KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Org. sem og Fast samling Det meste av tiden har gått til org. sem (26.09) og FAST-samling i Oslo ( ). På FAST samlingen var det bl.a. en bolk kalt studentidentitet vs. økonomisk fortjeneste, der Kvarteret fikk presentere seg som et eksempel. Dette ble også en sak i studentavisen i Oslo, Universitas, med Kvarteret, Samfundet i Trondheim og Studenthuset City i Alta. Org. sem gikk av stabelen en time før jeg rakk tilbake til Bergen, men jeg fikk likevel med meg noen gode timer på post sammen med de andre Kvasterne. Revidering av Fadderuken På Studentparlamentsmøte (27.09) ble dagens fadderukeordning tatt opp som en sak. I utgangspunktet hadde jeg her tenkt å fremme Kvarteret sine synspunkter på fadderuken, men det var ikke helt på denne måten diskusjonen var lagt opp. Arbeidsutvalget ønsket seg en prinsippiell diskusjon rundt hva fadderuken skal være (og ikke være). Konkrete tiltak, slik som at vi ønsker at Kvarteret skal integreres bedre inn i den helhetlige planleggningen av fadderuken vil det være rom for å fremme i neste Studentparlament i oktober. Jeg følger da denne saken videre. Veien videre med dorgeforhandlingene Det vil være et møte med V&E på onsdag (29.09), i etterkant av dette vil jeg ettersende utfallet som en sak til SKiBAS den 5. oktober. Jeg ønsker at SKiBAS skal bli presentert for problemstillingen i dette møte før den sendes ferdigdiskutert til vedtak i samme styret (slik som vi har ad og vedtak i Kvarterstyret). Jeg ønsker å gå gjennom grunnavtalen med Kvast på onsdag (29.09) for å sikre at alle sittende Kvastmedlemmer er inneforstått med avtaleinnholdet. Med mindre store kontroverser skulle oppstå er grunnavtalen sigeringsklar av 9. juni i år og kan legges frem på førstkommende dorgemøte 5. oktober (poenget med å legge den frem her er ikke annen enn at det føles noe bortkastet å innkalle til et eget forhandlingsmøte om signering er eneste punkt på dagsorden). Ekstraordinær generalforsamling Jeg deltok med iver og spenning på ekstraordinær generalforsamling (27.09) og markerte med det at det er ett år siden jeg selv stilte som kandidat på en ekstraordinær generalforsamling som heller ikke ble avholdt. Jeg har registrert at det er lovende liv i Prokom og håper derfor at vi kan se noen resultater selv uten å ha fått inn en prosjektansvarlig fra ekstraordinær generalforsamling. Kritisk avvik på lørdag Jeg registrerte at det var et potensiell stor krise på lørdag da det så ut til at Vaktansvarlig ville mangle. Det visste seg i etterkant, så vidt meg bekjent, at personen som opprinnelig var satt opp og trukket seg valgte å stille opp mot et honorar. Dette er tegn på at det fortsatt er problematiske forhold i Vaktetaten, jeg anbefaler derfor Skjenkeansvarlig å følge situasjonen nøye og vurdere behovet for tiltak.

2 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG Foreligger ikke 4. INTERNANSVARLIG Åpning av internbaren Støy Har deltatt på internfest Torsdag. Åpningen var svært vellykket. OrgSem2 Har deltatt på OrgSem2. Er veldig fornøyd med posten til KvaSt. Kontrakter Har satt frist til Onsdag for at alle arbeidsgruppene skal ha levert inn bindingskontrakter. Etter denne fristen er gått ut, vil jeg sammen med økonomiansvarlig føre antallene inn i velferdspengemodellen. Satser på at alle arbeidsgruppene vil få sosialpenger i løpet av neste uke. 5. PR-ANSVARLIG OrgSem2 Sat og kosa meg i ein sofa. Stands Har denne og forrige veke jobba med å få til stands på fakulteta til UiB. Har hovudsakleg retta meg mot kraft, skjenke og vakt ettersom det er dei som treng flest folk, og fått svar frå skjenke og vakt. Me har laga og held på å trykke opp flyers som skal vere klare i morgon føremiddag. Ei side til skjenke og ei til vakt. Fakulteta har til ein viss grad vore veldig treige med å svare, noko som er greit då det ikkje har gått særleg fort å skaffe folk til å stå på stand. Vil nokon i KvaSt stå på stand med meg eit par timar ein dag eller to? Pretty please? Ekstraordinær Generalforsamling Var der, sendte nokre meldingar, gjekk heim. Var 2 ifrå å vinne billettar. Annonser Har fått grafisk til å lage annonse til oktoberutgåva av Natt&Dag, og plakatar/månedshefte er på veg. Annonser til studvest.no skal lagast i dag.

