KVARTERSTYREMØTE REFERAT. Kvarterstyret, ASF, RF, Samfunnet, Filmklubben, Immaturus, Adm. leder TIL STEDE. PR-ansvarlig FRAVÆRENDE

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Kvarterstyret, ASF, RF, Samfunnet, Filmklubben, Immaturus, Adm. leder TIL STEDE PR-ansvarlig FRAVÆRENDE DATO 16:30 TID Kontoret STED Styreleder ORDSTYRER Adm. leder REFERENT GODKJENNING AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjennes. KONSTITUERING Vedtaksforslag: Kvarterstyret konstitueres for vår 2015 med følgende sammensetning: Leder Khiem Tran, Bookingansvarlig Johanna Gjefsen, Produksjonsansvarlig Ingrid Marie Indrefjord, Driftsansvarlig Per-Martin Jensen, Frivilligansvarlig Simen Skaret Karlsen, PR-Ansvarlig Marita Vikingstad og Økonomiansvarlig Anders Borgersrud. Styret konstitueres ved akklamasjon ØKONOMIORIENTERING Regnskap oktober Oktober er gjort opp med et overskudd på ,-. Med de andre regnskapsperiodene i året viser det et samlet overskudd på ,-. Oktober har vært en svært god måned og har vært en av de beste månedene i Inntektene i oktober utgjør ,- og kostnadene utgjør ,-. Salget har vært sterkt denne perioden og alle postene har gått over budsjettet utenom vin og snacks. Snacks utgjør ikke en stor del av salget vårt, og har i denne sammenhengen ikke en større betydning.

2 Lønnskostnadene ligger på et normalt nivå, de er litt over budsjettet, men disse avvikene skyldes hovedsakelig periodiseringen. Varekostnadene ligger på et nivå som reflekterer at salget har vært høyere enn budsjettert, og derfor følger de med. Driftskostnader ser noen avvik. Driftsmaterial, inventar og serveringsmateriell utgjør en større del av kostnadene denne perioden, og har hittil i år oversteget budsjettet med betydelige summer. Dette skyldes til dels at vi har hatt et høyere aktivitetsnivå for salget enn først antatt i budsjettet, men også at det forekommer en del svinn og tap. Dette er noe som blir fulgt opp. Avviket i reiser og gaver skyldes kostnader som ikke var planlagt da budsjettet ble laget, dette har vært engangskostnader. Driftskostnader er ,- over budsjettet, deler av dette skyldes som tidligere skrevet et høyere aktvitetsnivå, men også at det har vært større innkjøp i oktober. Helhetlig har det vært et høyere kostnadsnivå enn ønskelig. Dekningsgradene er helhetlige solide for måneden og for hele året er det samlet en høyere grad enn budsjettert. Dette skyldes at det er andre salgsgrupper som selger mer enn det som var forventet av budsjettet. Oktober viser en samlet dekningsgrad på 3% over budsjettet, noe som har opphav i et sterkt salg av flere varegrupper. Salget av softsprit og rusbrus og cider viser svakere dekningsgrader, dette skyldes varetellingsfeil som har oppstått. Disse vil ikke normaliseres helt før i starten av et nytt regnskapsår. Salget av mat har en spesielt god dekningsgrad, og salget i denne varegruppen har vært særdeles solid denne perioden. Helhetlig for året har mat vært en god inntektskilde. Det har vært noen endringer i balansen i form av finansielle anleggsmidler. Kvarteret har forskuddsbetalt TONO-avgiften for ASF og RF. Dette medfører en balanseendring på om lag ,-. Dette er et kortsiktig lån som er gitt til Dorgene, slik at de eksterne arrangørene ikke skal påføres en svekket likviditet som følge av TONO. Postene er blitt revidert nylig, og vil endre seg i regnskapet for desember til den reviderte TONO summen. Balansen til Kvarteret blir ikke svekket i noen stor grad på grunn av dette. Det er lite risiko forbundet med det kontantutlegget. Etter planen skal dette være betalt tilbake innen mai Oktober har vært en særdeles bra måned og salget har vært sterkt. Utgiftene har et større nivå enn ønsket, men dette er til dels et resultat av et høyere aktivitetsnivå enn antatt i budsjettet. Salgsanalyse november November har hatt et totalsalg på ,- som er ,- over budsjettet på ,-. Dette tilsier at budsjettdifferansen er på ,-. Sett i henhold til 2013 er det et positivt avvik på ,-. Salget pr. uke har vært sterkere i alle ukene (44-48) med unntak av uke 46, da salget er en god del svakere enn i Uke 48 viser et helhetlig salg som er veldig sterkt, salget ligger mot Dette skyldes i stor grad to svært sterke dager i slutten av uken. Ukedagene i snitt ser en vekst ifra 2013 med et samlet snitt på om lag 0,5% hver dag. Dette er en sterk oppgang sett i henhold til at november vanligvis ikke er den måneden man forventer et større salg. Det har vært en oppgang fra 2013, noe som samsvarer med at salget har vært sterkere.

