskurs i begynnelsen av oktober for 24/7. Finne ut av økonomien for undergrupper. De pengene som har stått igjen på undergruppene, blir overført til BIS. Undergruppene kan ikke bruke disse midlene. Jobbet med refusjoner. Venter på BIS-avgift. Skal komme litt penger fra Fadderuken. Satser på ha det klart til GF.

3 André (KVK): Fått på plass første vedtekter etter Styringsgruppemøte. Har jobbet mye med Podio som blir vår nye kommunikasjonskanal, forhåpentligvis gjøre dette best mulig. Mye intervjuer til verv, både sosialutvalget, vinterlekene og Studentaksjonen. Hatt NSF, veldig moro og møte andre KVK ere samt andre engasjerte. Mye inspirasjon fra andre avdelinger. Jobber videre med vedtekter fremover og retningslinjer for organisasjonen. Det er mange rutiner som må ordnes for at vi skal fungere optimalt! Ellers har det også vært mye kontakt med lokalavdelingene. Henrik (Næringsliv): Bestilt skilter til gruppen. Samtale med NOR PR, hjelper med promotering på dagen. Skal opp to timer i morgen. De sender ut en case til noen mediahus. Bestilt keychains og har fått programbladet, fikk det i dag. God deal med Mollvik. Forvaltningshuset og Fana sparebank skal med på Karrieredagen. PWC er med som hovedsamarbeidspartner på NLD. NSF, fikk litt inspirasjon fra andre skoler. Martine (KVK): NSF, veldig lærerikt! Gikk gjennom masse nyttig. Mye intervjuer. Blitt grafisk ansvarlig, jobbet en del med dette. Trine Elise (Valgkomiteen): NSF, interessant å høre om de andre avdelingene. Jobbet litt med kravprofiler for noen av vervene, spesielt for vk og kvk. Jobber med intervjuene, skal gå litt mer over til kravprofil i stedet for spørsmål. Skal ha spørsmål, men litt friere. Jobbet med brosjyrer for å promtere GF, KVK og VK. Skal ha en stand. Ann-Ina (Marked) : Intervjuer, fått et eget utvalg. Virker interesserte. Kontakt med tannlegeklinikken, fikk opp markedsstøtten og forklarte hva vi kunne tilby. Promoteringen i fjor var tydeligvis ikke god nok. Så han har brutt samarbeidet. Har forsøkt å sende han en mail. Møte med Metro. Kom frem til at vi skal ha en navne-torsdag. Kjøre en konkurranse der studentene kan være med. Møte med Markedsutvalget. Kom frem til hvem som skal gjøre hva. En er interessert i å snakke om SIB. I morgen skal vi ha middag for Markedsutvalget. Møte med BISI, fordi Nettbuss er veldig interessert i å sponse idrettsutstyr. Møte med Markus og Live. Amira kommer på stand 25.september. Bestemt meg for å ikke arrangere markedskveld, lokalavdelingene skal gjøre det helt annerledes. Markedsutvalget skal ha en stand. Snakket med de andre markedsansvarlig. Trondheim med en kjempeavtale. Snakke om BIS-pakker. Kontakt med Peppes, presenterte Drammen sin avtale. De er veldig interessert i å gi markedsstøtte. 30% hos Sumo, fra mandag til fredag All take-away. Gensere til Markedsutvalget. Imorgen kommer Sixt, skal skrive kontakt. Purret på de i dag. Bergen Live kommer. Vil promotere gjennom oss. Må inngå en kontrakt. Ellers har jeg vært i kontakt med SBIO. Henrik og jeg vil ha litt mer inspirasjon fra lokalavdelinger, Karrieredag om to uker til SBIO. Martin (Økonomi): Ta opp genserbestillinger med meg. Mange bestiller uten at jeg vet det. Sigmund (Kommunikasjon): NSF, interessant å snakke med andre KA. Viste seg at jeg hadde best kontroll på bis.no av KA ene. Delte erfaringer. Kurs i sosiale medier. Tore-André vil at vi skal bruke Facebook som kommunikasjonskanal. Ansatt studentaksjonen Leder. Silje Brattgjerd, veldig dyktig, er svært aktiv allerede.

4 Christoffer (Sosialt): Ute med Sosialutvalget, bra gjeng. Planlegge aktivitetsdagen. Filmet til en promofilm. Satt forskjellig crews i Sosialutvalget. Satt et team på oktoberfest allerede nå. Skal ha en stand og selge billetter på aktivitetsdagen. Snakket litt med Metro. Sendt meldinger til leder for BISI, Eirin. NSF: fikk ikke så mye ut av hva de sa, veldig forskjellig antall på de sosiale arrangementene på lokalavdelingene. Planer om å opprette en Vinterlekene til, studentcruise. Kommer tilbake til det. Frist til forrige torsdag for budsjett og planer fra undergruppene. Fått lite inn. Purre litt mer her. Møte med Sanja fra Metro og feste litt datoer. Thomas (Leder): Gode månedsmailer! Bruker de til å se på de målene vi har satt for semesteret. Veldig utfyllende og bra. Setter litt rutiner. Økonomimøter blant annet. Under NSF en del givende møtevirksomhet. Leverte tidenes tørreste foredrag på NSF. Tom Colbjørnsen 14.november. Møte med Kjell Minken om studiamidlene. Satt meg inn i reglement for LNU-midler, i fjor fikk vi mindre enn Drammen. Fokus på gode søknader. Sak 6: Styrets oppfølgingssaker /v KVK Martine Abbedissen KVK følger opp actionpunktene som ble satt forrige styremøte. Christoffer: Kontaktinfo til alle lederverv. *Utført. Ann-Ina: Ringt TV2? Lene skal gjøre det. *Ikke gjort. André: Retningslinjer for eventuelt saker. *Utført Martin: Timeplan. Nedprioritert. André: Utfører timeplanen. *Frist: Neste styremøte Sak 7: Behandlingssak: Oppstart av undergrupper /v Sosialt&kulturelt ansvarlig Christoffer Olsen Christoffer Olsen har fått 4 søknader vedrørende oppstart av undergrupper som skal presenteres for styret og stemmes over. Christoffer: 4 søknader. BIS Crossfit - Kun trening, ingen kostnader. Se vedlegg 1 Ann-Ina: Skal de bruke Barrys Bootcamp? Alle for BIS kan promotere for 20%. De går imot itrain-avtalen. Christoffer: Planer for gruppen er formidlet til Christoffer.

5 Martin: Kan ikke bruke Crossfit-navnet. Må kalle det noe annet. Vil gjerne at alle skal kunne lese på søknadene. Thomas: Forslag til å ta det senere pga dårlig søknad pluss et annet navn. Christoffer: Legger til rette til gode økter. Christoffer: Neste 2: BIS Roing Club. (Se vedlegg 2) Veldig interessert. NHH og jus har ro-lag. Vært i møte med Bergen Roklubb og han er interssert i å få opp undergruppen. Den undergruppen må kjøpe båt, må snakke med Eirin om midler fra NSI. Christoffer: Neste 3: BIS Futsal (Se vedlegg 3). Budsjett på hva de skal bruke. Halltider osv. Skulle ha kontakt med Eirin. Thomas: Neste 4: BIS Seafood: (Se vedlegg 4) Presenterte et strategikart for meg. Thomas leser opp søknad (må legges til som vedlegg). Budsjett: Transport pga bedriftsbesøk. Gaver osv. André: Ekstraordinært styremøte? Christoffer: Bør invitere dem uansett. Ann-Ina: Falske forhåpninger da. Henrik T: Forplikter vi oss økonomisk? Thomas: De kan søke økonomiske midler. Christoffer: Bør få til undergruppene fort. Veldig motivert og mange fordeler. Forslag til vedtak: Kan vi melde inn undergruppene? 5 stemmer for. 1 imot. BI Seafood: Godkjent Nytt forslag til vedtak: Gruppen skal hete BISeafood. Enstemmig Vedtatt.

6 BI Roing club: Forslag til vedtak: Godkjenner Thomas: Vanskelig for de å si at kommer til å få en båt osv. Vanskelig å komme med en plan. Martin: Veldig strengt med seilgruppen. Bør ha en standard før vi godkjenner det. De sendte inn 4 søknader. Er det mulig? Christoffer: La folk få mulighet til å gjøre det. Noen ting går ikke, noen ting går. Martin: Spørsmålet er: skal vi fremlegge det først? Eller skal vi få godkjennelse først så det ikke blir halvveis. Plutselig har du 20 undergrupper som prøver å starte opp. Ann-Ina: Er det en undergruppe vi har tro på selv, så ser ikke jeg problemet med at det skal fungere. Hvis de får en godkjennelse fra oss, så er det lettere for at de skal komme seg videre. Thomas: Vil bare presisere at kvaliteten må opp på slike søknader. Trenger mer info. Mange økonomiske kostnader for å ha det, for de kan søke om penger. Christoffer: Vi skal fremme engasjement her. Vi må få flere tilbud. Martin: Veldig for forslaget. Tenker bare at vi har en standard for dette. Sigmund: Enig med Christoffer. Henrik Tønnesen: Mener du vi setter bremser her. God grunn til det også, men vi må fremme engasjement. Thomas: Enig at vi skal lyse begge sider av saken. Forslag til vedtak: BI Roing Club med forbehold om endring til BIS Roing Club. 5 for, 1 imot. BIS Futsal Trine Elise: Veldig vrient med vitalitetssenteret. Bergen Challenge har gått ut forøvrig. Christoffer: Veldig interesserte i Futsal.

