Verv og arbeidsoppgaver for medlemmer

Transkript

1 Verv og arbeidsoppgaver for medlemmer Matematisk fagutvalg Struktur (1) Styret i) Leder ii) Nestleder iii) Økonomiansvarlig (2) Abelske verv i) Lesesalsansvarlig ii) Bokskapsansvarlig iii) Emneevalueringsansvarlig (3) Interne i) Webansvarlig ii) Sekretær/arkivar for analoge MFU-dokumenter iii) MNSU-representant (4) Studieliv i) PR- og rekrutteringsansvarlig ii) Sosialt ansvarlig iii) Bedriftsansvarlig (SNU) iv) PopMat-ansvarlig v) Studielivmedhjelper vi) Studielivmedhjelper

2 Ting som fagutvalget må gjøre i løpet av året 1. Arrangere valgallmøte for å velge nytt fagutvalg og eventuelt oppdatere statutter 2. Arrangere jevnlige MFU-møter 3. Sjekke postkassen i 7. etg. i NHA relativt ofte 4. Dele ut lesesalsplasser i starten av hvert semester 5. Ordne med bokskapene i NHA 6. Gjennomføre emneevaluering i slutten av hvert semester 7. Finne fadderansvarlig for MIT og MAEC i løpet av våren (før høsten de skal være fadderansvarlige) 1 Beskrivelse av verv 1.1 Leder Det er lederens ansvar å kalle inn til møter og lede dem. Det er også naturlig at lederen tar avgjørelser og ansvar for ting som kanskje faller utenfor andre roller i fagutvalget. Leder har i tillegg tilgang til MFUs bankkonto og kan hjelpe økonomiansvarlig hvis det skulle være nødvendig. Dersom sittende fagutvalg ønsker å bruke facebook-siden for MFU, er det også leder som har admin-rettigheter her og sørger for at de riktige menneskene er medlem av gruppen. Husk også å sjekke postkassen til MFU, merket fagutvalget på postrommet i 7. etasje i Niels Henrik Abels hus. 1.2 Nestleder Nestlederens primære oppgave er å hjelpe lederen med hans/hennes oppgaver, og ta over for lederen dersom det skulle være nødvendig. Hvis ikke sekretæren skriver referat fra møter, kan det være nestlederen som gjør dette. 1.3 Økonomiansvarlig Naturlig nok er økonomiansvarlig sitt ansvar alt som har med fagutvalgets økonomi å gjøre. Økonomiansvarlig har tilgang på MFUs bankkonto og sørger for å vite hva penger blir brukt til. Økonomiansvarlig skal også føre regnskap gjennom hele året slik at dette er lett tilgjengelig til (valg)allmøter. I tillegg er det økonomiansvarligs ansvar å søke om støtte fra instituttet og lignende slik at fagutvalget har midler til å arrangere ting i løpet av semesteret. 1.4 Lesesalsansvarlig Lesesalsansvarligs primære oppgave er å fordele lesesalsplassene i begynnelsen av hvert semester i henhold til lesesalsstatuttene. Til dette formålet skal det opprettes et søknadsskjema på nettskjema.uio.no. Lenke til søknadsskjemaet skal publiseres på Matematisk fagutvalgs nettsider og sendes til minst følgende e-postlister: [email protected] [email protected] [email protected] E-postadressene til tilreisende utvekslingstudenter. Adressene fås ved å kontakte administrasjonen.

3 Dersom lesesalene trenger vedlikehold kan dette rapporteres til html. Lesesalsansvarlig skal sørge for at søkere som trenger tilgang til lesesalene etter arbeidstid får det. Dette foregår ved at lesesalsansvarlig sender inn søkerens navn, brukernavn, fødseldato, studentkortnummer, etasje, til en kontaktperson i administrasjonen. I skrivende stund er kontaktpersonen Annika Rigenholt ([email protected]). Lesesalsansvarlig er ikke i stand til å gi søkere tilgang til datamaskinene på terminalstuene; personer som ønsker dette må selv møte opp personlig på ingeniørenes kontor B701. Avtroppende lesesalsansvarlig skal gi påtroppende lesesalsansvarlig: kopieringsrettigheter til søknadsskjemaet fra foregående semester. kildekode til programmet som behandler søknadene. Dersom det gjøres endringer i søknadsskjemaet må det passes på at det tilhørende programmet også blir oppdatert. 1.5 Bokskapansvarlig Matematisk fagutvalg har ansvar for bokskapene i Niels Henrik Abels hus. Det koster ingenting å ha skap, men man må merke skapet med navn og inneværende semester, i tillegg til å sende en mail med navn, UiO-e-postadresse, skapnummer, semster til [email protected]. Som bokskapsansvarlig vil man administrere denne e-postkontoen. Man vil også ha en liste over de som bruker skap og hvilke skap som blir brukt, som man må oppdatere kontinuerlig. Denne listen skal overføres fra forrige bokskapsansvarlig til nylig valgt bokskapsansvarlig like etter valgallmøtet. Fagutvalget har sitt eget bokskapsreglement, dette ligger på studentdemokrati/matematisk-fagutvalg/bokskap/ sammen med en del annen informasjon om bokskapene. En gang i året skal det klippes låser til de skapene som er forlatt. Dette skal alle i fagutvalget hjelpe til med, men det er bokskapsansvarlig som finner en dato og sørger for at det blir gjort. 1.6 Emneevalueringsansvarlig Etter ønske fra instituttet skal Matematisk fagutvalg hvert semester gjennomføre emneevalueringer av et utvalg av de emnene som ble undervist i løpet av semesteret. Dette er hele fagutvalgets jobb og alle må regne med å gjøre en innsats for å få gjennomført emneevalueringene, men emneevalueringsansvarlig skal lede denne prosessen.

