Generalforsamling. Høst 2012

Transkript

1 Generalforsamling Høst 2012 Dato: Sted: Tid: 17. oktober Aud

2 Forord Generalforsamlingen tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til 8. oktober. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Vi ønsker at alle deltar på generalforsamling slik at vi har best mulig grunnlag for å foreta vedtak. Det er her du har mulighet til å fremme dine meninger! Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum! Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Generalforsamlingen avsluttes som vanlig med after GF Party i Rederiet. Den siste saken angår dette J Da gjenstår det bare å ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen BIS- Ledelsen! Leder: Økonomiansvarlig: Markedsansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: It og kommunikasjonsansvarlig: Næringslivsansvarlig KVK: KVK: Thomas Skovli Martin Fjeldså Ann- Ina Olsen Christoffer Olsen Henrik Hernes Sigmund Malkenes Henrik Tønnesen André Skoog Martine Ingebrigtsen Abbedissen 2

3 Innholdsfortegnelse Forretningsorden for Generalforsamling Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Sak 1 Behandling/Godkjennelse av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Sak 4 Saker til eventuelt Sak 5 Orientering/Styrets beretning Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Sak 8 Behandling/Fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk Sak 9 Oppdatert stillingsinstruks NU Leder Sak 10 Oppdatert stillingsinstruks Markedsansvarlig Sak 11 Oppdatert stillingsinstruks Idrettsansvarlig/styret Sak 12 Ny stillingsinstruks Næringslivsutvalget Sak 13 Oppdatert stillingsinstruks Doxa Sak 14 Ny stillingsinstruks: Sosialutvalget Sak 15 Ny stillingsinstruks: Grafisk ansvarlig Sak 16 Nye stillingsinstrukser og retningslinjer for linjeforeningene Sak 17 Behandling / Valg av nye verv Sak 18 Behandling/After- GF party/leder Sak 19 Eventuelt Vedlegg: Vedlegg 1 Oppdatert stillingsinstruks Leder NU 20 Vedlegg 2 Oppdatert stillingsinstruks Markedsansvarlig 21 Vedlegg 3 Oppdatert stillingsinstruks Idrettsansvarlig og styret 22 Vedlegg 4 Oppdatert stillingsinstruks Næringslivsutvalget 23 Vedlegg 5 Oppdatert stillingsinstruks Doxa 24 3

4 Vedlegg 6 Ny stillingsinstruks: Sosialutvalget 25 Vedlegg 7 Ny stillingsinstruks: Grafisk ansvarlig Vedlegg 8 Nye stillingsinstrukser for linjeforeninger Vedlegg 9 Nye vedtektsendringer 26 Vedlegg 10 Referat Vårens Generalforsamling

5 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn, avdeling Bergen 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Bergen, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Bergen. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Bergen som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre - 3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to - 2- replikker til hvert innlegg, á to - 2- minutter, samt en - 1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en - 1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 5

6 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Bergen sitt høyeste organ Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Bergen sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2- uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen Saker som ønskes behandlet på generalforsamling må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en - 1- uke før møtestart Egne tilføyelser til felles vedtekter for BIS Bergen må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt Stemmeberettigede ved BIS Bergens generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. 4-2 Høstens generalforsamling Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret i BIS Bergen som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. 6

7 - Behandle og eventuelt endre egne tilføyelser til felles vedtekter for BIS Bergen, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. - Statusrapport fra sittende styre fremlegges, herunder halvårsrapport fra styremedlemmene. 4-3 Vårens generalforsamling Vårens generalforsamling har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret i BIS Bergen som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon i ett år, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Revidert årsregnskap fra avtroppende styre fremlegges for godkjenning. - Revisjonsrapport fra avtroppende styre fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for vårsemesteret. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. 4-4 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre eller når minst ti prosent av medlemmene ønsker det Innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal bekjentgjøres senest en - 1- uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær generalforsamling skal foreligge minst to - 2- dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær generalforsamling er som nevnt i vedtektene og

8 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Per Olav Myhre er Ordstyrer. Sivert Belsby er bisitter. Eva Wefre er referent. Godkjenning av tellekorps. Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Høst Vedlegg nr. 9. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra Generalforsamling Vår Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen 8

