Sikre at studentene får gjennomgang av sin eksamensbesvarelse dersom de ber om det.

Transkript

1 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Prosedyre for eksamensarbeid Godkjent av: Prodekan for utdanning Inger Johanne Lurås Revidert av: Dato: Revisjonsnr. 1.1 Begrunnelse for karakterfastsetting Sikre at studentene får gjennomgang av sin eksamensbesvarelse dersom de ber om det. Gjelder alle studenter som ber om å få begrunnelse for sitt sensurvedtak. Definisjoner: En begrunnelse skal inneholde en redegjørelse for hvilke generelle prinsipper som er lagt til grunn for bedømmelsen, samt en redegjørelse for den individuelle vurdering av kandidatens prestasjoner. Fakultetsadministrasjonen og instituttene. En kandidat har rett til å få en begrunnelse for karakterfastsettingen. Krav om begrunnelse må fremsettes senest 3 uker etter at karakteren ble kunngjort. Som tidspunkt for kunngjøring regnes dato som sensur gjøres tilgjengelig pluss to kalenderdager. Ved muntlig eksamen må imidlertid krav om begrunnelse fremsettes umiddelbart etter at karakteren er meddelt. Krav om begrunnelse skal rettes til fakultetet. Fakultetet registrerer dato for når kravet er mottatt og sender en henvendelse til intern sensor og ber denne gi en begrunnelse for karakteren. Fakultetet sørger for at kopi av besvarelse og eventuelt navn på student blir gjort tilgjengelig for den som skal gi begrunnelsen. Begrunnelsen gis skriftlig eller muntlig etter sensors valg. Begrunnelsen skal normalt være gitt innen to uker etter at studenten har bedt om dette. Fakultetet registrerer dato i Felles Studentsystem (heretter forkortet til FS) for når begrunnelsen er gitt. Frist for å klage på sensurvedtaket er 3 uker etter at kandidaten har fått begrunnelsen. Lov om universiteter og høyskoler Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kapittel 14 Forvaltning av klagesaker ved Universitetet i Tromsø 1

2 1.2 Dispensasjon fra frister Sikre at behandling av søknader om dispensasjon fra frister blir behandlet raskt og på riktig nivå. Gjelder alle søknader om dispensasjon fra frister. Gjelder for alle studenter. Definisjoner: Søknader om dispensasjon fra frister for studenter for: Studentregistrering Oppmelding til eksamen Søknad individuell tilrettelegging eksamen 3-gangersregelen Innlevering godkjent arbeidskrav Innlevering eksamensbesvarelser Annet Fakultetsadministrasjonen og institutt. Ansvarsfordeling behandling av søknader om dispensasjon: Studentregistrering: Avdeling for utdanning (heretter forkortet til UTA) Oppmelding til eksamen: UTA Søknad tilrettelegging eksamen: Fakultetsadministrasjonen 3 gangers regelen: Institutt Innlevering godkjent arbeidskrav: Institutt og fagperson Innlevering eksamensbesvarelser: Fakultetsadministrasjonen og institutt Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 1.3 Eksamensbesvarelser oppbevaring og kassasjon Sikre at eksamensbesvarelser blir oppbevart og arkivert på forsvarlig måte i henhold til regelverk/kassasjonsregler ved UiT. Gjelder alle eksamensbesvarelser (skriftlige skoleeksamener, prosjektoppgaver, rapporter, mastergradsoppgaver og elektroniske innleveringer i Fronter). Definisjoner: Arkiverings-/kassasjonsreglene angir retningslinjene for oppbevaring av eksamensbesvarelser som nevnt ovenfor. 2

3 Fakultetsadministrasjonen og UTA. Fakultetsadministrasjonen oppbevarer alle originale eksamensbesvarelser fra innleveringstidspunktet. Besvarelsene skal oppbevares innelåst, og arkiveres- /kasseres etter kassasjonsreglene ved UiT. Originale eksamensbesvarelser utlånes ikke. Elektroniske innleveringer i Fronter lagres elektronisk, og finnes derfor ikke i papirformat. Lagring skjer via Usit. UTA har det overordnede ansvaret for dette. Kassasjonsregler 1.4 Skriftlige eksamensdatoer Studenter skal kunne finne datoer for skriftlige skoleeksamener på StudentWeb. Gjelder for alle emner med skriftlige skoleeksamener ved fakultetet. Definisjoner: Planlegge eksamensdatoer for alle skriftlige skoleeksamener. Eksamensdatoene må ikke kollidere med andre emner som har skriftlig eksamen i samme studieprogram og/eller anbefalte valgemner. Fakultetsadministrasjonen setter opp forslag til eksamensdatoer. Instituttene kontrollerer og godkjenner datoene. Fakultetsadministrasjonen lager forslag til eksamensdatoer som sendes til instituttene for redigering og kontroll. Etter redigering og kontroll sendes forslaget tilbake til Fakultetsadministrasjonen, som etter endelig godkjenning av instituttene, sørger for at eksamensdatoene blir registrert i FS og kunngjort på nettsidene til UiT. 1.5 Eksamenskommisjoner - godkjenning Sikre at alle eksamenskommisjoner for alle emner er godkjent av Studieutvalget innen en gitt dato før eksamen avholdes. Gjelder alle emner. Definisjoner: Vedtak i SU der eksamenskommisjonene er godkjent før eksamener avholdes. 3

4 Fakultetsadministrasjonen og institutt. Fakultetsadministrasjonen henvender seg til instituttene for innhenting av eksamenskommisjoner for alle emner. Dette gjøres to ganger hvert semester. Først innhentes kommisjoner for skriftlige skoleeksamener, deretter resterende eksamener. Skriftlige skoleeksamener: Fakultetsadministrasjonen sender en oversikt over alle emner med skriftlig skoleeksamen som tilbys gjeldende semester. Listene genereres fra FS og oversendes instituttene via ephorte og e-post. Instituttene bes om å registrere fagperson og ekstern sensor og returnere til Fakultetsadministrasjonen innen en gitt frist. Fakultetsadministrasjonen legger saken til SU for godkjenning. Muntlige eksamener, rapporter, prosjektoppgaver, master: Samme prosedyre som for skriftlige skoleeksamener, men i tillegg bes det om eksamensdato for muntlige eksamener, rapporter m.m. Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 39 Kvalitetssikringssystemet ved Universitetet i Tromsø 1.6 Eksamensoppgaver skriftlige skoleeksamener Sikre at eksamensoppgaver for alle skriftlige skoleeksamener blir produsert av fagperson og levert til Fakultetsadministrasjonen innen gitt frist. Sensorveiledning skal følge hver oppgave. Gjelder alle emner med skriftlig skoleeksamen. Definisjoner: Oppgavetekster til skriftlige skoleeksamener. Institutt/fagperson og Fakultetsadministrasjonen. Fakultetsadministrasjonen henvender seg til institutt/fagperson for innhenting av eksamensoppgaver for aktuelle emner. Nye maler til eksamensoppgaver ligger tilgjengelig for fagpersonene på instituttenes egne sider. Kun disse malene skal benyttes, og det er instituttenes ansvar å gjøre malene tilgjengelig for sine fagpersoner. Eksamensoppgaver som gis på norsk skal foreligge i begge målformer, og engelskspråklige emner skal kun gis i engelsk utgave. Dersom samme oppgave skal gis i begge målformer og/eller annet språk skal det kun gis ett oppgavesett der målform og språk er integrert i hverandre. Man ønsker kun ett oppgavesett som kan deles ut til alle studentene uavhengig av hvilket språk eller målform som er valgt. 4

5 Eksamensoppgaver kan oversendes Fakultetsadministrasjonen på følgende måter: Elektronisk via e-post. Må avtales med eksamenspersonalet på forhånd på grunn av sikkerhetsmessige årsaker. Oppgaven skal foreligge i pdfformat. I papirform via rekommandert internpost eller annen registrert post i lukket konvolutt. Personlig levering til eksamenspersonalet ved fakultetet. Eksamensoppgaven sendes Fakultetsadministrasjonen innen gitt frist for kontroll av språk, målform, at riktig forsidemal er benyttet og at informasjon gitt på forsidemalen er riktig. Dersom hjelpemidler tillates, skal fagpersonen være til stede i eksamenslokalet før eksamen starter for å godkjenne disse. Frist for levering av eksamensoppgaver er 5 virkedager før eksamen. Dersom oppgaven leveres for sent vil instituttet selv være ansvarlig for at opplysninger gitt på oppgavens forside er korrekt og at riktig språk/målform er benyttet. I tillegg må instituttet ta ansvaret for kopiering av oppgavesettet. Det skal leveres like mange eksemplarer som det er oppmeldte studenter, pluss 5 eksemplarer ekstra. Det er ikke tillatt for fagpersonen å levere oppgaven direkte i eksamenslokalet. Etter avholdt eksamen legges eksamensoppgaver og sensorveiledninger på nettsidene til NT-fakultetet. I tillegg skal eksamensoppgavene arkiveres i ephorte. Kvalitetssikringssystemet ved Universitetet i Tromsø Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 1.7 Ekstern eksamensavvikling Definisjoner: Sikre at ekstern eksamensavvikling gjennomføres på forskriftsmessig måte. Gjelder alle eksamener som avholdes eksternt. Eksamener som avholdes utenfor universitets lokaler. Fakultetsadministrasjonen Søknad om avvikling av eksamen eksternt sendes Fakultetsadministrasjonen Det skal være avklart med fakultetet før tilbudet settes i gang. Det skal være tungtveiende grunner for å få innvilget søknad, og det stilles krav om at minst 3 studenter skal avlegge samme eksamen på samme sted. 5

6 Instituttene kan innvilge søknad om desentralisert eksamen. Instituttene vil da stå som ansvarlige for hele gjennomføringen av eksamen. I slike tilfeller kan enkeltstudenter få ta eksamen. Fakultetet skal informeres om slike vedtak. Ekstern institusjon må kontaktes for å sikre at det finnes kvalifisert personell til eksamensavviklingen. Reglene og prosedyrene er de samme som for eksamensavvikling i UiT sine lokaler. Eksamenspapirer sendes kontaktpersonen i god tid før eksamen, senest 5 virkedager før eksamen. Papirer som sendes er: o Eksamensreglement o Trekkskjema o Kandidatliste o Eksamensoppgaven o Omslagsark o Innføringsark o Kladdepapir o Tags Ekstern kontaktperson sender eksamensbesvarelser og overskuddspapirer til NT-fak umiddelbart etter eksamen er avholdt. I tilfeller der det er få studenter, bes det om at eksamensbesvarelsene skannes og sendes eksamenspersonalet via e-post i pdf-format dersom mulig. Dette for raskere utsending til eksamenskommisjon. Originale besvarelser må sendes NT-fak som registrert postforsendelse. Merk at forsendelsen må være adressert med fakultetets navn på første linje. og vedlegg: Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 12 Utfyllende bestemmelser for NT-fakultetet 1.8 Godkjenning av eksterne sensorer Alle eksterne sensorer på fakultetet skal være godkjent av Studieutvalget. Gjelder alle eksterne sensorer for hele fakultetet. Definisjoner: Ekstern sensor må godkjennes av Studieutvalget for å kunne utføre sensurarbeid ved fakultetet. Fakultetsadministrasjonen. Fakultetsadministrasjonen henvender seg til instituttene for innhenting av eksterne sensorer som ønskes oppnevnt for en 3-årsperiode. Liste over tidligere godkjente og benyttede, pluss nye sensorer som er kommet til siden forrige samleoppnevning, sendes instituttene som utgangspunkt for oppdatering. 6

7 Etter instituttenes forslag til eksterne sensorer legges saken til Studieutvalget for godkjenning. Etter Studieutvalgets vedtak sendes oppnevningsbrev til alle oppnevnte eksterne sensorer. Eksterne sensorer ligger på instituttenes fellesområde for sine ansatte. Kvalitetssikringssystemet ved Universitetet i Tromsø Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø Ekstraordinær eksamen Sikre at fakultetets studenter i studieprogram som med gyldig grunn ikke har fått gjennomført sine obligatoriske eksamener får avlagt disse. Fakultetets studenter. Definisjoner: Eksamen som fakultetet i særlige tilfeller kan arrangere for studenter som fakultetet finner godtgjort ikke kan vente til neste ordinære eksamen, og som ikke fyller kravene til å delta på utsatt eksamen eller på kontinuasjonseksamen. Institutt og Fakultetsadministrasjonen Søknad sendes fakultetet. Det arrangeres ikke utsatt eksamen eller kontinuasjonseksamen i forbindelse med ekstraordinære eksamener. Forskrift for eksamen ved Universitetet i Tromsø Formelle feil ved eksamen Sikre at fakultetets studenter får en gjennomgang av eksamensavleggelsen dersom de mener at det har forekommet formelle feil under selve eksamen. Gjelder alle klager på formelle feil ved fakultetets eksamener. Definisjoner: En formell feil under eksamen kan for eksempel være feil ved eksamensoppgaven, eksamensavvikling, gjennomføring av sensuren og lignende. Fakultetsadministrasjonen og institutt. Formelle feil ved gjennomføring av eksamen kan påklages. 7

