Generalforsamling. Vår Dato: 2. Mars 2015 Sted: BI Kristiansand Tid: 12.30

Transkript

1 Generalforsamling Vår 2015 Dato: 2. Mars 2015 Sted: BI Kristiansand Tid: 12.30

2 Forord Det er i vemod at vi nå begir oss inn i det siste kapitelet av BI Kristiansands historie, og dermed også BIS Kristiansands aller siste generalforsamling! Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. For denne ekstraordinære generalforsamling var fristen satt til 21. februar. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: NLD/Markedsansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: HR-ansvarlig: Therese Wittenberg Lie Henrik Gulbrandsen Tiba Ahmedizzet Gerd Silje Kåvenes Marlene Grimstad Henrik Nagell Bjordal Emil Nævisdal 2

3 Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Behandlingssak: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden 8 Sak 2: Behandlingssak: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps 8 Sak 3: Behandlingssak: Godkjenning av referat fra høstens Generalforsamling 8 Sak 4: Oppføring av saker til eventuelt 8 Sak 5: Orientering: Redegjørelser fra styret 8 Sak 6: Orientering: Presentasjon av vårens arrangementer 12 Sak 7: Godkjenning av revidert regnskap for siste periode 12 Sak 8: Godkjenning av budsjett for inneværende periode 13 Sak 9: Eventuelt 13 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat Generalforsamling Høst Vedlegg 2 Resultatregnskap Høst Vedlegg 3 Budsjett Vår

4 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4

5 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 5

6 4-2 Høstens Generalforsamling Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 6

7 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti prosent av medlemmene ønsker det Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og

8 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Godkjent Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, og tellekorps Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Therese Wittenberg Lie er ordstyrer Henrik Nagell Bjordal er referent Godkjenning av tellekorps Tellekorps; Henrik Gulbrandsen og Kristoffer Bardoff Godkjent Sak 3 Behandling/ Godkjenning av referat Høst 2014 Forslagsstiller: Styret v/ BIS Kristiansand Bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Vår Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Høst 2014 Vedlegg: 1 Godkjent Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 7. HR-ansvarlig gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Ingen eventueltsaker. Sak 5 Orientering /Styrets beretning 8

9 Bakgrunn: Styret og ledelsen i BIS Kristiansand har skrevet sin beretning. Hvert enkelt verv informerer. Leders redegjørelse, ved Therese Wittenberg Lie: For å gjøre det lett leselig for studentene, vil jeg punktvis gå igjennom det nevneverdige jeg har gjort siden sist: Vært på styringsgruppemøte med de andre lederne Bistått BIS-styret i forskjellige aktiviteter Holdt grøtfest for studentene Arrangert LEF for de engasjerte i BIS Begynt planlegging av sommerfesten Arrangert Hovdentur Styret vil også dra på Landsmøtet for BIS i april. I tillegg vil vi fortsette planlegging av sommeravslutningen med SA i front. Der har vi også valgt å åpne for at dere studenter kan engasjere dere. Jeg har også hatt jevnlig dialog med administrasjonen for et tett samarbeid med de. I og med at vi er i den situasjonen som vi er, er aktivitetsnivået noe lavere hos oss enn de andre skolene. Vi i BIS hadde også en spørreundersøkelse ute, og det resulterte i at det virker som at studentene våre er fornøyd med dette. Skulle det være noen spørsmål rettet mot meg som dere ikke ønsker å ta i plenum er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Therese W. Lie Leder BIS Kristiansand 14/15 Leder.kristiansand@bis.no Økonomiansvarlig sin redegjørelse, ved Henrik Gulbrandsen: Har satt opp budsjett for våren 15 Har satt opp regnskap for høsten 15 Delt erfaringer og utfordringer med de økonomiansvarlige på de andre lokalavdelingene på Økonomiseminar. Vært med å planlegge videre drift av Agora aksjeklubb. Bokført. Med vennlig hilsen Henrik Gulbrandsen Økonomiansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Okonomi.kristiansand@bis.no Fagansvarlig sin redegjørelse, ved Gerd Silje Kåvenes: Her er en oversikt over hva jeg har gjort 9

10 Jeg arrangerte temadagen, EXTREME TEAMBUILDING 22/ Vi møtte opp på Sør Arena hvor Mons Ivar Mjelde holdt et innholdsrikt og motiverende foredrag om samarbeid. Videre reiste vi til Bjelland for rafting og klatring. Jeg gjennomførte også en strategiquiz nærmere eksamenstid. Hvor studentene fikk tildelt en liten prøveeksamen. Har hatt jevnlige møter med klassekontaktene. Fått og sendt inn kursevalueringer. Hatt møter med administrasjonen Gjennomført undersøkelse til temadager, her var det «Teknologiens utvikling» som fikk flest stemmer. Dette planlegges fremover Skal på studentpanel 6-8Mars i BI Nydalen hvor klassekontaktene også skal være med 8. Mars. Forberede temadagen: Teknologiens utvikling Planen er å få til en inspirerende foredragsholder som skal omhandle hvordan teknologien vil påvirke oss mennesker i fremtiden og våre etterkommere. Det skal også være aktivitet, som foreløpig er førstehjelpskurs. Med vennlig hilsen: Gerd Silje Kåvenes Fagansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Fag.kristiansand@bis.no Kommentar angående datofeil. Siden sist har jeg: Markedsansvarlig sin redegjørelse, ved Tonje Helland Dirdal: Satt sammen en engasjert og dyktig markedsgruppe Skaffet ny avtale med Manpower Diverse med tanke på synliggjøring av samarbeidspartnere Deltatt på BISniss i BergenJobbet mye med Passion For Fashion Fremover vil hovedfokuset ligge på Passion For Fashion, samt hjelpe SA og KA med humorkvelden. Med vennlig hilsen: Tonje Helland Dirdal Markedsansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Marked.kristiansand@bis.no Kommunikasjonsansvarlig sin redegjørelse, ved Henrik Nagell Bjordal: Her er en oversikt over hva jeg har gjort siden forrige generalforsamling: Jobbet med bilder og redigering fra diverse arrangementer 10

11 Hatt møter med Conventus Croquet angående sommeravslutning Vært på seminar med de andre kommunikasjonsansvarlige Jobbet med arrangement i forhold til CARE Vært støtte i forhold til de andre vervene Laget plakater Arrangert quiz Dette planlegges fremover: Arrangement i forhold til CARE Ta bilder for NLD Videre samarbeid med de andre vervene Gjøre mitt for at BI Kristiansand går ut med stil Med vennlig hilsen: Henrik Nagell Bjordal Kommunikasjonsansvarlig BIS Kristiansand 14/15 Kommunikasjon.kristiansand@bis.no Sosialtansvarlig sin redegjørelse, ved Tiba Ahmedizzet: Siden sist har jeg: Arrangert: Filmkveld Oktoberfest Bowling kveld Gallamiddag Videre har jeg: Utført spørreundersøkelse Jobba mye med sommeravslutningen Jobba mye med humorkveld der inntektene går til Care-organisasjonen Det er mye som skjer dette semesteret, derfor har vi valgt å ha få arrangementer som er basert på spørreundersøkelsen som vi gjennomførte på starten av semesteret. Med vennlig hilsen Tiba Ahmedizzet Sosialt ansvarlig BIS Kristiansand 14/15 sosial.kristiansand@bis.no NLD sin redegjørelse, ved Marlene Grimstad: Nå er det en stund siden siste redegjørelse på generalforsamling, og det er mye som har hendt i løpet av denne tiden. Hovedsakelig har mine oppgaver bestått i å jobbe med NLD som skal gå av stabelen 19. mars i Kilden. Martin (leder NLD på UiA) og meg har vært heldige og fått en super undergruppe som jobber veldig bra med oppgavene sine. Vi har hatt styremøter en gang i uken hvor vi har diskutert og fordelt oppgaver til alle sammen. 11

12 Jeg har jobbet mye med foredragsholderne og hjulpet til med å få bedrifter til å stå på stands, da dette har vært litt vanskelig. Ellers har Martin og jeg hatt en del møter med kilden og fulgt opp de forskjellige oppgavene til undergruppen og hjulpet til der de trenger oss. Vi holder akkurat nå på å selge billetter til konferansen, og det ser ut som vi kommer til å få et bra oppmøte om det forsetter slik som det har gjort de første dagene. Nå gjenstår det bare den siste finishen på programmet og ellers små formaliteter før alt er ferdig og klart. Jeg tror dette vil bli en flott og spennende dag for alle som møter opp. Jeg må si at dette året som leder for næringslivsdagen har vært spennende og utfordrende. Jeg var veldig spent på hvordan jeg kom til å klare denne oppgave samtidig som skolen krevde sitt, men det har gått over alle forventninger og jeg har lært masse om meg selv og hva jeg mestrer. Mine store arbeidsoppgaver er egentlig ferdige etter 19. Mars og derfor har jeg valgt å være med å planlegge avslutningsfesten til BI. Dette kommer til å bli moro, og jeg er sikker på at vi får til en flott og fin avslutningsfest for oss alle sammen. Jeg må si at dette året har vært et fantastisk år og jeg er glad for at jeg fikk tillitten til å få arrangere den siste næringslivsdagen til BI Kristiansand. Med vennlig hilsen Marlene Grimstad Leder for Næringslivsdagen BIS Kristiansand 14/15 Beretning fra øvrige i ledelsen: HR sin redegjørelse, ved Emil Nævisdal: Siden sist har jeg: Deltatt på diverse arrangementer i regi av BIS Kristiansand Deltatt på HR-seminar i Bergen Gjennomført internevaluering for styret Gjennomført oppfølgingssamtaler for alle verv i styret Gjennomført en workshop for styret Skrevet referater Skrevet forslag til avtale i forbindelse med sommeravslutning Skrevet sakspapirer for Generalforsamlingen Vår 2015 Utover dette har jeg i flere anledninger bistått de andre vervene der det har vært behov. Med vennlig hilsen Emil Nævisdal HR-Ansvarlig BIS Kristiansand 14/15 hr.kristiansand@bis.no Sak 6 Orientering/ Presentasjon av vårens arrangementer 12

13 Bakgrunn: Verv som dette semesteret skal holde et eller flere arrangementer ønsker å presentere disse her på generalforsamlingen. NLD-ansvarlig; viser promo-video til Norge På Nytt. Oppfordrer alle de tilstedeværende om å delta. FA, SA og MA presenterer; Stand-Up kveld 18.mars Temadag Teknologiens Utvikling trolig 24. mars Aktivitetsdag dato ikke satt. Trolig slutten av mars eller starten av april Øl-smaking /kurs 7. april. Pris er ikke fastsatt Passion For Fashion 30. april Positive tilbakemeldinger fra salen. Sak 7 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: Styret v/ BIS Kristiansand Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for høst Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for høst Vedlegg:2 Liten endring i forhold til regnskapet. Det er kun årsregnskapet som ligger ved i sakspapirene. ØA presenterer regnskapet for høst 2014 på stor-skjerm. Går punktvis gjennom budsjettet. Tar spørsmål underveis. Spørsmål: 1. Hvorfor kom ikke sponsorpengene inn i høst? MA: Vært litt frem og tilbake, men grunnet Manpowers regnskapssystem har det blitt litt endringer. Blir to faktura på 5000 kr dette semesteret. 2. Hva er momskompensasjon? ØA: Vi søker momskompensasjon siden vi ikke er momspliktige. Lotteri- og stiftelsestilsynet utbetaler disse midlene ved hjelp av et regnestykke basert på årsregnskapet til alle lokalavdelingene. 3. Er dere fornøyd med regnskapet? ØA: Har vært litt holdningsendringer fra sentralt, med tanke på bruk av penger. Er fornøyd med det endelig utfallet. Godkjent Sak 8 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: Styret v/ BIS Kristiansand Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for vår Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for vår

14 Vedlegg: 3 Leder informerer om momskompensasjon: Leder informerer om planleggingsgruppen til Sommeravslutningen. Alle studentene har mulighet til å komme med innspill og ønsker her. Kan stryke «Travparken» fra budsjettet, men pengene blir stående. Spørsmål om midler som har blitt innvilget fra SIA er en del av budsjettet. ØA: Det er de ikke. Godkjent Sak 9 Eventueltsaker Eventueltsaker gjennomgås. Ingen eventueltsaker, Leder åpner for diskusjon. Er ingen spørsmål som kommer opp, GF 2015 avsluttes. 14

15 Vedlegg 1: Generalforsamling Høst 2014 Dato: 07. Oktober 2014 Sted: Auditorium BI Kr.sand Tid: 10:00 15

16 Forord Da var det tid for høstens generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne høsten var fristen satt til 28. september. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: NLD: Kommunikasjonsansvarlig: Markedsansvarlig: HR-ansvarlig: Therese Wittenberg Lie Henrik Gulbrandsen Tiba Ahmedizzet Gerd Silje Kåvenes Marlene Grimstad Henrik Nagell Bjordal Tonje Helland Dirdal Emil Nævisdal 16

17 Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Behandling: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. 8 Sak 2: Behandling: Valg av ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 8 Sak 3: Behandling: Godkjenning av referat fra vårens Generalforsamling. 8 Sak 4: Behandling: Godkjenning av referat fra høstens Ekstraordinære Generalforsamling 8 Sak 5: Oppføring av saker til eventuelt. 8 Sak 6: Orientering: Redegjørelse fra styret. 9 Sak 7: Behandling: Godkjenning av revidert regnskap for siste periode. 13 Sak 8: Behandling: Godkjenning av budsjett for inneværende periode. 13 Sak 9: Eventuelt 13 Vedlegg: Vedlegg 1 Referat Generalforsamling Vår Vedlegg 2 Referat Ekstraordinær Generalforsamling Høst Vedlegg 3 Resultatregnskap Vår

18 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 18

19 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon 4-1 Generalforsamling Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget - eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 19

20 4-2 Høstens Generalforsamling Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. 4-4 Vårens generalforsamling Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 20

21 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti prosent av medlemmene ønsker det Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en 1 - uke før møtedato Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to 2 - dager før møtedato Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene og