KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Konflikt mellom arbeidsgruppene vakt og skjenke Det har over det meste av dette semesteret vært en pågående konflikt mellom Vaktetaten og Skjenkegruppen. Torsdag toppet eskalerte det til forhold som ble en utfordring for driften av huset. Flere vakter gikk blant annet av vakt i protest, noe som skapte store utfordringer for kvartene med å administere et hus med bar- og kafédrift, i tillegg til RF sine arrangementer. Kvarterstyret samlet seg til et ekstraordinært møte der alle rapportene fra dagen før ble gjennomgått. Et medlem av Vaktstyret ble også invitert til å gi sin orientering. Kvast utarbeider et skriv som skal sendes ut til hele organisasjonen angående hendelsen. Dette er ikke et skriv som retter kritikk mot spesifikke grupper eller medlemmer, men som konkret forteller om hva som har skjedd, og hva som bør gjøres i fremtiden for å unngå slike hendelser igjen. Skrivet blir ferdigstilt i løpet av mandag Uteservering og bandrom eksl. fra skjenkebevilling Vi fikk i forrige uke, 22.05, innvilget uteservering i bakgården frem til 23:00 alle dager. På de gamle arealene, tredje etasje og andre etasje utenfor Stjernesalen har vi fortsatt rettigheter til 01:00. Kontor for Skjenkesaker har riktignok ingen oppdatert plantegning over arealet utenfor Stjernesalen, de har bedt meg om å skravere det aktuelle området. Det er derimot ikke mulig å bruke noen av uteserveringene før vi har utarbeidet nye vaktrutiner for å kontrollere de nye arealene. Stillhet er også nå også eksludert fra skjenkebevillingen. Skjenkeansvarlig utarbeider retningslinjer for hvordan dette skal administreres, sprit vil for eksempel normalt ikke godtas. Man må også få på plass ordninger som sikrer at alkohol fra Stillhet ikke finner veien ut til skjenkearealet vårt. Band og andre brukere av rommet må få klar informasjon på forhånd, det bør også henges opp informasjon på døren ut fra Stillhet. Skjenkeansvarlig jobber med dette tirsdag Prosessen videre med dorgeforhandlinger Leder, prosjektansvarlig og skjenkeansvarlig fra avtroppende Kvast hadde et møte med dorgene. Møtet var nok noe skuffende for dorgene, som muligens kom med håp om å signere en avtale, mens vi i det påtroppende kvast heller trengte møtet til å gjøre oss grunnleggende kjent med hele prosessen. Øko og leder i påtroppende kvast vil ha et møte med Kør v/ Tennfjord i forbindelse med Kvastmøte onsdag Vi vil på grunnlag av dette utarbeide et forslag til implementering av fordelingsmodellen og sende dette ut til dorgene i løpet av Forslaget vil bli sendt ut med forbehold om at budsjett og regnskap fra dorgene sendes inn i forkant av vårt neste møte på søndag På grunnlag av dorgenes regnskap vil vi ta stilling til om vi i det hele tatt er positive til fordelingsmodellen.

2 Vi har satt av uke 23 til videre forhandlinger med dorgene om det skulle bli nødvendig. Sak vedr. ansettelsesprosessen til Sommerkvarteret Avtroppende skjenkeansvarlig har intervjuet flere av de som har blitt intervjuet i forbindelse med Sommerkvarteret sine ansettelser. Informasjon fra disse intervjuene, samt en rapport fra Astrid i Sommerkvarterstyret vil bli sammenfattet til en sak til Kvastmøte ØKONOMIANSVARLIG 3. EKSTERNANSVARLIG 4. INTERNANSVARLIG 5. PR-ANSVARLIG 6. PROSJEKTANSVARLIG Skilting er kome opp på søylen og viser no vegen mot garderoben. Denne kom opp på måndag (31.5) med raude bokstavar, noko som bryt med den tidlegare fargeblandinga grått, brunt og kvitt (Knott) og kan dimed opne for estetikkdiskusjonar. Har elles tatt del i to ekstraordinære kvarterstyremøter (28.5 og 31.5). 7. SKJENKEANSVARLIG 8. ADMINISTRASJONEN Har skrevet ukast til sakspapirene til koordineringsmøtet på torsdag. Møtet vil hovedsakelig dreie seg om våre ankepunkter ved ferdigstilling av DAK2. Det har gått mye tid til oppfølging

3 av Sakti denne uken i forbindelse med innstramminger av rutiner for raskere fakturaflyt. Forhåpentligvis vil endringene bidra til raskere fakturahåndtering. Det finnes også ekstra endringer som kan iverksettes hvis dette ikke blir tilfelle. Kassesystemet har blitt synkronisert med budsjettets kontosystem og skal kunne gi korrekte tall for importøl fra junirapporten. Samtidig har skjema for ukesrapport for sommerkvarteret blitt utviklet. 9. REPRESENTANTSKAPET

4 internnotat Fra Leder Til Kvast AD: Ansettelsesprosess - SommerKvarteret Formål: Redegjøre for ansettelsesprosessen til Sommerkvarteret og foreslå hvordan Kvarterstyret bør forholde seg til dette. Det kom til Kvarterstyrets oppmerksomhet at det var noe misnøye rundt ansettelsesprosessen som Sommerkvarteret har hatt i forkant av sin oppstart På bakgrunn av dette har undettegnende bedt om en rapport fra Astrid Schjelderup Istad, Personalansvarlig i Sommerkvarterstyret, i tillegg har jeg intervjuet noen av de som har vært gjennom ansettelsesprosessen til Sommerkvarteret. Noen kritikkverdige forhold kom frem under de intervjuene jeg gjorde, det mest sentrale som kom frem var at noen av spørsmålene som ble stilt virket irrelevante i forhold til stillingsbeskrivelsen. Det skal blant annet ha blitt spurt om man er villig til å gjøre stunts, og om hva man er villig til å gjøre for å få mest mulig tips. Det har også kommet frem av intervjuene at informasjonen vedr. om man har fått stillingen eller ikke har vært manglende. Utover dette virker det som Sommerkvarterstyret har gjort en god ansettelsesprosess gitt de stramme tidsrammene de måtte gjøre dette under. Jeg foreslår at det for neste år utarbeides retningslinjer for hvordan en ansettelsesprosess skal foregå, som innarbeides som et vedlegg til kontrakten til et mulig neste Sommerkvarter. Foreslår å delegere dette til eksternansvarlig. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

5 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Innkalte Møtt fra RS Andre deltakere Fraværende Ordstyrer Referent , kl. 16:15 i Stillhet Kvarterstyret, Administrativ leder, medlem av Representantskapet Øyvind Kinsey Eirik Magnar Høydal og Sigrid J. Strand Økonomiansvarlig, Internansvarlig Stian Dahle (leder) Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling Dagsorden ble godkjent ved akklamasjon 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) RS Orienterte om konflikter i vaktetaten Eksternansvarlig Hadde orienteringsmøte med de nye dorgene Internansvarlig Vært på opplæring Vært i møte med dorge, pg og kvast

