REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST IKKE TIL STEDE

Transkript

1 REFERAT KVARTERSTYREMØTE , kl 16:15 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Eksternansvarlig/Nestleder Skjenkeansvarlig Internansvarlig Prosjektansvarlig Erik Oramas Anette B. Moen Charlotte Hoem Stian Dahle Trond Haugom ADMINISTRATIV LEDER Gustav Birkeland REPRESENTANTSKAPET t v/au Espen Lehn-Nilsen IKKE TIL STEDE Økonomiansvarlig Thomas Calder REFERENT Charlotte Hoem

2 DAGSORDEN Innkalling og dagsorden godkjent med endringer. Ymse: Anette, Stian. ORIENTERINGER LEDER - Skibasmøte - Hatt overlapping SKJENKEANSVARLIG - Vaktet - Vært på Hansamøte med adm. leder - Oppdatert 700-menyen i RMS - Gått igjennom rutiner med orgsek igjen - Kvartet INTERNANSVARLIG - Kvartopplæring - Fått litt opplæring EKSTERNANSVARLIG - Kvartet - Jobbet på Verftet - Prøve å få til BT-møte i løpet av denne eller neste uke. ØKONOMIANSVARLIG - Thomas er bortreist, så Muffe hjelper ham frem til han er tilbake. - I følge Muffe har Thomas fått nesten nok opplæring, men Thomas vil ha mer. Også litt opplæring fra adm. leder. - Startet opp igjen økorådet for dorger og arger igjen. PROSJEKTANSVARLIG - Brannvakt på Verftet - Overlappet - Ryddet toalettene i OK49 - It-avdelingsmøte om nettverksproblemer på brakkene ADM. LEDER - Møte med hansa med skjenkeans. - Skibas-møte - Møte med revisor, regnskapsfører og rettsvesenet - Utarbeider nye billettrutiner o Innfører kasseapparat for de arrangører med høy billettomsetning - Jobber med saker til koordineringsmøte med UiB - Jobber med ny samarbeidsavtale med USF - Har mottatt klager på rydding etter fest i brakkene i helgen o Vi kommer til å motta faktura for ekstra renhold på grunn av dette - Jobber med budsjettmodellen - Fått beskjed om å tømme toaletter

3 - Hatt møte med Jens Tanstad vedrørende DAK2, gjenåpning og romvesenet/prokom sin rolle i forbindelse med byggeprosjektet RS V/AU - Hatt julegalla - Vært med på ryddesjau i Teglverket - Kan Samfunnet hente tingene sine? Ekstern spør. - Neste RS-møte: Mandag 8. desember kl på brakkene. - Fjern tagging fra toalettene. - RS har tenkt å foreslå et org. sem. 0: Vaktstyret og kvarterstyret på hyttetur i slutten av februar. Reiselag. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig Glem - Avlyst grunnet eksamenslesing. Dorg - Skulle hatt dorg-møte forrige ute, grunnet ansvarlig vertskap - Snakket jevnlig med alle sammen - RF hjalp til på Emergenza. Kanskje interessert i å hjele til senere - Holder på med vårsemesteret. - Samfunnet inn på NG2. Vinkvelder? - Samfunnet og ASF har fått nye styrer, men har ikke mottatt nye styrelister. - Even i tidligere RF: På jakt etter ting til jubileumsboka til RF. Vil inni Stillhet, men det er vanskelig. Kan få lete gjennom eskene i Teglverket, som ikke er der. RF vet ikke hvor eskene er hen. Økonomirapport - Rapport ligger ved. Skriv fra adm. leder, økonomiansvarlig og leder DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm. leder - Lite nytt, men koordineringsmøte med UiB 12. desember - Kontorlokaler; romprogramkomite. Rom og funksjons-program for et nytt bygg som skal erstatte Villaen. Nå er det lite midler og byggevilje, men viktig og starte det teoretiske arbeidet. - Vedlikehold av eksisterende bygg. - Finansiering av inventar. Det er det ikke tatt høyde for, verken møbler eller lyd- og lysutstyr. - Alle byggtekniske ting vi hadde oversikt over før vi stengte, skal fikses av UiB. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Diakonale Høgskolen: Verftet/Røkeriet 21. august Innsamlingskonsert sammen med oss. - BSI Dans: Leie av lokaler i det nye huset. Kan ikke ta stilling til dette ennå. - Grammo: Gått ut ifra ca. tall som vi har regnet sammen. - Leie av barkrakker: Fått henvendelse om lån av barkrakker. Vi er for å leie de ut, så frem avtalen er ok. Silje H. har oversikt over avtaleforhandlingene. AD Skibasseminar Muntlig orientering fra avtroppende leder - Spørsmål om vi ska prøve å ha et skibasseminar i februar.

