Generalforsamling. Høst Dato: 07. Oktober 2014 Sted: Auditorium BI Kr.sand Tid: 10:00

Transkript

1 Generalforsamling Høst 2014 Dato: 07. Oktober 2014 Sted: Auditorium BI Kr.sand Tid: 10:00

2 Forord Da var det tid for høstens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt til 28. september. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: NLD: Kommunikasjonsansvarlig: Markedsansvarlig: HR-ansvarlig: Therese Wittenberg Lie Henrik Gulbrandsen Tiba Ahmedizzet Gerd Silje Kåvenes Marlene Grimstad Henrik Nagell Bjordal Tonje Helland Dirdal Emil Nævisdal 2

3 Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Behandling: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Behandling: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling. 8 Sak 4: Behandling: Godkjenning av referat fra høstens Ekstraordinære Generalforsamling 8 Sak 5: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 6: Orientering: Redegjørelse fra styret. 9 Sak 7: Behandling: Godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 13 Sak 8: Behandling: Godkjenning av budsjett for inneværende periode. 13 Sak 9: Eventuelt 13 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat Generalforsamling Vår Vedlegg 2 Referat Ekstraordinær Generalforsamling Høst Vedlegg 3 Resultatregnskap Vår Vedlegg 4 Budsjett Høst

4 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4

5 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 4-2 Høstens Generalforsamling 5

6 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti prosent av medlemmene ønsker det. 6

7 4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og

8 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Therese Wittenberg Lie er ordstyrer Henrik Nagell Bjordal er referent Godkjenning av tellekorps Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Vår 2014 Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Vår Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Vår Vedlegg: 1 Sak 4 Behandling/Godkjenning av referat Høst 2014 Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra ekstraordinær generalforsamling Høst Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ekstraordinær generalforsamling Høst Vedlegg: 2 Sak 5 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 13. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen 8

9 Sak 6 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Styret og ledelsen i BIS Kristiansand har skrevet sin beretning. Hvert enkelt verv informerer. Leders statusrapport, ved Therese Wittenberg Lie: Jeg vil først takke dere for tilliten som ble vist fra deres side på vårens generalforsamling. Mitt verv som leder er veldig svevende, da jeg ikke har en spesiell arbeidsoppgave å jobbe mot. Jeg blir derfor mer en støttespiller for resten av styret hvor jeg bidrar der det trengs; både med deres arbeidsoppgaver eller spørsmål de måtte ha. Jeg ser også til at styret fokuserer på det som er viktig; studentenes interesser. Det er derfor vi er her, og det er dette vi må sette i fokus. Styret må i tillegg være en samlet enhet, og som leder vil jeg derfor fokusere på at vi er det beste styret vi kan være. Det er ingen tvil om at BI Kristiansand er i en annen posisjon enn de andre skolene, men det skal ikke sette en stopper for studentenes studiehverdag. Fokuset til styret vil derfor være å opprettholde alle årlige arrangement, samt ha nye, kreative arrangement som vil trekke våre studenter. Dette skal passe alle, vi er dermed veldig opptatt av å arrangere både alkoholholdige og alkoholfrie arrangementer. I tillegg har vi en fordel med å være mindre, og det er at vi kan ha arrangementer utenom det vanlige som styrker samholdet studentene imellom; ref. skogtur med sosialtansvarlig. Jeg vil likevel understreke at styret er åpen for innspill og ønsker fra studentene. For å gjøre det lett leselig for studentene, setter jeg opp det som er blitt gjort til nå punktvis: Deltatt på NSF, Nasjonalt styreforum, sammen med resten av styret Vært på styringsgruppemøte sammen med de andre lederne av lokalavdelingene Planlagt ekstraordinær generalforsamling sammen med HR Gjennomført ekstraordinær generalforsamling med HR Hatt opplæring med ny markedsansvarlig Jevnlig dialog med administrasjonen Deltatt på møte med BI sin nye rektor og Jens Petter Tøndel Vært i kontakt med arbeidsutvalget og studentrådet Vi er nå godt i gang med sisteåret til BI Kristiansand, og vi håper dere er fornøyd med jobben vi har gjort så langt. Det skal også nevnes at vi sponset en god del penger til studieturen som godt over halvparten av studentene deltok på. Dette var en tur vi synes var en fantastisk mulighet å støtte studentene våre, og i den anledning vil vi også takke planleggingsgruppen for en fantastisk jobb de gjorde. Jeg kan på vegne av BIS si at vi koste oss veldig. Jeg håper dere setter pris på arbeidet BIS gjør for dere. Jeg vil derfor oppfordre hver og enkelt til å komme med forslag, innspill og ideer slik at BIS kan møte deres ønsker. Husk at vi er her for dere. Skulle det være noen spørsmål rettet mot meg som dere ikke ønsker å ta i plenum er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Therese W. Lie 9