8 Klage på formelle feil behandles først av det institutt som er faglig ansvarlig for eksamen. Instituttet har anledning til å omgjøre egne vedtak til gunst for klageren. Instituttet må derfor vurdere om klagen gir grunnlag for å omgjøre vedtaket. Dersom det finner at vedtaket ikke kan omgjøres, underrettes klageren om dette. Klagen vil bli oversendt universitetets klagenemd for videre behandling. Hvis klagen er fremsatt før sensur har falt og klager besto eksamen, bør klager informeres om at sensurvedtaket oppheves dersom klagen gis medhold. Det kan da tenkes at klageren ønsker å trekke klagen før den er behandlet i klagenemda. For nærmere detaljer om behandling av klager på formelle feil ved eksamen, se Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kapittel 14 Forvaltning av klagesaker ved Universitetet i Tromsø. Lov om universiteter og høyskoler 5-2 Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kapittel 14 Forvaltning av klagesaker ved Universitetet i Tromsø 1.11 Elektronisk innlevering av eksamensbesvarelser i Fronter Formålet med prosedyren er å sikre at elektroniske innleveringer av eksamensbesvarelser skjer på en sikker og lett administrativ måte, samt sikre at anonymitet opprettholdes der det skal være blindsensur av besvarelsene. Gjelder alle elektroniske eksamensinnleveringer som skal vurderes. Definisjoner: Fakultetsadministrasjonen oppretter og administrerer innleveringsmapper i Fronter. a) Ved elektronisk innlevering av eksamensbesvarelser/arbeider som skal inngå i vurderingsgrunnlaget skal Fronter benyttes. Det er ikke anledning til å levere besvarelser via e-post. b) Eksamenssekretariatet ved fakultetet oppretter mapper i Fronter for innlevering av besvarelser som skal inngå i vurderingsgrunnlaget. Vilkår for å benytte Fronter er at eksamenskommisjonen på forhånd har akseptert at besvarelsene leveres elektronisk. c) Dersom det ikke foreligger aksept fra kommisjonen om bruk av Fronter for mottak av besvarelser, må studentene levere besvarelsene ferdig trykt i 3 eksemplarer. Besvarelsene leveres til eksamenssekretariatet ved fakultetet. d) Eksamensoppgaver som skal legges ut i Fronter skal sendes eksamenssekretariatet ved fakultetet i pdf-format dersom de 8

9 oversendes elektronisk. e) Utskrift av besvarelser fra Fronter må besørges av instituttet. f) Lagring av besvarelser fra Fronter på CD-plate og lignende må besørges av instituttet. g) For innleveringer som ikke skal inngå i vurderingsgrunnlaget er det instituttenes eget ansvar å opprette innleveringsmapper i Fronter. h) Innlevering av eksamensbesvarelser i Fronter skal leveres samlet som ett dokument i pdf-format. Besvarelser av andre typer formater vil anses som ikke levert. Unntak er besvarelser som av faglige og/eller tekniske grunner ikke kan konverteres til pdf. Det skal da være opplyst om dette i oppgaveteksten. i) Innleveringsmapper i Fronter vil inneholde et dokument som forteller studenten hvordan filer som leveres i Fronter skal være navngitt. Det skilles mellom anonym og ikke anonym innlevering og informasjonen som legges i Fronter vil være tilpasset det gjeldende emnet. Anonyme filer skal navngis med kurskode og kandidatnummer, for eksempel MAT-0001 kandidatnr 1. Ikke anonyme filer navngis eksempelvis MAT-0001 Fornavn Etternavn. j) Instituttene må i god til før eksamen starter sende følgende informasjon til eksamensansvarlig ved fakultetet: Åpningstid for mappen (dato + klokkeslett) Innleveringsfrist (dato + klokkeslett) Navn på ekstern sensor E-postadresse til ekstern sensor og vedlegg: 1.12 Eksamens- og sensurordninger - godkjenning Sikre at eksamensordningene er godkjent av Studieutvalget før undervisningen starter. Sikre at sensurordningene for alle emner er godkjent i Studieutvalget før eksamen avholdes. Gjelder for alle emner på fakultetet. Definisjoner: Vedtak i Studieutvalget som viser at eksamensordningene er godkjent før emnebeskrivelsene kunngjøres på nett, og at sensurordningene er godkjent før eksamenene avholdes. 9

10 Fakultetsadministrasjonen har ansvar for at ordningene legges fram for godkjenning i Studieutvalget. Instituttene har ansvar for å avgjøre hvilke ordninger som skal gjelde for de ulike emner, og levere lister til fakultetsadministrasjonen som angir hvilke ordninger som gjelder for deres emner. Fakultetsadministrasjonen henvender seg til instituttene for innhenting av eksamens- og sensurordninger. Oversikt over alle emner med eksamens- og sensurordninger fra forrige vår/høst sendes instituttene for oppdatering. Fakultetsadministrasjonen legger saken fram for godkjenning i Studieutvalget. Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 10 og 39 Utfyllende bestemmelser for eksamener ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi 1.13 Godkjenning av kandidater til eksamen Sikre at alle studenter som har fått godkjent sine arbeidskrav til eksamen får adgang til denne, og de studenter som ikke har fått godkjent sine arbeidskrav ikke får adgang til eksamen. Gjelder alle studenter på fakultetet som er oppmeldt til eksamener i emner som har obligatoriske arbeidskrav for å få adgang til eksamen. Definisjoner: For mange emner forutsettes det at obligatoriske arbeidskrav er oppfylt for å få adgang til eksamen. Kontroll og registrering av dette skal foretas i forkant av hver eksamen. Fakultetsadministrasjonen og fagperson/institutt. Fakultetsadministrasjonen henter lister fra FS over alle emner med arbeidskrav til eksamen. Listene sendes instituttene med frist for tilbakemelding så snart som mulig og senest 2 uker før eksamen. Studenter som ikke har fått godkjent arbeidskrav blir informert om dette via e- post som sendes via FS Individuell tilrettelegging under eksamen Så langt det er mulig og faglig forsvarlig, forsøke å oppveie de ulemper som en funksjonsnedsettelse medfører for kandidaten i eksamenssituasjonen, samtidig som det i størst mulig grad skal sørges for at alle kandidatene prøves 10

11 likt. Alle studenter med spesielle behov og som søker om tilrettelagt eksamen innen søknadsfristen. Definisjoner: En student kan få individuell tilrettelegging dersom han av særlige grunner (sykdom eller funksjonsnedsettelse etc.) har behov for dette i forbindelse med eksamener. Fakultetsadministrasjonen behandler søknadene. Instituttene fungerer som rådgivende instans. Studenten må framsette skriftlig søknad til fakultetet. Søknadsfristene er: 1. februar i vårsemesteret 1. september i høstsemesteret Fakultetet kan gi dispensasjon fra søknadsfristen i særskilte tilfeller. Søknader skal være dokumentert med legeattest eller spesialisterklæring av ny dato med mindre ordninger skjer på et annet enn medisinsk grunnlag. Dokumentasjonen må angi hvilke spesifikke vansker studenten vil ha i forbindelse med de aktuelle eksamensformene som vedkommende søker tilrettelegging for. Avslag på søknad om individuell tilrettelegging kan påklages. Første klageinstans er fakultetet. Dersom klagen ikke tas til følge oversendes saken til universitetets klagenemd for videre behandling samtidig som studenten blir informert om dette. Fakultetsadministrasjonen har ansvar for å følge opp innvilgede tilrettelegginger. Vedtak om individuell tilrettelegging under eksamen skal registreres i FS. Fristene for registrering i FS er: 15. mars i vårsemesteret 15. oktober i høstsemesteret Eksamenspersonellet ved fakultetsadministrasjonen må i eksamensperioden daglig hente ut lister fra FS som viser hvilke tilrettelegginger som til enhver tid skal følges opp. Selve saksbehandlingen av søknader om individuell tilrettelegging under eksamen skal gjøres i Ephorte. Det er svært viktig å være oppmerksom på at et vedtak om tilrettelegging ikke er fullført før det er registrert i FS. Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø Kandidatnummerering 11

12 Alle kandidater skal ha ett kandidatnummer for hvert emne de skal avlegge eksamen i. Gjelder for fakultetets eksamensoppmeldte studenter. Definisjoner: Kandidatnummerering sikrer at anonymiteten til studenten blir ivaretatt for emner med blindsensur. Fakultetsadministrasjonen. Fakultetsadministrasjonen kandidatnummererer alle eksamensoppmeldte studenter. Dette skal gjøres så snart fristen for annullering av eksamensoppmelding er gått ut. Ved behov kan fakultetet kandidatnummerere før trekkfristen er gått ut. Kandidatene får ulike kandidatnummer til de ulike eksamenene. Studentene vil finne kandidatnummer for aktuelle eksamener på StudentWeb Klage på sensurvedtak Sikre at studenter som klager på sensurvedtak innen klagefristen får gjennomført ny sensur av sin eksamensbesvarelse. Alle studenter som innen fristen klager skriftlig på sensurvedtak. Definisjoner: Eksamensbesvarelse blir sensurert på nytt av en ny og uavhengig eksamenskommisjon. Fakultetsadministrasjonen og institutt. En student kan skriftlig klage på karakteren for sine egne prestasjoner. Frist for å klage på sensurvedtak er 3 uker etter at sensur er kunngjort. Dersom studenten har bedt om begrunnelse for sensurvedtaket er fristen for å klage på sensurvedtaket 3 uker etter at kandidatene har mottatt begrunnelsen. Det kan ikke klages over bedømmelse av muntlig prestasjon eller annen bedømmelse som på grunn av prøvens art ikke lar seg etterprøve, for eksempel praksisvurdering. Klager skal framsettes skriftlig til fakultetet. Klager skal journalføres i ephorte og registreres i FS. Sensurfrist for klager er 3 uker etter at klagen er journalført jf. Eksamensforskriften

13 Ansvarlig institutt har ansvar for å opprette ny eksamenskommisjon som fungerer som klageinstans. Klageinstansen skal foreta en ny og uavhengig karakterfastsetting, og klageinstansens vedtak er endelig og kan ikke påklages. Ny karakterfastsetting kan gå til gunst eller ugunst for klager. Siste sensur gjelder, slik at det ikke er noen valgfrihet mellom opprinnelig karakterfastsetting og karakterfastsetting etter klage. Ved deleksamen der karakteren inngår i beregningen av endelig karakter, er det ikke anledning til å fremsette klage for karakterfastsettelsen før den endelige karakteren på emnet er kunngjort. Klage over karakterfastsettelse av gruppeeksamen må undertegnes av alle medlemmene i gruppen før den kan fremsettes. Dersom den endelige karakteren er fastsatt på grunnlag av både skriftlig og muntlig eksamen, og klage får medhold i klage på sensuren på den skriftlige delen av eksamen, holdes ny muntlig eksamen for fastsetting av endelig karakter. Dette gjelder selv om klagebehandlingen gikk til ugunst for klager. Fakultetet har ansvar for selve klagebehandlingen, herunder utsendelse av nødvendige papirer til eksamenskommisjonen og brev til studenten når ny sensur foreligger. Fakultetsadministrasjonen endrer opprinnelig karakterfastsetting i vurderingsprotokollen i FS. Lov om universiteter og høyskoler 5-3 Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 42 og 46 Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kapittel 14 Forvaltning av klagesaker ved Universitetet i Tromsø Kontinuasjonseksamen Sikre at fakultetets studenter i studieprogram får avlagt sine eksamener for å oppnå en grad. Alle studenter som har strøket på siste ordinære eksamen. Pass på konflikt med 3-gangersregelen. Definisjoner: Kontinuasjonseksamen er en eksamen som kan avvikles for kandidater som ikke består siste avholdte ordinære eksamen. Kontinuasjonseksamen skal avvikles i begynnelsen av semesteret etter siste ordinære eksamen. Fakultetsadministrasjonen og institutt Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 22 Utfyllende bestemmelser for eksamener ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi 13

14 1.18 Kunngjøringer eksamensrelaterte Sikre at informasjon om viktig eksamensrelatert informasjon er kunngjort og tilgjengelig for studenter og ansatte. Gjelder alle datoer som har tilknytning til eksamener. Definisjoner: Emnebeskrivelser på nett (eksamensdatoer) Eksamensdatoer skriftlige eksamener på nett Eksamensdatoer muntlige eksamener Innlevering eksamensbesvarelser i papirform og elektronisk form Kunngjøring sensur på StudentWeb Emnebeskrivelser på nett (eksamensdatoer): Fakultetsadministrasjonen Eksamensdatoer skriftlige eksamener på nett: Fakultetsadministrasjonen Eksamensdatoer muntlige eksamener: Fagperson/Institutt Innlevering eksamensbesvarelser i papirform og elektronisk form: Institutt/Fagperson Kunngjøring sensur: Fakultetsadministrasjonen Eksamensdatoer på nett skriftlige eksamener: Fakultetsadministrasjonen Emnebeskrivelser på nett: Instituttenes ansvar å kunngjøre emner til satte frister Eksamensdatoer muntlige eksamener: Fagperson/Instituttenes ansvar. Kunngjøres via Fronter, forelesninger, e-post eller oppslag Dato for innlevering av eksamensbesvarelser i papirform og elektronisk form: Fagperson/Instituttenes ansvar, kunngjøres via Fronter, forelesning, e-post eller oppslag Kunngjøring sensur: Fakultetsadministrasjonen legger inn sensur i FS og kunngjør sensuren på StudentWeb for studentene Muntlige eksamener Sørge for gode rutiner slik at muntlige eksamener blir gjennomført på tilfredsstillende måte både for student, fagperson og ekstern sensor. Gjelder alle muntlige eksamener på fakultetet. Definisjoner: Institutt og Fakultetsadministrasjonen For muntlige eksamener skal følgende være klart på forhånd: Dato Klokkeslett 14