9 Sak 5 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin beretning. Hvert styremedlem presenterer sin beretning i korthet. Leders statusrapport, ved Thomas Skovli: Med vennlig hilsen Thomas Skovli Leder BIS Bergen 12/11 leder.bergen@bis.no Med vennlig hilsen Henrik Hernes Fagansvarlig BIS Bergen 2012/2013 fag.bergen@bis.no Fagansvarlig sin statusrapport, ved Henrik Hernes: KVK sin statusrapport, ved André Skoog og Martine Ingebrigtsen Abbedissen: Med vennlig hilsen André Skoog og Martine Ingebrigtsen Abbedissen KVK BIS Bergen 2012/2013 kvk.bergen@bis.no kvk2.bergen@bis.no IT/Kommunikasjonsanasvarlig sin statusrapport, ved Sigmund Malkenes Med vennlig hilsen Sigmund Malkenes Kommunikasjonsanvarlig BIS Bergen 12/13 Kommunikasjon.bergen@bis.no Med vennlig hilsen Martin Fjeldså Økonomiansvarlig BIS Bergen 12/13 Okonomi.bergen@bis.no Økonomiansvarlig sin statusrapport, Martin Fjeldså: 9

10 Mvh Christoffer Olsen Sosialt Ansvarlig BIS Bergen 12/13 Sosialt ansvarlig sin statusrapport, Christoffer Olsen Med vennlig hilsen Ann- Ina Olsen Markedsansvarlig BIS Bergen 11/12 Markedsansvarlig sin statusrapport, ved Ann- Ina Olsen: Næringslivsansvarlig sin statusrapport, ved Henrik Tønnesen: Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for våren Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskaper for våren Regnskap presenteres på Generalforsamlingen Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Bergen Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for vår og høst 2012 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for vår og høst Budsjett presenteres på Generalforsamlingen 10

11 Sak 8 Behandling/ Fullmakt til det sittende styre for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv/kvk Forslagsstiller: Styret i BIS Bergen Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen, med unntak av ledervervet Sak 9 Behandling/Stillingsinstrukser for Leder NU/v KVK Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Stillingsinstruks for Leder NU trenger en oppdatering. Vedlegg nr 1. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner stillingsinstruksen for Leder NU. Sak 10 Behandling/Stillingsinstruks for Markedsansvarlig (MA) Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Stillingsinstruks har blitt oppdatert. Vedlegg nr. 2. Forslag til vedtak: Godkjenner stillingsinstruksen for Markedsansvarlig. Sak 11 Behandling/Stillingsinstruks for Idrettsansvarlig Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Oppdatert stillingsinstruks for idrettsansvarlig. Vedlegg nr.3. Forslag til vedtak: Godkjenner stillingsinstruksen for Idrettsansvarlig. Sak 12 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Næringslivsutvalget Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Oppdatert stillingsinstruks for Næringslivsutvalget. Vedlegg nr. 4 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Næringslivsutvalget. 11

12 Sak 13 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Doxa Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Oppdatert stillingsinstruks for Doxa. Vedlegg nr. 5. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Doxa. Sak 14 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Sosialutvalget Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: Oppdatert stillingsinstruks for Sosialutvalget. Vedlegg nr. 6. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Sosialutvalget. Sak 15 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks for Grafisk ansvarlig Forslagstiller: KVK Bakgrunn: Ny stillingsinstruks for Grafisk ansvarlig (vedlegg 7) Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Grafisk ansvarlig. Sak 16 Behandling/ Godkjenning av stillingsinstrukser og retningslinjer for linjeforeninger Forslagstiller: KVK Bakgrunn: Det skal vedtas nye stillingsinstrukser og retningslinjer for Linjeforeningene. (vedlegg 8) Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksene og retningslinjene for linjeforeningene. Sak 17 Behandling/Godkjenning av vedtektsendringer foretatt av Styringsgruppen Forslagstiller: KVK Bakgrunn: Ved Styringsgruppemøte som ble avholdt ble det vedtatt diverse standardiserte vedtektsendringer Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner vedtektsendringene som blir lagt frem (Se vedlegg 9) 12

13 Sak 18 Behandling/ Valg av ledige tillitsverv v/vk Forslagsstiller: Valgkomiteen Bakgrunn: Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: Kontroll og vedtektskomiteen 1 kandidat Valgkomiteen (VK) 1 kandidat Forslag til vedtak: Den personen med absolutt flertall blir valgt inn Sak 19 Behandling/ After GF Party/Leder Forslagsstiller: Leder Bakgrunn: Generalforsamlingen skal alltid avsluttes med en skikkelig fest i Rederiet. Forslag til vedtak: Leder foreslår to priser på øl for after GF party, forsamlingen stemmer over forslagene. Sak 20 Eventueltsaker Eventueltsaker behandles. 13