10 Leder BIS Kristiansand 14/15 Økonomiansvarlig sin statusrapport, ved Henrik Gulbrandsen: Har satt opp budsjettet for høsten 14 Har satt opp regnskapet for våren 14 Vært på økonomiseminar Bokført Delt erfaringene mine med de andre økonomiansvarlige på NSF Satt meg inn i et nytt regnskapsprogram. Startet i det små med oppstarten av Agora. Med vennlig hilsen Henrik Gulbrandsen Økonomiansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Okonomi.kristiansand@bis.no Hittil har jeg: Fagansvarlig sin statusrapport, ved Gerd Silje Kåvenes: Deltatt på fagseminar 3. september NSF september Hatt møte med administrasjonen Hatt møte med fagansvarlig sentralt Skriver 2ukersmail med de andre fagansvarlige i BIS Skriver månedsmail til leder og HR. Gjennomført valg av klassekontakter Hatt møter med klassekontaktene og de har begynt med evalueringer Full gang med planlegging av Temadag Sendt søknad om støtte til LNU og Sørbok Dette planlegges fremover: Delta på studentpanel i Oslo i oktober Samle inn de formative evalueringene så fort de er gjort Holde temadag Med vennlig hilsen: Gerd Silje Kåvenes Fagansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Fag.kristiansand@bis.no Markedsansvarlig sin statusrapport, ved Tonje Helland Dirdal: Så langt i mitt verv som markedsansvarlig har jeg satt meg nøye inn i rollen og har høye mål for tiden som kommer. Hittil har jeg: Deltatt på NSF hvor jeg fikk mye inspirasjon for vervet mitt 10

11 Sett gjennom tidligere avtaler og møterapporter med tanke på eventuelle videre samarbeid Sendt mail til tidligere samarbeidspartnere Promotert for markedsgruppen Sendt søknad om støtte fra LNU og Sørbok Startet planlegging av Passion For Fashion (sponsorer, samarbeidspartnere) Fornyet avtalen med IMAGE, nå både i sentrum og på sørlandssentere (takk til Jeanett) Tiden videre: Ordne flere rabatter og avtaler for studentene Fornye avtaler med tidligere samarbeidspartnere Sette sammen en engasjert markedsgruppe Planlegging av Passion For Fashion Med vennlig hilsen: Tonje Helland Dirdal Markedsansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Marked.kristiansand@bis.no Kommunikasjonsansvarlig sin statusrapport, ved Henrik Nagell Bjordal: Siden studiestart har jeg hatt ansvar for å publisere og promotere arrangementer på ulike sosiale medier. På NSF ble jeg kjent med KA fra de andre LA og vi har hjulpet hverandre med ideer og lignende. På studieturen hadde jeg ansvar for å ta bilder, og senere publisere de. BIS Kristiansand innvilget penger til Photoshop, noe jeg har satt veldig pris på, og nå brukt en god del timer på å sette meg inn i. Utover dette har jeg jobbet mye med hjemmesiden til BIS Kristiansand, men det er fortsatt en jobb å gjøre. Videre mål Ett av målene mitt for semesteret vil være å gjøre hjemmesiden til en side for studentene. Jeg vil også bli mer aktiv på Snapchat og Instagram, både for promotering og andre aktiviteter. CARE vil også være høyt prioritert. Vi har fått en god dialog med CARE og de andre KA. Med vennlig hilsen: Henrik Nagell Bjordal Kommunikasjonsansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Kommunikasjon.kristiansand@bis.no Sosialtansvarlig sin statusrapport, ved Tiba Ahmedizzet: Først og fremst vil jeg benytte anledningen til å takke for tilliten dere viste meg på vårens generalforsamling. Det jeg har gjort fram til nå: Fikset avtalen med rederiet Oppstartuke Satt sosialkomiteen Som dere vet så har vi hatt mye å gjøre, så det har ikke blitt arrangert så mye fram til nå. 11

