Sakspapirer Generalforsamling Våren 2015, BIS Trondheim. Torsdag Klokken A1. Side 1

Transkript

1 Sakspapirer Generalforsamling Våren 2015, BIS Trondheim Torsdag Klokken A1 Side 1

2 Innhold i sakspapirene Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Side 3 Saksliste Sak 1, behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden. Side 6 Sak 2, behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps og protokollførere Side 6 Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Side 6 Sak 4, behandling: Godkjenning av referat fra Generalforsamling høst 2014 Side 7 Sak 5, behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014/2015 Side 7 Sak 6, behandling: Godkjenning av regnskap for høst 2014 Side 7 Sak 7, behandling: Godkjenning av årsregnskap for 2014 Side 8 Sak 8, behandling: Godkjenning av revidert budsjett vår 2015 og budsjett høst 2015 Side 8 Sak 9, behandling: Organisatorisk endring, fjerning av U20 utvalget Side 8 Sak 10, informasjon: Attester i BIS Trondheim Side 8 Sak 11, behandling: Fullmakt til sittende styre til å konstituere manglende tillitsverv Side 9 Sak 12, behandling: Valg av tillitsvalgte Side 9 Sak 13: Eventuelt Side 9 Vedlegg Vedlegg 1: Referat GF høst 2014 Side 11 Vedlegg 2: Redegjørelser fra styret og ledelsen i BIS Trondheim 2014/2015 Side 38 Vedlegg 3: Regnskap høst 2014 Side 62 Vedlegg 4: Årsregnskap 2014 Side 70 Vedlegg 5: Revidert budsjett vår 2015 Side 78 Vedlegg 6: Budsjett høst 2015 Side 82 Side 2

3 Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Hentet fra de standardiserte lokale vedtektene ved BI Studentsamfunn ( informasjon/vedtekter/) Kapittel 4 ORGANISASJON 4 1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to 2 ganger i året, lagt til vår og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS LA sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan invitere personer til Generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to 2 uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, samt hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 9 dager før Generalforsamlingen Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest én 1 uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest to 2 uker etter Generalforsamlingen Side 3

4 Generalforsamling skal tre sammen senest ti 10 uker etter semesterstart. 4 2 Generalforsamlingens generelle oppgaver Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR komitéen i BIS: Rekkefølge: Leder, Økonomi, Fag, Marked, Næringsliv, Kommunikasjon, Sosialt, HR Høst: Tillitsvalgte har funksjonstid ett 1 år fra høstens Generalforsamling sin slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret Ved Høstens Generalforsamling skal man: Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret Vår: Tillitsvalgte valgt på vårens Generalforsamling har funksjonstid fra Ved vårens Generalforsamling skal man: Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert renskapsfører. Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester Side 4

5 Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse. 4 4 Valg Definisjon av flertallsformer: Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer Simpelt flertall: Minimum én stemmes overvekt Ved forslag: Alle saker / forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. Blank stemme regnes som avgitt stemme Stemmefordeling: Hver delegat har én stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til det delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv Valgprosedyrene: 1. Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med apell og 5 min med spørsmål. 2. Kandidater avholder appell (5 min) 3. Kandidater får spørsmål (5 min) 4. Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at dett skal foretas en ny presentasjonsrunde avkandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 5. Innstilling presenteres 6. Skriftlig, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 7. Kandidaten som får absolutt flertall velges. 8. Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. 9. Dersom det er fortsatt stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. Side 5

6 10. Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. 11. Feilaktig stemme skal ikke medregnes. KVK og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. Side 6

7 Sak 1, til behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn : Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden med eventuelle endringer. Sak 2, til behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps, protokollførere og trekking av dobbeltstemme Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Følgende ansvarlige skal velges: Ordstyrer: Christian Hjort Bisitter: Per Joachim Kibsgaard Petersen 2 person til å utgjøre referent: Simon Flatebø Selle, Bjørn Martinez Børresen 3 personer til å utgjøre tellekorps: 2 personer til å undertegne protokollen: Sondre Jentoft og Niels Joachim Stang Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner kandidatene. Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Bakgrunn: Dersom generalforsamlingen har noen saker til eventuelt, må disse framlegges på dette tidspunkt. Det vil ikke være anledning til å føre opp saker ved et senere tidspunkt. Sakene vil bli behandlet under sak 13. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av generalforsamlingen. Side 7

8 Sak 4, til behandling: Godkjenning av referat fra Generalforsamling Høst 2014 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim. v/leder Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim ber generalforsamlingen godkjenne referatet fra generalforsamling den Vedlegg: 1 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner referat fra generalforsamling med eventuelle endringer. Sak 5, til behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014/2015 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Vedlegg: 2 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Styret og Ledelsens redegjørelser for 2014/2015. Sak 6, til behandling: Godkjenning av regnskap for høsten 2014 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret for generalforsamlingen. Vedlegg: 3 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for høsten Side 8

9 Sak 7, til behandling: Godkjenning av regnskap for 2014 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret for generalforsamlingen. Vedlegg: 4 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskapet for Sak 8, til behandling: Godkjenning av revidert budsjett for høsten 2014 og forslag til budsjett for våren 2015 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har revidert budsjettet for inneværende halvår, og utarbeidet budsjett for neste halvår. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret i BIS Trondheim for generalforsamlingen. Vedlegg: 5 og 6 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner revidert budsjett for våren 2015 og budsjett for høsten Sak 9, til behandling: Organisatorisk endring Fjerne U20 utvalget Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Styret og ledelsen i BIS Trondheim har vurdert nytten av et eget utvalg for U20 aktiviteter. Etter flere diskusjoner har vi kommet frem til at det beste alternativet er å legge U20 virksomheten under sosialutvalget. Endringer som følger med vil være: Fjerning av stillingsinstruks for leder U20, endring i organisasjonskartet og fjerning av den lokale vedtekten som omhandler U20 i Trondheim, Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner fjerningen av U20, og legger virksomheten under sosialutvalget. Sak 10, til informasjon: Attester i BIS Trondheim Side 9

10 Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder Bakgrunn: Det har tidligere vært en del forvirring rundt attester i BIS Trondheim. Styret, v/leder, ønsker å informere mer om dette. Sak 11, til behandling: Fullmakt til det sittende Styret for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Forslagstiller: Styret i BIS Trondheim Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen, med unntak av ledervervet. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir det sittende styret fullmakt til å konstituere manglende tillitsverv. Sak 12, til behandling: Valg av tillitsvalgte i BIS Trondheim Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn : Følgende verv i BIS Trondheim skal velges: Leder Økonomiansvarlig Fag ansvarlig Kommunikasjonsansvarlig Markedsansvarlig Næringslivsansvarlig Leder for NLD Sosialt ansvarlig Undergruppeansvarlig HR ansvarlig (2 tillitsvalgte) Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger valgkomiteens innstilling. Sak 13: Eventuelt Side 10

11 VEDLEGG Side 11

12 VEDLEGG 1: Side 12

13 Referat Generalforsamling Høsten 2014, BIS Trondheim Torsdag Klokken A1 Side 13

14 Innhold i sakspapirene Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Side 4 Saksliste Sak 1, behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden. Side 7 Sak 2, behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps og protokollførere Side 7 Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Side 8 Sak 4, behandling: Godkjenning av referat fra vårens generalforsamling. Side 8 Sak 5, behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014 Side 9 Sak 6, behandling: Godkjenning av regnskap for våren Side 12 Sak 7, behandling: Godkjenning av revidert budsjett høst 2014 og budsjett vår 2015 Side 13 Sak 8, behandling: Godkjenning av vedtektsendringer Side 15 Sak 9, behandling: Godkjenning av kosmetiske vedtektsendringer for HR Side 15 Sak 10, behandling: Obligatorisk oppmøte for engasjerte i BIS Trondheim ved GF Side 16 Sak 11, behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for ØA NLD Side 18 Sak 12, behandling: Fjerning av stillingsinstruks for nestleder NLD Side 18 Sak 13, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for volleyballansvarlig Side 19 Sak 14, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for innebandyansvarlig Side 19 Sak 15, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for golfansvarlig Side 20 Sak 16, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for økonomiassistent Side 20 Sak 17, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Bull Invest Side 21 Sak 18, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Start BI Side 21 Sak 19, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for leder i Women at BI Side 22 Sak 20, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for nestleder i Women at BI Side 22 Sak 21, behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for representant i Women@BI Side 23 Sak 22, behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for fotoansvarlig Side 24 Sak 23, behandling: Fullmakt til sittende styre til å konstituere manglende tillitsverv Side 24 Sak 24, behandling: Valg av tillitsvalgte Side 25 Sak 25: Eventuelt Side 28 Vedlegg Vedlegg 1: Referat GF vår 2014 Side 17 Vedlegg 2: Redegjørelse fra styret og ledelsen i BIS Trondheim 2014 Side 58 Vedlegg 3: Regnskap for vår 2014 Side 74 Vedlegg 4: Revidert budsjett for høst 2014 Side 83 Vedlegg 5: Budsjett vår 2015 Side 91 Side 14

15 Vedlegg 6: Lokale vedtektsendringer Side 96 Vedlegg 7: Stillingsinstruks økonomiansvarlig NLD Side 98 Vedlegg 8: Stillingsinstruks volleyballansvarlig Side 100 Vedlegg 9: Stillingsinstruks innebandyansvarlig Side 101 Vedlegg 10: Stillingsinstruks golfansvarlig Side 102 Vedlegg 11: Stillingsinstruks økonomiassistent Side 103 Vedlegg 12: Stillinginstruks Bull Invest Side 104 Vedlegg 13: Stillingsinstruks Start BI Side 105 Vedlegg 14: Stillingsinstruks leder Women at BI Side 106 Vedlegg 15: Stillingsinstruks nestleder Women at BI Side 107 Vedlegg 16: Stillinginstruks utvalgsrepresentant Women at BI Side 108 Vedlegg 17: Stillingsinstruks fotoansvarlig Side 109 Side 15

16 Vedtekter som omhandler generalforsamlingen Hentet fra de standardiserte lokale vedtektene ved BI Studentsamfunn ( informasjon/vedtekter/) Kapittel 4 ORGANISASJON 4 1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to 2 ganger i året, lagt til vår og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS LA sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan invitere personer til Generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to 2 uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, samt hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 9 dager før Generalforsamlingen Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest én 1 uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Referat skal være tilgjengelig, på hjemmesiden, for medlemmene senest to 2 uker etter GeneralforsamlingenSide 5 Side 16

17 Generalforsamling skal tre sammen senest ti 10 uker etter semesterstart. 4 2 Generalforsamlingens generelle oppgaver Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR komitéen i BIS: Rekkefølge: Leder, Økonomi, Fag, Marked, Næringsliv, Kommunikasjon, Sosialt, HR Høst: Tillitsvalgte har funksjonstid ett 1 år fra høstens Generalforsamling sin slutt og/eller fram til neste Generalforsamling i høstsemesteret Ved Høstens Generalforsamling skal man: Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret Vår: Tillitsvalgte valgt på vårens Generalforsamling har funksjonstid fra Ved vårens Generalforsamling skal man: Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert renskapsfører. Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester Side 17

18 Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse.side Valg Definisjon av flertallsformer: Absolutt flertall: Minimum halvparten av stemmene Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer. Simpelt flertall: Minimum én stemmes overvekt Ved forslag: Alle saker / forslag blir avgjort ved absolutt flertall dersom ikke vedtektene sier noe annet Ved valg: For å bli valgt kreves absolutt flertall. Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. Blank stemme regnes som avgitt stemme Stemmefordeling: Hver delegat har én stemme. Ved stemmelikhet benyttes dobbeltstemmen til det delegat som har fått denne gjennom loddtrekning ved møtets begynnelse. Denne kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv Valgprosedyrene: 1. Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med apell og 5 min med spørsmål. 2. Kandidater avholder appell (5 min) 3. Kandidater får spørsmål (5 min) 4. Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at dett skal foretas en ny presentasjonsrunde avkandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 5. Innstilling presenteres 6. Skriftlig, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 7. Kandidaten som får absolutt flertall velges. 8. Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. 9. Dersom det er fortsatt stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. 10. Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. Side 18