14 VEDLEGG 1 Stillingsinstruks for Næringslivsansvarlig (NA) 1. Ansvars og myndighetsområde Næringslivsansvarlig har ansvaret for å følge opp Næringslivsdagen(e) og Karrieredagen(e). Næringslivsansvarlig er leder for Næringslivsutvalget, som har ansvaret for bedriftsbesøk, større samarbeidspartnere i næringslivet og arrangering av næringslivsrelaterte arrangement som går studentene til gode. Næringslivsansvarlig skal rapportere til BIS Bergen sitt styret og sørge for et godt samarbeid med marked- og næringslivsansvarlig i sentralstyret. Næringsansvarlig har signeringsrett ved forhandling med bedrifter. Næringslivsansvarlig skal opprettholde kontakt med næringslivet, ved å innhente bedriftspresentasjoner og stands, samt fremforhandle gode avtaler fra næringslivet. Næringslivsansvarlig skal vise studentene ved Handelshøyskolen BI for næringslivet og være en bidragsyter for at studentene ser sine muligheter. Næringslivsansvarlig skal sørge for at grupper underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer. Næringslivsansvarlig har ansvaret for alle bedrifter som er relevante for BIS. Det vil si at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg i BIS plikter å kontakte en i Næringslivsutvalget når de skal kontakte, eller lage en avtale med en bedrift. I Næringslivsutvalget gjelder denne kontakten fortrinnsvis Næringslivsansvarlig, Linje- og utvalgsansvarlig eller Bedriftskontakt. Næringslivsansvarlig har ansvaret for linjeforeningene. 2. Samarbeid Næringslivsansvarlig plikter å opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til øvrige medlemmer i BIS, NU- styret, BIS Sentralt, administrasjonen, Næringslivsdagen- styret Samarbeidspartnere og Næringslivet. Næringslivsansvarlig vil fungere som et kontrollorgan og en støttespiller for NLD, samt innhente bedrifter til arrangementet. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Næringslivsansvarlig skal delegere oppgaver innad i NU, planlegge og iverksette tiltak i henhold til ansvars- og myndighetsområde. Hovedoppgaver for NU: - Innhente bedriftspresentasjoner. - Innhente bedrifter som kan ha stands. - Fremforhandle gode avtaler med bedrifter. - Innhente bedrifter til Næringslivsdagen (NLD) - Sørge for å formidle karrieremessige arrangement for studentene. - Rapportere til BIS- styret samt økonomiansvarlig. 14

15 VEDLEGG 2 Stillingsinstruks for Markedsansvarlig BIS LA (MA) 1. Ansvars- og myndighetsområde Markedsansvarlig er ansvarlig overfor styret for at driften av BIS Markedsutvalg skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. (Tekst vedrørendemarkedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette). Markedsansvarlig har myndighet overfor de grupper og komiteer som vedrører BIS Markedsutvalget.(Punkter vedrørende Markedsutvalget gjelder bare ved de LA som har dette).markedsansvarlig har ansvar for Karriere Speed Date (KSD) (dersom LA har KSD). Markedsansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. Markedsansvarlig (MA) har ansvar for at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg kontakter Markedsansvarlig før de lager samarbeidsavtaler. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, og Markedsansvarlig i de øvrige BIS LA. MA er leder av BIS Markedsutvalget. (Ved de LA som har Markedsutvalg) MA skal bistå Leder i arbeider med fagseminar for styret, og Lokalt Engasjementsforum (LEF). (Tekst gjelder bare ved de LA som har dette) 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Markedsansvarlig skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere BIS Markedsutvalgsamlede funksjoner og oppgaver. Herunder kan nevnes: (Punkter vedrørende Markedsutvalg gjelder bare ved de LA som har dette). - Fundraising/ generere inntekter til hele BIS LA. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av BI- studenter - Bistå grupper til å arrangering av kurs, seminarer, PC- messe og gjesteforelesninger, herunder formidle kontakt ved behov. - Bedriftsbesøk - Følge opp og kontrollere arbeidet med KSD 15