12 Men planene fram til jul er: Skogstur Oktoberfest Bowling Gallamiddag Med vennlig hilsen Tiba Ahmedizzet Sosialt ansvarlig BIS Kristiansand 14/15 NLD sin statusrapport, ved Marlene Grimstad: Jeg har brukt tiden frem til nå med å sette meg litt mer inn i vervet. NLD og Marked er igjen blitt splittet så det er litt mindre å ta tak i. Jeg har vært på NSF i Stavanger, her har jeg fått noen gode råd og ideer. Jeg skal også ha vært i Nydalen på deres karrieredager hvor jeg forhåpentligvis har fått noen gode ideer til neste års Norge På Nytt. Utvalget er satt både her og ved UIA og vi har kommet i gang med planleggingen av konferansen som er satt til 19. Mars 2015 samt at søknader til støtte er sendt gjennom UIA. Vi er i dialog med Inventus da Kilden er blitt dobbelbooket datoen vi fikk levert. Her er det en diskusjon mellom hvorvidt vi skal slå sammen arrangementene eller bare markedsføre hverandre slik at de har mulighet til å gå på begge arrangementene som da blir holdt 18 og 19 mars. Vi har satt oss mål med at vi skal ha alle foredragsholdere klare før nyttår og har begynt arbeidet med dette. Etter jul er det kun fokus på promotering av konferansen. Med vennlig hilsen Marlene Grimstad Leder for Næringslivsdagen BIS Kristiansand 14/15 nld.kristiansand@bis.no Beretning fra øvrige i ledelsen: HR sin statusrapport, ved Emil Nævisdal: Først vil jeg takke for tilliten jeg ble vist ved vårens generalforsamling! HR vervet er relativt nytt i BIS sammenheng. Hovedsakelig består vervet av hva som tidligere var Valgkomitee og Kontroll- og vedtektskomitee. Dette innebærer at HR er en del av ledelsen, men er ikke en del av styret og har dermed ingen stemmerett i styremøtene. HR har likevel et stort ansvarsområde med ansvar innen gjennomføring av valg av verv og underverv, oppfølgning av styrevervenes oppgaver, innsyn og kontroll på foreliggende vedtekter, gjennomføring av generalforsamling, gjennomføring av internevalueringer og eventuell håndtering av personalkonflikt. I tillegg til dette skal HR bistå resten av styret etter behov. 12

13 Dette er hva jeg har gjort siden jeg tok over HR vervet: Satt meg inn i verv, lest opp på vedtekter Deltatt på styremøter Deltatt på arrangementer i regi av BIS Deltatt på NSF Bistått i intervjuer til flere underverv Holdt intervjuer og skrevet innstilling for markedsvervet Skrevet sakspapirer for ekstraordinær generalforsamling Planlagt og gjennomført ekstraordinær generalforsamling med Leder Skrevet sakspapirer for høstens generalforsamling Planlagt høstens generalforsamling Mitt mål som HR er å hjelpe BIS Kristiansand til å ta vare på studentene og deres interesser på en best mulig måte. Avslutningsvis vil jeg takke alle for engasjementet dere viser rundt BIS. Med vennlig hilsen Emil Nævisdal HR-Ansvarlig BIS Kristiansand 14/15 hr.kristiansand@bis.no Sak 7 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for vår Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for vår Vedlegg:3 Sak 8 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høst Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høst. Vedlegg: 4 Sak 9 Eventueltsaker Eventueltsaker gjennomgås 13

