VEILEDNING TIL SKJEMA REGISTRERE STUDENTFORENING

Transkript

1 VEILEDNING TIL SKJEMA REGISTRERE STUDENTFORENING Denne veiledningen er en punkt for punkt gjennomgang av skjema for å Registrere studentforening. Her finner du: o reglementet for registreringsordningen (viktig å lese for å se kriteriene for å kunne bli registrert som studentforening og hvordan informasjonen som foreningen oppgir vil bli brukt). o hvordan informasjonen om foreningen kommer til å se ut når den er registrert. Nr Beskrivelse og eksempel 1 Opplysninger om foreningen, organisasjonen eller tidsskriftet Informasjonen i punkt 1 vil bli lagt ut på høgskolens nettsider. 1.1 Her skriver du foreningens, organisasjonens eller tidsskriftets fulle navn, inkludert eventuell forkortelse. Eksempel: Den Konservative Studenterforening (DKSF). 1.2 Noen foreningsnavn er selvforklarende (for eksempel Akademisk sjakklubb). Dersom foreningens navn ikke er selvforklarende skriver du en forklarende tekst her. Denne teksten vil bli lagt til foreningens navn på HiOs hjemmesider. Eksempel: sosial forening for sykepleierstudenter ved HiO. 1.3 Her skriver du foreningens postadresse. Det er denne adressen som er foreningens offisielle adresse og post fra HiO vil i utgangspunktet sendes til denne adressen (inkl. skjema for oppdatering av registreringsopplysninger som sendes ut hvert semester). Noen foreninger har en permanent, personuavhengig adresse (eksempel: Pb. 4 St. Olavs plass, 0130, Oslo) mens andre skifter foreningens adresse etter hvert som kontaktpersonen skifter (eksempel: v/guri Hansen, Filosofiveien 12b., 1234 Oslo). Foreningen må oppgi en postadresse. Dersom man ikke gjør det, vil kontaktpersonens adresse bli brukt og dermed lagt ut på HiOs nettsider. 1.4 Foreningens postnummer. (eksempel: 0315) 1.5 Foreningens poststed. (eksempel: Oslo) 1.6 Dersom foreningen har et eget telefonnummer skriver du det her.

2 1.7 Her skriver du foreningens offisielle e-post adresse. Denne vil bli benyttet for kontakt med foreningen. 1.8 Dersom foreningen har kontor- eller besøksadresse som er forskjellig fra postadressen skriver du den her. 1.9 Dersom foreningen har en hjemmeside skriver du webadressen her Dersom foreningen har et organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret skriver du det her. Det er ikke nødvendig å ha et organisasjonsnummer for å registrere seg som studentforening ved HiO Hvis foreningen hører hjemme ved / har nedslagsfelt i en enhet (avdeling, studieprogram, senter) ved HiO skriver du det her. Det trenger ikke å være noe formalisert samarbeid. Hvis foreningen er tilknyttet hele HiO, trenger du ikke skrive noe i dette feltet. Eksempel: Studieprogram for førskolelærere 1.12 Dersom foreningen er del av en annen forening, eller dere er et tidsskrift som gis ut av en forening, enten en studentforening ved HiO eller en annen forening eller organisasjon (f. eks. lokallag av en landsdekkende organisasjon) skriver du det her. Eksempel: Lokallag av Norsk Sosialt Filosofisymposium Hvis foreningen har undergrupper av en viss størrelse og med en viss selvstendig drift skal disse føres opp her. Benytt eventuelt eget ark dersom det er mange undergrupper. 2 Medlemmer Informasjonen i punkt to vil ikke bli lagt ut på høgskolens nettsider. For tidsskrifter oppgir man redaksjonen og andre som deltar i produksjonen av tidsskriftet, ikke abonnenter. 2.1 Her fører du opp hvor mange av foreningens medlemmer som er aktive studenter ved HiO. Med "aktiv student" ved Høgskolen i Oslo menes en student som er tatt opp ved et studieprogram og har en gyldig utdanningsplan, eller en student som er tatt opp ved og for tiden følger undervisning i et emne eller et annet studium ved høgskolen der en utdanningsplan ikke kreves. Eksempel: Dersom foreningen har medlemmer som deltar aktivt i foreningens virksomhet, men som ikke er aktive studenter ved HiO føres antallet av disse opp her. Eksempel: 30

