KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Støy og utservering Jeg har vært i møte med en leverandør av markiseløsninger (16.08) for å ta en titt på uteserveringen vår. Jeg fikk et anslag på rundt ,- for noe som ville være hensiktsmessig, skjerming til under den prisen er lite sannsynlig. Støy har blitt malt med to strøk, men vi belager oss på å ikke bruke dette lokalet om vi ikke absolutt må, vi holder oss til offisiell åpning av dette lokalet 20. september som avtalt på siste Kvarterstyretmøte. Møte med Amatørkulturrådet i Bergen Kommune Jeg har vært i møte med Amatørkulturrådet (17.08) som skal ha et stort arrangment i Grieghallen 11. september. Vi kan få en standplass der, og jeg sa at vi mulig også kan bidra med et foredrag om studentkultur og frivillighet, men kommer da tilbake til dem med et opplegg i løpet av denne uken. Pressesak Vi kom ikke på trykk i BT, selv etter en omstendig runde med intervju. Jeg forsøker fortsatt å få en sak i BT denne uken, men henvender meg da til kulturavdelingen. Vi får en sak i Studvest denne uken om skjenkepolitikken som skal opp i Stortinget til høsten. Fadderuken Fadderuken går sin gang, og som forventet har ikke alt gått helt knirkefritt. Jeg har invitert leder for Psykologi og leder for Mat.Nat til et evalueringsmøte i forbindelse med Kvarterstyretmøte (18.08), forhåpentligvis kan vi få til bedre kommunikasjon til neste år. Jeg har med vilje valgt å ikke sende inn noen lengre saker denne uken i og med Fadderuken, satser på å få gjennom handlingsplan og evaluering av Sommerkvarteret inn i neste ukes dagsorden. 2. ØKONOMIANSVARLIG KØR og budsjett Eg har vore i fleire møter med KØR med tanke på periodisering av budsjettet til hausten (eit slags revidert revidert budsjett). Vi har òg sett på korleis faktura og liknande er kontert og ført for å sjå kva som er brukt til no og for å oppdage eventuelle feilføringa og feilkonteringar. Vi har oppdaga ein del feil. Elles har det vore ein god del budsjettarbeid som legg grunnen utarbeiding av eit budsjett for Ein modell for sosialpengar er like rundt hjørnet og det burde vere mogleg å få den ferdig innan ein til to veker. Garderobelappar

2 Eg har starta oppatt med vårens favorittprosjekt. Eg droppar sponsar og trykker heller rekrutteringstekst på baksida. Adm.leiar lagar ny bakside og når denne er ferdig blir dette sendt til trykkerifirmaet. Vonleg trykker dei desse raskt slik at dette langvarige miniprosjektet blir ferdig. 3. EKSTERNANSVARLIG Fadderuka Har den siste uka forsøkt å få bitene på plass for fadderuka, noe som har vært vanskelig da ikke all kontaktinformasjon til de forskjellige arrangørene har vært tilgjengelig. Ble endelig ferdig med å sette opp totalt fadderprogram på mandag morgen, det er sendt til arg-listen. Kraft har fått kontaktinfo til de som skal ha fester utover uka for å avtale det tekniske. Har hatt mye frustrasjon med å finne kontakinformasjon til de som skulle arrangere mandag, noe som har ført til mye unødvendig trøbbel. Det er likevel positivt at så mange ønsker å bruke huset, de aller fleste fakulteter osv skal innom oss i løpet av uka. Phono Har også snakket med lederen for Phonofestivalen og gitt tilbakemelding på hvilke rom de kan bruke under festivalen. Skal i møte med frivilligansvarlig så fort som mulig. Der ønsker jeg å ha med Skjenkeansvarlig, leder for Kraft og Vakt slik at vi kan få mest mulig på plass med en gang. Dorgene Dorgene jobber med 60-tallshelhus som skal være på lørdag, det begynner å se ok ut. Vi skal ha første Dogremøte neste uke. Planen for møtet er i stor grad å gå gjennom de store linjene i våre forskjellige programmer for høsten. Ellers er det stadig flere arrangører som får øynene opp for huset og de mulighetene som er her. 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG Har jobba med annonser, og skal møte ein kar frå 1881 og radioen på onsdag. Har jobba med framdriftsplanar. 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt

3 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Det har blitt enighet med UiB om aukustisk gjennomgang av Tivoli som del av ferdigstillingen. Denne vil ta utgangspunkt i den aukustiske rapporten fra Kilde Aukustikk som ble utarbeidet i forkant av byggeprosessen. Dette vil bli gjennomført i slutten av august. Det har blitt gjennomført overtakelse av huset mellom SK og Kvarteret. I den sammenheng har det blitt gjort varetellinger samt oppdateringer av kassesystemet. Varetellingen har lagt grunnlag for oppstart av ny rutine for bedre kontroll av flyten på hovedlageret. Dette vil bli gjennomført inntil vi får en fungerende hovedlagermodul fra KDR. Flere intervjuer er gjennomført med potensielt nye driftsledere. Jeg får inntrykk av at det vil også komme en annonse i et kommende Studvest. Etter sommerens uventede frafall trenger minimum en dobling av mannskapet. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

