Referat. Vår Ekstraordinær Generalforsamling. Dato: 31. Mars 2016 Sted: A1 Tid: 11:30

Transkript

1 Referat Ekstraordinær Generalforsamling Vår 2016 Dato: 31. Mars 2016 Sted: A1 Tid: 11:30

2 Innholdsfortegnelse FORRETNINGSORDEN FOR GENERALFORSAMLING BI STUDENTSAMFUNN, AVDELING TRONDHEIM VEDTEKTER ANGÅENDE GENERALFORSAMLING I BIS SAK 1: BEHANDLING: GODKJENNING AV INNKALLING, DAGSORDEN OG FORRETNINGSORDEN SAK 2: BEHANDLING: VALG AV ORDSTYRER, BISITTER, REFERENTER OG TREKKING AV DOBBELTSTEMME SAK 3: SAKER TIL EVENTUELT SAK 4: BEHANDLING: GODKJENNING AV REFERAT SAK 5: BEHANDLING: FULLMAKT TIL DET SITTENDE STYRET OM Å KONSTITUERE EVENTUELLE MANGLENDE TILLITSVERV SAK 6: BEHANDLING: VALG AV TELLEKORPS SAK 7: BEHANDLING: VALG AV LEDIGE TILLITSVERV SAK 8: EVENTUELTSAKER SAK 9: DISKUSJON: KRITIKK AV MØTET Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn, avdeling Trondheim 1. Adgang til Generalforsamling har alle medlemmer av BIS Trondheim, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Trondheim. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Trondheim som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre 3 minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to 2 replikker til hvert innlegg, á to 2 minutter, samt en 1 svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig,

3 om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket. 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a. Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b. Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en 1 stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra lokale standardiserte vedtekter: Generalforsamlingen er BIS LA sitt høyeste organ og avholdes to 2 ganger i året, lagt til vår og høstsemesteret. Stemmeberettigede ved BIS LAs Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer, definert i de Sentrale vedtektene,. Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti 10 uker etter møtestart Følgende frister er gjeldende for ordinær Generalforsamling: Innkalling : senest to 2 uker før møtedato Innmelding av saker : senest ni 9 dager før møtedato Sakspapirer : senest én 1 uke før møtedato

4 Referat : senest to 2 uker etter Generalforsamlingen Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved 2/3 flertall i et fulltallig styre ved BIS LA, eller når minst ti 10 prosent av medlemmene ønsker det Følgende frister er gjeldende for ekstraordinær Generalforsamling: Innkalling : senest én 1 uke før møtedato Sakspapirer : senest to 2 dager før møtedato Hentet fra BIS sine forskrifter: 1. Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 1. Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden 2. Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 3. Oppføring av saker til eventuelt. 4. Godkjenning av referat fra forrige Generalforsamling. 5. Godkjenning av statusrapport fra styret/ledelsen 6. Eventuelle endringer i BIS LA sine lokale vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 7. Saker fra styret og BIS LA sine medlemmer. 8. Behandling og godkjenning av revidert regnskap med revisors anmerkning for siste periode. 9. Behandling og godkjenning av budsjett for inneværende og kommende periode. 10. Presentasjon av kandidater til tillitsverv. 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i Styret, Ledelsen og HR komitéen i BIS: Rekkefølge: Leder, Økonomi, Fag, Marked, Næringsliv, Kommunikasjon, Sosialt, HR 2. Ved høstens Generalforsamling skal man: Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år Godkjenne budsjett for høstsemesteret 3. Ved vårens Generalforsamling skal man: Godkjenne årsregnskap for foregående kalenderår. Dette skal godkjennes av regnskapskyndig person, fortrinnsvis offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning

5 Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/redegjørelse. 4. Valgprosedyrene: 1. Kandidater presenteres. Kandidater kan benke verv inntil innstilling er presentert. De vil få 5 min med appell og 5 min med spørsmål. 2. Kandidater avholder appell (5 min) 3. Kandidater får spørsmål (5 min) 4. Generalforsamlingen har anledning til å bestemme at det skal foretas en ny presentasjonsrunde av kandidatene på maksimalt 5 minutter per kandidat, i tilfeller hvor én eller to kandidater gjenstår etter omvalg. 5. Innstilling presenteres 6. Skriftlig/elektronisk, hemmelig, valg avholdes umiddelbart etter at innstilling er gitt. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 7. Kandidaten som får absolutt flertall velges. 8. Hvis ingen kandidater får absolutt flertall ved første valgomgang så går kandidaten med færrest stemmer ut. Deretter blir det omvalg mellom de resterende kandidater, inntil en av kandidatene oppnår flere enn absolutt flertall. 9. Dersom det fortsatt er stemmelikhet etter omvalg, foretas rangering av loddtrekning. 10. Hvis den siste kandidaten ikke oppnår absolutt flertall mot blanke stemmer, velges ikke kandidaten. 11. Feilaktig stemme skal ikke medregnes. 12. HR og tellekorps teller opp stemmene og gir resultatet til dirigentbordet. 5. Generelle retningslinjer: Egne tilføyelser til lokale vedtekter må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt dersom ikke annet er godkjent av Generalforsamlingen Saker Sak 1: Behandling: Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke Bakgrunn: Leder orienterer om de ulike delene.

6 Nåværende leder informerer om hvordan voteringen fungerer Går direkte til aktiv votering Sak godkjennes Forslag til vedtak: Godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2: Behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referenter og trekking av dobbeltstemme Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke Bakgrunn: Leder har ansvar for denne saken. Dobbeltstemme trekkes: Delegatnummer 54 får dobbeltstemme Forslag til vedtak: Jørgen Homb er ordstyrer. Rebecca M. Fosaas er bisitter. Ingrid Moen Solbakken og Karoline Pedersen er referent. Aktiv votering Sak godkjennes Sak 3: Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under Sak 8. HR gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Ordstyrer informerer om at saker ikke kan behandles på denne generalforsamling men ved en senere anledning Ingen saker til eventuelt Sak 4: Behandling: Godkjenning av referat Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/leder Nikolai Wiencke Bakgrunn: Referat fra Generalforsamling våren 2016.

7 Referat fra generalforsamling våren 2016 ligger på BIS sine nettsider: va%cc %8Ar 16 Referat1.pdf Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra Generalforsamling våren Sak godkjennes Sak 5: Behandling: Fullmakt til det sittende styret om å konstituere eventuelle manglende tillitsverv Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/hr Bakgrunn: Styret kan med Generalforsamlingens tillatelse konstituere de tillitsverv man ikke greier å få valgt ved Generalforsamlingen. Ordstyrer og HR informerer om forslaget Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir det sittende styret fullmakt til å konstituere manglende tillitsverv. Aktiv votering Sak godkjennes Sak 6: Behandling: Valg av tellekorps Forslagsstiller: Styret og ledelsen i BIS Trondheim v/hr Bakgrunn: HR har ansvar for denne saken. HR informerer om tellekorps 32 og 27 blir valgt som tellekorps Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget. Sak godkjennes Sak 7: Behandling: Valg av ledige tillitsverv Forslagsstiller: HR i BIS Trondheim