14 Vedlegg 1 Generalforsamling Vår 2014 Dato: 12. Mars 2014 Sted: Auditorium BI Kr.sand Tid:

15 Forord Da var det tid for vårens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til 3 Mars. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Marked og NLD: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: Hr-Ansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: Simen Ravndal Daniel Eilevstad Ina C. Kreutz Pauli Alen Gold Coralic Therese Wittenberg Lie Bjørn Emil Arctander Kjetil Sollie 15

16 Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Godkjenning av referat fra høstens Generalforsamling. 8 Sak4: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 5: Redegjørelse fra styret. 9 Sak 6: Behandling og godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 13 Sak 7: Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende periode. 13 Sak 8: Behandling av fullmakt til å konstituere eventuelt manglende verv 13 Sak 9 Behandling/ Valg av styret og ledelsen BIS Kristiansand Vedlegg: Vedlegg 1 Referat GF Høsten Vedlegg 2 Budsjett for våren Vedlegg 3 Regnskap Høsten Vedlegg 4 Noter regnskap Høsten

17 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 17

18 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 18

19 4-2 Høstens Generalforsamling Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti prosent av medlemmene 19

20 ønsker det Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og

21 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: HR-Ansvarlig Bakgrunn: HR-Ansvarlig orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Generalforsamling godkjenner Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: HR-Ansvarlig Bakgrunn: HR-Ansvarlig har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Simen Ravndal er ordstyrer Kjetil Sollie er referent Godkjenning av tellekorps Henriette og Jan Erik er tellekorps. Generalforsamling godkjenner. Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Høst Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Høst Vedlegg: 1 Generalforsamling godkjenner Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 13. Hr-Ansvarlig gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Ingen saker blir tatt opp. 21

22 Sak 5 Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Styret og ledeslen i BIS Kristiansand har skrevet sin beretning. Hvert enkelt verv informerer. Leders redegjørelse, ved Simen Ravndal: Nå er det ca. et år siden jeg ble valgt inn som leder for BI Studentsamfunn. Det har vært et utrolig spennende, krevende og lærerikt år. Under appellen min i fjor så nevnte jeg flere fanesaker som jeg ønsket å iverksette som leder hvis jeg ble valgt inn. Det første og viktigste var å opprettholde et godt tilbud til studentene i form av sosiale- og faglige arrangementer. Vi skulle være så aktivitetsskapende som overhode mulig. Dett skulle vi gjøre gjennom en god og tett dialog med studentene og administrasjonen på skolen. Jeg ønsket også å sette krav til BI og sørge for at studentene sine interesser ble opprettholdt i forbindelse med nedleggelsen. Min siste fanesak var at jeg ønsket å eksponere studentene for næringslivet gjennom stands på skolen. Jeg synes vi har klart å gi studentene et godt tilbud i form av ulike aktiviteter/arrangementer og håper dere sitter igjen med det samme inntrykket. Vi har for eksempel hatt ulike fester, fotballag, aksjeklubb, fagdager, NLD og mye annet. Vi er også nesten rekordmange engasjerte i BIS i år, prosentvis så knuser vi de tidligere årene. Det er mange år siden vi har vært så sterkt representert i SIA, der vi i dag har BI studenter i alle styrene. Dette gjør at vi har god innflytelse i studentpolitiske saker som angår Vest-Agder. I STA sitter jeg som leder for arbeidsutvalget. Dette er et organ som består av lederne for de ulike studentorganisasjonene med tilhørighet til SIA. Her har jeg jobbet for å gjøre valgprosessen deres mer profesjonell og rettferdig, slik at de mindre skolene kan ha enda større sjanser på å få delegater. Det har vært viktig å ha en god dialog med administrasjonen. Spesielt når det kom ganske brått på alle at vi skulle flytte til nye lokaler på nyåret. De har vært flinke til å inkludere meg i flytteprosessen og jeg håper dere er fornøyd med de nye lokalene. Jeg har hatt flere dialoger med ledelsen i Nydalen, og har for eksempel sikret NLD økonomisk til neste år. Når det kommer til eksponering av bedrifter så må jeg dessverre innrømme at dette har blitt nedprioritert. Det har vært så mange andre ting å ta tak i som jeg har måttet prioritere. Dette beklager jeg virkelig, men heldigvis så har Norge på Nytt komiteen gjort en fantastisk jobb, så her var det mange bedrifter å treffe. Den siste tiden har det gått mye tid til forberedelser i forhold til generalforsamlingen. For meg har det vært viktig å få inn gode kandidater til styret Jeg har vært aktivt rundt å pratet med ulike studenter angående et engasjement i BIS. Jeg er sikker på at kandidatene som stiller i dag vil kunne gjøre en fantastisk jobb til neste år. Til slutt vil jeg avslutte med å ønske det nye styret lykke til, og håper at de som ikke har søkt styreverv velger å engasjere seg i undergrupper til høsten. 22