4 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Til stede , kl. 16:15 i Stillhet Kvarterstyret og administrativ leder Møtt fra RS - Andre deltakere - Fraværende Ordstyrer Referent Skjenkeansvarlig, Internansvarlig Lars Arnesen (leder) Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling og dagsorden 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Administrativ leder Jobbet med å få ut annonser for nye driftsledere Donar har vært å målt opp gulvet i støy, og skal komme med prisforslag på nytt gulv fortløpende Vært i kontakt med Unique angående høytaleren som står i tivoli, samt ferdigstilling av kinoen Pr ansvarlig Har fått nei til lysreklame på rådhusveggen Info har sent brosjyre på trykk, skal være klart til mandag Lars: er plakatene til åpningsuken klar? Erik: det har jeg ikke fått noen tilbakemelding på

5 Økonomiansvarlig Har jobbet mye med kør Satt seg inn i kvarterets økonomiske modell 3. Innboks Søndagen skal brukes til å gjøre klar til overgangen fra sommer kvarteret til vanlig drift Det har gått rykter på huset om en internfest til helgen men ingenting har skjedd offisielt Det skal komme nye kasseapparater til neste uke Lars skal snakke med kdr om det er mulig å kjøpe inn en mindre og billigere kassemodell Det har vært en del kluss med rombooking En del diskusjon rundt noen småproblemer med gal.kom Lars: jeg fikk et tilbud om hms kurs til 3000 Thomas: vi tar alt sånn gjennom universitetet. Du er også pliktig til å ta hms kurs som leder, jeg kommer nok og til å være med siden det er mest praktisk at jeg har det 4. AD A2701 Til grunn: Anlegg i Stjernesalen, Halvtimen og Grøndahls Skriv fra øko Øko har vært på runde med Hocking for å kartlegge hva som må kjøpes inn evt repareres av lydutstyr Halvtimen er første prioritet med tanke på nytt anlegg

6 5. Vedtak V2701 Til grunn: Prispolitikk Skriv fra øko Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar følgende prisendringer: Tobakk 20pk: 75,-, Tobakk 10pk: 45,-, Snus: 70,-, 0,5 øl ikke-student: 59,-. Skjenkeansvarlig har mandat til å sette salgspris på importøl gitt at disse har en avanse på mellom 50% og 80%. Skjenkeansvarlig har mandat til å sette salgspris på softsprit gitt at disse har en avanse på mellom 60% og 90%. Salgspriser på resterende drikkesortiment holdes på nåværende nivå. Anbefaling: For 4 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står Inkluderes i dagsorden Øko forlot møtet 18:00. Styret var fortsatt vedtaksdyktig. V2702 Til grunn: Oppdatering av stillingsinstruks Skriv fra adm. leder og vedlegg Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS å vedta oppdatert stillingsinstruks for Administrativ leder. Anbefaling: For 3 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står Inkluderes i dagsorden V2703 Godkjennelse av referat Til grunn: Referat Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar referat Anbefaling: Inkluderes i dagsorden For 3 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står

7 INTERNNOTAT Fra Gøran Thengs, leder for ASF Til Kvast Søknad om servering av internøl under ASF sin bursdagsfeiring Søndag førstkommende skal ASF feire 70-årsdag i Teglverket. Arrangementet er lukket og kun for inviterte. Vi søker herved om å få selge drikke til internpris til våre gjester under arrangementet. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar at det kan selges drikke til internpris under ASF sin bursdagsfeiring i Teglverket søndag Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

8 INTERNNOTAT Fra Thomas Evensen, administrativ leder Til Kvast Innstilling av nye driftsledere Administrasjonen ber Kvast om å innstille til SKiBAS ansettelse av følgende personer som driftsledere: - Eirik Bremnes (f. 1967) - Julie Johansen (f. 1990) - Yorick Sabri Gontarek (f. 1986) Samtlige har vært på intervju. Etter uventet frafall etter sommeren er vi nede i 6 aktive driftsledere hvorpå 2 slutter i løpet av en måned og 1 søker jobb andre steder. Om 1 måned vil vi derfor ha 4 driftsledere gitt at vi ikke ansetter nye. Det er 14 skift pr. uke og presset på de gjenværende er såpass stort at vi trenger de menneskene vi kan få. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS å ansette følgende driftsledere: Johansen og Yorick Sabri Gontarek. Eirik Bremnes, Julie Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett