Reglement for godkjenning og registrering av studentforeninger ved Universitetet i Oslo

Transkript

1 Reglement for godkjenning og registrering av studentforeninger ved Universitetet i Oslo 1) Registrering av studentforeninger Studentforeninger ved Universitetet i Oslo (UiO) skal være registrert i henhold til bestemmelsene i dette reglementet. En forening blir registrert som studentforening når den oppfyller kravene til godkjenning. Registreringsopplysningene (jf. punkt 4 ) er offentlige. 2) Formålet med registreringen Hensikten med at studentforeninger skal være registrert er: Gjøre det enkelt for UiO å komme i kontakt med foreningene. Synliggjøre mangfoldet av studentforeninger i universitetsmiljøet. Sikre at aktiviteten i studentforeningene er drevet av studenter ved UiO. Sikre at de foreninger som gis mulighet til å benytte seg av UiOs tjenester og tilbud, faktisk består av studenter ved UiO Godkjente studentforeninger ved UiO vil være oppført i oversikten over studentforeninger ved UiO og kan: Delta på SiO Foreningers kurs Søke om å låne lokaler til foreningens virksomhet, jf UiOs reglement for utlån av lokaler Stå på stand/drive informasjonsvirksomhet på campus jf. UiOs reglement for dette. Søke om støtte fra UiOs aktivitetsmidler Lage egne nettsider med serverplass hos UiO 3) Kriterier for godkjenning som studentforening Studentforeningene ved UiO er selvstendige og uavhengige organisasjoner og er selv juridisk ansvarlig for egen virksomhet. Av dette følger at studentforeningene ikke er bundet av UiOs formål eller strategier i forhold til innholdet i aktivitetene foreningene tilbyr, så lenge disse aktivitetene følger til enhver tid gjeldende Lov om universiteter og høgskoler eller annen norsk lov, andre bestemmelser fastsatt av departementet og universitetet, samt er i tråd med Serviceerklæring for UiO (se spesielt punktet Akademisk fellesskap og universitetsdemokrati). Foreningen må heller ikke formidle informasjon eller reklamere for virksomhet som er i strid med nevnte bestemmelser. a) Det skal foreligge vedtekter for foreningen vedtatt av foreningens høyeste organ. Av disse vedtektene må det fremgå at: Foreningens formål er å drive virksomhet for og med studenter i studentmiljøet ved UiO, eller å engasjere studenter ved universitetet til innsats overfor målgrupper utenfor universitetet. 1

2 Foreningen er demokratisk bygget opp og gir mulighet for medvirkning og innflytelse til alle foreningens medlemmer. Styret i foreningen må være demokratisk valgt av medlemmene. Dersom foreningen er knyttet til en moderforening, må det komme klart frem at studentforeningen er en selvstendig demokratisk enhet. Foreningens formål er å drive virksomhet for og med studenter ved UiO. Dersom foreningen har faste vedtekter fra moderforeningen eller det ikke kommer frem i foreningens vedtekter at foreningen er for og av studenter ved UiO, må dette forklares spesielt i beskrivelsen av foreningens virksomhet. Universitetet kan kreve at opplysninger foreningen gir i forbindelse med godkjenning skal dokumenteres herunder andel UiO studenter i foreningen. b) Det skal gis oversikt over antall medlemmer. Det må fremgå at: Mer enn 50 % av medlemmene i foreningen må være registrerte studenter ved UiO. Over halvparten av styrets medlemmer må være UiO studenter Studentforeningen skal til enhver tid ha en kontaktperson som er student ved UiO. c) Foreninger med særlig tilknytning til universitetet som ikke oppfyller alle kriteriene, kan likevel etter en samlet vurdering bli godkjent som studentforeninger. 4) Søknad om godkjenning som studentforening Registrering av ny studentforening skjer via SiOs Min Side løsning for studentforeninger. Informasjonen som legges inn her regnes som foreningens søknad om å bli registrert. Opplysningene en forening blir bedt om å oppgi ved registrering omfatter følgende Foreningens navn og formål Foreningens adresse Kontaktpersonens navn, telefonnummer, e-postadresse En kort presentasjon av foreningen som viser foreningens tilknytning til UiO Oversikt over antall medlemmer i foreningen og hvor stor andel av disse som er studenter ved UiO Oversikt over foreningens eventuelle undergrupper, eller om foreningen er en undergruppe av en annen forening. Beskrivelse av aktivitet og formål på engelsk Eventuelt organisasjonsnummer Foreningens vedtekter skal lastes opp via Min Side. Universitetet forbeholder seg retten til å kreve ytterligere informasjon om foreningen dersom dette trengs for å behandle en søknad om godkjenning. 5) Oppdatering av informasjon fra studentforeninger 2

3 Registrerte studentforeninger skal oppdatere registrert informasjon slik at informasjonen ikke er eldre enn seks måneder. Informasjon om kontaktperson oppdateres løpende ved endinger i foreningen. Dersom det er foretatt endringer i vedtektene, skal et oppdatert eksemplar av vedtektene lastes opp. Dersom en forening ikke oppdaterer informasjonen innen den angitte fristen, eller ikke lengre fyller kriteriene som studentforening, opphører godkjenningen og foreningens mulighet til å benytte seg av de goder UiO tilbyr sine godkjente foreninger. Dersom en forening som er knyttet til et bestemt fagmiljø står i fare for å falle ut av registreringsordningen, skal administrasjonen ved den relevante enheten varsles om dette. SiO Foreninger som administrerer registreringsordningen er ansvarlig for å varsle om dette. Medlemskontroll gjøres for et visst antall foreninger hvert år (se vedlegg 1 for nærmere beskrivelse) 6) Mislighold Ved brudd på kriteriene eller brudd på avtaler som foreninger har gjort med universitetet som del av de godene de har som godkjent studieforening, kan UiO ilegge foreningen sanksjoner for en periode. Ved grove brudd kan studentforeningens godkjenning og registrering oppheves med øyeblikkelig virkning. Avgjørelse om sanksjoner og evt. bortfall av godkjenning bestemmes av universitetsdirektøren eller den han/hun delegerer myndighet til. I denne typen saker skal foreningen høres før endelig bestemmelse tas av universitetet. 7) Publisering av informasjon Deler av den registrerte informasjonen (jf. punkt 4) publiseres på SiOs websider og lenkes derfra til UiOs sider. Dette inkluderer informasjon om kontaktpersonen. 8) Forvaltning av reglementet og administrasjon av ordningen Registreringsordningen eies av Studieavdelingen og ordningen administreres av SiO Foreninger på vegne av UiO. 9) Fastsettelse og endring av reglementet Dette reglementet og senere endringer fastsettes av universitetsdirektøren. Registrerte studentforeninger skal informeres om endringer i reglementet. Dette reglement er sist oppdatert november 2013 For UiO, Dato: 3

4 .. Monica Bakken Studiedirektør 4

5 VEDLEGG 1 Disse retningslinjer som er utarbeidet av Kulturstyret i SiO og som er et tillegg til tildelingskriterier for Kulturstyret i SiO (Vedtatt av Hovedstyret i SiO 20/3 2002), og brukes ved kontroll av medlemsopplysninger hos en forening som søker om å bli registrert som studentforening ved Universitetet i Oslo, jf. punkt 3 B i Reglement for registrering av studentforeninger ved Universitetet i Oslo Retningslinjer for gjennomføring av medlemskapskontroll A) Hjemmel Kulturstyret forbeholder seg retten til å kontrollere de opplysninger en søker oppgir mht. medlemskap. Dette gjøres i forbindelse med at Kulturstyret fatter et vedtak om bevilgning for den aktuelle søknaden. En eventuell bevilgning holdes tilbake inntil medlemskapskontrollen er foretatt. Dette fremkommer av 4.3.D i Kulturstyrets tildelingskriterier, og er opplyst om på Kulturstyrets søknadsskjemaer. Dette reglementet regulerer hvordan en medlemskapskontroll skal foregå. Praksisen som gjenspeiles i reglementet er godkjent av Datatilsynet (brev av 17/9 1998). B) Formålet med medlemskapskontroll Formålet med en medlemskapskontroll er fra Kulturstyrets side todelt: 1) Å kontrollere om søkerforeningen virkelig har så mange medlemmer som oppgitt i søknaden, og 2) å kontrollere om en så stor andel av medlemmene som oppgitt virkelig er studenter. C) Gjennomføring av en medlemskapskontroll 1) Medlemskapskontroll foretas ikke før fristen til å registrere seg som student ved Universitetet i Oslo er utløpt for inneværende semester. 2) Etter vedtak om medlemskapskontroll i Kulturstyret, blir søkeren bedt om å oppsøke Kulturstyrets sekretariat (SiO-Læringsmiljø) med en utskrift av medlemslisten sin. 3) En av de ansatte i SiO-Læringsmiljø teller antall navn på listen sammen med representanten(e) fra foreningen, og noterer seg antallet. 4) Deretter velger den ansatte i SiO-Læringsmiljø at hele eller deler av listen skal sjekkes for å kartlegge om de oppførte personene er semesterregistrert ved UiO. 5) Den ansatte som har gått gjennom listen sammen med foreningen, fjerner alt fra listen som kan knytte den til en bestemt forening. 5

6 6) Deretter blir listen med navn levert til en annen ansatt som kontrollerer de utvalgte navn mot studentregisteret for å se om noen ved det navnet har vært registrert som student ved Universitetet i Oslo inneværende eller forrige semester. 7) Den første ansatte får listen tilbake sammen med en lapp der det er angitt hvor mange av navnene som er registrert som student ved Universitetet i Oslo inneværende eller forrige semester. Det skal ikke gjøres påtegninger på selve medlemslisten, slik at det ikke skal være mulig for den første ansatte å vite hvilke av navnene som er studenter og hvilke ikke. 8) I særlige tilfeller kan SiO-Læringsmiljø kontakte personene på medlemslisten for å få deres bekreftelse på at de er medlemmer av foreningen. Dette søkes gjort i samarbeid med søkeren. 9) Med mindre annet er avtalt med søkeren, blir den innleverte navnelisten og eventuelle kopier av den deretter makulert. 10) Den ansatte som tok imot listen skriver et notat til Kulturstyret der det opplyses om hvor mange navn det var på listen søkeren leverte, hvor mange av disse som ble kontrollert og den andelen av disse igjen som viste seg å være registrert som student ved Universitetet i Oslo inneværende eller forrige semester. Dersom personene på listen er blitt kontaktet for å få dem til å bekrefte sin medlemsstatus, opplyses det også om antall som har svart / svart bekreftende. Kulturstyrets medlemmer får ikke flere opplysninger enn dette. 11) Dersom det er stort avvik mellom opplysningene i søknaden og resultatet av kontrollen, blir foreningen bedt om å forklare seg. Avgjørelse om hvorvidt dette skal skje, foretas av SiO- Læringsmiljø sammen med den / de i Kulturstyret som har ansvar for oppfølging av angjeldende søknad. Disse lager et notat til Kulturstyret med søkerens forklaring på misforholdet (dette kan erstattes av evt. brev / notater fra søkeren). 12) Søknaden med resultat av medlemskapskontrollen tas opp til behandling av Kulturstyret på neste møte etter at kontrollen er gjennomført (med mindre man venter på flere opplysninger, jfr. Tildelingskriterienes 4.5). Dersom Kulturstyret tidligere har gjort et vedtak om å tildele søkeren et visst beløp med forbehold om resultatet av medlemskapskontrollen, står det Kulturstyret fritt til å endre dette vedtaket dersom de mener at resultatet av kontrollen tilsier det. Det står også Kulturstyret fritt å be søkeren om ytterligere forklaring på evt. avvik mellom medlemsopplysningene i søknaden og resultatet av kontrollen før man behandler saken endelig. D) Klager Klager fra søkeren i forbindelse med gjennomføring av medlemskontroll eller Kulturstyrets vedtak i saken, skjer etter klageprosedyren som er angitt i Kulturstyrets tildelingskriterier. E) Endringer i reglementet Dette reglementet er fastsatt av hovedstyret i SiO etter innstilling fra Kulturstyret. Ved forslag om endringer i reglementet skal Kulturstyret først høres. 6