23 Økonomiansvarlig sin redegjørelse, ved Daniel Eilevstad: - Har satt opp budsjett for Vår Har satt opp regnskap for Høst Delt erfaringer og utfordringer med de økonomiansvarlige på de andre lokalavdelin - gene. - Hatt det overordnede ansvaret for Agora Aksjeklubb. - Bokført. - Satt meg inn i og lært meg et nytt regnskapsprogram. - Vært på økonomiseminar. - Deltatt på diverse arrangementer i regi av BI og BIS. Fagansvarlig sin redegjørelse, ved Therese Wittenberg Lie: Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden forrige generalforsamling: - Vært på studentpanel i Oslo i oktober og 28.februar - Holdt temakveld/fagdag med oppgaveskriving og bachelorskrivingskurs - Hatt møter med klassekontaktene - Hatt møter med administrasjonen - Skriver ukesmailer med de andre fagansvarlige i BIS - Deltatt på LMUmøter, sist 12.februar - Gjennomført formative evalueringer - Gjennomført kursevalueringer for Deltatt på fagseminar 28.februar- 2.mars Dette planlegges fremover: - Holde temakveld - Sende inn søknad om støtte til LNU - Følge opp klassekontaktene - Fortsette møter med LMU for læringsmiljøet på skolen - Lære opp eventuell ny fagansvarlig Marked og næringslivsansvarlig sin redegjørelse, ved Ina Kreutz Pauli: Siden sist redegjørelse fra generalforsamlingen har jeg jobbet med litt forskjellig. Dette er det første året med marked og næringslivsansvarlig som et kombinert verv på BIS Kristiansand, og jeg føler det har vært en vellykket periode så langt. Det å sammenslå dette vervet har fungert bra. Verdien av å engasjere seg utenom studiene, har for meg vist seg å være uvurderlig. Jeg er så ufattelig glad for at jeg tok denne beslutningen for et år siden. Jeg har lært utrolig mye og gleder meg til overlapping med personen som skal overta vervet mitt. Det blir spennende å se alt det nye styret vil få til, og sammen skal vi fortsette å vise Nydalen at en nedleggelse ikke stopper engasjementet til studentene ved BI Kristiansand. Marked 23

24 - Fornyelse av kontrakter - Markedsmøter - Flere samarbeidspartnere enn i fjor - Økonomisk støtte fra forskjellige samarbeidspartnere - Jobber med å planlegge Passion For Fashion i april - Leter hele tiden etter potensielle samarbeidspartnere Næringslivskonferansen (NLD) Gjennom hele høst og vinter har NLD-styret jobbet nøye med planleggingen av næringslivskonferansen. Det har vært mange styremøter og dager på stand, møter med hovedsamarbeidspartner, Kilden og andre nøkkelpersoner/bedrifter. Vi har vært mer i kontakt med Grimstadstudentene i år for et mulig samarbeid i fremtiden, vi har kontaktet bedrifter til å stå på stand, jobbet nøye med sosiale medier og mediedekking og veiledet styret gjennom hele perioden. 18. Februar sto konferansen for tur og jeg kunne ikke vært mer fornøyd! Tilbakemeldinger, oppmøte, gjennomføring og konferansen i sin helhet er noe jeg er veldig stolt av. Det har vært en utrolig fin erfaring og jeg føler jeg har bygget et solid nettverk med næringslivet i Kristiansand, som forhåpentligvis vil hjelpe meg i min fremtidige karriere. Sosialtansvarlig sin redegjørelse, ved Alen Coralic: Vil først og fremst starte med å takke alle som har deltatt på høstens arrangement, både store og små, uten dere ville arbeidet bak ikke vært like gøy! Tiden etter jeg tok over vervet har vært ufattelig morro, krevende, givende og ikke minst lærerikt. Vervet har bydd på store utfordringer i form av å klare å tenke kreativt og nyskapende, men også det å klare å engasjere så få studenter til å være med på ting vi setter opp. Å gå fra det enorme antallet studenter vi hadde midtveis i 2013, til å kun være 1/3 bare uker etterpå har bydd på mer enn én søvnløs natt i forhold til forventingene mine da jeg gikk inn i vervet med mål om å skape det største, gøyeste og beste arrangementene i BIS Kristiansand sin historie. Det har også vært en utfordring å få tid til å lage ting, på et veldig kort høstsemester ble det ikke rom til mye før eksamensperioden slo til selvkritikk på dårlig planlegging og delegering der. Selvkritikk også på lite involvering av Sosialutvalget, det ble et kort semester og stressnivået på undertegnede var kanskje litt høyt og følte alt måtte gjøres selv håper å bli tilgitt for det men lover samtidig å inkludere det fantastiske sosialutvalget mer fra våren av. Men trass i utfordringene som har vært føler jeg at vervet, og sosialkomitéen som ett har kommet styrket ut av det og om vi ser på våren aktivitetsplan så ser vi et kjempehøyt aktivitetsnivå med masse spennende arrangement og stort spenn i tema og kreativitet, og jeg er hundre prosent overbevist om at oppmøte på vårens arrangement blir bedre og større enn noensinne! I kort trekk har jeg gjort følgende siden høstens Generalforsamling; Gjennomført Damenes og Herrenes Aften på Bakgården. Gjennomført Ølympiaden 14 MEGET morro! Gjennomført Filmkveld på skolen. Skal gjennomføre Curlingdag sammen med Idrettsansvarlig på fredag møt opp! ;) Søkt diverse støtte, Sørbok, LNU Vært Kristiansands representant på VL14 både i forkant og ettertid. Utarbeidet aktivitetsplan for våren 14 sammen med SU. Løpende kontakt med SL og PK i forhold til aktivitetsnivået på skolen. 24

25 Planlegging av sosialt til LM. Planlegging av vårball og sommeravslutning som skal bli tidenes. Takk for et hittil fantastisk år nå avslutter vi med stil. HR-Ansvarlig sin redegjørelse, ved Bjørn Emil Arctander: Siden forrige generalforsamling har jeg deltatt på diverse arrangementer i regi av BIS og administrasjonen. Som for eksempel damenes og herrenes aften og innflytningsfest. Har gjort en del HR relatert arbeid med styret og ledelsen. Internevalueringer og samtaler Har deltatt på HR-Seminar i Stavanger, der ble vi bedre kjent og utvekslet erfaringer på tvers av skolene. Satt også i en vedtektskomitee som gikk gjennom endringsforslag i vedtektssettet. En veldig lærerik prosess å være med på. I den seneste tiden har jeg jobbet mye med generalforsamling, utarbeidet stillingsannonser og promotert GF, samt at jeg har lyst ut stillinger og hatt intervjuer. Sist men ikke minst har jeg skrevet innstillinger på kandidater som har søkt BIS 2014/2015. Neste jeg skal gjøre er å gjennomføre GF, noe jeg forhåpentligvis klarer i dag J Idrettsansvarlig sin redegjørelse, ved Christian Bråmo: Jeg har siden sist generalforsamling holdt på med fotballaget, hvor vi har våres siste kamp i bedrift ligaen nå i slutten av mars. Skal arrangere en curling dag i løpe av mars måned. Og et par andre arrangementer er planlagt den nærmeste fremtid. Har også deltatt på diverse arrangementer i regi av BIS Kristiansand Kommunikasjonsansvarlig sin redegjørelse, ved Kjetil Sollie: Jeg ble valgt inn som kommunikasjonsansvarlig senere enn resterende styret. Dermed ble overlappingen minimal. Men jeg vil benytte anledningen til å takke Styret som var tålmodig med meg i starten. Mine oppgaver dette året: - Publisering av referater fra styremøter. - Publisere arrangementer for studentene. - Publisere Bilder fra arrangementer. - Sørge for god kommunikasjon mellom vervene. Jeg har også prøvd å samle inn penger til BIS-CARE, som er en veldedig organisasjon som BIS samarbeider med. Dette ble avsluttet i desember, og vi klarte å samle inn 160,- Nye initiativ jeg har satt i gang er Snapchat og Instagram for BIS Kristiansand. Dette har vært en suksess, som påtroppende kommunikasjonsansvarlig kan benytte seg av. 25

26 Sak 6 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for høsten Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for høsten Vedlegg: 2 regnskap Vedlegg 3 Noter/regnskap Generalforsamling godkjenner. Sak 7 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Kristiansand Styret Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for våren 2014 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for våren Generalforsamling godkjenner. Sak 8 Behandling/godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv Forslagstiller: Styret BIS Kristiansand Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse til å konstituere eventuelle manglende verv Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å konstituere eventuelle manglende verv. Generalforsamling godkjenner. Sak 9 Behandling/ Valg av styret og ledelsen BIS Kristiansand Forslagsstiller: HR-Ansvarlig Bakgrunn: Det skal velges inn nytt styre og ledelse for BIS Kristiansand Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger Valgkomiteens innstillinger og voterer inn nytt styre og ledelse i BIS Kristiansand HR-Ansvarlig informerer om hvordan valgprosessen vil foregå. Det er mulig å benke til hvert verv, dette må skje før innstillingen leses opp. 26

27 Følgende verv skal velges inn: Leder: Therese Wittenberg Lie. Økonomiansvarlig: Henrik Gulbrandsen. Marked og NLD: Marlene Grimstad. Sosialtansvarlig: Tiba Ahmedizzet. Fagansvarlig: Gerd Silje Kåvenes. HR-Ansvarlig: Emil Nævisdal. Kommunikasjonsansvarlig: Henri Nagell Bjordal 27

28 Vedlegg 2 Ekstraordinær Generalforsamling Høst 2014 Dato: 1. september 2014 Sted: Auditorium Tid:

29 Forord Vi er samlet for en ekstraordinær generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. For denne ekstraordinære generalforsamling var fristen satt til 29. august. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. I tillegg til denne ekstraordinære generalforsamlingen vil det holdes en ordinær forsamling høst Dato er ikke fastsatt, men den vil holdes innen 8 uker per dags dato. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: NLD/Markedsansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: HR-ansvarlig: Therese Wittenberg Lie Henrik Gulbrandsen Tiba Ahmedizzet Gerd Silje Kåvenes Marlene Grimstad Henrik Nagell Bjordal Emil Nævisdal 29

30 Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Behandlingssak: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden 8 Sak 2: Behandlingssak: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps 8 Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt 8 Sak 4: Behandlingssak / Splittelse av vervet Markeds- og næringslivsansvarlig 8 Sak 5: Behandlingssak / Godkjennelse av stillingsinstruks for Markedsansvarlig og Næringslivsansvarlig (forutsetter godkjenning av Sak 4), vedlegg 1 og 2 8 Sak 6: Behandlingssak / Valg av tillitsverv Markedsansvarlig (forutsetter godkjenning av både Sak 4 og Sak 5). 9 Sak 7: Eventuelt 9 Vedlegg: Vedlegg 1 Stillingsinstruks for Markedsansvarlig 10 Vedlegg 2 Stillingsinstruks for Næringslivsansvarlig 11 30

31 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 31

32 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 32