4 - Både Kvast, Skibas og RS. - Tidspunkt: Alt etter første uken av februar passer. Uke 7? - Temaer: Økonomistyring Budsjett og regnskap. Investeringer. Eksterne aktører på ledelse og administrasjon. Ekstern ser på dette i julen. Forventninger til Kvastmedlemmer Muntlig orientering fra leder - Vi er ledere for fellesskapet. Det vi gjør, må begrunne med at det er felles best for alle. - Drive økonomisk sett for studentene i Bergen. - Passe på å gi informasjon! - Viktig å melde frafall minimum en dag i forveien. - Når vi får mail fra eksterne aktører, bruk funksjonen: Svar alle. Husk at Gustav ikke står på Kvastlisten. Arbeid i julen Muntlig orientering fra leder - Julekvarteret. Arbeidslistene er satt opp, ekstern prøver å finne arrangementer. - Åpningsuke for Universitet - Pr må på plass! Rekruttering må på plass. Skjenke følger, leder hjelper til. - Følge opp kommunen, at vi får støtte fra Verftet. - Styrelister må på plass i løpet av julen! Sakspapirer Muntlig orientering fra leder - Husk å bruke korrekte maler når du sender mail innad i organisasjonen. - Det ligger maler på wikien, skjenke sender ut de maler hun har siden den ikke er oppe og går for øyeblikket. Ordensvaktkurs vaktetaten Skriv fra vaktstyret - De som allerede har jobbet tre semester, må binde seg for vårsemesteret De som har jobbet et eller to semester, må binde seg for både vår- og høst-semesteret I tillegg så må alle som får kurset binde seg til å jobbe den første måneden. Skjenke følger. Nachspiel brakkene Muntlig orientering prosjekt - Øl i hub/switch? - Det har stått søppel i brakkene sine åpningen. Vaskeren nektet å vaske. De har nå vasket, men vi får en faktura på dette. - Søppel må kastes når det ryddes. - Bildene vi har fått fra vaskerne, viser tydelig at dette er etter ASF sitt rot. Vi sender dem regningen. - Opprette en liste over hvem som henter nøkkelen hos kvarten. Skjenke lager skjema. - Søppeldunker på brakkene. Gustav spør driftsområdet om vi kan få 1-2 søppeldunker. - Skjenke sender mail til glem. Diverse forslag. VEDTAKSSAKER GODKJENNING AV REFERAT Til grunn: Referat 38-08, sendt som eget vedlegg i PDF Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat » For: 5 Mot: 0

5 Avholdende: KØSKILLER Til grunn: Skriv fra Andreas Grimne Hjortland «Kvarterstyret vedtar at Vaktetaten kan bruke inntil kr. 600 på å forbedre køskillerne som brukes i NG2.» For: 0 Mot: 5 Avholdende: FØRSTEHJELPSKURS Til grunn: Skriv fra Andreas Grimne Hjortland «Kvarterstyret vedtar å bruke inntil kr. 9000,- på førstehjelpskurs for vaktetaten, skjenkegruppa, kraftetaten og kvartene, såfremt kurset blir bekreftet med prisoverslag innen 31. desember 2008 og avholdes innen februar 2009.» For: 5 Mot: 0 Avholdende: BINDINGSKONTRAKTER Til grunn: Referat Skriv fra Prosjektansvarlig Forslag trukket. OPPSUMMERING Anette følger Samfunnetrydding. Anette følger skibasseminartemaer. Anette følger arrangementer julekvarteret. Anette følger ASF-nachspiel Charlotte følger rekruttering og rekrutteringsmateriell. Charlotte følger ordensvaktkurs. Charlotte følger brakkevaktskjema. Charlotte følger brakkesjekk på søndager. Charlotte følger førstehjelpskurs. Thomas følger økorådet Trond følger Teglverket. Alle følger sine arbeidsgrupper. YMSE

6 RIS & ROS