4 1.7 Webansvarlig Det er webansvarligs ansvar å sørge for at nettsidene til MFU er oppdaterte. Det vil si å sørge for at listen over medlemmer stemmer og at alt av dokumenter som f.eks. statutter og reglement for bokskap og lesesalsplasser er oppdaterte og tilgjengelige. Etter møter skal også den som skrev referat sende dette til webansvarlig og webansvarlig skal så fort som mulig legge dette ut på nettsiden. 1.8 Sekretær Sekretæren skal skrive referat fra alle møter han/hun deltar på, hvis ikke er det nestleder som skriver referat. Etter at referatet er skrevet skal det sendes til webansvarlig for å publiseres på nettsidene til Matematisk fagutvalg. I tillegg er det sekretærens ansvar å ha oversikt over hva som finnes av analoge dokumenter på MFUs kontor og at det er sortert og oversiktlig. 1.9 MNSU-representant Et medlem av fagutvalget skal også sitte i MNSU. Det er da veldig viktig at MNSU-representanten møter på møter i begge utvalg, slik at veien mellom de to utvalgene er kort PR- og rekrutteringsansvarlig PR-ansvarligs primære oppgave er å reklamere for alt fagutvalget skal arrangere, gjerne er dette å henge opp plakater for arrangementer og møter. Noen ganger kan det kanskje være naturlig å opprette en facebook-event eller snakke med realfagsbiblioteket for å få informasjonen opp på deres tv-er. I tillegg er det PR-ansvarligs ansvar å rekruttere faddersjefer i løpet av våren, som skal være faddersjefer for hhv. MITs og MAECs faddere påfølgende vår Sosialt ansvarlig Sosialt ansvarlig skal arrangere sosiale arrangement, enten for studenter på Matematisk institutt, eller kun internt for fagutvalget. Her er det stor frihet til hva som kan gjøres; det er bare å sette i gang ting og få hjelp av studielivmedhjelperene. Hvis man trenger penger til et arrangement kan man snakke med økonomiansvarlig eller snakke med Helena (men dette må gjøres på forhånd!). Forslag til arrangementer kan være hyttetur, middag, mattefrokost eller lignende Bedriftsansvarlig (tidligere SNU) Det er bedriftsansvarlig, med hjelp fra studielivmedhjelperene, som arrangerer bedriftspresentasjoner for studenter på Matematisk institutt. Hvis bedrifter tar kontakt med fagutvalget angående en mulig bedriftspresentasjon er det bedriftsansvarlig som svarer og eventuelt setter i gang planlegging av denne bedriftspresentasjonen. Hvis ingen tar kontakt med fagutvalget er det bedriftsansvarligs ansvar å ta kontakt med bedrifter for å høre om de kan være interessert i arrangere noe. Kanskje kan bedriften være interessert i kjøpe pizza mot at de får snakke med studentene? 1.13 PopMat-ansvarlig Med hjelp fra studielivmedhjelperene kan PopMat-ansvarlig arrangere populær-matematiske foredrag. Her gjelder det å være kreativ og finne interessante temaer som noen snakker om. Snakk med økonomiansvarlig eller Helena, så blir det fort pizza i tillegg til foredrag.

5 1.14 Studielivmedhjelper ( 2) Studielivmedhjelperene hjelper PR-ansvarlig, sosialt ansvarlig, bedriftsansvarlig og PopMat-ansvarlig med alt av arrangementer og arbeidsoppgaver. Andre utvalg I tillegg til vervene ovenfor skal noen av MFUs medlemmer sitte i følgende utvalg: 1. Instituttstyret 2. Undervisningsutvalget 3. MIT-rådet 4. MAEC-rådet 5. Masterrådet Til alle utvalgene skal det velges 2 representanter og minst én vara. Hvis man sitter i ett eller flere av utvalgene gjelder det bare å møte opp på møtene som blir organisert (typisk er ikke dette veldig mange, rundt 1 2 møter i semesteret) og forteller om det til fagutvalget i etterkant dersom det skulle være noe av interesse for resten av fagutvalget.