UiOs regler for studentforeningers PR og markedsføringsarbeid

Transkript

1 UiOs regler for studentforeningers PR og markedsføringsarbeid Artikkelen er skrevet av Christian Frey Dahl i Studentliv Artikkelen er opprinnelig utarbeidet i til bruk for deltagere på Studentlivs kurs i PR og markedsføring. Samtidig fungerer den også som en god kilde for deg som ikke har deltatt på dette kurset, men ønsker en grunnleggende innføring i temaet. Det finnes en del lokalkunnskap om hvordan ting skal gjøres ved UiO. Det finnes noen reglementer og en del praksis. Hovedregler Plakater Det er ulike typer oppslagstavler på UiO. De som er offisielle er merket og her kan du ikke henge opp plakater. På en del tavler kreves det stempel for å få henge opp, da står det informasjon om hvor du får stempel. Noen tavler kan du henge fritt på. Vis god plakatskikk og ikke henge steder hvor du synes en plakat er i veien. Bannere Du kan henge opp bannere på Frederikkebygningen. Dette må du søke Teknisk avdeling, Driftsområde Vestre Blindern om lov til. 1

2 Flyers For å dele ut flyers på lesesalene må du søke den enkelte lesesal om lov. Oppslag med regler og prosedyrer for dette finnes på den enkelte lesesal. Stand Hvis du vil stå på stand må du søke Teknisk avdeling om lov. Du må kontakte de som er ansvarlige for driftsområdet der du vil stå. I tillegg er gjeldene praksis for stands nedskrevet i et eget dokument (se lenger bak). Telefonnummer til Driftsområdene finner du på Klikk på driftsområder og finn det området du ønsker å ha stand. I semesterstart gjelder egne regler for stands på Fredrikkeplassen og Blindern campus. I utgangspunktet skal alt gå gjennom STUDiO eller Studentliv. Ta kontakt i god tid før semesterstart! Sponsing Dersom dere har et samarbeid med en sponsor når dere deler ut flyers, står på stand e.l. er gjeldene praksis fra UiO på dette nedskrevet i et eget dokument (se lenger bak). Dette dokumentet kommer til å bli erstattet av et regelverk innen kort tid. Universitas Universitas er et fint sted å promotere sine aktiviteter. Dere kan enten be dem ta dere med i oversikten over hva som skjer, eller prøve å få dem til å skrive en reportasje om det dere driver med. Se 2

3 Web sider Dersom din forening ønsker å ha hjemmesider på UiOs område kan dere kontakte USIT. Se Sponsing - UiOs gjeldene praksis Universitetet i Oslo ser på studentforeninger og -aktiviteter som en viktig del av miljøet ved universitetet, og ønsker derfor å legge til rette for deres aktiviteter. Dette inkluderer å gi foreningene mulighet til å skaffe seg inntekter fra sponsorer og samarbeidspartnere. Universitetet har imidlertid visse regler for og begrensninger på foreningenes sponsorvirksomhet. Denne oversikten gjør rede for hovedreglene og -føringene innenfor dette feltet. Den bygger på vedtatte reglementer, avgjørelser i enkelttilfeller og opparbeidet praksis. Oversikten gjelder kun studentforeningers sponsoraktiviteter. Andre regler kan gjelde for direkte profilering ved universitetet av eksterne parter som ikke samarbeider med en studentforening. 1) Studentforeningene er selvstendige rettslige subjekter og har ingen rett til å inngå avtaler med en tredje part som på noen måte forplikter Universitetet i Oslo med mindre man har innhentet tillatelse til dette. Tillatelse vil i noen tilfeller fremgå av de reglementer som regulerer for eksempel sponsorvirksomhet. I andre tilfeller vil man måtte søke universitetet om tillatelse i det enkelte tilfelle. 2) Foreningens sponsorvirksomhet må ikke bryte norsk lov. 3) Universitetet har satt og kan sette begrensninger på sponsorvirksomheten utover dette. Dette vil i hovedsak blir gjort i følgende tilfeller: Dersom en sponsoravtale hos en forening kommer i konflikt med tidligere avtaler universitetet har gjort. 3