15 Rom Eksamenskommisjon Vurderingsprotokoll Kontrakt om sensur til ekstern sensor. Fakultetsadministrasjonen henvender seg til institutt for eksamensdato. Instituttet reserverer rom og ansvarlig fagperson kunngjør eksamensdato for studentene. Fakultetsadministrasjonen godkjenner kandidatene til eksamen og leverer vurderingsprotokoll til eksamenskommisjonen. Fakultetsadministrasjonen leverer Kontrakt om sensur til ekstern sensor leveres ansvarlig fagperson i forkant av eksamen Sensorveiledning Det skal utarbeides sensorveiledning for alle eksamener. Alle eksamener. Definisjoner: En sensorveiledning er en skriftliggjøring av det faglige grunnlaget eksamen skal bedømmes på. Instituttene Sensorveiledningen kan utformes generelt for faget, eller spesifikt for den enkelte eksamensoppgaven, jf. Kvalitetssystemets kapittel 12. Sensorveiledningen kan ikke unntas offentlighet, og fakultetet kan selv bestemme hvordan innsyn skal gis. Ordningen gjelder for ordinære eksamener fra og med Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 38 Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kapittel Sensurfrister Sikre at sensur blir kunngjort innen fristens utløp. Gjelder alle fakultetets emner Definisjoner: Den tiden eksamenskommisjonen har til å gjennomføre sensur. 15

16 Institutt og fagperson Sensurfristen er 3 uker. For selvstendige arbeider normert til 20 studiepoeng eller mer er fristen 6 uker. I enkelte og uforutsette tilfeller er det kun universitetsstyret som kan gi dispensasjon fra sensurfristen. Universitetsstyret vedtok at de samme fristene skal gjelde for klage på sensurvedtak. Fristen løper fra den dagen klagen er journalført. Universitetsstyret har fattet vedtak om at det skulle innføres økonomiske sanksjoner ved forsinket sensur. Ved sensur som kunngjøres mer enn en uke etter fristens utløp, trekkes fakultet/instituttet med kr 1 000,- per besvarelse på den enkelte eksamen. Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø Kapittel 12: Forvaltning av eksamen og sensur ved Universitetet i Tromsø Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø Registrering av sensur Registrere og overføre sensur til protokoll slik at studentene får tilgang til sensur for avlagte eksamener. Alle emner på fakultetet. Definisjoner: Vurderingsprotokoll er en liste med navn eller kandidatnummer til alle studentene som er oppmeldt til eksamen i det aktuelle emnet etter trekkfristens utløp og hvor karakteren skal påføres av sensorene. Fakultetsadministrasjonen. Sensur skal meddeles fakultetet via original vurderingsprotokoll. Protokoll sendes sensorene sammen med eksamensbesvarelsene. Sensur skal ikke meddeles på annen måte enn via original protokoll. Alle sensorene skal signere skjemaet. Skannet kopi av vurderingsprotokollen kan sendes eksamenspersonalet via e- post, men da må minst en av sensorene skrive en bekreftelse på at sensuren er korrekt. Denne sensuren registreres i FS. Videre må den originale vurderingsprotokollen med signaturer fra alle medlemmene i eksamenskommisjonen sendes til eksamenspersonalet ved fakultetet. Resultatet ved alle karaktergivende vurderingskombinasjoner skal lagres elektronisk og i papirprotokoll (original vurderingsprotokoll). Det skal kun være en original papirprotokoll. Protokollene skal oppbevares for alltid og på brannsikkert sted. Alle kandidater skal ha et resultat, for eksempel karakter, legeerklæring, ikke møtt, trekk under eksamen, etc. Sensorene skal kun føre på karakteren, mens 16