6 Leder De to siste ukene har vært preget av mye småarbeid, og det meste i tilknytning til å snart troppe av som leder. Fokuset fremover har ligget i overlapping mellom meg, ny leder og internansvarlig, men også i å arbeide med et overlappingsseminar for gamle og nye kvastere. Seminaret vil ta for seg de mest relevante utfordringene kvarterstyret står for samlet, og vil ta for seg en del fallgruver, informasjon om organisasjonen generelt, og en innføring i hva som ligger i det å sitte i kvarterstyret. Jeg føler et slikt seminar har vært på sin plass å gjennomføre da det i mine 1 1/2 år i styret ikke har fått en felles innføring i hva det innebærer å sitte i styret. Forberedelser i forkant og etterkant av forrige ukes skibasmøte har også tatt en del tid. Dette for å forberede innstillinger til utløsning av midler i investeringsplanen til kvarteret, og ferdigstille avtalen om sommerkvarteret. Dorgeavtalen har blitt diskutert i et møte mellom kvast og dorgene, og det viktigste som kom frem her var at alle vedleggene signeres separat, og at kvarteret ikke ønsker å diskutere videre forhandlinger uten å ha mottatt regnskap og budsjett fra dorgene (immaturus er de enste som har levert Personalsaker har ikke i stor nok grad blitt behandlet hverken av oss eller de som skal ta opp saken. Dette er problematisk da det skaper dårlig stemning. Brudd på tidligere vedtak har også blitt begått, og er noe som kommer til å bli tatt tak i til neste uke. Drift og avvikposten viser fremdeles en del ting som er galt med huset. Folk prøver å bruke vinduene i Grøndahls som inngangsdør. De som prøvde i går var for store, men i og med at viduene også kan brukes til levere ut øl ol., er det kanskje på tide å feste på kjettinger som gjør at vinduene kun kan åpnes en liten glipe. Luft kommer inn, ølglass kommer ikke ut. Immaturus kunne ikke betale for sine bonger som forhåndsavtalt med skjenke kvast. Skjenke Vært på møte med kør Vært i dorgemøte Håper på å få ferdig dorgeavtalen før sommerferien Kvarteret har fått skjenkeløyve i bakgården frem til 11 om kvelden Var kvart på lørdag Thomas spør: hvorfor er det ikke lov å drikke utenfor stjerne Lars svarer: det er lov det Thomas spør: kan dere klargjøre bongsystemet for backstage til høsten? Lars svarer: ja Thomas spør: bandrommet i tivoli, skal dere bruke samme system der? Lars svarer: nei, jeg trodde det ikke skulle brukes som band rom, fordi det har vært lager i det siste

7 Avvik Folk bruker vinduene i puben som inngangsdør, og til å smugle ut øl. Orgsek tar videre Immaturus Kunne ikke betale for bonger Lars tar videre Økonomi Gjennomgang av rapporten fra april DAK fikk igjen penger av Bergen Kommune for leie av verftet Marte spør: går det an å det inn på budsjettet fra 2009 Thomas svarer: Nei det er så godt som ferdigstilt Øyvind spør: må import øl under en egen konto Thomas svarer: jeg skal i møte om det i morgen Stian svarer: Når kommer varelagermodulen Thomas svarer: Det kommer en beta i sommer og en testversjon i løpet av august Marte spør: Lave tall på vin og tobakk, er det noe vi må gjøre for å få de opp? Lars svarer: Flaskesalget er veldig dårlig men vi selger en del glass Det går litt nedover likviditetsmessig 3. Innboks Spørsmål om vi skal in under verneombudet til uib Thomas tar saken videre En del diskusjon rundt klager på sommerkvast Lars tar saken videre UiB ønsker omvisning på DAK med gruppe med studenter fra utenlandske universiteter 9 juni. Lars tar saken videre Uib spør om de kan bruke villaen i sommer Vi vil foreslå at de heller bruker Stillhet Sommerkvarteret ønsker å sette ned internprisen på øl til 30, kvast holder prisen til 34 Spørsmål via om vi har gjort en undersøkelse av klientellet ved kvarteret En del diskusjon rundt telefonene Sigrid J. Strand gikk 17:35, Bendik kom

8 4. AD Ingen AD meldt 5. Vedtak V2001 Godkjenning av referat Til grunn: Referat VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2002 Til grunn: Vedtak av innstilling til investeringsplan Skriv fra daglig leder En del diskusjon rundt backlinen i investeringsplanen Thomas foreslår å kutte punkt 6 VEDTAKSFORSLAG Kvast vedtar innstilling til SKiBAS på investeringsbudsjett for høst 2010 med en ramme på ,- eks. mva For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2003 Vedtak om mandat til innkjøp av projektorer

9 Til grunn: Notat fra Prosjektansvarlig & skriv om projektorer VEDTAKSFORSLAG Kvast vedtar å gi Thomas Honningsvåg mandat til å kjøpe inn projektorpakken i henhold til rammene i vedlagt plan, gitt at skibas gir ut middler For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2004 Til grunn: Vedtak om fakturering av BORG for sprengte høytalerelementer Notat fra Prosjektansvarlig VEDTAKSFORSLAG Kvast vedtar å fakturere Studentforeningen BORG for kr ,20 for utgifter som følge av sprengte høytalerelement 6. februar. For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står