8 Ordstyrer informerer om benking, innstilling og blank stemme Opplyses om hvordan appell og spørsmål vil foregå Bakgrunn: Vervene blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: Leder. Appell nr 1: Patrick Engen Hamar, 21 år, markedsføringsledelse. En av tingene han ønsker å gjøre er å samarbeide godt med de ulike lokalavdelingene. Dialoger og samarbeid i forhold til gode og dårlige erfaringer. Kanskje få til en besøksdag hvor noen fra styrene på de andre skolene kommer. Ønsker å samle all hovedkommunikasjon rettet mot studentene i en eller to kanaler. Slik at kommunikasjonen blir tydelig. Ønsker å bruke fagansvarlig godt og klasserepresentantene. Også lyst til å få til en tilbakemeldingstruktur i BIS som kan brukes for å forberede. Jobbe med strukturen i BIS i forhold til de nye vervene. Ønsker å gjøre BIS synligere for studentene: stand for å informere om de ulike vervene og hva som skjer i BIS, mener dette vil øke antall søkere og engasjerte. Vil videreutvikle nåværende ledelses tankegang om lavterskeltilbud for å få med hele bredden av studentene. Utvikle gode arrangement : bowlingkveld, spillkveld, grilling osv. Auksjonsdag/ loppemarkedsdag for å skaffe inntekter til Studentaksjonen. Mulig det kan gå an å hente inn mer penger og ressurser fra en slik dag. Viktig å kunne samarbeide godt for å oppnå gode resultater, kan tilføye et godt samarbeid da han har jobbet mye med det i forhold til idrett og andre jobbsituasjoner. Mener det er viktig å lytte til studentene og de andre i styret og ledelsen i forhold til hva som er bra og dårlig for å kunne videreutvikle BIS og studentenes hverdag. Har tidligere ansvar for opplæring av barn og andre individer, har dermed god erfaring som kan tas med videre. Spørsmål fra salen: Innlegg 69: Hvordan stiller du deg til BIS sine kjerneverdier? Tror du det er på tide å endre dem etter den nye strategien er implementert? Patrick: Jeg syns kjerneverdiene er veldig gode. Det å kunne utrette noe fremtidsrettet, det å være åpne er veldig bra å integrerer både mot studentene og ledelsen. Vi må være grensesprengende, at vi tørr å gjøre noe. At vi ikke holder oss tilbake og tørr og utforske det vi har lyst til å gjøre. Vi må også få med studentene på det vi ønsker å gjøre. Jeg syns vi har gode kjerneverdier men dette er noe vi kan se nærmere på med tanke på den nye strukturen.

9 Innlegg: 59: Nevnt tidligere at du ønsker å skape mer synlighet fra BIS sin side mot studentene, har du tenkt mer på hvordan du vil oppnå dette, sett bort i fra stand? Patrick: Jeg tror det kan være veldig viktig at ledelsen i BIS gjør seg synlig i ulike forelesninger med samarbeid med klasserepresentanter. Vi må gjøre oss mer tilgjengelig rett og slett. Innlegg: 6: Tidligere vært et problem med at økonomi og administrasjon blir satt i stort fokus, mens de andre linjene har blitt litt glemt. Hva skal du gjøre for at de andre linjene og alle studentene føler seg mottatt og tatt vare på? Patrick: Veldig godt spørsmål. Nå er økonomi og administrasjon den største linjen på skolen, det er viktig at vi implementerer de andre gruppene også pga økonomien. Vi burde ha temakvelder der profilerte markedsførere blir invitert slik at vi får høre hvordan de jobber. Innlegg 16: Som påtroppende eksternansvarlig er vi opptatt av samarbeid med de andre skolene, hvordan har du, konkret, sett for deg hvordan du skal få til et samarbeid med de andre skolene? Patrick: Jeg ønsker å dele erfaringer. Vi kunne foreksempel fått til en besøksdag der de andre skolene får sett hvordan vi jobber med og hva vi kan tilby. Dette er noe vi selvfølgelig må se på når det gjelder det økonomiske. Innlegg 31: Snakket mye om planene for det nye året til BIS og den nye strategien. Hvilke egenskaper mener du at du har for å kunne klare å gjennomføre det du tenker? Patrick: Jeg føler jeg har et stort engasjement, spesielt når det gjelder noe som er frivillig. Blir jeg satt vil jeg dykke veldig lang ned i vedtekter og økonomi for å få en god oversikt over det som har foregått tidligere hva som ikke har fungert der og hva som kan gjøres videre. Jeg føler jeg er en god lytter, både fra studentmassens sin side og via ledelsen. Det er veldig mange kloke hoder blant studentene og ledelsen. HR: Informerer om innstilling Innstillingen går til Patrick Engen Det gjennomføres en digital votering Det gjennomføres en digital votering Patrick Engen får stillingen som Leder 16/17

10 Sak 8: Eventueltsaker Ingen saker Sak 9: Diskusjon: Kritikk av møtet Forslagsstiller : Styret og ledelsen i BIS Trondheim Bakgrunn: Styret og ledelsen ønsker en diskusjon om Generalforsamlingen. 4: Veldig effektiv generalforsamling.