4 Dersom en sponsoravtale hos en forening kan bidra til å svekke universitetets renommé Dersom en sponsoravtale hos en forening kan påføre universitetet merarbeid eller utgifter 4) At et tilfelle ikke er regulert av eksisterende reglement, betyr ikke nødvendigvis at det er tillatt. Ved tvil bør en forening som ønsker å inngå en sponsoravtale, drive reklame eller lignende søke råd hos Teknisk avdeling. 5) Teknisk avdeling håndhever disse reglene og avgjør tvilstilfeller. Ved nye problemstillinger og nye typer aktivitet, kan Teknisk avdeling gi midlertidige bestemmelser inntil endelige er vedtatt. 4

5 Særregler for ulike aktiviteter På de neste sidene finner du særregler for ulike typer aktuelle aktiviteter, som gjelder i tillegg til hovedreglene over. Tidsskrifter, programtrykksaker og lignende - Det er tillatt med reklame i disse. - Teknisk avdeling kan sette restriksjoner på hvor og når man har lov til å distribuere slike trykksaker, for eksempel hvor det er tillatt å sette stabler av trykksaken slik at folk skal ta dem med seg. Løpesedler - Det er tillatt med logo / reklame for en sponsor på foreningens løpesedler. - Teknisk avdeling kan nekte distribusjon av løpeseddelen dersom reklamen får en så dominerende plass at løpeseddelen fremstår som sponsorens trykksak og ikke foreningens. - Teknisk avdeling kan sette restriksjoner på hvor og når man har lov til å distribuere løpesedler. Plakater og oppslag - For plakater og oppslag gjelder samme bestemmelser som løpesedler når det gjelder sponsorprofilering. - Plakater må kun henges på angitte oppslagstavler. For noen av disse opphengsstedene gjelder spesielle regler (oppslag må stemples, kun en viss type oppslag er tillatt etc). - Plakater som henges utenfor oppgitte steder vil bli fjernet. Universitetet forbeholder seg retten til å fakturere foreningen for 5

6 utgiftene ved å fjerne plakater som er hengt opp på steder det ikke er tillatt. Bannere - På bannere er det ikke tillatt med profilering av sponsorer. Dette inkluderer gjengivelse av sponsorens logo. - Banneropphengning skjer kun etter tillatelse fra Teknisk avdeling, som også vil kunne orientere om tillatt maksimumstørrelse på bannere. Stands - Standsvirksomhet er regulert av et eget reglement av 20/ Her vil man finne detaljbestemmelser utover det som er nevnt her. - For å avholde en stand må man ha tillatelse fra Teknisk avdeling. Det finnes et eget søknadsskjema som må brukes. Standsreglementet er gjengitt på søknadsskjemaet. - Det er ikke tillatt med salgsvirksomhet fra stands. Unntaket er salg direkte relatert til foreningens virksomhet, for eksempel salg av billetter til arrangementer, egenutgitt litteratur og lignende. Virksomhet som kan oppfattes som kommersielt salg er ikke tillatt selv om det skulle ha tilknytning til foreningens formål ( Studentforeningen for salg av billige elektriske artikler på universitetsplassen ). - Det er ikke tillatt med reklame/profilering av sponsorer på stands, utover det som fremkommer under punktene Plakater og Løpesedler. Salg av sponsors produkter er ikke tillatt. - Se ellers under avsnittet Spesielle tider og steder. Arbeidslivsmesser, fagmesser og lignende - Studentforeninger som ønsker å avholde slike arrangementer må søke Teknisk avdeling. 6