3 Kvarteret sine salgspunkt har i november solgt for ,-. Dette er en 1% økning fra Dorgene har denne måneden også hatt et skuffende salg, samlet har de solgt for ,- noe som er en nedgang i fra 2013 på ,-. Dette har i lengre tid vært en trend som har blitt observert, og i 2015 vil det være vesentlig å ta tak i denne trenden for å forsikre seg om salget deres ikke avtar med så store summer hver måned. Derimot har salget fra andre arrangører vært sterkt i november. Samlet salg for andre arrangører ligger på ,-, og dette veier opp for salgsinntektene Dorgene ikke har solgt for. Skiftene til Dorgene ligger på noe litt lavere enn i fjor, men det er avvik som er å forvente og helhetlig veier alle opp for hverandre. Dette medfører at det realistisk ikke har vært noen færre skift for Drogene enn i fjor, det har bare vært forskjellige arrangører. SStjernesalen, Grøndahls og Teglverket har hatt salg som er av en lavere sum enn i Det eneste utsalgstedet som har solgt for mer enn i 2013 er Halvtimen. Det er å forvente at Halvtimen skal gjøre det bedre enn i Salget i Stjernesalen ligger på om lag det samme nivået som fjoråret, det er et avvik på 5.000,-. For Grøndahls og Teglverket foreligger det et betydelig avvik. Helhetlig for november har det vært et sterkt salg som har vært over budsjettet. Det er Halvtimen som dytter totalsalget over budsjettet. Styreleder påpeker at kostnader til renhold har gått over budsjett på grunn av en regning fra 2013 som ble betalt i Økonomiansvarlig påpeker at dorgene har hatt en betraktelig nedgang i salg ved sine arrangement og at dette må jobbes med i KOORDINERING MED DRIFTSORGANISASJONENE Skriftlige orienteringer til styremøter Det er et ønske fra Kvarteret at Dorgene sender inn skriftlige orienteringer til styremøtene. Disse orienteringene skal gi en kort status. Bakgrunnen for dette er å bedre informasjonsflyten mellom Dorger og Kvarteret. Dette vil også spare tid på styremøtene når orienteringene sendes ut med sakspapirene. Videre vil orienteringene referatføres. Samfunnet er negative og reagerer på måten dette ble lagt frem på. Det hadde vært mer hensiktsmessig at Dorgelederne fikk delta i denne beslutningen og ikke bli pålagt ekstra arbeid uten videre deltagelse. Styreleder er enig i at dette kom brått på og at dorgene skulle blitt informert før en beslutning ble tatt. Videre sier styreleder at det går mye tid på styremøtene til muntlige orienteringer og at skriftlige orienteringer vil korte ned tiden. Booking- og frivilligansavrlig påpeker at det er viktig for synligheten ovenfor andre frivillige. KK sier at det er et mål for Kvarteret at Dorgene er synlige. Skriftlige orienteringer gir en bedre dokumentasjon. Styreleder legger til at vi alle er i et gjensidig avhengighetsforhold og har et felles ansvar for å drive dette huset. Derfor er Dorgene med på styremøtene. Det viktigste for Kvast er å vite at Dorgene har det bra. Samfunnet legger til at dette skaper en unødvendig arbeidsmengde og at det bør holde at det leveres skriftlige orienteringer til GF hvert semester.