17 eksamenspersonellet ved fakultetet fører på legeerklæring, ikke møtt. Det skal alltid benyttes to personer til registrering av sensur og sensurregistrering i FS. Første-puncher legger inn sensuren, mens andrepuncher registrerer for andre gang i kontrollmodus. Andre-puncher oppdaterer og overfører resultatet til protokollen i FS. Sensuren blir da umiddelbart tilgjengelig på studentveven. Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kapittel Utsatt eksamen Sikre at fakultetets studenter som har levert legeattest ved siste ordinære eksamen får framstille seg til utsatt eksamen tidlig i påfølgende semester. Gjelder alle fakultets studenter som innen fristen leverer legeattest ved ordinær eksamen. Definisjoner: Eksamen som arrangeres for studenter som har vært syke, eller som har hatt annen gyldig grunn til fravær ved siste ordinære eksamen. Institutt og Fakultetsadministrasjonen Ved akutt sykdom gis det rett til utsatt eksamen. Ved andre særskilte grunner kan det også gis rett til utsatt eksamen dersom forholdet dokumenteres. En student som blir syk under eksamen må levere trekkskjema, straks oppsøke lege og levere legeattest. Legeattest/dokumentasjon må leveres til fakultetsadministrasjonen senest 2 døgn etter den første eksamen som attesten gjelder for. Dersom det ikke lar seg gjøre å framskaffe slik attest innen fristen, må studenten ta kontakt med fakultetsadministrasjonen før fristen utløper. Legeattesten må inneholde opplysninger om hvilke eksamener den gjelder for, samt tidsrom for sykdomsperioden. Sykemelding til bruk overfor arbeidsgiver godtas ikke som legeattest. Ved hjemmeeksamener og lignende eksamensformer av flere dagers varighet, kan det i særlige tilfeller gis et begrenset antall ekstra eksamensdager dersom studenten kan dokumentere uforutsette problemer av medisinsk karakter, dødsfall i nærmeste familie og lignende. Ved eksamener som varer mer enn to uker kan det gis utsatt innleveringsfrist med inntil to dager. Ved eksamener med kortere varighet kan det gis utsatt innlevering med én dag. Studenter som ikke klarer å fullføre med ekstra tid har rett til utsatt eksamen. Eksamensformen ved utsatt eksamen skal være den samme som ved ordinær eksamen. I emner med mappeevaluering er det instituttene som avgjør hvordan utsatt eksamen skal gjennomføres. Dette skal klart framgå av emnebeskrivelsen. 17

18 Utsatt eksamen skal arrangeres så snart som mulig etter at forfallsgrunnen er opphørt og normalt senest to måneder inn i det nye semesteret. Studentene må selv melde seg opp til utsatt eksamen. Frist for oppmelding til utsatt eksamen er: 15. januar for vårsemesteret 15. august for høstsemesteret En eksamensmelding til utsatt eksamen er bindende og kan derfor ikke annulleres. Det arrangeres ikke kontinuasjonseksamen for utsatt eksamen. Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø 17 og 21 Utfyllende bestemmelser for eksamener ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi 1.24 Utsending eksamensbesvarelser til eksamenskommisjoner Sikre at eksamenskommisjoner som skal sensurere får eksamensbesvarelsene så raskt som mulig etter eksamen for gjennomføring av sensur. Gjelder alle skriftlige skoleeksamener, prosjektoppgaver, rapporter, mastergradsoppgaver og elektroniske innleveringer i Fronter Definisjoner: Administrere etterarbeidet for eksamener på en rask og forsvarlig måte. Fakultetsadministrasjonen. Skriftlige innleveringer: Fakultetsadministrasjonen sender kopi av eksamensbesvarelser fra skoleeksamener, prosjektoppgaver, rapporter, mastergradsoppgaver til eksamenskommisjoner per post. Brev med nødvendige vedlegg følger med til eksamenskommisjonene. Elektroniske innleveringer: For elektroniske innleveringer i Fronter sendes passord for tilgang til aktuelt emne til ekstern sensor. Tilgangen gjelder innleverte besvarelser som skal sensureres/kontrolleres. Det sendes ikke papirkopier til eksamenskommisjoner der innleveringen er elektronisk. Det må i så fall besørges av instituttet. Samme prosedyre med brev og vedlegg som for besvarelser i papirformat sendes eksamenskommisjonene. Brev til eksamenskommisjonen Uttrekk fra Forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø Sensurkontrakt til ekstern sensor Godtgjøring til sensorer ved NT-fakultetet til ekstern sensor 18

19 1.25 Årshjul eksamensarbeid Gjøre ansatte ved fakultetet kjent med alle frister som gjelder eksamensarbeide i løpet av studieåret Gjelder for alle institutt på fakultetet Definisjoner: Datoer som viser frister for institutt/ansatte for eksamensarbeidet i studieåret (frist for eksamensdatoer, eksamenskommisjoner, vurderings- og sensurordninger med mer). Fakultetsadministrasjonen Fakultetsadministrasjonen setter fristene i samarbeid med instituttene. Godkjent årshjul skal sendes instituttene som legger det på sine hjemmesider til informasjon for sine ansatte. 19