7 Forslag til vedtak: Godkjenner undergruppen, med forutsetning om at de endrer navn til BIS Futsal. Vedtak: Enstemmig vedtatt BI Crossfit: Forslag til vedtak: Godkjenner undergruppen med forutsetning om at de endrer navn. 1 for og 5 mot Vedtak: Ikke godkjent Nytt forslag til vedtak: Godkjenner undergruppen om forutsetning om navnendring. Crossfit og BI endres. Enstemmig vedtatt Sak 8: Orienteringssak: Bruk av sosiale medier fra BIS sin side V/Sosialt&kulturelt ansvarlig Christoffer Olsen Christoffer Olsen orienterer om retningslinjer for bruk av sosiale medier for organisasjonen. Christoffer: Jeg og Sigmund hadde sosiale medier kurs, med alle sosialt ansvarlig. Vi fikk mye ris for hvordan vi bruker Facebook. Gå litt vekk fra useriøsiteten. Gå gjennom et ledd? Henrik: Blir ikke det litt uryddig? Sigmund: Trenger ikke at jeg må logge inn. Thomas: Dette skal gjennom Kommunikasjonsansvarlig uansett. Sak 9: Orienteringssak: Bongsystem på Rederiet /Sosialt&kulturelt ansvarlig Christoffer Olsen Christoffer Olsen ønsker å presentere idé om bongsystem på Rederiet og vil ha en diskusjon rundt saken. Christoffer: Var en på sosialutvalget intervjuet som nevnte bong-systemet. Kommer til å ha mer kontroll på hva vi selger. Betaling går mye mer ryddig måte. En egen stand i kantinen som selger dette. Så bruker man disse bongene. Negative ting er at de kan kopieres osv.

8 Thomas: Får kø der man skal kjøpe bonger. Litt irriterende hvis det er flere som har bonger etter fester. Martin: Viktig å ha forskjellige bonger ellers går ting litt i surr. Ann-Ina: Mulig å få kort? Som på festivaler og sånt? Sigmund: NHH har rett og slett at alle har muligheten til å krite. En egen kriteansvarlig. En liste over alle studentene, og gi legimitasjon. Fast uke i mnd. der man må betale. Martin: Idé å finne ut hvordan dette systemet fungerer. Christoffer: 800 mann skal krite? Blir veldig inneffektivt. Sigmund: NHH bruker det på en god måte. Ann-Ina: Elektronisk? Da er det bare å søke opp navnet. Christoffer: Kunne man brukt BI-kortet? Melder opp ekstra bankterminal til studiamidlene. Bonger selges på kvelden forøvrig. Martin: Tanken er å stå i kø en gang. Henrik: Hva med tom for bonger? Blir kø. Christoffer: Du kjøper for 200 kr og da kjøper du masse etter det. Ann-Ina: Hvis du bruker bare 100 da? Da kan det blitt litt irritasjon, da. Martin: Ideen er genial, men det må settes i gang på god måte. Christoffer utarbeider system for bong. Settes som actionpunkt. Frist: 26.september. Sak 10: Behandlingssak: Promoteringsmateriell til MU V/ Markedsansvarlig Ann-Ina Olsen Markedsutvalget ønsker penger til visittkort og gensere. Ann-Ina: Mitt mål er å promotere Markedsutvalget så de vet hvem vi er. Visittkort er mer profesjonelt. Thomas: Sum? Martin: Hvor mye bruker dere ca på NU?