7 - I forbindelse med slike arrangementer vil det i utgangspunktet være tillatt for sponsorer/deltagere/standsholdere å profilere seg og sin virksomhet. - Salg av sponsorers/deltageres produkter er i utgangspunktet ikke tillatt. Etter søknad til Teknisk avdeling kan det åpnes for salg av trykksaker / litteratur og lignende. Profilering via e-post og på web - Det er ikke tillatt å profilere sponsorer via e-post. - På foreningens websider er det tillatt med sponsorprofilering i samme omfang som på plakater (dvs. gjengivelse av sponsorens logo). - Sponsorprofilering via e-post og web er regulert av universitetets ITreglement og av det midlertidige reglementet for studentforeningers bruk av weben. Disse bør studeres nøye. Utdeling av vareprøver, distribusjon av eksterne trykksaker - Universitetet har en svært restriktiv holdning til utdeling av vareprøver eller reklame for en ekstern part på universitetets område. Dersom en studentforening ønsker å gjøre noe slikt, må dette klareres i hvert enkelt tilfelle med Teknisk avdeling. - Når det gjelder distribusjon av eksterne trykksaker, løpesedler og lignende, skal dette skje etter tillatelse fra Teknisk avdeling. - Oppheng av eksterne plakater skal kun skje dersom det ikke går utover studentforeningers og universitetets egne oppslag og plakater. Det er kun tillatt med oppslag for sosiale og kulturelle arrangementer som har studenter og universitetsansatte som en del av målgruppen. Det er ikke tillatt med reklame for produkter eller med salgsoppslag. 7

8 Andre gjenytelser enn profilering - Det hender at foreninger inngår avtaler med en ekstern part der gjenytelsen eller deler av gjenytelsen fra foreningens side ikke innebærer direkte profilering av sponsoren, men andre tjenester. I den grad slike gjenytelser kan skade universitetets renommé, påføre universitetet merarbeid eller -utgifter, eller på annen måte forplikter universitetet, må foreningen ha innhentet tillatelse fra Teknisk avdeling. Spesielle tider og steder - Universitetet kan begrense adgangen til å drive sponsorprofilering til enkelte tider og på enkelte steder. Et eksempel er ved mottaksseremonien for nye studenter i begynnelsen av høstsemesteret, der det ikke er tillatt med noen form for sponsorprofilering eller profilering av studentforeninger. Andre eksempler på tider og steder der muligheten til å profilere seg selv eller sine sponsorer kan være begrenset, er i forbindelse med større universitetsarrangementer, i forbindelse med nye studenters fagpåmelding og lignende. Teknisk avdeling har oversikt over dette, og ved tvil bør man spørre dem om hva som er lov. - Universitetet kan gi en enkelt studentforening eller -arrangement enerett til sponsorprofilering innenfor en bestemt tid eller område. Det betyr at andre studentforeninger som ønsker å drive sponsorprofilering innenfor disse tidene og områdene, må innhente tillatelse fra den som har fått enerett i tillegg til å søke Teknisk avdeling. For tiden har følgende foreninger/arrangementer fått slik enerett-status: Fadderordningen, Studentfestivalen, Bjørnegildet og Justivalen - For disse arrangementene gjelder noe utvidede tillatelser når det gjelder hva slags sponsorvirksomhet som kan drives. Midlertidige retningslinjer for bruk av universitetsplassene på Blindern og i Sentrum i forbindelse med regulære, større studentarrangementer / 8

9 studentfestivaler av 15/ gir utfyllende opplysninger. Universitetet vil være svært tilbakeholdne med å utvide tilfellene av slik enerett, men dersom en studentforening eller studentarrangement ønsker å få tildelt enerett til sponsorprofilering innenfor en bestemt tid eller område (for eksempel i forbindelse med et større arrangement på fakultetet man hører til), kan man søke Teknisk avdeling særskilt om dette. Innhenting av tillatelser - Teknisk avdeling gir tillatelse til de ulike typer sponsorvirksomhet. Søk i god tid. - I enkelte tilfeller vil man måtte innhente tillatelse ikke bare fra Teknisk avdeling, men også fra for eksempel fakultetet, SiO eller andre studentforeninger. - Med Teknisk avdeling menes i utgangspunktet områdeleder for det aktuelle driftsområdet på universitetet. Tolkning og håndheving - Teknisk avdeling står for håndheving og tolkning av bestemmelsene om studentforeningers sponsorvirksomhet. Dersom man er i tvil, bør man derfor rådføre seg med dem. 9