Det helsevitenskapelige fakultet Seksjon for forskningstjenester (SFF)

Transkript

1 Det helsevitenskapelige fakultet Seksjon for forskningstjenester () Dokumentnavn: Prosedyre for forskerlinjen i medisin ved Det helsevitenskapelige fakultet Godkjent av: Sist revidert: Formål: Klargjøre oppgavefordeling og ansvar for å sikre god forvaltning av forskerlinjen i medisin ved Det helsevitenskapelige fakultet. Prosedyrebeskrivelsen tilfredsstiller krav til Kvalitetssikringssystemet ved UiT Dokumenter og maler henvist til i prosedyren: O:\forskningstjenester\( ) Referanser: Forskrift for graden philosophia doctor (ph.d.) ved Universitetet i Tromsø med utfyllende bestemmelser for Det helsevitenskapelige fakultet og programstyre for ved Det helsevitenskapelige fakultet, forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø, forskrift for opptak til studier ved UiT Oppgave Pkt. Beskrivelser og kommentar Tidspunkt Ansvarlig Utført av Opptak 1.0 Utlysing 1.1 Forskerlinjestillinger lyses ut årlig med søknadsfrist 1. okt. Stillingene annonseres på Tavla og på fronter for medisinerstudenter på 2., 3. og 4. år. Ca. 1. sept. Søknadene skal inneholde: -Forskningsinteresser -CV inkl. fritidsinteresser -Motivasjon Krav: -Bestått første år på medisinstudiet -Normal studieprogresjon frem til søknadsfrist. Opptakskomité 1.2 Opptakskomiteen skal bestå av minimum fire Før intervju 1

2 personer: Faglig medisin, en repr. fra forskerlinjeadministrasjonen, en førstestillingskompetent ansatt ved Helsefak med god kjennskap til forskerlinjen medisin samt en studentrepresentant fra forskerlinjen, jf. 3 i forskrift for opptak til studier ved UiT Intervju 1.3 Alle som tilfredsstiller kravene til opptak innkalles til intervju. Kandidatene blir vurdert i.h.t følgende kriterier: interesse for forskning, selvstendighet og egnethet. Opptak/avslag 1.4 Det sendes e-post til samtlige søkere om betinget opptak eller avslag. Søkere som får avslag skal ha dette begrunnet. Infomøte 1.5 Faglig medisin avvikler møte med nye studenter der tema er forskningsgruppetilhørighet Betinget opptak 1.6 Søkere som får tilbud om forskerlinjestilling vil bli tilbudt betinget opptak. en får formelt opptak dersom: - Hovedveileder bekrefter veilederansvar innen 3 måneder. Som regel 1. februar det påfølgende år - en leverer en tilfredsstillende prosjektbeskrivelse innen 6 måneder. Vurdering av prosjektbeskrivelse Som regel 1 mai det påfølgende år 1.7 Vurdering av prosjektbeskrivelse gjøres av faglig leder på fullmakt fra opptakskomiteen Etter 1. oktober Opptakskomiteen Et par uker etter siste intervju med mindre annet er avtalt med søkere 1-2 måneder etter betinget opptak Tre og seks måneder etter betinget opptak Senest en måned etter innlevert Opptakskomiteen og faglig og faglig /hovedveil eder Opptakskomiteen/ faglig leder 2

3 1.8 Informasjon om opptak/avslag sender pr e- post til studentene 1.9 Dersom prosjektbeskrivelsen vurderes til ikke å holde mål får studenten en frist på inntil 4 uker til å gjøre forbedringer Veiledningskontrakt 1.10 Veiledningskontrakt skal signeres av hoved-, biveileder og student. Returneres til Eksamen og opplæringsdel Godkjenning og innpassing av studiepoeng Søknad om godkjenning Søknader om godkjenning av studiepoeng/opplæringsdelen: Forskerlinjen følger ph.d.-forskrifta for opplæringsdel. I valgfrie emner inngår to seminarserier (forskerlinje- og miljøseminar), som er obligatorisk for forskerlinjestudenter. 2.2 en sender inn søknad om godkjenning av studiepoeng/opplæringsdelen til Ekstern kurs må dokumenteres. Interne emner godkjennes automatisk, men det må søkes om endelig godkjenning i den totale opplæringsdelen. Fullmaktsak 2.3 saksbehandler søknad, og legger saken til vurdering hos faglig leder forskerlinjen. Unntaket er erstatning av basalemner, der vedtak fattes av prodekan prosjektbeskrive lse Snarest etter opptak Innleveringsfrist : 1. september det første semester på forskerlinjen /veiledere Faglig leder forskerlinjen /prodekan /veiledere 3