9 Henrik: Rett under Snakk med Anders Sentralt. Billige visittkort. Christoffer: Skjønner ikke poenget om at leder skal ha det. Martin: Problemet er at de ikke er budsjettert. Thomas: 3000 av sosialpenger å ta av. Christoffer: Gensere gjelder mitt utvalg også. Ann-Ina: Ingen her skal ha genser for utvalgene, da? Christoffer: Kan skape mye forvirring. Thomas: Bør være spesifisert for kroner og øre. Martin: Kan få godkjent for de 3000 og legge ut resten selv. Igjen blir det feil, fordi NU bestiller fra sin egen konto. Ann-Ina: Hva om vi finner ut senere at vi kan bruke sponsorpengene? Henrik Tønnesen: Litt feigt at vi kan ta våre egne penger. Ble fortalt om at NU skal ha eget regnskap osv, ettersom de kan ta penger fra sin egen kasse. Henrik Tønnessen: Vi kan spytte inn noen penger til BIS slik at de kan få litt gensere osv. Forslag til vedtak: BIS godkjenner at Markedsutvalget får støtte til gensere og visittkort Vedtak: Enstemmig vedtatt Sak 11: Orienteringssak: Inspirasjonsturer til andre LA V/Leder Thomas Skovli Flere verv i BIS har et ønske om å reise til andre lokalavdelinger for å se hvordan de jobber. Leder ønsker en diskusjon på hvordan vi løser dette i forhold til praktisk gjennomføring og økonomi. Ann-Ina: Stor mulighet for oss ettersom vi får reduserte kostnader for flyreiser og hotell. Martin: Interessert for en reise til Stavanger. Søker Sentralt. For opplæringskurs. Tønnessen: Hvorfor vil vi reise? Viktig å orientere om det. Ann-Ina kan f.eks dra på markedskvelden. Viktig at det er et godt grunnlag for å dra. Christoffer: Kun Trondheim jeg har utbyttet å dra til. Martin: Snakket med Leder Trondheim for å splitte kostnadene for reise?

10 Thomas: Det er riktig. Ann-Ina: Skal reise om tre uker eller noe BISNISS. Martin: Aldri hatt et økonomiseminar. Thomas: Økonomisk så søker vi Sentralt. Sak 12: Orienteringssak: LNU-midler V/ Leder Thomas Skovli Det nærmer seg tiden for å søke støtte fra LNU. Leder orienterer om hvordan denne praksisen er og hvordan søknadene bør se ut i forhold til kravspesifikasjoner fra LNU. Thomas: I fjor skrev Bergen elendig søknader. Lavere enn Drammen. Bør få en viss fast sum og kan begynne å budsjettere osv. Praksis er at man sender inn søknaden, så behandler de. 0, 50% eller 100%. Edruelige søknader er bra. Martin: Søk om konkret sum, ikke når du trenger Alle LNU-søknader skal gjennom meg. Frist: 20.september. Jeg sender de innen 30.september. Thomas: Er det en innovativt idé osv? Leser fra vedlegget. Hva skal vi søke om?

11 Vedlegg 1

12 Vedlegg 2

13 Vedlegg 3:

14 Vedlegg 4 Navn på gruppen: BI Seafood Formålet med gruppen: BI Seafood har en visjon om å øke interessen for fiskeri og sjømat blant studentene ved Handelshøyskolen BI Bergen. Planer for gruppen (arrangementer, evt treningstider osv): Jeg vil bruke den første tiden på å samle kremen av kremen på BI, for å få etablert et stabilt og dyktig styre. Jeg vil deretter, sammen med styret mitt, jobbe målrettet mot å få spennende og kunnskapsrike forelesere fra ledende bedrifter innen fiskeri og sjømat, hit til BI Bergen, og dermed være med på å knytte oss studenter nærmere en veldig spennende, og viktig del av næringslivet. Jeg har god tro på at dette er noe jeg vil få til, da jeg allerede kjenner flere fra bransjen, både på profesjonelt og personlig nivå. Jeg ønsker også å få til noen bedriftsbesøk, og her i Bergen vil vi blant annet kunne ta turen til ledende aktører som Austevoll Seafood og Lerøy. I tillegg til dette vil jeg forsøke og inngå et samarbeid med Sparebanken Vest, hvor målet vil være å få opprettet en stipendordning. Medlemene i BI Seafood vil da kunne få søke om å reise til (for eksempel) sjømatmessen i Brussel, som er verdens største. Dette er en messe jeg selv har besøkt, nettopp gjennom å ha vunnet et slikt stipend, og for meg var dette en opplevelse som uten tvil gav mersmak! Her vil man virkelig få kjenne på pulsen til sjømatnæringen, og få en unik mulighet til å knytte nye, viktige og spennende bekjentskaper.

15 Budsjett(fremtidige kostnader): Det som måtte bli av kostnader vil i hovedsak være knyttet opp i mot transport i sammenheng med bedriftsbesøkene, og de eventuelle kostnadene som måtte være knyttet til det å få besøk fra næringslivet. (Utdeling av blomst etter foredraget, drikke til foredragsholder osv.) Jeg vil holde kostnadene på et akseptabelt nivå, og vil også på sikt utarbeide samarbeid med potensielle sponsorer, hvorav det vil bli enklere og dekke kostnadene knyttet til større prosjekter.