NOTAT EKSAMENSAVVIKLING VED MNF - NYE RUTINER FRA VÅREN 2008

Transkript

1 NOTAT Til: Instituttene ved Mat.nat.-fakultetet Fra: Fakultetsadministrasjonen Dato: Godkjent i studieutvalget , sak MNF-SU Sak: DL /371.0 EKSAMENSAVVIKLING VED MNF - NYE RUTINER FRA VÅREN 2008 Eksamensavviklingen er et svært viktig arbeid og er krevende i forhold til arbeidsbelastning og nøyaktighet. Eksamensadministrasjonen er derfor blitt styrket i form av at 2 personer vil ha eksamensarbeid som prioritert oppgave i de travleste periodene. Lisbeth Fossli vil ha hovedansvar for IB og IG og Karin Heide vil ha hovedansvar for IFT, IfI, IK og IMS. Nedenfor følger et forslag til oppsett som skal følges for at eksamensavviklingen skal foregå på en mest mulig effektiv og forsvarlig måte. Emnebeskrivelsene Instituttene påser at emnebeskrivelsene for samtlige emner inneholder korrekt informasjon fra semesterstart. Følgende poster blir brukt i eksamensavviklingen: Eksamenssemester Omfang Ansvarlig fagperson Arbeidskrav Eksamen og vurdering Det er svært viktig at disse postene er korrekte, da denne informasjonen blir brukt i arbeidet med eksamensavviklingen gjennom hele semesteret. Praktisk informasjon om eksamensavvikling fra ansvarlig fagperson/institutt Eksamensadministrasjonen ved fakultetet sender en oversikt til fagansvarlige over alle emner det gis eksamen i. Oversikten sendes innen i vårsemester og innen i høstsemester. Kontorsjefene vil få kopi av informasjonen som sendes ut. DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Administrasjonen

2 2 I informasjonsbrevet skal det gis tilbakemelding på følgende: eksamenskommisjoner for alle emner som skal vurderes; skriftlige prøver, muntlige prøver, spesialpensum, prosjektoppgaver, mastergradsoppgaver. dato, klokkeslett, sted for ut- og innlevering av delprøver/hjemmeeksamen og prosjektoppgaver. dato, klokkeslett og sted for muntlige prøver. Fakultetet må ha denne informasjonen tidlig for å kunne klargjøre kandidatlister for utog innlevering av delprøver, klargjøre sensurskjema for muntlige prøver og bestille rom for eksamen. Ansvarlige fagpersoner og veiledere gir tilbakemelding til eksamensadministrasjonen innen gitte frister med kopi til kontorsjefene. Tabellen nedenfor gir en oversikt over frister for rapportering av eksamenskommisjoner og dato/kl.slett/sted for ulike eksamensformer. Eksamensform Eksamenskommisjoner Dato/Kl.slett/Sted Skriftlig 1. mars/1. okt Eksamensadm. setter opp Muntlig 1. mai/1. nov 1. mai/1. nov Mastergrad/spesialpensum 1. mai/1. nov 1. juni/1. des Delprøver/ hjemmeeksamen/ Prosjektoppgaver 1. mars/1. okt (el. senest 1 uke før innlev. av delprøve) 1.mars/1. okt Vær spesielt oppmerksom på at fristen er ulik for mastergradseksamener når det gjelder rapportering av eksamenskommisjoner og rapportering av dato/kl.slett/sted. På bakgrunn av tilbakemeling fra instituttene er frist for rapportering av dato, sted og klokkeslett for avsluttende mastergradseksamen satt til 1. juni og 1. desember. Det er viktig å være oppmerksom på at det kan være problematisk å finne ledige rom pga den sene rapporteringsfristen. Eksamenskommisjon/sensorer Alle emner skal ha oppnevnt og godkjent eksamenskommisjon med både intern(e) og ekstern(e) sensor(er). Eksamenskommisjonene skal godkjennes av Studieutvalget (SU) før eksamenene starter, og som man ser av tabellen ovenfor vil dette måtte skje i 2 runder. Eksamenskommisjoner for emner med skriftlig prøve vil godkjennes i SU i midten av mars/oktober, og kommisjoner for muntlig eksamener og mastergradseksamener vil godkjennes i SU i midten av mai/november. Fristen for rapporteringen er satt tidlig i semesteret fordi vurdering av enkelte emner starter tidlig i semesteret. For prosjektoppgaver, spesialpensum og mastergradsoppgaver må instituttene legge informasjon om veileder og oppgavetittel i FS, da denne informasjonen er grunnlaget for administrasjonen av eksamensavviklinga. Eksterne sensorer Fakultetet oppnevner eksterne sensorer for en periode på 3 år. I henhold til 39 i forskrift for eksamener skal ekstern sensor ikke være ansatt i hel- eller deltidsstilling ved Universitetet i Tromsø det gjeldende semester. Engasjerte forelesere/seminarholdere regnes som interne den tiden de mottar lønn fra universitetet. Det gjøres oppmerksom på 2

3 3 at det alltid skal være ekstern evaluering av vurderingen eller vurderingsordningen ( 38 eksamensforskriftene). Ordninger for ekstern evaluering kan være én av, eller en kombinasjon, av følgende: a) ekstern sensor deltar ved vurdering av eksamensbesvarelsene fra alle kandidatene b) ekstern sensor deltar ved utforming av eksamensoppgaver og sensorveiledning c) ekstern sensor foretar kontroll av intern sensors vurdering av et tilfeldig utvalg kandidater d) eksterne sensorer foretar en samlet vurdering av alle vurderingsordningene som inngår i studieplanen/faget Fakultetsadministrasjonen sender offisielt brev til sensorer som oppnevnes. Viser for øvrig til DL vedrørende endring av sammensetning av eksamenskommisjoner ved bedømmelse av avsluttende mastergradseksamen. Godkjenning av arbeidskrav for kandidater til eksamen Eksamensadministrasjonen sender ansvarlige fagpersoner lister over oppmeldte kandidater medio mai i vårsemester og medio november i høstsemester. Eksamensadministrasjonen skal informere studenter som ikke har fått adgang til eksamen, og det må være tid til ordne opp i eventuelle feil og misforståelser. Fristen for tilbakemelding til eksamensadministrasjonen om godkjente studenter er derfor satt til senest 2 uker før eksamen. Enkelte emner som har mappeevaluering har andre frister. Eksamensoppgaver Eksamensoppgaver skal være Fakultetsadministrasjonen i hende 6 virkedager før eksamen. Eksamensoppgavene leveres i papirutgave direkte fra fagansvarlige. Hvis det er nødvendig å levere eksamensoppgaven elektronisk, må dette avtales med eksamensadministrasjonen på forhånd. På forsida av eksamensoppgaven skal følgende være korrekt utfylt: - kurskode - målform/språk - dato - klokkeslett - antall timer - hjelpemidler under eksamen - kontaktperson under eksamen med oppgitt telefonnummer (ansvarlig fagperson må gjøres oppmerksom på at hun/han må være tilgjengelig under eksamen). Fakultetsadministrasjonen utarbeider mal for forside for eksamensoppgaver, både norsk og engelsk mal. Malene legges på fakultetets side (ny side med eksamensinformasjon), og instituttene kan lage lenke til denne siden. Fakultetet er ansvarlig for oppdatering av malene. 3

4 4 Hjelpemidler under eksamen Ansvarlig fagperson skal under spørsmålsrunden sjekke at kandidatene ikke stiller med ulovlige hjelpemidler. Eksamensvaktene kontrollerer kun at type hjelpemiddel som benyttes stemmer overens med det eksamensoppgaven angir som godkjent hjelpemiddel. Emneansvarlig må i god tid før eksamen informere studentene om de regler som gjelder. Man må unngå at studentene uforskyldt blir tatt for fusk på eksamen. Instituttene legger informasjon om hjelpemidler under eksamen på emnebeskrivelsen til alle kurs med skriftlig eksamen. Dette må gjøres tidlig i semesteret, og må oppdateres. Se også notatet fra Forsknings- og studieavdelinga, vedrørende retningslinjer og rutiner ved avvikling av skriftlige skoleeksamener, DL som er vedlagt. Innleveringsfrist for mastergradsoppgaver Frist for innlevering av mastergradsoppgaver er: 60 stp: i vårsemester og i høstsemester. 30 stp: i vårsemesteret og i høstsemesteret. Fra vårsemesteret 2007 leverer studentene selv mastergradsoppgaven i det elektroniske systemet MUNIN. Fakultetet har opprettet en egen side vedrørende MUNIN og innlevering av mastergradsoppgaver, se Elektroniske innleveringer Enkelte emner på fakultetet har elektroniske innleveringer, og vi antar at det vil bli en økning av dette. Fakultetsadministrasjonen har liten erfaring med elektroniske innleveringer, og vil her be instituttene om hjelp med disse. Utsending av eksamensbesvarelser Eksamensadministrasjonen har ansvar for utsending av eksamensbesvarelser. Normalt mottar fakultetsadministrasjonen besvarelsene dagen etter eksamen, men såpass sent på dagen at utsendingen normalt ikke skjer før dagen deretter. Eksamensbesvarelser - oppbevaring Fakultetet plikter å oppbevare originale eksamensbesvarelser. Dette gjelder besvarelser av absolutt alle slag. Derfor skal alle besvarelser sendes til fakultetet ved innlevering, inkludert besvarelser levert elektronisk. Alle eksamensbesvarelser oppbevares i minimum 3 år, mastergradsoppgaver oppbevares for bestandig. Eksamensdatoer for ordinære skriftlige eksamener Eksamensadministrasjonen lager forslag til eksamensdatoer for hele fakultetet i oktober for vårsemester og mai for høstsemester. Forslaget oversendes instituttene for godkjenning. Instituttene må kvalitetssikre datoene, og gi tilbakemelding ved eventuelle endringer innen en gitt frist. Instituttene må være oppmerksomme på anbefalte valgemner. Alle eksamensdatoer for fakultetet oversendes så Eksamenskontoret som ett dokument. Eksamensdatoene regnes da som endelig fra fakultetet. 4

5 5 Sensurfrister Sensurfristene er jf. Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø, 40: 10 studiepoeng: 3 uker, 20 studiepoeng eller mer: 6 uker. Avdelingene kan søke om dispensasjon fra sensurfristen etter lov om universitetet og høgskoler 3-9 nr. 4. Slik søknad skal være fremmet i god tid og slik at søknad kan behandles av universitetsstyret minimum to uker før den aktuelle eksamen. Begrunnelse sensur Studentene har krav på å få begrunnelse for karakterfastsettingen i henhold til lov om universiteter og høyskoler 5-3. Begrunnelsen kan gis skriftlig eller muntlig, etter sensors valg. Fakultetet har mange emner med mappeevaluering. Studentene har ved mappeevaluering krav på å få begrunnelse etter hver deleksamen. Begrunnelse skal normalt være gitt innen to uker etter at kandidaten har bedt om dette (skriftlig eller muntlig etter sensors ønske). Eksamensadministrasjonen sender alle ansvarlig fagpersoner skjema for registrering av begrunnelser. Disse skal registreres i Felles Studentsystem. Fakultetet vil be om at alle studenter oppfordres til å be om begrunnelse for sensur før de eventuelt klager på karakterfastsetting. Til slutt vil vi opplyse om at fakultetet har startet med å utarbeide en side med eksamensinformasjon. Vi ser for oss at det skal ligge informasjon for både studenter og fagansvarlige/administrasjonen på denne siden. Vi vil også minne om nye retningslinjer og rutiner ved avvikling av skriftlig skoleeksamener som er utarbeidet av Forsknings- og studieavdelinga, DL