16 VEDLEGG 3 Stillingsinstruks for Leder BI Studentidrett (BISI) 1. Ansvars- og myndighetsområde Leder BISI har hovedansvar for BIS Bergens idrettsmateriell. Leder BISI har ansvar for å holde kontakt med idrettsundergruppene, og sørge for at det er et høyt aktivitetsnivå ved skolen. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sin funksjon skal Leder BISI etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med idrettsstyret, BIS- styret, NSI og alle sine underlagte koordinatorer i alle idrettsgrupper, definert i vedtektene. Leder BISI er overordnet ansvarlig for idrettsgruppene på skolen og er underlagt Sosialt ansvarlig i BIS- styret. Leder BISI er ansvarlig for all kontakt med Norges Studentidrett (NSI). Leder BISI skal bistå idrettsgrupper og styret vedrørende problemer og / eller spørsmål i tilknytning til idrett og andre aktivitetsarrangement. Leder BISI skal bistå idrettsgrupper med veiledning, samt rapportere månedtlig til Sosialt ansvarlig om aktivitet. I tillegg skal Leder BISI, sammen med Nestleder BISI, rapportere om økonomisk situasjon til Økonomiansvarlig i BIS. Leder BISI plikter å kontakte Markedsansvarlig når det gjelder å inngå samarbeidsavtaler. Leder BISI skal bistå Sosialt ansvarlig i arbeidet med Aktivitetsdagen. Leder BISI skal arrangere minst en idrettsdag i året. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Leder BISI skal sørge for at det er: - Orden i idrettsmateriell. - Aktive undergrupper. - Aktivt kontaktnett. - Aktivitetsarrangement. - Rapportere til sosialt ansvarlig om aktivitet - Rapportere til økonomiansvarlig om økonomisk aktivitet - Opprettholde et godt og profesjonelt forhold til NSI 16

17 Retningslinjer for styret til BI Studentidrett (BISI) Formål: BISI skal legge forholdene til rette for at medlemmer av BIS kan drive fysisk fostring. 1. Styret BISI består av syv stillinger med følgende titler og arbeidsoppgaver: Leder: Se Stillingsinstruks for Leder BI Studentidrett» Nestleder: Er ansvarlig for økonomistyringen i BISI, i samarbeid med økonomiansvarlig i BIS. Skal ha oversikt over lagene slik at midler og økonomisk støtte fordeles rettferdig. Har ansvaret for at BISI og deres idrettslag søker ekstern støtte. Økonomiansvarlig er leders stedfortreder. Markedsansvarlig: Har ansvaret for å anskaffe og følge opp BISIs samarbeidspartnere, i samarbeid med markedsansvarlig for BIS. Plikter å kontakte Markedsansvarlig når det gjelder å inngå samarbeidsavtaler. Videre har markedsansvarlig ansvaret for å hjelpe og kontrollere de enkelte idrettslagenes eventuelle egne samarbeidspartnere. Kommunikasjonsansvarlig: Har det overordnede ansvaret for kommunikasjon og informasjonsflyt innad i BISI, og utad til studentene. Har ansvar for profilering av alle aktiviteter og arrangementer eksternt og internt, i regi av BISI. Skal bistå ved idrettslagenes promotering av arrangementer. Arrangementsansvarlig: Er hovedansvarlig for alle arrangementer i BISIs regi. Har ansvaret for BISIs fellesarrangementer og BISIs deltakelse i arrangering av idretts- og aktivitetsdager. I tillegg skal arrangementsansvarlig bistå de ulike lagene ved eventuelle interne arrangementer. Styremedlem - Hoved: Skal bistå styret og de ulike idrettslagene etter behov. Har oppmøteplikt på alle interne møter, og er stemmeberettiget. Styremedlem Vara Skal bistå styret og de ulike idrettslagene etter behov. Har oppmøteplikt på alle interne møter, og er stemmeberettiget. 2. Organisering BISI skal rette seg etter fellesinstruksen fra BIS- styret. Føringer for reisetilskudd, kontingenter, honorarer til dommerkurs m.m inngår i BISIs retningslinjer. Alle søknader for økonomisk støtte skal behandles i BISI- styret på et styremøte. 17

18 3. Årsmøte Årsmøte skal avholdes en - 1- gang på vårsemesteret, fortrinnsvis januar eller februar. Alle medlemmer av BI Studentsamfunn har stemmerett ved årsmøte. Innkalling til Årsmøte skal bekjentgjøres senest en 1 - måned før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden til BIS (bis.no), og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. Vedtak er fattet ved absolutt flertall av stemmene. (halvparten av stemmene). Saker som ønskes behandlet på Årsmøte må være styret i hende senest to 2- uker før møte. Sakspapirene skal være tilgjengelig for studentene senest en - 1 uke før møtestart, herunder skal de ligge på hjemmesiden til BIS (bis.no). BISI sitt styret plikter å gjennomføre Årsmøte i henhold til lover og retningslinjer gitt av NSI og NIF. Tillitsvalgte valgt på vårens Årsmøtet har funksjonstid et 1- år etter årsmøtets slutt. Kontingent settes av årsmøte, og er fortiden på.. 4. Økonomi Regnskap og budsjett skal godkjennes av Årsmøte. BISI sitt styret plikter å rapportere månedtlig om økonomisk status til Økonomiansvarlig i BIS. 5. Arbeidsoppgaver BISI skal sørge for et rikt treningstilbud, både innen- og utendørs. Skal bistå aktuelle idrettslag etter behov for treningstider og halltider. BISI skal jobbe for tilstrekkelig innendørs og utendørs treningsmuligheter i det nærliggende området til BI Bergen. BISI skal hvert semester arrangere minst ett idrettsarrangement. BISI skal følge opp at flere arrangementer arrangeres i regi av idrettsundergruppene. Det enkelte idrettslag i BISI er selv ansvarlig for at pålegg fra de representative idrettskretser følges opp. Idrettslagene i BISI står selv for offentliggjøring av, og påmelding til kretsvise, nasjonale og internasjonale konkurranser, etter informasjon fra BISI- styret. Idrettslagene står selv for uttaking og sending av representanter til studentkonkurranser. BISI pålegger sine medlemmer å betale en semestervis medlemskontingent som fastsettes av Årsmøte og fremgår av retningslinjene til BISI. Det gis fritak for medlemsavgiften for spillende trenere. Dette gjelder for inntil én trener per seriespillende lag. 18

19 Retningslinjene for BISI godkjennes årlig av Generalforsamlingen i BIS. Medlemmer av BISI- styret regnes som inhabile i tilfeller der avgjørelser kan føre til at man oppnår personlig gevinst. Likeså er man inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommende. Ethvert medlem av styret kan reise spørsmål ved andres habilitet. I slike tilfeller avgjør et eventuelt flertall habilitetsspørsmålet. Den som erklæres inhabil må forlate stedet ved behandlingen av den aktuelle saken. Idrettstyret plikter å ha tilstrekkelig overlapping med påtroppende styret. 19

20 VEDLEGG 4 Stillingsinstruks for Næringslivsutvalget (NU) 1. Ansvars- og myndighetsområde Medlemmene i Næringslivsutvalget har ansvaret for å arbeide og bistå Næringslivsansvarlig med arrangering av Karrieredagen(e), samt innhente bedrifter til Næringslivsdagen(e). De har ansvar for å innhente bedriftsbesøk, samarbeidspartnere og arrangering av næringslivsrelaterte arrangement som går studentene til gode. 2. Samarbeid Medlemmene av Næringslivsutvalget skal sørge for et hensiktsmessig og tillitsfullt forhold til næringslivet og samarbeidspartnere. De vil fungere som et støtteorgan til Næringslivsdagen (e). I tillegg skal NU innhente bedrifter til arrangementet. Medlemmene av Næringslivsutvalget har ansvaret for kontakten med næringslivet. Det vil si at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg i BIS plikter å kontakte en i Næringslivsutvalget når de skal kontakte, eller lage en avtale med en bedrift. I Næringslivsutvalget gjelder denne kontakten fortrinnsvis Næringslivsansvarlig, Linje- og utvalgsansvarlig eller Bedriftskontakt. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon Næringslivsansvarlig har ansvaret for å delegere oppgavene innad i NU, planlegge og iverksette tiltak i henhold til ansvars- og myndighetsområde. Næringslivsutvalgets hovedoppgaver er som følger: - Innhente bedriftspresentasjoner - Innhente bedrifter som kan ha stands - Fremforhandle gode avtaler med bedrifter - Støtte Næringslivsdagen (e) (NLD) - Innhente bedrifter til Næringslivsdagen (NLD) - Sørge for å formidle karrieremessige arrangement for studentene 20