4 , jf. prosedyrebeskrivelse for ph.d.-utdanning Godkjenning av studiepoeng og opplæringsdel. Vedtak 2.4 Vedtak om godkjenning eller avslag Faglig leder forskerlinjen/prod ekan Informasjon om vedtak 2.5 Utsending av vedtak om godkjenning/avslag til studenten Arkivering 2.6 Godkjent opplæringsdel legges inn i FS og ephorte Avsluttende eksamen 3.0 Forskerlinja er bestått med godkjent opplæringsdel og bestått forskerlinjeeksamen Innlevering (MED- 3910, prosjektoppgave forskerlinja) 3.1 Sjekk at opplæringsdelen er endelig godkjent 1. november 3.2 Prosjektoppgave forskerlinja innleveres som 1. november publisert artikkel i engelskspråklig fagfellevurdert tidsskrift med forskerlinjekandidaten som første- eller andreforfatter, eller som innsendt/planlagt innsendt manus for publisering i engelskspråklig fagfellevurdert tidsskrift med forskerlinjekandidaten som første- eller andreforfatter. 3.3 Oppgaven leveres i Munin Senest 1. november 3.4 Selvstendighetserklæring, med underskrift fra veileder og student, leveres til 1. november Veileder og student Veileder og student Forslag om oppnevning 3.5 Veileder fremmer forslag til ekstern sensor, jf. Før avsluttende Veileder Veileder av ekstern sensor forskrift for eksamener ved UiT, 41 eksamen Oppnevning av 3.6 Det oppnevnes en ekstern sensor og en intern Senest en Kommisjonen 4

5 eksamenskommisjon Praktisk gjennomføring av eksamen sensor (faglig leder av forskerlinjen). Vedtak om godkjenning av sensor fattes av prodekan 3.7 Til eksamen må følgende gjøres klart på forhånd: - Booke rom med AV-utstyr og min. 15 plasser - Bestille mat fra kantina (kaffe og vafler eller lignende) - Orienter komité og kandidat om tid og sted (avtales på forhånd med veileder) Dersom flere eksamener på samme dag, må rommet klargjøres mellom hver eksamen. Sensur 3.8 Eksamen består av 20 min presentasjon etterfulgt av 40 min diskusjon. En samlet vurdering av begge prestasjonene ligger til grunn for karakteren bestått/ikke bestått Kontinuasjonseksamen Registrering av eksamener i FS 4.0 Dersom kandidaten får karakteren ikke bestått vil han/hun få inntil to måneder til å forbedre oppgaven, for så å kunne gå opp til eksamen (presentasjon/diskusjon) igjen. en må selv melde inn at han/hun ønsker å gå opp til kontinuasjonseksamen. 4.1 De samme sensorer som ved ordinær eksamen oppnevnes på nytt dersom det ikke er gode grunner for å endre sammensetning av sensorer. Oppnevningen følger ellers punkt måned før eksamen Etter 1. november og før 1. februar Inntil to måneder etter eksamen Eksamenskommisj on godkjennes av prodekan Eksamenskommisj on 5.0 Godkjente eksterne kurs registreres i FS Før 1. november prodekan 5

6 Ferdigstillelse av studenten i FS 5.1 Godkjente interne spesialemner og Før 1. november avsluttende eksamen vurderingsmeldes i FS 5.2 Sensur på spesialemner og avsluttende Før første Fakultet Eksamenskontor eksamen registreres november 5.3 Godkjente eksterne kurs registreres i FS Før første november 5.4 Når avsluttende eksamen på medisinstudiet er bestått, kontrolleres at emner som skal inngå i forskerlinjeutdannelsen er korrekt i forhold til godkjent opplæringsdel og prosjektoppgave forskerlinja. Det skrives ikke eget vitnemål for forskerlinja, men inkluderes i vitnemålet for cand.med. Studiekonsulent for 6. år på medisin ved Seksjon for Studiekonsulent seksjon for utdanning ferdigstiller studentene utdanning for 6. år på før endelig vitnemål skrives medisin Når påkrevd Faglig leder Endring av studieplan 6.0 Endringer i studieplanen gjøres av FLadm./faglig 6.1 Det reviderte utkast av studieplanen skal godkjennes av programstyret for Endring av emner i opplæringsdelen 6.2 Universitetsdirektøren underrettes om endringer 6.3 Endring av obligatoriske emner i opplæringsdelen følger endringer gjort på ph.d.- utdanninga. Disse skal godkjennes av programstyret for (PF) 6.4 Forslag til endringer av de obligatoriske emnene spesielt opprettet for forskerlinjen fremmes av faglig. forskerlinjen Når påkrevd Når påkrevd Faglig leder forskerlinjen 6

7 6.5 Prosedyre for endring av emnebeskrivelser følger prosedyrebeskrivelsen for ph.d.- utdanninga: Rutinebeskrivelse for Etablering / endring / nedlegging av studietilbud emner Tidsbegrensing av 7.0 studierett Permisjoner 7.1 Permisjoner behandles av Seksjon for utdanning 7.2 er har plikt til å informere om varighet av permisjon. Det forventes at det gjøres en avtale med veileder. Evaluering av emner 8.0 Forskerlinja er ikke et eget program og program Evaluering av Se prosedyrebeskrivelser: Prosedyre for emner evaluering av ph.d.-programmet, framdrift og Dialogbasert evaluering 8000-emner ved Helsefak 8.2 Løpende muntlig og e-postkontakt med student og veileder skal sikre god kommunikasjon og kvalitet i samarbeid mellom Fl-adm., student og veileder. Intern evaluering 8.3 Questback sendes ut til alle aktive forskerlinjestudenter registrert i FS og eventuell veiledere (skiller seg fra fremdriftsrapportering ved å være anonymiserte) Kvalitetssikringssystem for utdanning beskriver, på s. 20, innhold i evalueringen. 8.4 kvalitetssikrer og anonymiserer innkomne data fra studentene, gjennomfører analyse og Når påkrevd Når påkrevd Løpende og faglig Ca. hvert 3. år og faglig 7

8 utarbeider rapport. 8.5 oversender evalueringen til programstyret for (PF) som vedtakssak PF-møte 8.6 PF fatter vedtak PF-møte PF PF 8.7 Vedtak i programstyret implementeres i faglig leder for forskerlinja der det er aktuelt forskerlinja Ekstern evaluering 8.9 Evaluering av forskerlinjen bør gjøres i samarbeid med de andre forskerlinjene. 30. april 2007 kom siste rapport fra arbeidsgruppe for evaluering av forskerlinjen nasjonalt. Fremdriftsrapportering Årlig rapport som sendes individuelt fra student og veileder som beskriver samarbeidet og fremgangen i prosjektet. Framdriftsrapporten blir sendt ut fra Gjøres regelmessig etter avtale med de andre forskerlinjer faglig leder for forskerlinja / FLadm. Årlig hver vår /veileder /veileder Følge opp rapporteringen med en rapport som faglig vurderer hvor vidt skal føre til endringer for student, veileder eller forskerlinja sin oppbygning Årlig hver høst Faglig leder forskerlinjen Økonomi/finansiering 9.0 stipend fra NRF 9.1 Forskerlinjestudenter får til sammen NOK i løpet av studiet ved forskerlinjen. Disse blir fordelt på følgende måte: 2* NOK ved søknad om forsknings-år og 4* NOK ved søknader om halvt stipend 8

9 Søknad om forsknings år/ søknad om halvt stipend 9.2 er må sende søknad for å få tildelt stipend. Følgende kriterier legges til grunn: en har normal studieprogresjon og veileder anbefaler stipendet. I søknad om studentstipend skal det vedlegges: arbeidsplan for perioden det søkes stipend for en anbefaling fra veileder Søknadsfrist er 15. april for tildeling påfølgende høst. Søknadsfrist er 15. oktober for tildeling påfølgende vår 9.3 Det skrives sak til faglig som vurderer søknadene og gjør vedtak Etter alle søknader er blitt registrert FL.-adm./faglig FL.-adm./faglig 9.4 en får e-post om vedtak FL.-adm. FL.-adm. 9.5 Brev om utbetaling av studentstipend for semesteret sendes til POA Etter vedtak FL.-adm. FL.-adm. Avvik ved opptak av nye FL.-studenter 9.6 Forskerlinjestudenter som er på betinget opptak vil ha en annen frist for å levere søknader om stipend. De skal levere en prosjektbeskrivelse innen 6 måneder etter betinget opptak. Samme dato vil være frist for å søke om forsknings år/studentstipend Samme frist som frist for å levere prosjektbeskrive lse student student Driftsmidler 9.7 Avdelinger som rekrutterer og påtar seg veiledningsansvaret for forskerlinjestudenter vil motta driftsmidler. 9

10 Det utdeles i driftsmidler til veiledere dersom studenten er i kategorien; Ikke lab-fag. Det utdeles i driftsmidler til veiledere dersom studenten er i kategorien; Lab-fag. Driftsmidler til studenter på forskerlinjen vil bli utbetalt til instituttene hver vår. 9.8 Midlene vil bli utbetalt i rater på 34%, 33%, 33%. For studenter/veiledere som har fått utbetalt driftsmidler før vil de resterende midler fordeles i like store andeler i de år som gjenstår av forskerlinjen. Reisestipend 9.9 Hver forskerlinjestudent kan søke om dekke av reisekostnader for inntil NOK i løpet av studiet. Midlene dekker ikke utgifter til kost under opphold Søknad sammen med reiseregning, kvitteringer og bekreftelse fra veileder om at reisen er utført i forbindelse med forskerlinjen, oversendes i etterkant av reisen 9.11 Reiseregning og søknad kontrolleres og sendes til kontorsjef for signering og sendes videre i systemet for attestering Januar/februar FL.-adm. FL.-adm. Løpende student student løpende FL.-adm. FL.-adm. 10