4 Konklusjon: Skriftlige orienteringer er ønskelig, men ikke obligatorisk. Tas til etterretning av Dorgene. Styreleder spør om Dorger ønsker å delta på styremøtene. Filmklubben sier nei og føler at dette har blitt et krav pålagt av Kvast. Samfunnet synes det er bra å få snakket direkte med Kvast. Immaturus synes det er fint med direkte kommunikasjon og tilbakemeldinger. RF er positive og sier det er fint å få informasjon som en ellers kanskje ikke hadde fått og at det er informasjon å ta tilbake til eget styre. ASF lilker den direkte kontakten med Kvast, og det er nødvendig i forbindelse med låneavtalen, men påpeker at det ikke er behov for å være med på enkelte deler av møtet. Det er et ønske fra alle at tempoet på møtene økes. Økonomiansavrlig foreslår at tiden Drogene må være tilstede kan kortes ned ved at man kun tar en gjennomgang av salgsanalysen med Dorgene. Frivilligansvarlig kommenterer at det må være mulig å dele opp møtet på en fornuftig møte slik at det er klare retningslinjer for hva som er aktuelt for Dorgene. Konklusjon: Dorgen er tilstede under orientering av salgsanalysen og koordinering med drifsorganisasjonene. DISKUSJONER Utlegg- og underskuddsgaranti for Kraftfestivalen Notat fra Synne Røli Kraftfestivalen ønsker at Kvarteret stiller med underskudddsgaranti for festivalen som arrangeres 6-8. februar. Styreleder sier at en form for støtte kan være mulig, men en underskuddsgaranti er lite aktuelt. Eventuelle utlegg er en annen sak dersom vi vet at pengene er sikret gjennom tilskudd fra støtteordninger Kraftfestivalen har søkt. Styrleeder påpeker at dette arbeidet burde blitt påbegynt på et tidligere tidspunkt. Bookingansvarlig kommenterer at en garanti vil gi skeiv fordeling i forhold til andre arger. Økonomiansavrlig foreslår en eventuell garanti som tilsvarer sosialpengene til Kraft. Styreleder påpeker at dette ikke er tatt med i budsjettet overhodet. Konklusjon: En underskuddsgaranti er lite aktuelt. Kvarteret kan være behjelpelig med eventuelle utlegg, men Kvast trenger mer tid til å finne ut hvordan dette kan løses. Jubileum 2015 Styreleder informere om møte i jubileumskomitéen onsdag 3.desember. Mer informasjon kommer fortløpende.

5 VEDTAK V3001 Godkjenning av referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret godkjenner referat Kvarterstyret godkjenner referat Enstemmig vedtatt V3002 Vedtaksforslag: Evaluering ved skjenkekontroll Notat fra Knut N. Svihus Kvarterstyret vedtar å ta initiativ til fellesevalueringer etter negative rapporter fra skjenkekontrollører hvor både de involverte frivillige fra vaktetaten og skjenkegruppen er med, samt driftsleder som var på jobb Endringsforslag: Kvarterstyret vedtar å ta initiativ til fellesevalueringer etter negative rapporter fra skjenkekontrollører på etterfølgende LG-møte Endringsforslag enstemmig vedtatt V3003 Godkjenning av PG-Ting Protokoll fra PG-Ting Vedtaksforslag: Kvarterstyret godkjenner PG-Ting for høst 2014 F4 M0 A1 Vedtatt