21 VEDLEGG 5 Stillingsinstruks for Redaktør av Studentavisen, BIS Bergen 1. Ansvars- og myndighetsområde Lederen av gruppen er ansvarlig for at gruppen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av styre, generalforsamlingen. Lederen innehar gruppens ansvar for oppfølging av BIs og BIS' strategi i sin gruppe. Redaktør skal trekke opp retningslinjer for gruppens arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeidet. Redaktør er ansvarlig for innholdet i studentavisen. 2. Samarbeid Lederen plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av sin gruppe, som han/ hun selv engasjerer, styret, samt øvrige tillitsvalgte i og BIS Bergen. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere gruppens samlede oppgaver og funksjoner. 21

22 VEDLEGG 6 Stillingsinstruks for Sosialutvalget BIS LA (SA) 1. Ansvars- og myndighetsområde Sosialutvalget er ansvarlig er ansvarlig for å bistå Sosialt ansvarlig med sosiale arrangementer. Sosialutvalget har ansvaret for å bistå Sosialt ansvarlig ved oppfølging av Idrettsansvarlig, og alle de idrettslige undergruppene omtalt i vedtektene.(gjelder bare ved de LA som har dette). 2. Samarbeid Sosialutvalget plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene i Sosialutvalget, BIS LA, samt sosialt ansvarlig i BIS- styret. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Sosialutvalget skal bistå sosialt ansvarlig i å opprettholde og kontrollere det sosiale arbeidet ved skolen. 22

23 VEDLEGG 7 Stillingsinstruks for Grafisk ansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Grafisk ansvarlig skal jobbe tett sammen med kommunikasjonsansvarlig og bistå med grafisk arbeid. Grafisk ansvarlig skal forholde seg til kommunikasjonsansvarlig og han/hennes retningslinjer. Grafisk ansvarlig har rett til å ferdigstille produkter uten kommunikasjonsansvarlig sitt samtykke. 2. Samarbeid Grafisk ansvarlig skal fungere som en hjelpende hånd for kommunikasjonsansvarlig med alt av grafisk arbeid. Grafisk ansvarlig skal sette tidsfrister etter rimelighetens grenser sammen med kommunikasjonsansvarlig eller oppdragsgiver. Alt av oppdrag skal gjennom kommunikasjonsansvarlig med unntak av det som kommer direkte fra BIS styret. 3. Arbeidsoppgaver Hovedfunksjon - Lage informasjonsplakater og andre oppheng som skal ut til BI studenter - Bistå som alternativ hjelp med grafisk arbeid til undergrupper - Lage grafiske produkter etter kommunikasjonsansvarlig sitt ønske - Forholde seg til tidsfrister utarbeidet sammen med oppdragsgiver 23

24 Vedlegg 8 Stillingsinstrukser og retningslinjer for linjeforeningene Kapittel 1 : Navn 1-1 Linjeforening/ utvalgets fulle navn skal være godkjent av BIS LA 1-2 Linjeforening/ utvalgets er en del av BI Studentsamfunn Bergen Kapittel 2: Formål 2-1 Linjeforening/ utvalget har som formal å profilere og fremme interesser for studie de representerer ved Handelshøyskolen BI Bergen Kapittel 3 : Medlemmer 3-1 Som fullverdig medlemmer av Linjeforening/ utvalget regnes registrerte studenter ved Handelshøyskolen BI Bergen som har betalt kontingent til BIS, fastsatt av Generalforsamlingen 3-2 Det kan ikke tas vider avgift for medlemskap i Linjeforening/ utvalget 3-3 Alle som vil være medlem i Linjeforening/ utvalget må være student ved Handelshøyskolen BI Bergen. Medlemmene må oppfylle krav i Medlemmene må gå linjen som tilhører sin respektive Linjeforening/ utvalg Kapittel 4 : Generelle bestemmelser 4-1 Leder for Linjeforening/ utvalget plikter å holde NU orientert om sin linjes aktiviteter ut mon næringslivet gjennom møter mellom linjeledere og Linje og utvalgsansvarlig I NU 4-2 Alle eventuelle sponsor- og samarbeidsavtaler for Linjeforening/ utvalget skal gå igjennom Linje og utvalgsansvarlig i NU 24