3 2.3. Her fører du opp det totale antall medlemmer i foreningen. Her skal det totale antall medlemmer i alle kategorier føres opp. For eksempel livsvarige medlemmer, støttemedlemmer, æresmedlemmer etc. Dette gjelder både aktive og inaktive medlemmer av foreningen. Denne posten er ikke nødvendigvis summen av de to foregående postene. Eksempel: 200 (dvs fra kategoriene ovenfor, pluss til sammen 50 medlemmer i andre kategorier) 3 Kontaktperson Kontaktpersonen må være aktiv student ved HiO for at foreningen skal kunne registrere seg. Kontaktpersonen er den som HiO vil henvende seg til dersom man har behov for å få tak i noen fra foreningen raskt. Vanlig post fra HiO til foreningen vil gå til foreningens offisielle adresse. NB! Opplysningene om kontaktperson skal fylles ut selv om de er identiske med opplysningene over om foreningens adresse, telefonnummer osv. Informasjonen i punktene 3.1, 3.5 og 3.6 vil bli lagt ut på HiOs hjemmesider som en del av presentasjonen av foreningen. 3.1 Her skriver du kontaktpersonens navn. 3.2 Her skriver du adressen. 3.3 Her skriver du postnummeret. 3.4 Her skriver du poststedet. 3.5 Her skriver du telefonnummeret 3.6 Her skriver du kontaktpersonens e-postadresse 3.7 Her skriver du hvor ved HiO kontaktpersonen studerer, dvs studieprogram e.l. 4 Type forening På HiOs nettsider vil foreningene deles inn etter type for at det skal være enkelt å finne fram. Foreløpig er det kun anledning til å sette kryss ved en kategori. Etter hvert vil det bli en løsning der en forening kan høre til i flere kategorier, og antall kategorier kanskje utvidet. Kategoriene er p.t.: Avdelingsforeninger Studieprogramforening Generelle foreninger for alle studenter ved en avdeling. Eksempel: Krokom (IU Kroa) Forening for alle studenter på et studieprogram. Eksempel: Helseledernes Studentforening. Arrangementsforening Musikk og teater Forening hvis aktivitet i første rekke er å arrangere fester, konserter, café/servering, debatter og andre arrangementer. Foreningen trenger ikke nødvendigvis å være tilknyttet noen bestemt enhet ved HiO. Eksempel: Samfunnet på Bislet Forening som driver med musikk eller teater, dvs alle typer kor, orkestre, teatergrupper og lignende. Eksempel: HiO Storband

4 Livssynsforening Politisk forening Forening som arbeider for, eller samler tilhengere av, et bestemt livssyn. Eksempel: Muslimsk Studentsamfunn, Human- Etisk Forbunds Studentlag. Foreninger som driver politisk aktivitet av ulik art. Eksempel: Den Konservative Studenterforening Interesse- og hobbyforening Internasjonalt orientert forening Tidsskrift Idrettsforeninger Faglig relatert forening Forening som samler personer med interesse for en bestemt aktivitet. Eksempel: Studentenes Fotoklubb, Akademisk sjakklubb. Forening som består av studenter med bakgrunn fra et bestemt land, område eller kultur, eller forening hvis hovedinteresse er et bestemt land, område eller kultur. Eksempel: Studentenes og akademikernes internasjonale hjelpefond Alle typer tidsskrifter som utgis av studenter ved HiO. Eksempel: Oslostudenten Alle typer foreninger som hovedsakelig driver med idrett. Eksempel: BSIL Forening som diskuterer og belyser fag som medlemmene studerer eller har en faglig interesse for. Eksempel: Pedagogikkforum Dersom vi mener at din forening passer bedre inn i en annen kategori enn dere har krysset av vil vi ta kontakt med dere. 5 Beskrivelse av foreningens formål og virke Opplysningene i dette punktet er i noen grad overlappende, men skal brukes til ulike formål. Det er derfor viktig at alle punktene fylles inn så nøyaktig som mulig. Opplysningene skal brukes på HiOs nettsider. 5.1 Dette er hovedpresentasjonen av foreningen slik dere ønsker at den skal fremstå på HiOs oversikt over alle foreningene. Maksimalt 150 ord. Fra denne presentasjonen går det en lenke til foreningens evt. egne nettsider. 5.2 Her skriver du en forklarende tekst (maks 5 ord) om foreningens navn på engelsk (tilsvarende punkt 1.2). Eksempel: BSIL - The Bislet Students' Sports Club 5.3 Hovedpresentasjonen av foreningen på engelsk (tilsvarende punkt 5.1). Maksimalt 50 ord. Opplysningene vil ligge på nettet i en egen engelskspråklig oversikt over foreninger ved HiO.

5 6 Foreningens vedtekter Se eksempler på vedtekter.pdf. Ikke bli skremt av eksempelet. Vedtekter kan være langt enklere. Det er helt opp til dere. Det er alltid greit å skrive ned på et papir studentforeningens formål, regler, bestemmelsesorgan, valgperioder osv slik at foreningen står sterkere over en lang periode. 7 Signatur Kontaktpersonen er ansvarlig for at opplysningene i skjemaet er korrekte, samt at hun/han har lest reglementet og veiledningen og fylt ut skjemaet i samsvar med disse. Husk at HiO kan kreve at opplysningene man gir blir dokumentert for at foreningen skal bli registrert, jf. reglementets 3.2 Bruk et eget ark ved siden av skjemaet dersom du trenger mer plass for å forklare noe. Velferdsstyret kommer til å lese korrektur på informasjonen som blir sendt inn, og vil tillate seg å foreslå endringer dersom det er nødvendig (for eksempel hvis foreningspresentasjonen er for lang eller informasjonen på engelsk må rettes). Hvis det fremdeles er noe du er usikker på kan du kikke på en av foreningene som allerede er registrert (på studentparlamentet.no) eller kontakte Velferdsansvarlig.