19 11. Feilaktig stemme skal ikke medregnes. 12. KVK og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. Sak 1, til behandling: Godkjenning av innkallelse og dagsorden Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn : Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden med eventuelle endringer. Sak godkjent. Tid: 16:07 Hendelser: Leder oppfordrer til godkjenning. Opplyser om publisering av dagsorden. Endring Flytte 25 til før 24, votering: godkjent. Sak godkjennes. Sak 2, til behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter, tellekorps, protokollførere og trekking av dobbeltstemme Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Følgende ansvarlige skal velges: Ordstyrer: Christian Hjort Bisitter: Per Joachim Kibsgaard Petersen 2 person til å utgjøre referent: Simon Flatebø Selle, Ingrid Thomasgaard 3 personer til å utgjøre tellekorps: Aina Iversen Ervik, Malin Wemundstad og Kenneth Kopperud Andresen 2 personer til å undertegne protokollen: Sondre Jentoft og Niels Joachim Stang Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner kandidatene. Side 19

20 Tid: Hendelser: Trekning av dobbeltstemme, tildeles N74. Sak godkjennes. Før sak 3: Nylig tiltrådt direktør ved Handelshøyskolen BI, Asgeir Opland, holder velkommentale. Talens nøkkelpunkter er informasjon om hans stilling og hans ønske for samarbeid med BIS. Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt Bakgrunn : Dersom generalforsamlingen har noen saker til eventuelt, må disse framlegges på dette tidspunkt. Det vil ikke være anledning til å føre opp saker ved et senere tidspunkt. Sakene vil bli behandlet under sak 25 (vedtatt flyttet til 24, se Sak 1) HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av generalforsamlingen. Tid: Hendelse: En sak meldes, gjelder tilskudd til BIS idrett (amerikansk fotball). Sak godkjent. Sak 4, til behandling: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim. v/leder Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim ber generalforsamlingen godkjenne referatet fra generalforsamling den Vedlegg: 1 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner referat fra generalforsamling med eventuelle endringer. Tid: Hendelser: Sak godkjennes. Side 20

21 Sak 5, til behandling: Redegjørelse fra Styret og Ledelsen i BIS Trondheim 2014/2015 Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ Leder. Bakgrunn : Leder har ansvaret for gjennomføring av saken. Vedlegg: 2 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner Styret og Ledelsens redegjørelser for Tid Hendelser: Leder, Sondre Jentoft (henviser til redegjørelse side 59 og 60) 14: Hvilke punkter i samarbeidet med administrasjonen ønsker dere å forbedre? Leder: Allerede når ny direktør trådde inn ble det holdt et møte. Her la vi fram hva vi ikke var fornøyd med. Det vil bli månedlige møter. Vi ønsker å danne et næringslivsforum med admin for å opprettholde god kommunikasjon. 14: Hvilke punkter er dere spesielt misfornøyde med? Leder: Det er det generelle samarbeidet. Det er for høy terskel for å gå inn, og vi får lite støtte sammenlignet med de andre BI skolene. Dette går på økonomiskstøtte, innvesteringer og kommunikasjon mellom BIS og ledelsen. Vi har nå delt en midlertidig kalender, og jobber for å opprette felles googlekonto så de kan ha innsikt i hva og når ting skjer. 14: Hva med hjemmesiden? Leder: Hjemmeside har dårlig standard og det legges lite arbeid i den. Jobbes mye fra BIS til ledelsen for å finne ny og bedre løsning. Må komme fra sentralt for å legge større fokus og bedre denne. 14: Er det realistisk at BIS Baren vil være igang innen vi er ferdige her (1<år)? Leder: Ikke realistisk i løpet av de første årene. Skal skape campusfølelse, så bør ligge i nærheten av skolen. Dette er ikke mulig nå. Vært i dialog med direktør og rektor nasjonalt om misnøye for at vi ikke har det, men når skolen ligger her er det ikke mulig nå. Admin er forståelsesfulle for dette. 14: Interaktiv skjerm, status? Leder: Det er satt av penger denne høsten, og har vært i kontakt med aktuelle leverandører. Det har blitt sendt søknad til LNU som vi får svar på om 2 uker. Her vil det være informasjon fra både BI og BIS. Side 21

22 14: Pris? Leder: Ca , 14: Kaffetirsdag, hva skjer med det? Leder: Har ikke stor nok kaffekanne nå, men er bestilt og er på vei. 14: Noe nytt å tilføye enn det forrige leder i BIS jobbet for? Leder: Vil bygge videre på det gamle og gjøre det bedre. Men vi er samtidig åpne for forslag om nye tiltak. 14: Hvorfor kom invitasjon til LEF så seint? Leder: Beklager det. Forsvant i alt annet, så tok tid å få sendt den til grafisk. Kom ca 2 uker etter at alle engasjerte ble satt, tar selvkritikk for det. Økonomiansvarlig, Jo Hvoslef (henviser til redegjørelse side 60 61) 14: Du ville redusere billettpriser i fadderuka og billettpriser generelt? ØA: Vil ha et bra innhold som gir sosialavkastning, fremfor lave priser og et dårlig opplegg. Rekorddeltakere i fadderuka til tross for høyere pris. Velger dog å setter ned prisen på billettene til ballet. Næringslivsansvarlig, Anne Mette Hagen (henviser til redegjørelse side 62) Ingen spørsmål stilles. Fagansvarlig, Henriette Horne (henviser til redegjørelse side 63 64) 14: Hva skjer med appen du lovde? FA: Ser ikke behovet lenger. Instagram, facebook og (interaktiveskjermer*) blir brukt aktivt 14: Dårlig oppmøte på temakvelder i fjor. Hva skal gjøres med det? FA: Blir 1 temakveld. Bruker heller mer penger på bra foredragsholdere og underholdning denne ene, enn mange halvveis kvelder. Kommunikasjonsansvarlig, Erik Eieland (henviser til redegjørelse side 63). 14: Spørsmål stilles til Erik, men besvares av Leder. Hvorfor kommer LEF så seint? Side 22

23 Han beklager at Lef ikke har kommet før. Tar selvkritikk for dette. Ordstyrer forklarer hva LEF er. Markedsansvarlig, Regine Øverås (henviser til redegjørlese side 64 65) 36: Planlegger quizkvelder på Egon? MA: Blir i markedsuka: 21.oktober. Sosialansvarlig, Jørgen Berg (henviser til redegjørelse side 66) 14: Hvilke arrangement skjer fremover nå? SA: Ville ikke bestemme noe før SU var satt, så derfor har det ikke vært noen til nå. Det blir oktoberfest pluss mye annet gøy. 14: Vil ha samarbeid med TØH. Status? SA: Ikke satt noe konkret, men er i dialog. Blir hvert fall årsoppgjøret. 76: Hyppighet av arrangementer? SA: Store arrangementer fremfor mange halvveis. Undergruppeansvarlig, Simen Hermanrud (henviser til redegjørelse side 66 67) 14: Hvordan få Bull invest mer synlig? UA: Tenker på aksjedag, men ikke satt noe enda. Få ut mer bilder av hva de holder på med, for å skape mer oppmerksomhet rundt dette. 34: Hvordan foregår fordelingen av de økonomiske midlene til idrettsgruppene? UA: ØA har ansvar for dette. NLD, Simen Eknes Slotsvig (viser til redegjørelse side: 67 68) 14: Hvordan er samarbeidet med TØH? NLD: Luftet forslaget for de. Aktuelt å sammenslå med deres vinterkonferanse, men trolig vil ikke dette gjennomføres. 36: Lite engasjement på NLD blant 1.klassinger i fjor, hvordan vil du forbedre dette i år? NLD: Helt annet kull på skolen nå. Ingen konkret plan for å øke kjennskapen. Det skal dog selges billett mer kreativt i år. Side 23

24 HR, Lisbeth Fuglebakk, Niels Joachim Stang og Stephan Krutå (henviser til redegjørelse side 68 69) Ingen spørsmål til stilles. Sak godkjennes Sak 6, til behandling: Godkjenning av regnskap for våren 2014 Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Bakgrunn : Økonomiansvarlig har utarbeidet regnskapet til studentforeningen. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret for generalforsamlingen. Vedlegg: 3 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskap for våren Tid: Hendelser: Ordstyrer oppfordrer til spørsmål og poengterer at dette er studentenes penger og gir ordet til Jo Hvoslef, Økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig oppfordrer til å studere noter. Og poengterer at det i hans periode skal periodiseres, i henhold til gjeldende regnskapsprinsipper. Sak godkjent. Sak 7, til behandling: Godkjenning av revidert budsjett for høsten 2014 og forslag til budsjett for våren 2015 Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ økonomiansvarlig. Side 24

25 Bakgrunn : Økonomiansvarlig har revidert budsjettet for inneværende halvår, og utarbeidet budsjett for kommende år. Økonomiansvarlig presenterer på vegne av styret i BIS Trondheim for generalforsamlingen. Vedlegg: 4 og 5 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner revidert budsjett for høsten 2014 og budsjett for våren Tid: Hendelser: Økonomiansvarlig gjennomgår de viktigste punktene i sitt regnskap. Økonomiansvarlig bruker mye tid på gjennomgang av LNU. N14. Hva er økonomisk støtte fra administrasjon? Det er penger vi får fra administrasjonen (direkte/overføring), det skal dog sies at administrasjonen støtter konkrete arrangementer. Leder eksemplifiserer med bachelorfest. N14. Stilles spørsmål om gratisbilletter til administrasjonen: Besvares av NLD leder. Det vil i utgangspunktet ikke bli gitt gratisbilletter i år. N14. Hvorfor avviker revidiert og opprinnelig budsjett? Det er blant annet momskompensasjon, periodisering og sponsormidler i undergrupper. N89: Mobilrefisjonen for høy? Økonomiansvarlig vil trolig ikke utbetale kompensasjon i år (2014). Og vil ikke bruke budsjetterte 5000 på dette. N48. Hvorfor mindre i LNU i år? Samme som før, men støtten er periodisert. N36: Hva er BIS langsiktige investeringer? Interaktiv skjerm (40.000), izettle (betalingssystem, slipper å leie fra DNB; investering ). Kamera (profilering; bilder trekker folk). N14: Driftsstøtte: hvorfor har venture cup fått fra admin? Besvares av leder: Disse midlene komme egentlig fra BIS, men kanaliserer gjennom BI. Dette skal opp til diskusjon. N76: Er det LNU midler i opprinnelig budsjett? Nei, dette føres på vår. N36: Er det mulighet for å få økt støtte dersom det viser seg at BIS går med overskudd: Ja. N73: Hvorfor kaller du fotball for et lavterskeltilbud? Dette er diskutert med øvrige ØA på ØA samling i Bergen. Leder for idrett utdyper; med antall medlemmer. Side 25

26 N36: Hvordan er oppfølgning på bruk av midler? Bra, vi har ansatt ny økonomiassistent for å følge opp undergrupper økonomisk. N89: Hvorfor er posten for event turer så høy? Økonomiansvarlig anser dette som svært viktig og fremmer kommunikasjon som svært viktig i BIS. Økonomiansvarlig viser til at samtlige undergrupper kan søke om turer og lignende. N6: Hvor mye penger får friluft? En dobling fra ifjor. N89: Stilles spørsmål om manglende plass på ballet? Sosialtansvarlig: det blir ikke mer plasser enn det er stoler, ikke aktuelt å øke billettpris (ØA. Denne skal substitueres). N14: Ble hele lokalet brukt under ballet sist? Ja. N23: Hvorfor er det slik at marked og næring har samme budjsett? Fordi det brukes penger på det samme, næring har i tillegg små kostnader og gjøres for enkelhetsskyld. N63: Går revy under ball? Ja. N3: Er fagpostenslått sammen med temakveld? Beror på en misforståelse. N14. Hvor mange styregruppemøter reiser dere på? Leder svarer: to i semesteret. N14: hvorfor budjsetterer du med mer enn i fjor? Fordi vi skal gå med tap til våren, pengene skal tilbake til studentene. N14. Hvor mye penger har BIS på konto? , ØA oppfordrer til ideer og tiltak for å bruke mer penger på studentene. N36: Hva blir overskuddet for vår 2014 (eventuelt) brukes til? ØA det skal vektlegges å unngå overskudd. N3: Blir LNU støtten returnert om pengene ikke brukes? Ja. Sak godkjent. Sak 8, til behandling: Godkjenning av lokale vedtekstendringer Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn: Etter en grundig gjennomgang av lokale vedtekter har HR funnet unøyaktigheter i vedtektsettet. Vedlagt ligger all info om hvilke vedtekter som blir endret dersom sakene blir godkjent av Generalforsamlingen. Vedlegg: 6 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de lokale vedtektsendringene. Side 26

27 Tid: Hendelser: Sak godkjent. Sak 9, til behandling: Godkjenning av kosmetiske endringer i vedtekter og stillingsinstrukser for HR Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn : HR har sett at det er en del grammatiske feil i vedtektssettet og i stillingsinstruksene. HR ber generalforsamlingen om fullmakt til å gjøre kosmetiske endringer som ikke vil påvirke vedtektenes eller stillingsinstruksenes formål og hovedinnhold. Dersom generalforsamlingen godkjenner denne saken kan HR også gjøre slike endringer i fremtiden, istedenfor at man må ta det opp som sak på generalforsamling. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner at HR kan utføre kosmetiske endringer i det lokale vedtektssettet og i stillingsinstruksene. Tid: Hendelser: Sak godkjent. Sak 10, til behandling: Godkjenning av endring i samtlige stillingsinstrukser: Obligatorisk oppmøte for engasjerte i BIS Trondheim Forslagsstiller: Styret i BIS Trondheim v/ Leder Bakgrunn : Styret og ledelsen mener at ettersom generalforsamlingen er det høyeste organet i BIS og den viktigste dagen i semesteret for studentene, vil deltakelse bli en obligatorisk del av det å ha et verv i BIS Trondheim. Side 27

28 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget: Alle stillingsinstrukser skal inneholde et punkt under arbeidsoppgaver som lyder: Deltakelse på generalforsamling i høst og vårsemesteret. Tid: Hendelser: 89: Hva skjer om man ikke møter? Leder svarer; ingen sanksjoner planlagt. 13: Vil bare legge til: Dette legges inn i stillingsinstrukser som undertegnes av samtlige engasjerte. 3: Må stillingsinstrukser signeres på nytt ettersom sak godkjennes? Ja. Ordstyrer: hva er godkjent grunn for å ikke møte? Leder: akutte hendelse. 14: er det ikke et poeng å få folk hit av fri vilje og ikke av tvang? Leder vedkjenner at dette er et poeng. 14. Blir det ikke bare ekstra arbeid i forbindelse med generalforsamling om det skal iverksettes sanksjoner? Leder vil legge dette ansvaret til leder for undergrupper. 48. Lite informasjon om hva konsekvensene er for om man ikke møter opp, så vanskelig å vite hva vi skal stemme over! Leder: Det vil gå utover attesten man mottar. 16. Dersom begrunnelse for fravær er gyldig, vil det da gå ut over attest? Leder: Nei. 73. Refererer til spm fra 48: hva innebærer det av vi godkjenner saken når vi ikke vet hva det egentlig går i? Leder argumenterer for at sanksjoner skal tas etter skjønn. 48: Det bør være skriftlige rettningslinjer for å kunne kvalitetssikre beslutninger. 12. Det poengteres at det praktiseres skjønnsmessige vurderinger i næringslivet, det fremheves også at styret og beslutningstakere er her for å tjene studentenes gode. 3. Blir HR ansvarlig? Leder: Ja. 53. Er eksamen gylding fraværsgrunn? Ja. 7: referer til spm 12. Poengterer at dette er et engasjementsfremmede tiltak. Side 28

29 Forslag til endre vedtak: Ordstyrer; stemmeretten gjelder en gang. Opprinnelig forslag og to endringsforslag. Opprinnelig vedtak: Votering 18 for. Endringsvedtak 1: Alle stillingsinstrukser skal inneholde et punkt under arbeidsoppgaver som lyder: deltakelse på generalforsamling høst og vår semesteret. I et tilfelle der man ikke kan møte til generalforsamling skal HR i BIS trondhiem avgjøre, ved skjønn, om det er gyldig eller ikke gyldig fravær. Votering: 89 for. Endringsvedtak 2. Generalforsamling ber styret og ledelsen utarbeide nye stillingsinnstrukser og ønsker at saken skal voteres ved neste generalforsamling. Her vil det spesielt vektlegges hvilke sanksjoner som gjør seg gjeldede. Endingsvedtak 1: godkjennes. Sak godkjent Sak 11, til behandling: Godkjenning av endring i stillingsinstruks for økonomiansvarlig NLD Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn : Leder NLD og HR har kommet frem til at vervene som nestleder for NLD og økonomiansvarlig for NLD overlapper hverandre på mange punkter og vil dermed slå de sammen til ett verv. Vedlegg: 7 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner den nye stillingsinstruksen for økonomiansvarlig NLD. Tid: 18:34 Hendelser: Side 29

30 Sak godkjennes. Sak 12, til behandling: Fjerning av stillingsinstruks for nestleder NLD Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn : Leder NLD og HR har kommet frem til at vervene som nestleder for NLD og økonomiansvarlig for NLD overlapper hverandre på mange punkter og vil dermed slå de sammen til ett verv. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner fjerningen av stillingsinstruksen for nestleder NLD. Tid: 18:35 Hendelser: Sak godkjennes Sak 13, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for volleyballansvarlig Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 8 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til volleyballansvarlig. Tid: 18:36 Hendelser: Side 30

31 Sak godkjennes Sak 14, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for innebandyansvarlig Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 9 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til innebandyansvarlig. Tid: 18:37 Hendelser: Sak godkjennes Sak 15, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for golfansvarlig Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Side 12. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 10 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til golfansvarlig. Tid: 18:38 Hendelser: Side 31

32 Sak godkjennes Sak 16, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for økonomiassistent Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 11 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til økonomiassistent. Tid: 18:39 Hendelser: Sak godkjennes Sak 17, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for Bull Invest Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn: Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 12 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til Bull Invest.Side 13 Tid: 18:40 Hendelser: Side 32

33 Sak godkjennes Sak 18, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for prosjektmedarbeider i Start BI Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 13 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til prosjektmedarbeidere i Start BI. Tid: 18:41 Hendelser: Sak godkjennes Sak 19, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for leder i Women at BI Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 14 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til leder i Women at BI. Tid: 18:42 Hendelser: Side 33

34 Sak godkjennes Sak 20, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for nestleder i Women at BI Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Side 14. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 15 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til nestleder i Women at BI. Tid: 18:43 Hendelser: Sak godkjent Sak 21, til behandling: Godkjenning av stillingsinstruks for utvalgsrepresentant i Women at BI Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 16 Side 34

35 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner opprettelsen av stillingsinstruksen til utvalgsrepresentant i Women at BI. Tid: 18:44 Hendelser: Sak godkjennes Sak 22, til behandling: Endring av stillingsinstruks for fotoansvarlig Forslagsstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR. Bakgrunn : Styret i BIS Trondheim har besluttet at alle nåværende lokale stillingsinstrukser skal oppdateres, og samtidig at det skal foreligge en stillingsinstruks for alle verv i organisasjonen. Dermed gjøres det nødvendige endringer i liggende stillingsinstrukser, samt at det lages nye til de verv som ikke har en liggende stillingsinstruks i dag. Vedlegg: 17 Forslag til vedtak : Generalforsamlingen godkjenner endringen av stillingsinstruksen til fotoansvarlig.side 15 Tid: 18:45 Hendelser: Sak godkjennes Sak 23, til behandling: Fullmakt til det sittende Styret for å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim Bakgrunn : Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen, med unntak av ledervervet. Side 35

36 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir det sittende styret fullmakt til å konstituere manglende tillitsverv Tid: 18:46 Hendelser: Sak godkjennes Sak 24, til behandling: Valg av tillitsvalgte i BIS Trondhei m Forslagstiller : Styret i BIS Trondheim v/ HR Bakgrunn : Følgende verv i BIS Trondheim skal velges: HR ansvarlig (1 tillitsvalgt) Faddersjef (1 tillitsvalgt) Forslag til vedtak : Generalforsamlingen følger valgkomiteens innstilling. Tid: Ordstyrer: Kandidat til faddersjef har besluttet å trekke seg. Ordstyrer oppfordrer til benkning. Det foreligger derfor ingen innstilling. Det gis betenkningstid, derfor går vi midlertidig over til valg av HR ansvarlig HR Stephan og Lisbeth presenterer to kandidater. Mona Holt og Susanne Lie. Ordstyrer gir en kort innføring i valgprosessen. Lisbeth og kandidat to (Mona Holt) går ut av salen for å sikrer en rettferdig prosess. Kandidat 1: Susanne Lie Samarbeid og kommunikasjon er ekstremt viktig. Vil gjerne engasjere seg og ha mulighet til å endre studiehverdag og seg selv. Tilegne seg nye ferdigheter. Hun ser på seg selv som strukturert, hardtarbeidend og rettferdig. Viil skape tillit innad i styre og hos studentene. Klarer å skille mellom sak og person. Ønsker å heve lokalavdeling, minst konflikter og best samarbeid. Nøkkelen til dette er kommunikasjon. Vil viderutvikle arbeidet BIS gjorde i forkant av årets søkeprosess. Tidligere karriere i forsvaret noe som krevde tillit, samarbeidsvilje og god kommunikasjon. Disse erfaringene går hånd i hånd med jobben som HR ansvarlig. 11: Vanskelig å nå ut til studentene. Tanker for promotering rundt dette? K1: Være tilgjengelig på skolen for studentene. Side 36

37 13: Hva er god kommunikasjon? K1: At det skal være lav terskel for å ta kontakt. 1: HR gruppe består av 3 personer, dette kan føre til at det vil oppstå konflikter. Bør alle være likestilte? K1: Ja, flere ideer. Samarbeide om en løsning. Ikke problemer med å trekke meg tilbake om noen andre kommer med et bedre forslag 1: Hvilken rolle vil du ha ved styremøte? K1: Høre alle sider av en sak, så komme med tilbakemelding. 13: Hvordan ville du oppleve det å intervjue en venninne? K1: Vil ikke ha effekt. Holder meg objektiv 12: Problemer med å holde tilbake egne meninger der dette ikke egner seg? K1: Nei, jeg vil holde meg profesjonell. 1: Personlig vennskap utenfor BIS og? K1: Jeg mener det er viktig fordi gode relasjoner utenfor fører til godt samarbeid på jobb. Kandidat 2: Mona Holt K2: Har studert jus, noe som kan være en god erfaring videre til HR vervet. Har vært Ass. Daglig leder på Egon hvor hun har hatt personalansvar (40 60 ansatte), motivasjonssamtaler, organiseringsansvar, utlysning av stillinger, finne riktig person til jobbing, markedsføring. Har måtte ta upopulære avgjørelser. Ser på seg selv som strukturert, har god orden, er til å stole på, stiller alltid opp, engasjert, ikke redd for å ta en ny utfordring. 1: Hvordan blir det å jobbe i en gruppe på 3? K2: Bra. Man er sterkere som en gruppe enn alene. 1: Hvordan vil du løse konflikter innad i gruppa? K2: Høre på alle parter, alltid en grunn til konflikten, kan være dårlig kommunikasjon for eksempel. 36: Hvilke personlige egenskaper har du som er avgjørende? K2: Rettferdig, fremmer alle sine sider, ikke bare meg personlig. 11: Vanskelig å nå ut til studentene. Ny type promotering for å engasjere? Side 37

38 K2: Treffe 1.klassingene når du først kommer på skolen. Få i gang stands kort tid etter fadderuka. Markere BIS, så de vet at det finnes og hva det er. 13: Kan det bli en konflikt om du jobber med venninner bis? K2: Jobbet med jevnaldrene tidligere, vært sjef for bestevenninne og dette har gått fint. Nok respekt for hverandre til at dette går fint. 11. Har du sett på vedtekter og eventuelle endringer? K2:Nei, det har jeg ikke gjort. 13. Hvordan vil dine ansatte beskrive deg som leder? K2:Jeg har hørt at jeg blir respektert. Jeg er stabil og enkel å forholde seg til. 1. Hvordan ser du på det å ikke ha stemmerett under styremøter? (bygger på erfaringer fra jobb som sjef). K2:Det vil gå fint, det virker som at de resterende som har stemmerett er til å stole på. 8: I en konfliktsammenheng, hvilken rolle tar du? K2: Den som lytter og hører, bidrar med mine syn, men ikke dominerende. Ordstyrer: appeller gjennomført, prosessen fortsettes: HR ved Stephan leser opp innstilling: Baseres på følgende; søknad, intervju og CV Innstilling til HR ansvarlig: Mona Holt. Votering: Blank 5 stemmer. Susanne 69 Mona 30 Susanne velges som ny HR ansvarlig Ordstyrer går deretter tilbake til del en av sak 25, valg av faddersjef. Stilling som faddersjef benkes, Jørgen Homb. Side 38

39 Stillingen krever gjennomføringsevne og ansvar. Jeg har fra barndom av lært det at å glede andre er det viktigste. Jeg har mye tid og like fadderuka. Liker mye men har tiltak til forbedring. Vil bygge på erfaringer han har fra sosialutvalget. Jeg kan gjøre en veldig god jobb som faddersjef. N114. Har du tanker om hva du vil oppnå? Studentene kommer hit med en forventing, vi skal overgå den! N1. Hvorfor søkte du ikke? Følte det blir litt mye å ta på seg to verv, men jeg tror det heller er til hjelp enn byrde. Jeg skal bygge på det jeg erfarer. N7: Hva ønsker du å forbedre? Spesielt edruarrangementene. Trekker frem bedpress. N7: har du konkrete ideer? I første omgang ligger dette hos fadderne, men jeg vil kontrollere og koordinere. N2; Hva tenker du om billettpris? Jeg har ikke oversikt, men ønsker å holde disse nede. Ikke alle har råd til fest og moro, husleie osv. Jørgen velges som faddersjef (absolutt flertall). Sak 25 Eventuelt Eventuell sak; trekkes. Spørsmålstiller fikk besvart sitt spørsmål under budsjettfremleggelse av ØA. Leder, Sondre Jentoft avslutter generalforsamling Side 39

40 Referent(er) Simon F. Selle Ingrid Thomasgaard VEDLEGG 2: Redegjørelser fra styret, ledelsen og ledere for utvalg Leder ved BIS Trondheim 14/15 Sondre Jentoft Side 39 Økonomiansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Jo Hvoslef Side 42 Næringslivsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Anne Mette Hagen Side 43 Kommunikasjonsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Erik Eieland Side 44 Fagansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Andreas Herjuan Side 46 Markedsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Regine Øverås Side 48 Sosialtansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Jørgen Berg Side 50 Undergruppeansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Simen Hermanrud Side 52 Leder NLD ved BIS Trondheim 14/15 Simen Eknes Slotsvig Side 53 Side 40

41 Studentpolitisk ansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Elena Nyborg Side 54 HR ansvarlige ved BIS Trondheim 14/15 Susanne Lie, Niels Joachim Side 55 Stang og Stephan Krutå Idrettsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Stian Trones Side 57 Leder Start BI ved BIS Trondheim 14/15 Kenneth Kopperud Andresen Side 58 Leder BIS Care ved BIS Trondheim 14/15 Aina Iversen Ervik Side 59 Leder Bull Invest ved BIS Trondheim 14/15 Håkon Helgetun Pettersen Side 59 Leder ved BIS Trondheim 14/15 Emma Auran Christensen Side 60 Redegjørelse fra Leder BIS Trondheim 14/15 Sondre Jentoft Da er det allerede gått ett år siden Generalforsamlingen viste meg tillit og stemte meg inn som leder for BIS Trondheim. Året har vært utrolig spennende og lærerikt, og gått uhyre raskt. I nå ett år har jeg, i samarbeid med et dyktig styre, jobbet daglig for å opprettholde og forbedre studiehverdagen for studentene ved BI Trondheim. I min valgkamp og appell for et år siden valgte jeg å fokusere på flere ulike saker jeg ønsker å forbedre om jeg ble valgt, og jeg ønsker å redegjøre for hvordan noen av disse sakene har vært håndtert i løpet av året. Et av de viktigste punktene var kommunikasjonen ut mot studentene. Jeg føler at vi i løpet av året har skapt en større grad av åpenhet og senket terskelen for både å søke og ta kontakt med oss i BIS. Kommunikasjonen ut mot studentene er alltid en utfordring når aktiviteten er høy i alle undergruppene våre. Facebook har blitt flittig brukt, og kanskje noe for flittig til tider. Det er fortsatt mye å jobbe med på dette punktet i årene som kommer. Men i år har jeg, via Side 41

42 styringsgruppen i BIS, fått gjennom en fremdriftsplan for en splitter ny nettside for BIS. Dette var det virkelig behov for, ettersom per i dag virkelig ikke tilfredsstiller det vi prøver å oppnå, nemlig å implementere hjemmesiden som en hovedkommunikasjonskanal, og ikke Facebook. Etter planen vil denne nettsiden bli presentert for dere innen skolestart i august. Det andre tiltaket som nå er satt i gang er opprettelsen av BIS veggen. Der vi har vår markedstavle i dag(utenfor A1) vil vi lage en mye større informasjonssentral. Her vil dere kunne finne informasjon om både kommende arrangement, engasjerte i BIS, markedsavtalene våre og mye mer. Tanken er at hva enn du lurer på, skal denne veggen kunne hjelpe deg. I valgkampen for ett år siden sa jeg også at vi skulle opprette vervet studentpolitisk ansvarlig, som skulle føre til at BIS Trondheim ville vise seg i større grad i ulike politiske forum. Dette ble gjort i høst og vi har umiddelbart merket effekten og nytten av det. Vi har i løpet av året vært delaktig i forum som Velferdstinget, Trondheim Studentråd og StudiebyEn. Forhåpentligvis vil dette legge grunnlaget for større og viktigere deltakelse i disse, og mange andre, forum i fremtiden. Dette legger også grunnlag for muligheten til verv og engasjement i foreninger utenfor BIS for de som er interessert i det. Vinterlekene var et stort tema for et år siden. Deltakerantallet hadde sunket i flere år og noe måtte gjøres. Etter å ha undersøkt med flere aktører som brukte Åre som destinasjon var det ingen tvil om at Hemsedal kom best ut. Når vi bestemte oss for å satse på Hemsedal gikk vi all in og jeg kjempet hardt på Landsmøtet til BIS for at Trondheim, for første gang, skulle få arrangere BIS Vinterleker. Dette ble stemt gjennom, og årets VL styre har gjort en fantastisk jobb med å få arrangementet opp på bena igjen i Trondheim. Dette gleder meg stort, og jeg gleder meg til fortsettelsen. Økonomien til BIS Trondheim var noe usunn positiv under fjorårets styre, noe som ble påpekt i fjor. Jeg har i samarbeid med ØA jobbet for å bruke opp de midler vi budsjetterer med, samt ikke være redd for å investere. Vi har fortsatt mye penger stående på bok, men det er sunt å ha en buffer til større investeringer, som BIS bar og lignende. Samtidig er det viktig å ikke la det bli om å gjøre Side 42

43 å bruke opp dette så fort som mulig, men heller la det kommer fremtidige studenter til gode også, ikke bare oss. Vi har også vært meget flinke på inntektssiden. Vi har søkt midler der det er mulig og lagt ned mye arbeid i dette. Jeg har også jobbet tett med flere andre i styret og ledelsen i en prosess med å fornye hovedsamarbeidsavtale for BIS Trondheim. Etter flere måneder med arbeid resulterte dette i at vi nylig signerte en ny avtal med DnB som innebærer flere nye punkter og økt støtte for BIS. En avtale vi er veldig fornøyd med og ser frem til å bære frem sammen med DnB de neste årene. Dette med en egen kro er et stort tema for oss i BIS. Når Kristiansand legges ned i sommer vil BI Trondheim være den eneste BI skolen uten en egen kro. Dette er noe vi selvsagt ikke kan være fornøyd med. Dette medførte at vi sendte en forespørsel til BI angående dette. I løpet av året har det vært flere forsøk på å finne et passende lokale, men til syvende og sist er vi avhengig av å få et lokale i nærheten av skolen for at det skal ha den nytteverdien vi ønsker. Nå ser det endelig ut til at vi kommer i gang og at planene vil bli realisert. BI Trondheim er positiv, BI Nydalen er positiv og dette har resultert i at Pirsenteret nå har reservert et lokale her på bygget til nettopp dette formålet. Vi er nødt til å vente til det blir ledig, og hvordan kontraktsforholdet til dagens leietaker av lokalet lyder er ukjent for oss, men dette betyr at vi nå er nærmere enn noen gang. Dette er en stor og lang prosess, men som forhåpentligvis vil kunne være ferdigstilt mens de fleste av dere fremdeles er studenter ved skolen! Et ønske fra studentene, og min, sin side i fjor var flere lavterskeltilbud. Dette har vært et av våre fokusområder i år. Det har resultert i kaffe onsdag annenhver uke siden semesterstart. Nå i det siste har vi også fått opp BIS quiz i samarbeid med Egon. Dette har vært en knallsuksess, og noe vi absolutt må bygge videre på. I en organisasjon som BIS som bedriver aktiv overlapping og skifter ut styret og ledelsens medlemmer hvert år, bør det foreligge retningslinjer og erfaringsrapporter på alt som gjennomføres, for å bidra til økt kontinuitet. Disse skal være brede og unngå spesifikasjoner, for å ikke hindre Side 43

44 kreative engasjerte i sitt arbeid. Dette har vært en stort fokusområde i år, og vil stå høyt i mine anbefalinger for det kommende året. Dette året har på mange måter vært et år med fokus på videreføring og spissing av arrangement, samtidig som vi stadig prøver å opprette noe nytt og innovativt, noe som jeg mener jeg svært nødvendig for å skape gjennomførte arrangementer og en stabil aktivitet. Flere nye og spennende ting har sett sin oppstart dette året, og jeg vil sørge for at neste års leder og hans/hennes styre fortsetter med arbeidet, da dette vil medbringe viktige aspekter for BIS. Til slutt vil jeg igjen takke så mye tilliten som ble vist meg og mitt styret og ledelse på Generalforsamlingen i fjor. Jeg er så stolt av det arbeidet de alle har lagt ned i år, og så utrolig fornøyd med alle de over 120 engasjerte BIS Trondheim har hatt med seg i år. Erfaringene vi tar med oss gir utrolig mye på et personlig plan, i tillegg til at den sosiale kretsen gjennom året bare blir bredere og bredere. Engasjement kan gjennomføres i mange ulike organisasjoner, og hvert år forsøker vi så godt det lar seg gjøre å synliggjøre disse mulighetene for dere alle. Ta oppfordringen til engasjement i studietiden, og søk på alt dere måtte finne interessant, det vil dere så absolutt ikke angre på! Redegjørelse fra Økonomiansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Jo Hvoslef Aller først vil jeg igjen si tusen takk for tilliten dere viste meg på generalforsamlingen våren I tiden siden sist har jeg sammen med styret og ledelsen gjort investeringer som virker å ha kommet studentorganisasjonen til gode, vært med på å forandre hvordan regnskapet i BIS foregår og sammen med de andre lederne satt de nødvendige budsjettene for prosjektene deres. I samråd med min økonomiassistent har vi fått opp den generelle pengebruken og gjort tiltak for å forbedre kommunikasjonsflyten ut til de med behov for oppdatert økonomisk informasjon. Side 44

45 Studentorganisasjonen har i forhold til forbruk en solid egenkapital på kr ,92 per Med en slik egenkapital har vi gjort investeringer som både styret og ledelsen og jeg mener er gode investeringer som kommer studentorganisasjonen til gode. Til nå er det investert i ett digital betalingssystem, kalt izettle. For å sørge for økt fornuftig pengebruk har økonomiassistent, Kine Ørland, fått ansvaret for å sørge for et ekstraregnskap tilgjengelig for alle ledere i undergruppene. På den måten har samtlige med behov for økonomisk innsikt rask tilgang til hva de har igjen av midler. Dette har i løpet av den siste perioden ført til større åpenhet i organisasjonen, samt økt pengebruken innenfor gitte budsjettrammer. Når det kommer til kommunikasjonsflyt så blir det utsendt en resultatregnskapsrapport utarbeidet av min økonomiassistent og jeg på e post til samtlige i styret og ledelsen hver måned. På den måten kan de videreformidle dette til de det gjelder og følge opp pengebruken i organisasjonen etterskuddsvis hver måned. Det er vurdert om dette skal distribueres til alle i organisasjonen, men foreløpig ser undertegnede ikke noe behov for dette. I tiden fremover skal jeg ferdigstille to prosjekter sammen med de respektive økonomiansvarlige. Ellers skal det muligens gjøre investeringer i en interaktiv skjerm, varebil og en BIS vegg. Derfor vil en del av tiden gå bort til å kartlegge disse investeringene. I tiden etter generalforsamlingen skal jeg også bruke mye tid på å sørge for en usedvanlig god overlappingsperiode, og i tillegg ferdigstille regnskapet for juni før jeg trer av som økonomiansvarlig. Med dette vil jeg igjen si tusen takk for at jeg fikk muligheten til å være økonomiansvarlig, og ønsker den påtroppende økonomiansvarlig og det nye styret og ledelsen lykke til. Takk for tilliten. Side 45

46 Redegjørelse fra Næringslivsansvarlig BIS Trondheim 14/15 Anne Mette Hagen Mitt navn er Anne Mette Hagen, og jeg har siden 1 juli 2014 sittet som Næringslivsansvarlig for BI Studentsamfunn Trondheim. Næringslivsutvalget utgjør i dag et utvalg på totalt 7 engasjerte studenter. Jeg har hatt stort fokus på at medlemmene av Næringslivsutvalget skal få muligheten til å vokse i vervet sitt. Vi har i løpet av dette semesteret gjennomført jevnlige workshops, hvor vi har fokusert på telefonkontakt med ulike bedrifter. Dette har vært en svært effektiv og målrettet arbeidsform som har skapt gode resultater. Jeg har i løpet av min periode deltatt på en rekke karrieredager, sammen med leder for Næringslivsdagen. Dette har vært imponerende og inspirerende arrangement som gav mersmak og ideer til hvordan vi kunne utvikle vårt arrangement videre. Næringslivsdagen 2015 hadde totalt 15 besøkende bedrifter, og jeg er godt fornøyd med kvaliteten på disse. Næringslivsutvalget har hatt høyt fokus på at de deltakende bedriftene har vært i tråd med studentenes ønsker og interesser. Vi har arbeidet planmessig med å kartlegge hvilke bedrifter studentene ønsker å vite mer om. Vi har gjentatt suksessen fra fjorårets Næringslivsdag med Megleraudition. Dette er et konsept hvor 10 studenter innenfor studieretningen, eiendomsmegling, får muligheten til å presentere seg selv for et panel med bedriftsrepresentanter fra ulike eiendomsmeglerforetak. I år utvidet vi konseptet med hele 6 eiendomsmeglerforetak i panelet. Jeg vil i tiden fremover, sammen med resten av Næringslivsutvalget, fokusere på arrangement for det kommende semesteret. Jeg vil også sørge for at min etterkommer for en god overlappingsperiode, slik at det fremtidige næringslivsutvalget kan utvikle seg videre. Side 46

47 Redegjørelse fra Kommunikasjonsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Erik Eieland Jeg vil først og fremst takke for tilliten som ble vist til meg av generalforsamlingen i vår. Jeg vil med dette først fortelle om hva jeg har drevet med for så å ønske påtroppende kommunikasjonsansvarlig velkommen og lykke til. Året som kommunikasjonsansvarlig har vært lærerikt, motiverende, utfordrende, krevende, og veldig morsomt. Jeg har tilegnet meg kunnskap og fått erfaring jeg aldri ville vært foruten. Som påtroppende kommunikasjonsansvarlig, var en av mine kjernesaker en raskere informasjonsflyt, og en raskere og mer effektiv informasjon ut til studentene. Dette for å gi studentene en tydeligere oversikt over hva som foregår på skolen. Dette er noe jeg synes har blitt bedre, men det har enda et forbedringspotesialet. Jeg kommer derfor til å ta med arbeidsmetoden videre til påtroppende kommunikasjonsansvarlig. Noen av mine arbeidsoppgaver i år har blant annet vært å jobbe inn mot fadderuken, hvor min grafiske og jeg arbeidet med utførelsen av plakater, infomagasinet, t skjorter og bånd til studentene. Under selve uken, jobbet jeg med informasjonen ut til studentene via hjemmesiden, Facebook og sms. Samtidig som jeg passet på at kommunikasjonen internt mellom fadderne, og eksternt ut til fadderbarna, ble opprettholdt. Dette er noe jeg kommer til å be påtroppende jobbe enda mer ut mot faddere for å impregnere våre kommunikasjonskanaler. I tillegg har en av arbeidsoppgavene inneholdt utførelsen av å gjøre nettsiden enda mer funksjonell og tilgjengelig. Det ble bestemt i midten av året at det skal komme en ny nettside. I den forbindelse har jeg vært med på å utforme designet slik at innholdet på nettsiden er mer oversiktlig, og at den inneholder den viktigste informasjonen som er viktig for dere studenter. Her har Facebook og instagram igjen spilt en stor rolle i henhold til promotering. Det gjelder da promotering av arrangementer, informasjon, bilder og video. Side 47

48 En av de viktigste arbeidsoppgavene som jeg vil nevne er likevel det aktive arbeidet som er blitt gjort mot innkjøpe av nytt og bedre utstyr. Der har vi fått på plass nye kameraer, og go pro og annet utstyr som aktivt brukes til å promotere BIS, og BIS sitt arbeid utad. I den forbindelse har jeg også opprettet en bildebank til BIS, som vil gjøre det lettere for studentene å se bilder som er blitt tatt på ulike arrangement i etterkant. Jeg holder fremdeles på å jobbe med å komme opp med en god løsning på den interaktive skjermløsningen til den nye bis veggen som skal komme der markedsveggen er i dag. Målet for den er at det skal være et felles oppslagtavle som gjør at enhver student til en hver tid kan gå dit å få med seg informasjonen om hva som skjer på skolen. Dette er noe jeg ønsker skal være oppe før jeg går av som kommunikasjonsansvarlig. Vi er også godt i gang med å starte opp BISSI igjen. Den skal brukes til ulike reportasjer fra skolen, studentmiljøet, studentbyen Trondheim. Med BISSI oppe kan studentene få en bedre innsikt i hva som skjer på skolen ut i fra de reportasjene som er planlagt. Jeg vil også takke mitt fantasiske utvalg for den jobben de ha lagt ned rundt promotering, arbeid med plakater, filmer, bilder og tekster. Tusen takk. Kommunikasjonsansvarlig er et verv som alltid vil ha stort forbedringspotensialet. Dette er noe jeg vil legge vekt på under lappingen av den nye kommunikasjonsansvarlige. Det jeg vil trekke frem da er implementeringen av den nye nettsiden til nye og gamle studenter. Samt riktig bruk av facebook på en smidigere og bedre måte. I tillegg til dette, ha en god orden i struktur og orden i sakene som kommer. Jeg vil igjen takke for tilliten og for dette fantastisk morsomme og lærerike året. Jeg vil ønske påtroppende kommunikasjonsansvarlig masse lykke til og ikke glem å prøve ut de mulighetene som finnes. Redegjørelse fra Fagansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Andreas Herjuan Side 48

49 Jeg, Andreas Herjuan ønsker å takke for tilliten som er blitt gitt meg av HR og styret, da jeg ble valgt inn som ny, midlertidig fagansvarlig i slutten av januar Siden høstens generalforsamling er det mye som har skjedd i linjeutvalget. Dette innebærer både arbeid som har blitt gjort for studentene, men samtidig også internt i linjeutvalget. Sistnevnte omhandler blant annet en endring i hvem som har vært innehavere av ulike verv. Linjeutvalget har i skoleåret 2014/2015 bestått av 14 linjerepresentanter (alle klassene har blitt representert), samt fagansvarlig. I tre av klassene har vervet som linjerepresentant blitt skiftet ut, samtidig som fagansvarligvervet har blitt overtatt av undertegnede, linjerepresentant for 1. Året Økonomi og administrasjon. I løpet av skoleåret 2014 var fortsatt avtroppende innehaver av vervet. I denne perioden ble linjeutvalget for skoleåret satt, det ble arrangert to temakvelder (først en i fadderuken, samt en ny 29. Oktober) og formative kursevalueringer ble gjennomført av linjerepresentantene. Linjerepresentantene søkte også om LNU midler til en linjebattle og en etikettekveld. Disse søknadene ble innvilget og det ble delegert ansvarsområder for arrangering av de ulike arrangementene. Siden undertegnede overtok vervet i januar, har jeg hatt fem fokusområder: 1. Legge til rette for kommunikasjonen mellom fagansvarlig og administrasjonen Som påtroppende fagansvarlig har det vært viktig for meg å tilrettelegge for kommunikasjonen med administrasjonen. Det er blant de viktigste oppgavene for fagansvarlig å være bindeleddet mellom studentene og administrasjonen. For at dette skal fungere, er det avgjørende at fagansvarlig og administrasjonen kjenner hverandre og har rom for tilbakemelding, fra begge hold. Jeg har derfor vært i møter med direktøren og studielederen ved skolen, der hvor dette er blitt lagt til rette for. Det første møtet i Læringsmiljøutvalget har også blitt avholdt. Dette er et forum for diskusjon rundt læringsmiljøet på skolen og vedrører slikt som klima og velferd på skolen, med fagansvarlig, en student, studieleder og en representant fra administrasjonen. Side 49

50 2. Forbedre samarbeidet og kommunikasjonen internt i linjeutvalget Linjeutvalgets oppgave er å arbeide for studentene, både på et faglig og sosialt plan. For å oppnå dette er det viktig at linjeutvalget som enhet fungerer optimalt, noe som har opplevdes problematisk tidligere da det ikke har blitt lagt godt nok til rette for kommunikasjonen internt. Som påtroppende fagansvarlig har jeg ønsket å bedre dette. Det har blitt avholdt medarbeidersamtale med hver og én, der hvor begge parter har fått gi tilbakemelding på hva som er ønskelig videre i semesteret, samt diskusjon rundt hva som har vært. Det er også innført månedlig møte med linjeutvalget, der en innføring i hva alle sammen har gjort siden sist, blir presentert for hverandre. 3. Gjennomføre summative kursevalueringer Disse gjøres av fagene som ble gjennomført av linjerepresentantene på høstsemesteret, og utføres derfor av de. Evalueringene gjøres først separat på hver av de fem BIS skolene, før de under fagseminaret samskrives av alle fagansvarlige. De sendes så til kursansvarlig. Fagseminar avholdes en gang per semester, og er en arena for de fagansvarlige å utveksle erfaringer og sammenligne gjennomføringen av kurs og rutiner på de ulike skolene. Undertegnede arrangerte en workshop for linjeutvalget, der hvor alle møttes og utarbeidet evalueringene sammen for å ferdigstille de. Her ble det lagt til rette for at alle skulle utføre evalueringene best mulig, da dette er blant de viktigste oppgavene linjerepresentantene har når angår sikring av studiekvalitet. 4. Gjennomføre formative kursevalueringer Gjennomføringen av kurs på de ulike skolene må også evalueres lokalt. Formen på denne evalueringstypen ble forandret høsten 2014, og reformen ble for første gang utført da, på kursene som gikk for det gjeldende semesteret. Nå som vi er inne i et nytt, skal kursene som kjøres vårsemesteret, evalueres. Praksisen er slik at hver linjerepresentant setter sammen en dialoggruppe (en gruppe studenter fra klassen sin), avholder et møte hvor de gjennomgår et gitt evalueringsskjema, der hvor både foreleser og fag evalueres. Etter dialogmøtet med studentene, avholdes det individuelle møter med hver foreleser, og det blir gitt tilbakemelding på hva studentgruppen har kommet frem til. Foreleser får da anledning til å komme med sine meninger Side 50

51 under møtet, før linjerepresentanten i ettertid skriver en rapport som sendes inn til foreleser og Morten Erichsen. 5. Planlegge resterende arrangement for skoleåret (temakveld, linjebattle og etikettekveld) Linjeutvalget har for dette semesteret tre arrangementer: temakveld ( 1 ), linjebattle ( 2 ) og etikettekveld ( 3 ). Planleggingen av disse arrangementene er blitt initiert og effektivisert. ( 1 ) For temakvelden har vi satt oss som mål å gjenskape gløden i hva en temakveld skal være: faglig innhold med et morsomt innslag, hvor studentene skal sitte igjen med følelsen av en skikkelig vellykket kveld. ( 2 ) Linjebattle er et sosialt arrangement med fysiske konkurranser, der hvor alle studentene kan bli kjent tvers over linjene. ( 3 ) Etikettekveld vil være et arrangement som arrangeres i tråd med Ball og revyarrangementet 2015, noen dager før. Alle tre arrangementene blir planlagt av en eller to linjerepresentanter, i samarbeid med fagansvarlig. Linjeutvalget som helhet hjelper til ved eventuelle tilfeller, og naturligvis på den gjeldende kvelden. Dette fungerer veldig bra, og alle gjør en fantastisk jobb i sine roller. Vi ser frem til å gjennomføre disse tre arrangementene, og håper studentene gleder seg like mye som vi gjør! Nå gjenstår det å gjennomføre de resterende arrangementene, samt opprettholde arbeidet som er blitt gjort internt i linjeutvalget og med administrasjonen. På vegne av meg selv og linjeutvalget ønsker jeg å takke for all positiv tilbakemelding vi har mottatt. Jeg ser frem til en lærerik og morsom avslutning på dette skoleåret; lykke til med studiene og ha et fortsatt flott semester! Redegjørelse fra Markedsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Regine Øverås Side 51

52 Etter at jeg ble valgt inn som markedsansvarlig i vår, startet arbeidet mot Fadderuke, med sponsorer og samarbeidspartnere. Videre fortsatte jeg med å signere gjeldende samarbeidspartnere på ny, samt komme i kontakt med potensielle nye. Porteføljen er utvidet med aktører som Kvikk Bar, Starbucks, O Learys og Nyfiken. Centric er vår nye partner innen rekruttering og bemanning. 3T har også kommet inn som samarbeidspartner, da jeg i tillegg til deres brede omfang av fasiliteter, så lokaliseringen til Pirbadet, samt en rekke andre sentre rundt om i byen, som en stor fordel. Mitt ønske er at avtalene skal være lett tilgjengelig, slik at studentene kan få maksimalt utbytte av våre samarbeid. Før sommeren satt jeg deler av utvalget mitt og etter enda en intervjurunde etter årets oppstart, sitter jeg nå med et markedsutvalg på fire studenter. Dette er en engasjert og dyktig gjeng jeg har hatt gleden av å jobbe med det dette året. Høsten 2014 jobbet vi primært med å arrangere Markedsuka De tidligere årene har Markedskveld blitt holdt på høsten, med påfølgende Markedsuke andre semester. Dette året byttet vi om på de to arrangementene og startet med å invitere samarbeidspartnerne våre på stand i skolens lokaler. Mitt ønske har vært at det skal være enklere for studentene å gjøres oppmerksom på og kjent med avtalene og rabattene vi tilbyr. Gjennom denne uka fikk samarbeidspartnerne komme i direkte kontakt med studentene, og vi hadde mye aktivitet med stands og konkurranser. På ettermiddagstid kunne vi tilby studentene aktiviteter og kurs. Gjennom uka arrangerte vi kaffekurs på Starbucks, ølkurs hos To Rom og Kjøkken, pole dance kurs, quiz hos Egon Solsiden, karrierekveld med Centric og paintball. Målet mitt var at disse tilbudene skulle være rimelig å delta på. Alle kursene hadde gratis deltakelse, bortsett fra ølkurset. Vi avsluttet med en flott temakveld i samarbeid med linjeutvalget. Noe jeg har satt som et viktig del av mitt arbeid dette året, er å kunne legge til rette for flere sosiale tilbud. Dette er som nevnt noe vi hadde fullt fokus på i forbindelse med Markedsuka. Vi startet også Fadderuka med premier i samarbeid med Arena Trondheim, har arrangert idrettsfest, oktoberfest og linjefest på O Learys. I samarbeid med sosialutvalget har vi denne vinteren arrangert Side 52

53 flere quizkvelder på Egon Solsiden. Responsen og oppmøtet har vært fantastisk, så jeg håper dette vil kunne bli en tradisjon på BI. Ellers har 3T også åpnet to gruppetimer hver tirsdag på 3T Pirbadet, hvor også ikke medlemmer kan delta. Dette er for at studentene skal kunne ha gleden av å trene sammen. I appellen min nevnte jeg ønsket om en samarbeidspartner som markedsførerne kunne dra nytte av. Jeg tar full kritikk for at dette ikke har blitt arbeidet mer med, men jeg vil sammen med kommende markedsansvarlig se på mulighetene, om det er ønskelig. Dette året har jeg, i samarbeid med flere i styret og ledelsen, reforhandlet avtalen med hovedsamarbeidspartner DNB, ettersom den tidligere avtalen stod til januar I den nye avtalen har vi lagt til en del punkter, økt den økonomiske støtten og vil fremover fokusere på å bruke DNBs kompetanse og ressurser, både i form av bedriftspresentasjoner, arrangement etc. Denne våren jobber vi i markedsutvalget med årets Markedskveld. Den vil finne sted 16. april på Clarion Hotel & Congress. Programmet er ikke satt, men vi kan blant annet tilby morsomme konkurranser fra samarbeidspartnere og show i flotte lokaler. Dette vil også være helt gratis å delta på. Mitt ønske er at avtalene skal være i tråd med studentenes ønsker og at studentmassen på BI Trondheim er fornøyd med dagens tilbud. Som student er det viktig å komme med tips, ønsker, ris og ros det er dere vi jobber for og dere vet best hva dere ser på som gode, relevante og nyttige tilbud. Til slutt vil jeg takke for tilliten og for et lærerikt og morsomt år. Det har vært utrolig givende. Masse lykke til, påtroppende markedsansvarlig du har mye spennende i vente! Redegjørelse fra Sosialtansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Jørgen Berg Side 53

54 Etter at jeg, Jørgen Berg, ble valgt inn i Generalforsamlingen 2014 har jeg gjort følgende: Istedet for å skrive masse vissvass som ingen leser, prøver jeg og holde det kort og konsist. Fadderuka 2015 Beste fadderuka med det beste fotavtrykket Bestemte meg tidlig for å sette egen faddersjef da Fadderuka 2015 dette ikke var hoved grunnen til min søknad til SA og anbefalninger fra tidligere styremedlemmer om og sette en egen FS. Hadde planlagt mye før FS ble satt og han ble med engang satt inn i mine tanker og ideer etter han ble satt, deretter samarbeidet vi tett med gjennomføringen av fadderuka. For at ikke fadderstyret skulle måtte forholde seg til to sjefer, som kunne føre til uklar infomasjonsflyt. Fungerte FS som leder, jeg grep kun inn om det var noe jeg ikke var enig i. Vi jobbet med fadderstyret igjennom hele Mai og avsluttet semesteret med en intensiv planleggingsuke før vi tok ferie, møttes en uke før fadderukestart, deretter 2 intesive uker med våre nye studenter! Skriver meget kort om fadderuka da alt står skrevet i detalj i en meget detaljert fadderukerapport. Tilbakemeldingene var at dette var en meget vellykket fadderuke, legendene sier at det var den beste som noengang er blitt / kommer til å bli arrangert ved BI Trondheim. Som person så engasjerer jeg meg meget i studentforeningen og en av våre svakeste områder er informasjonsflyt fra år til år og overlapping. Dette tok jeg og FS tak i og kan vise til en rapport som faktisk kan brukes som er x10 størrelsen av tidligere rapporter som har vært av særdeles dårlig kvalitet. Fjorårets rapport mangler til og med. Henviser til Fadderukerapporten 2015 Oktoberfest foregikk på O learrys, godt oppmøte, vanvittig god stemning! Henviser til arrangementsrapport Fylla på Hylla, kult arrangement, vellykket, men har et voldsomt potensialet! Side 54

55 Henviser til arrangementsrapport Vinteraktivitetsdagen, dårlig oppmøte, personlig mener jeg det er vårt kuleste arrangement, men må promoteres og bygges mer opp. For å lokke studentene ut i Bymarka, da dette har en vesentlig høyere terskel enn en vanlig kveld på the mint. Henviser til arrangementsrapport Julebord, Desidert tidenes feteste julebord, i eksklusive lokaler i frimurerlogen. Hemmligvenn var en brak suksess! Henviser til arrangementsrapport Ball og Revy, Er godt igang med forberedelsene til ballet! Hadde problemer med lokale, men det løste seg til syvende og sist. SU, Revy og BIS Care gleder seg til tidenes ball! Les i arrangementsrapporten om du er interessert på et dypere nivå. Andre arrangementer : Innvielse av The Mint, eksamensfester, kaffeonsdager, julekalender, VL, årsoppgjøret etc. Styresakene som jeg mener har vært mine viktigste igjennom året: Utlån av idrettsmatriell, Dugnad, BIS vegg, Månedsplakater, Kaffe onsdag, Vaskelister, fått igjennom vanvittig mange uforglemmelige teambuildingsturer! Planlegger nå neste overlappingstur som skal bli episk! Det aller viktigste i styrevervet gjenstår det er altså overlapping! Side 55

56 Redegjørelse fra Undergruppeansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Simen Hermanrud Siden sist redegjørelse har vervets oppgaver falt mer på plass og jeg fått vervet mer under huden. Jeg har også fått en størrelse forståelse for hva vervet går ut på og hva som kreves av meg som leder i posisjonen. Tiden siden sist har vært preget av å etablere lederne for hver undergruppe samt bistå i deres arbeid mot arrangementer. Jeg ønsket tidligere i høst å få undergruppene mer opp og frem på skolen, som har gått over all forventning. BIS Care har klart å beholde de viktige erfaringene fra i fjor samt fått skapt noe eget. Avtalen de har hatt med Rema har vært en god ressurs og håper dette er noe som kan føres videre etter min tid er over i vervet. Start BI har også klart å vokse over all forventning. Med midlertidig kontor og sterkere fokus på færre arrangementer har studentene fått en sterkere tilknytning til deres arbeid. Idretten har også fått flere engasjerte studenter til å melde seg på, som tyder på god promotering. De fleste undergruppene har klart å komme tydligere frem, men Bull Invest ligger fortsatt litt under radaren for mange. Har hatt en del møter med lederen for å etablere et godt forhold og vi jobber fremover med å få til en dag rettet mot aksjer. Siste redegjørelse tok jeg for meg Women@BI i sin startfase og våre mål for tiden deres fremover. Jeg og leder har nå fått satt hele styret som består av en representant fra NLD, en fra NU, en fra Start BI og en nestleder. Til sammen utgjør dette et styre på 5 personer som jobber for å fremme kvinnelige rollemodeller. Det har allerede vært en kvinnelig foredragsholder på temakveld og vi jobber for flere i tiden som kommer. Har sett at det å velge riktige ledere til hver undergruppe har vært essensielt for arbeidet mitt til nå. Det å ha ressurssterke personer som følger opp og jobber for studentenes beste har gjort arbeidet mitt rettet mer mot oppfølging og koordinering. Jeg har hatt muligheten til å sette fokus på en av undergruppene av gangen hvor jeg har hjulpet leder med ideer og prosesser. Dette gjelder spesielt Women@BI. Side 56

57 I tiden fremover ønsker jeg å fortsette på det gode rammeverket jeg og lederne for undergruppene har skapt og sette fokus på Bull Invest sin vekst. Redegjørelse fra leder for NLD ved BIS Trondheim 14/15 Simen Eknes Slotsvig Jeg vil takke for tilliten jeg ble vist på Generalforsamlingen for et år siden. Jeg vil her redegjøre for perioden som har vært siden Generalforsamlingen høst Tiden frem til nå har vært spennende, lærerik og ikke minst utfordrende. I skrivende stund er det to dager igjen til Næringslivsdagen. Komitéen har jobbet hardt og målbevisst frem mot denne dagen, og vi gleder oss til å vise frem vårt produkt. Komitéen har vært på en utrolig reise de siste månedene. Januar var en måned med mye innhold. Vi arrangerte kick off for Næringslivsdagen 29.januar. Slutten av januar gikk dermed med til å innhente innhold til goodiebags, ferdigstille promofilm og planlegge kick off. Konferansieren og den tredje foredragsholderen ble booket den siste uken januar. Dette gjorde at vi kunne presentere alle foredragsholderne på kick off. Vi startet billettsalget etter kick off, men det ble solgt i underkant av 100 billetter den første uken. Nå, to dager før Næringslivsdagen, har vi solgt 300 billetter. Målet vårt har vært å selge 540 billetter til BI studenter, men ser nå at det ikke er et realiserbart mål. Det har vært en stor ære å lede NLD komitéen dette året. Samtlige i komitéen har vist en enorm innsatsvilje, og jeg gleder meg til å gjennomføre Næringslivsdagen 2015 sammen med denne fantastiske gjengen. Side 57

58 Redegjørelse fra Studentpolitisk ansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Elena Nyborg Etter at jeg ble valgt inn som Studentpolitisk i høst, har jeg jobbet med å gjøre BIS synlig blant de andre studentorganisasjonene i Trondheim. Det har uten tvil vært utfordrende å være med på å utforme et helt nytt verv her ved BIS Trondheim. Jeg fant ganske tidlig ut at de andre skolene og forumene mener at BI er lite engasjert, og sjeldent møter opp. Det jeg har fokusert mye på denne høsten er å møte opp på møter og studentpolitiske arrangementer. Ved å møte opp i disse forumene viser man frem at BI og er en del av studentmassen i Trondheim, selv om vi er en liten skole, men muligens noe andre interesser. For å få opp det politiske engasjementet har jeg arrangert en politisk dag, som gikk ut på å ha de forskjellige politiske partiene på stand, for å gi ut informasjon om deres politikk. Både politikerne og studentene var positive til dette, og noe lignende er under planlegging for høsten, når rett før valget når partiene vil fremme sine valgkampsaker. Studentpolitisk har i tillegg deltatt på møter med regionalt rusnettverk. Dette er et forum som består av mennesker fra forskjellige skoler, studentskipnaden, politiet med flere. I dette forumet tar man opp rusproblematikken i Trondheim, og diskuter hva man kan gjøre for å forberede situasjonen. En del av vervet går ut på å være bindeleddet mellom BIS og Velferdstinget. Da jeg ble valgt inn hadde de nettopp hatt seminar, noen jeg dessverre ikke fikk være med på, og ble mer eller mindre kastet rett inn i velferdstingmøtene. Dette gikk helt fint, og man lærer ufattelig mye på kort tid. Har dessverre hatt problemer med å finne en fast vara til velferdstinget 2014/2015, men satser på at vi får på plass noen 2015/2016. En utfordring ved vervet er at det blir valgt inn på høsten. Det er flere negative sider ved dette. For det første skal representant til velferdstinget settes i midten av april, og da er det litt upraktisk at vi Side 58

59 velger studentpolitisk på høstsemesteret. I tillegg kommer man inn med et samkjørt styre og ledelse, som kjenner hverandre godt, i stedet for å ha vært tilstede fra begynnelsen av. Vi har derfor et ønske om at studentpolitisk også skal bli valgt på vårparten. Selv om jeg bare har hatt vervet i et halvt år, har vi bestemt oss for å legge det ut igjen nå etter generalforsamlingen. Til slutt vil jeg legge til at dette har vært et fantastisk spennende og lærerikt halvår. Redegjørelse fra HR ansvarlige ved BIS Trondheim 2014/2015 Susanne Lie, Stephan Krutå og Niels Joachim Stang Vi vil gjerne starte med å takke for tilliten og støtten som ble vist HR seksjonen ved BIS Trondheim på Generalforsamling(GF) våren 2014 og høsten På GF høst 2014 slo vi tidligere rekorder når det kommer til antall som møtte opp, noe vi ser veldig positivt på. Etter at Susanne ble satt på GF høst, har vi fokusert på å danne ett godt arbeidsmiljø og ett godt grunnlag for kommende HR. Vi har hatt som mål å ha god kommunikasjon både innad i seksjonen, i BIS og ut mot studentmassen. Dette er noe som vil fortsette å være i fokus i fremtiden for å sikre best mulig informasjonsflyt og overlapping til fremtidige HR ansvarlige. Ved å ha fokus på dette vil de neste HR ansvarlige kunne være innovative og utvikle organisasjonen, noe vi ser på som en av de største styrkene en studentorganisasjon kan ha. Til vårens generalforsamling skal hele styret og ledelsen byttes ut. Vi har hatt særdeles høyt fokus på å sette de riktige personene i de riktige stillingene, da det tidligere har vært fokus på det vi mener har vært en feilslått strategi for å velge de riktige menneskene. Denne gangen har vi hatt stort fokus på lederegenskaper, motivasjon og engasjement, noe vi mener vil lønne seg i det lange løp. Det har vært stillinger vi føler der kandidatene ikke har strukket til, og vi har gått vekk fra å ta forhastede beslutninger på at vi trenger en kandidat til akkurat dette vervet. Istedenfor har vi besluttet å gå Side 59

60 grundig gjennom prosessen igjen, for å finne ikke bare en grei kandidat, men den beste kandidaten til vervet. HR seksjonen ved BIS Trondheim har i år hatt fokus på god arbeidsfordeling. Det er mye spennende og krevende arbeid. Dette har vi gjennomført ved å dele de små/mellomstore oppgavene, både faste og uforutsette mellom oss på en god måte. Samtidig, når vi har jobbet med de virkelige store oppgavene og prosjektene, som GF og intervjuprosesser, har vi samlet oss som en enhet for å løse de på best mulig måte. Det har vist seg at dette er en ryddig måte for både HR og resten av styret, og har med dette skapt et godt miljø for både læring og personlig vekst. I år har vi som mål, for først gang i BIS Trondheim sin historie, å anvende elektronisk stemmeangivning. Dette har som formål å nedkorte avstemmingsprosessen og effektivisere GF, noe vi tror kan føre til økt oppmøte i det lange løp. Det er ikke til å stikke under en stol at når GF varer i 7 8 timer, vil engasjementet rundt å møte opp, være svekket. HR er et relativt nytt verv for BIS Trondheim. Vi vil bruke denne redegjørelsen til å takke for den tilliten studentene har gitt oss, der tilbakemeldinger, konfliktløsning og fokus på å gjøre studenthverdagen så god som mulig for samtlige har grodd. Åpenheten dere har hatt ovenfor oss har ført til at jobben som HR har vært veldig givende, noe vi mener har bidratt til at BIS, som organisasjon, har skapt en kultur med fokus på konfliktløsning. Avslutningsvis vil vi igjen takke for tilliten som ble vist på tidligere generalforsamlinger, og vi vil gjøre vårt beste for å være et organ som både kontrollerer, bistår og støtter resten av BIS. Redegjørelse fra Idrettsansvarlig ved BIS Trondheim 14/15 Stian Trones Side 60

61 På nyåret har mye av tiden blitt brukt på planlegging av årsoppgjøret. Dialogen med HHiT har fungert særdeles bra, og fremdriftsplanen følges slavisk. Kommer en egen erfaringsrapport ifm arrangementet, som foreløpig ser ut til å gå på skinner. Har kjøpt inn en idrettskasse som står utenfor GLS, denne er for oppbevaring av idrettsmateriell som alle på skolen kan benytte seg av. Dette gjør det enklere å holde kontroll på utstyret, og enklere for alle som går på skolen å låne. Man går i admin, viser BI bevis og får da nøkkel til idrettskassa. Håper dette er et tilbud mange benytter seg av i eksamensperioden og resten av skoleåret. Har fortsatt kontakten med luftkrigsskolen og de er fremdeles ivrige på å samarbeide med oss om sosiale aktiviteter. Det ligger blant annet en felles fest i lufta til våren, om alt går som planlagt. Studentlekene har vært en stor suksess i Trondheim i år, har fulgt opp arrangementet i forkant og støttet NTNUI i promotering og godkjenning av studenter tilknyttet til BI. 4 lag fra vår egen idrettsklubb var med og har fått veldig gode tilbakemeldinger om arrangementet. Samarbeidet med NSI har også blitt bedre, men er også viktig at opprettholdes konstant pga støtte til arrangementer og forbedring av idrettstilbud. Har blant annet kommet med forslag til å lage egen studentliga for amerikansk fotball, noe de har stilt seg positiv til å støtte med blant annet reisekostnader. Oppfølging av idrettslederne har vært en overvåkingsprosess, hvor de fleste klarer seg utmerket på egen hånd. Aktivitetstilbudene har holdt seg oppe, forsikringer er betalt og serier er påmeldt. Relativt lite materiell i BISI, og det som er kjøpt inn er oppført på en egen flytende sheet mellom idrettslederne og meg. Idrettslederne har vært utrolig flinke og selvdrevne noe som har gjort jobben min i BISI enkel. Fremover blir det årsoppgjøret som står i fokus for etter hvert og få en god overlapping med neste idrettsansvarlig. Side 61

62 Redegjørelse fra Leder, Start BI ved BIS Trondheim 14/15 Kenneth Kopperud Andresen Høsten 2014 har blitt brukt til å gjennomføre de planlagte oppgaver og mål forklart i den siste redegjørelsen. Dette innebar først og fremt å sette en komplett gruppe for Start BI. Videre var det å fordele prosjektgrupper til våre arrangementer, forsterke vår profil og bli en mer synlig organisasjon her på BI Trondheim før vi satt i gang med selve utarbeiding av de planlagte prosjekter. Dette semesteret har vi fått til mye verdifullt og spennende. Vi har først og fremt fortsatt med å forsterke vår profil, dette igjennom å blant annet etablert oss i et midlertidig kontor i skolens lokaler. Dette kontoret blir ikke bare brukt som en arbeidsplass men også som et markedsføringsområdet der vi igjennom å plassere plakater, bannere og fysisk sitte å arbeide viser oss frem for studentene. Utenom dette har fokuset vært på prosjektarbeid, innhenting av samarbeidspartnere og promotering av hovedprosjektene våre. Vi er i skrivende stund i arbeid med de siste fasene av begge våre prosjekter, Jentemiddagen og The Firm som skal finne sted og Nå fremover vil vi aller først gjennomføre og avslutte våre to hovedarrangementer der etterevaluering og forberedelse til kompetanseoverføring vil være sentrale områder vi vil arbeide med. Dette vil være svært viktig for å fortsette og kunne opprettholde og utvikle kvaliteten vi ønsker på våre arrangementer. Vi har også dette semesteret arbeidet med et prosjekt der vi ønsker å avrunde semesteret med et enklere lavterskel arrangement. Vi skal derfor arrangere kurs i samarbeid med Toppkaraktersystemet, som vil finne sted i april. Når alle arrangementer er gjennomført og avsluttet vil forberedelse til arbeid med rekruttering starte. Gruppen vil neste semester måtte velge ny leder og nye medlemmer. Det vil her være viktig å være grundig for å forsikre et motivert og engasjert team som skal føre Start BI Trondheim videre. Side 62

63 Redegjørelse fra leder for BIS Care ved BIS Trondheim 14/15 Aina I. Ervik Etter min overtakelse som leder for BIS Care var det viktig for meg å fortsette promoteringen fra tidligere og gjøre oss synlige blant studentmassen. I løpet av høsten har vi som gruppe fått vist oss og startet innsamlingen gjennom ulike arrangementer. VIP plasser til Cleavers fotballkamp ble auksjonert bort. Vi fikk være en del av fylla på hylla hvor vi bidro med loddsalg. Kaffeavtalen med Rema 1000 Pirsenteret ble en suksess, samt har vi med revygruppen arrangert den årlige julekonserten. Panteboksene som står rundt omkring på skolen har også vist seg å være en god bidragsyter til innsamlingen. Nå er vi godt i gang med vårsemesteret og planlegger auksjonen på BI ballett, vår deltakelse på årsoppgjøret og andre arrangementer som skal være med på å engasjere studentene frem mot aksjonsuken. Noe av det som har gjort det enklere for oss å bli synlig er engasjementet til de andre utvalgene som inkluderer oss i sine arrangementer. Dette er noe vi setter stor pris på og viser at samarbeidet og engasjementet i BIS er sterkt. Redegjørelse fra leder Bull Invest ved BIS Trondheim 14/15 Håkon H. Pettersen Hovedfokuset til Bull Invest for våren 2015 vil være å arrangere interne konkurranser i aksje NM og aksje ligaen for studentene på skolen, arrangere opplæring og bedriftspresentasjoner som er relatert til aksjemarkedet, samt arrangere en intern tur til Oslo for gruppens medlemmer. Side 63

64 Arrangeringen av aksjekonkurransene er en del av vårt nye ønske om å kunne bidra med noe som studentene på skolen kan delta på, og få et utbytte av. I skrivende stund er det over 40 aktive deltagere som er registert i vår gruppe på Aksje NM, denne mengden deltagelere er vi godt fornøyd med, med tanke på hvor minimal markedsføringen var i forkant av konkurransen. Vi forventer enda flere deltagere til Aksje ligaen som starter etter Aksje NM, da vi har begynt tidligere med markedsføringen, og gått til innkjøp av en ipad Air til vinneren. Hovedansvaret for konkurransen har blitt delegert til Kristian Lorentsen, som har gjort en utmerket jobb med markedsføring og konkurransestruktur. Oslo turen ble gjennomført den 23.februar, og var først og fremst en mulighet for medlemmene i gruppen til å komme i kontakt med mennesker i finansbransjen, da de fleste i gruppen har en ambisjon om å jobbe innenfor feltet etter endt studie. Turen var også en mulighet for å knytte kontakter som kunne brukes til å få til noe for resten av studentene på skolen. Både Nordnet og AksjeNorge viste interesse for å fortsette en dialog om fremtidig samarbeid. Hovedansvaret for arbeidet med å arrangere presentasjoner på skolen har blitt delegert tre av gruppens medlemmer. Redegjørelse fra leder i Women@BI ved BIS Trondheim 14/15 Emma Auran Christensen Jeg vil starte med takke for tilliten jeg fikk til å starte opp en ny undergruppe. Jeg er meget takknemlig for at jeg har fått denne muligheten til å jobbe med så engasjerte studenter. Women@BI har i dag et styre på totalt 5 engasjerte studenter. Dette er et team som ble valgt i starten av 2015 og har siden da jobbet godt og målrettet sammen. Vi har siden oppstart i februar hatt 2 styremøter og skal fremover ha ukentlige møter. I møtene jobber vi med å utvikle Women@BI og oppsummerer hvordan markedsføringen av vår nye undergruppen fungerer. Vi startet dette året med utlysning av nye verv samt promotering av oss selv. Studentene ved BI Trondheim tok Women@BI godt imot og viste stor interesse. Gjennom utlysing av vervet og promotering av Women@BI har vi laget en Facebookside, Women BI, samt at vi hadde en stand. Side 64

65 I tiden fremover vil vi jobbe med mange spennende prosjekter. Vi fokuserer på vårt egent første arrangement, nemlig FokusAften som blir gjennomført den 25/03/2015. Vi skal også ha flere stands, promotere oss ved plakater og få opp en nettside på bis.no. Jeg har siden slutten av 2014 og begynnelsen av 2015 jobbet med å få på plass det grunnlengde ved og opparbeidet samarbeid med aktuelle undergrupper. Jeg ser frem til fortsette på min periode som leder og håper studentene ved BI Trondheim forsetter å vise interesse for vårt arbeid. Avslutningsvis vil jeg ønske alle lykke til med studietiden og anbefale alle studenter som har et ønske om å starte opp noe nytt, om å gjøre det! Side 65

66 VEDLEGG 3: Side 66

67 Side 67

68 Side 68

69 Side 69

70 Noter til regnskap høsten Ikke noe spesielt avvik å kommentere. 1.2 Fresch Thinking og DN sto på stand. Ikke noe spesielt å kommentere. 1.3 Det ble ikke skaffet noen bedriftspresentasjoner dette semesteret. 1.4 Årsaken til avvik er at alkoholsalg (temakveld og fadderkickoff) ikke var medregnet i opprinnelig budsjett. 1.5 Det blir ikke avholdt noe ball på høsten. Derav ingenting på budsjett eller regnskap. 1.6 Det blir ikke avholdt noe NLD på høsten. Derav ingenting på budsjett eller regnskap. 1.7 Årsak til avvik er at flere studenter begynte på BI Trondheim enn budsjettert. 1.8 Ikke noe spesielt avvik å kommentere. 1.9 Årsak til avvik er grunnet en god jobb fra de som har søkt. Gode søknader og gode ideer førte til rekordstøtte fra LNU Det ble søkt om mer enn tidligere og søknaden om økonomisk støtte ble innvilget Posten avviker grunnet mindre støtte enn antatt Ikke noe aktivitet Dette er en ren regnskapsfeil fra våren 2014 som henger igjen. Blir korrigert i årsregnskapet Ikke noe spesielt avvik å kommentere Ikke noe spesielt avvik å kommentere Ikke noe spesielt avvik å kommentere Ikke noe spesielt avvik å kommentere Ikke noe spesielt avvik å kommentere Dette er en ren regnskapsfeil fra våren 2014 som henger igjen. Blir korrigert i årsregnskapet. Alle fakturaer ble dobbelfakturert Ikke noe spesielt avvik å kommentere Salgsinntekter anledning temakvelder høsten Årsaken til avviket er de regnskapsfeilene på kontonummer 3036 og Dette blir korrigert i årsregnskapet Feilføringene gjelder BIS Care og Salgsinntekter Gjelder innkjøp av alkohol til temakvelder Kjøp av kjøleskap til BIS kontoret. Det gamle kjøleskapet er gitt til Start BI Korrigering av konto. Ført på feil tidligere og er nå overført til Side 70

71 1.27 Ingen avvik å kommentere Ble brukt på headset til NU anledning salg over telefon til bedrifter Ble brukt på investeringer rettet mot neste semesters arrangementer og vår Start samling Dette er en ren regnskapsfeil fra våren 2014 som henger igjen. Blir korrigert i årsregnskapet Det ble brukt usedvanlig lite penger på sosiale arrangementer. Lave lokalleie kostnader pga. samarbeid med The Mint eksempelvis Det ble ikke avholdt noe ball på høsten. Derav ingenting på budsjett eller regnskap Årsaken til avvik er at alkoholkjøp (temakveld og fadderkickoff) ikke var medregnet i opprinnelig budsjett De opprinnelige investeringene kommunikasjon tenkte å gjøre ble finansiert av BIS Sentralt. Derav lav bruk SMS portalen ble ikke prioritert dette semestert og derav lavt forbruk. I tillegg ble kostnader dekt av 3T Pirbadet Denne posten er overbudsjettert og tross mye plakatkjøp så er ikke den brukt opp Ingen avvik å kommentere Det ble ikke avholdt noe temakveld på våren. Beløpet gjelder kostnader vår, betalt på høsten Avviket skyldes gode forhandlinger gjort av fagansvarlig sammen med linjeutvalget. Billige foredragsholdere Ingen avvik å kommentere. Noe flere engasjerte i år enn i fjor Ingen avvik å kommentere Årsak til avvik er større deltakerantall enn tidligere. Nytt av året er at revyen var med, derav avvi 1.43 Det ble ikke avholdt noe styreoverlapping på våren. Beløpet gjelder kostnader vår, betalt på høsten Ble skaffet billig foredragsholder derav avvik i regnskapet Helserefusjon er avskaffet Det ble utlyst søkerunde på mobilrefusjon, men ikke følte det var behov. Derav ingen utbetaling Det ble ikke avholdt noe linjeforeningsarrangement og derav ikke noe forbruk Årsak til avvik er enkelte store turer som førte til lavere kostnad per hode enn tenkt Årsak til avvik er at de planlagte investeringene ble utsatt og de som ble gjennomført ble dekt av Sentralt. izettle ble kjøpt inn. Side 71

72 1.50 Vi har opprettet fakturaavtale hos Norli, nå Akademika, så det har blitt lettere å hente ut kontorutstyr. Posten er tidligere underestimert Som en konsekvens av høye søkertall og stort engasjement, ble mer brukt på intervjurunder og generalforsamlingen i seg selv Det ble ikke avholdt noe NLD og derav ikke noe forbruk Grunnet at en deltaker ikke kunne stille pga. jobb ble vår LA fakturert med en bot for ikke å ha brukt dekt billett Det ble brukt usedvanlig lite penger på høsten. Har snakket med ansvarlig person og denne vil bli brukt mer fremover Reelt tall for høsten er , da resterende er kostnader som gjelder våren, betalt på høsten Reelt tall for høsten er 19538, da 7480 gjelder våren 2014 og 6650 gjelder våren Reelt tall for høsten er , da resterende er kostnader som gjelder våren, betalt på høsten Reelt tall er lavere grunnet betalinger som gjelder våren er gjort på høsten Det har ikke vært aktivitet i denne undergruppen og derav ikke noe forbruk. Blir fjernet til neste periode Det ble kjøpt inn ny lavvo til friluftsgruppen i henhold til LNU søknaden de sendte inn Reelt tall er betydelig lavere da betalinger som gjelder våren er gjort på høsten Det har ikke vært aktivitet i denne undergruppen og derav ikke noe forbruk. Blir fjernet til neste periode Reelt tall er betydelig lavere da betalinger som gjelder våren er gjort på høsten Årsak til avvik er at det ble kjøpt inn drakter hvor frakten ble dyrere enn forventet Ikke noe spesielt avvik å kommentere Ikke noe spesielt avvik å kommentere Dette er en nyoppstartet undergruppe som har brukt midler på promotering Ikke noe spesielt avvik å kommentere Reelt tall er noe høyere grunnet at en betaling er gjort på våren, men som gjelder høsten Korrigering av regnskapsfeil fra våren. Rettes opp i årsregnskapet Ingen aktivitet. Ingenting å kommentere. Blir fjernet til neste periode Ingen aktivitet. Ingenting å kommentere Ingen aktivitet. Ingenting å kommentere Ingen aktivitet. Ingenting å kommentere Ingen aktivitet. Ingenting å kommentere. Blir fjernet til neste periode Kostnader forbundet med økonomiseminar i Bergen og Oslo. Side 72

73 1.77 Kostnader knyttet til promotering av informative innlegg primært på Facebook Ingen aktivitet. Ingenting å kommentere Korrigering av konto. Dette beløpet er nå ført på Kostnader forbundet med kundeforhold primært i DNB, og enkelte inkassosalær Årsak til avvik grunnet korrigering av kontantkasse. Feil i inngående balanse Tidligere kundefordringer som har stått der i lengre tid. Kostnadsført for å tapsføre de Ingen aktivitet Renteinntekter på kapitalen. Dessverre særdeles lav rente på vår konto Bull Invests tidligere aksjekapital har blitt realisert, som et tap Tidligere kundefordringer som har stått der i lengre tid. Kostnadsført for å tapsføre de Vennligst les posten "Sum korrigert kostnader" for forklaring Feilføringen gjelder BIS Care 7005, Tap på fordringer (7830) Gjengående problem at det er kontoer som står ubrukt. Dette er blitt tak i til vårens og høstens budsjett Ifølge beregningene så gikk vi med i underskudd, noe som ikke stemmer. Da det er regnskapsføringer som er feilført fra våren, altså ikke min periode Det faktiske resultatet for høsten 2014 er , da det er gjort en stor opprydning i form av feilføringer. Side 73

74 VEDLEGG 4: Side 74

75 Side 75