3 Møte Skal ha møte i dag kl 15 for å prate litt om omstendene rundt ny internettløysing. PR-forum Som vanleg PR-forum før møtet på onsdag. Munnleg orientering. 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG FAST-samling Oslo Deltatt på FAST.samling sammen med Sigrid og Lars. IInterresant for meg der var blant annet et prosjekt det hadde hatt på et av studentkulturhusene. Der de hadde foretatt en undersøkelse vedrørende rekkruttering, goder, samhold på tvers av etater. Utgangspunktet for dette var blant annet at de hadde hatt problemer med å holde på dem de rekkruterte. Interresant å se at opplæringsprosessen var grunnlaget for dette. Annet det var å hente lærdom av var blant annet å se på hvordan de andre studentkulturhusenes struktur over deres grupper på huset og hvordan kommunikasjonen mellom dem var. Kommunikasjon, identitet, konflikthåndtering, det å gi mestringsfølelse hos de interne, ansvar o.l var fokusområder hos flere av dem jeg snakket med. ORG-SEM post Etter en lang togtur bar det på ORG-sem med resten i kvast. Hvor vi takket være PR og Internansvarlig hadde en svært vellyket post. Ekstraordinær GF Oppmøte var desverre ikke som en håpet og man fikk ikke gjennomført ekstraordinær GF med resultatet at vi fortsatt står uten prosjektansvarlig. Møte med Inghild Pratet med Inghild i forhold til bar i stjerne. Ønsket fra hennes side er børstet stål og at man tar det mens det er jule-stengt. Skjenkestyremøte Orienterer på KvaSt-møte da jeg skal etter dette går i trykk. Kontaktet SM og PM som er våre leverandører for snus og røyk via mail da det ble knapt med tid. Håper å kunne orientere mer om dette på KvaStmøtet. 8. ADMINISTRASJONEN Etter møte forrige uke med forsikringsagent kom det frem at vi bør vurdere å øke forsikringssummen for vår ansvarsforsikring. Dette vil da øke kostnad. Sak på dette vil fremlegges ved neste kvastmøte.

4 Forrige uke ble forkortet grunnet avspasering. Unique gjør seg forhåpentligvis ferdig denne uken. Bergen Filmklubb har kontakt videre og Tivoli er holdt av torsdag og fredag for ferdigstilling. Det er et pågående surr omkring ferdigstilling av Tivoli som forelesningssal hvor leverandør og UiB ikke gir gode tilbakemelding på status. Det er også pågående press på UiB om glass i maskinrom, lysstyrke på nødlys og andre småting. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

5 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Evaluering av organisasjonsstrukturen til Skjenke Formål: Presentere bakgrunnen for saken om strukturen til skjenkegruppen og en plan for hvordan vi skal evaluere denne strukturen med ønske om innspill fra styret på følgende punkter: - ansvarsfordeling (hvem gjør hva når) - intervjuplan (hva ønsker vi svar på) Bakgrunn for saken: Som man kunne få med seg på generalforsamling 10. mai i år ble det vedtatt at Kvarterstyret skal evaluere organisasjonsstrukturen til Skjenkegruppen. Dette er et arbeid som ikke har materialisert seg ennå, noe det bør om det skal være mulig å få arbeidet ferdigstilt før fristen. Dette er med andre ord noe det med jobbes aktivt med de kommende ukene. Vår oppgave er å evaluere den eksiterende ordningen med et skjenkestyret, mot den tidligere ordningen med ett styre per hovedbar, dvs. baren i Stjerne, Pub og Halvtimen. I følge statuttene er det fortsatt disse tre gruppene som eksisterer, og Skjenkegruppen er det således egentlig ingenting som heter. En evaluering krever at man har forhørt seg med både skjenkere under den eksisterende ordningen og skjenkere fra den tiden da man opererte med tre grupper. Jeg foreslår at det blir gjort et intervju med minst tre av styremedlemmene av den eksiterende ordningen, minst tre intervjuer med skjenkere av den eksiterende ordningen, samt intervju av minst et styremedlem og en skjenker av hver av de tidligere gruppene. De typiske positive sidene ved den eksisterende ordningen er at styremedlemmene i dagens ordning får mer innflytelse, med større potensial for kompetansegevinster enn ved en oppdeling på tre styrer. Samlet drift av lik virksomhet kan også sies å være mer effektivt. Man konkurrer heller ikke om medlemmer, men skjenkere kan nå velge å vandre fra bar til bar. Typiske negative sider ved den eksiterende ordningen er at skjenkegruppen blir stor og uoversiktlig, og at den enkelte skjenker forsvinner i den store mengden. Det har også blitt tatt opp at den unike kompetansen som hver bar har mulighet til å utvikle blir vannet ut av ingen skjenkere er permanent i en bar. Det må også nevnes at Generalforsamlingen har vist bekymring for at Skjenkegruppen som en enkelt gruppe blir for mektig, og at det er fare for at denne gruppen kan såkalt kuppe Generalforsamlingen med sine synspunkt. Jeg foreslår følgende intervjuplan: - Hva mener du er fordelen med å ha det slik det er/var? - Finner du noen ulemper med å ha det slik det er/var? Til den eksisterende ordningen: - Hvordan vil det være mulighet for den enkelte skjenker å få sin stemme hørt i en så stor gruppe? - Hvordan vil dere videreutvikle samholdet i en såpass stor gruppe? Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

6 Til den gamle ordningen: - Hvordan skal styrene koordinere seg imellom om felles oppgaver? - Hvordan vil denne ordningen støtte driften på Kvarteret generelt, for eksempel dersom en bar sliter, vil det da være rom for at de andre styrene hjelper til? Forslag til tidsplan og ansvarsfordeling: Jeg foreslår at uke 39 brukes på å kartlegge aktuelle personer og få avtalt møtetidspunkter med disse i uke 40. Jeg vil regne med at flere personer ikke vil være tilgjengelig for personlig intervju, men at vi forhåpentligvis kan innhente svar per e-post. Jeg ønsker at Skjenkeansvarlig og Daglig leder har hovedansvaret for intervjuprosessen og fordeler arbeidsmengden mellom seg på en hensiktsmessig måte. Utkast foreslås innesendt til Kvarterstyret 13. oktober. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

7 INTERNNOTAT Fra Økonomiansvarlig Til Kvarterstyret Vedtak: Velferdsmodell Saken om ny velferdsmodell for fordelinga av velferdsgodene (sosialpengar) for dei forskjellige gruppene innanfor Kvarteret er no ferdighandtert og klart for vedtak. Alle endringar er gjennomført og modellen er ferdig. Det som manglar er å ferdigstilling av reelle og ideelle medlemstal frå gruppene. Utdjuping av notat, forslag til utbetringar Idealtal må definerast betre og kartleggast betre, men grunna kort tid dette semesteret (Haust 2010) kan ein ikkje ta eit meir detaljert omsyn til dette no. Det bør vere med ei utdjuping av utrekningar i modellen slik at denne kan rekonstruerast dersom excel-fila forsvinn eller liknande. VEDTAKSFORSLAG: Kvarterstyret vedtar skriv Velferdsmodell 2010 som velferdsmodell for fordeling av velferdsmidlar." Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett

8 VELFERDSMODELL DET AKADEMISKE KVARTER Vedtatt - Bakgrunn Modellen for fordeling av sosialpengar på Kvarteret har fram til no vore basert på at ein fastsatt sats per hovud i dei forskjellige arbeidsgruppene. Det vil seie at fordelinga har utelukkande konsentrert seg om tal på medlemer i ei gruppe. Denne ordninga favoriserar dei største gruppene sidan desse får eit mykje større økonomisk spelerom i bruken sosialpengane sine. Mindre grupper med få medlemer får eit mindre der dei såvidt får råd til ein enkel pizzakveld eller liknande i løpet av eit heilt semester. Målet med denne nye velferdsmodellen er å gjere fordelinga meir rettferdig og nyttig, samstundes som modellen er enkel og ikkje minst vidareførbar. Modellen tar hovudutgangspunkt i tre variablar: 1. Reelt medlemstal i ei gruppe, 2. Tal på styremedlemer 3. Ideelt medlemstal for ei gruppe. Definisjoner Reelt medlemstal er kor mange medlemer ein faktisk er i ei gruppe på eit bestemt tidspunkt, medan ideelt medlemstalet er kor mange ein bør vere i ei gruppe. Reelt medlemstal tar utgangspunkt i underskrivne kontrakter og personaldatabasen til Kvarteret. Styremedlemer er kor mange fylte styreverv det er i kvart gruppestyre. Styreverv er definert i retningslinjene. Viktige punkt Under er utdjupingar av viktige punkt i og moglegheiter med denne velferdsmodellen. Modellen er justerbar og desse punkta er moglege å endre på for kvart semester. Nokre av desse punkta kan inkluderast eller velgast bort. Dei bør ikkje endrast i løpet av eit semester. BUDSJETTRAMME Denne modellen gjer det enkelt og greitt umogleg å gå over det som er budsjettert til bruk av sosialpengar. Den sikrar med andre ord ei gitt budsjettramme. Dersom det er sett av kroner til sosialpengar blir desse fordelt mellom gruppene. STATISK ELLER DYNAMISK MODELL Modellen kan vere statisk eller dynamisk. Dette tyder i hovudsak om modellen enten utelukkande tar utgangspunkt i berre det reelle medlemstalet (statisk) eller ein kombinasjon av det reelle og det ideelle medlemstalet (dynamisk). Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

9 Statisk Sosialbudsjettet til kvar enkelt gruppe tar utgangspunkt i eit bestemt medlemstal i ei gruppe på eit gitt tidspunkt, t.d. byrjinga på ei semester. Den tar ikkje omsyn til endringar i medlemstalet i løpet av ei semester. Dynamisk Denne tar utgangspunkt i ein kombinasjon av reelt og ideelt medlemstal. Kvart semester blir det sett av ein sum basert på gruppene sine idealtal, men det blir berre frigjeve midlar for gruppene sine reelle tal. Det reelle medlemstalet i kvar gruppe blir oppdatert 1-3 gongar i semesteret og det blir då frigjeve ein større del av sosialbudsjettet basert på tal på nye medlemer. Dette gjev gruppene insentiv til å rekruttere fleire medlemer for å nå idealtalet sitt. MINIMUMSGRENSE For å sikre at dei mindre gruppene har eit brukande sosialbudsjett gjev dette punktet ein viss basissum for gruppene ved at alle grupper under t.d. 10 medlemer blir handsama som om det er ei gruppe med 10 medlemer. MAKSIMUMSGRENSE/MEDLEMSTAK Ein kan setje eit tak for tal på medlemer, noko som gjer til at ein kan minske skilnadane mellom grupper. Sidan sosialbudsjetta er basert på tal på underskrivne kontrakter kan dette føre til/gje insentiv til å ha store tal på inaktive medlemer. Dette kan avgrensast ved bruk av eit tak. Det er to typar tak, flatt tak og ved at idealtala til kvar enkelt gruppe fungerar som tak. I denne modellen fungerar gruppene sine idealtal som effektive tak sidan dei ikkje kan få eit større sosialbudsjett utover sitt eige idealtal. STYREVERV Tal på fylte styreverv set ein viss pott til side for styresosialisering. Dette skal vege opp for eventuelt ekstraarbeid og kompensasjon for tilleggskostnadar. Dette oppfordrar òg gruppene til å fylle alle styreverva sine. UBEKVEMSTILLEGG (UB-TILLEGG) Til grupper som arbeider på ubekvemme tider blir det sett til side ein bestemt pott som blir Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

10 Velferdsmodell v.3 Grå sone indikerer autogenererte tall. Modellen kan manipuleres ved hjelp av de hvite sonene. Tallene som er oppgitt er kun eksempler. Velferdsmodell Fordeling av sosialbudsjett pr gruppe Satser Ellementer i modellen. Sats pr medlem Sats pr styremedlem Ub tillegg pr gruppe 303 kr 91 kr 2000 kr 1 Øvre ramme Dynamisk j j = ja n =nei 3 Nedre grense 5 Medlemer 4 Øvre grense 100 Medlemer 5 Styresats 30 %+pr styremedl. 6 Ub pott 6000 kr til sammen. Vakt Skjenkegruppa Kraft Romvesenet Infoetaten Ekspo. E-tjenesten PG Rettsvesenet Kvast (Kør)* RS AVDELING UB Medlemer nå* Antall styremedl* Ideellt medl.t.* Justert antall Sosialbudsjett Ub tillegg Styrepott Totalt Vakt 100% Skjenkegruppa 100% Kraft 100% Romvesenet Infoetaten Ekspo E-tjenesten PG Rettsvesenet Kvast (Kør)* RS SUM *må realitesbehandles *må realitesbehandles *må realitesbehandles Revidert av KØR Page 1

11 Utbetalinger Utrekning av utbetalinger Grå sone indikerer autogenererte tall. Modellen kan manipuleres ved hjelp av de hvite sonene. Utbetaling 1 Utbetaling 2 Utbetaling 3 Budsjett Restbeløp Gruppe: Antall 1 UB Styrepott Sos.peng. Antall 2 Sos.peng. Antall 3 Sos.peng. Gruppesats UB tillegg Totalt Sosialpenger Vakt #VERDI! #VERDI! Skjenkegruppa #VERDI! #VERDI! Kraft #VERDI! #VERDI! Romvesenet #VERDI! #VERDI! Infoetaten #VERDI! #VERDI! Ekspo #VERDI! #VERDI! E-tjenesten #VERDI! #VERDI! PG #VERDI! #VERDI! Rettsvesenet #VERDI! #VERDI! Kvast (Kør)* #VERDI! #VERDI! RS #VERDI! #VERDI! Sum #VERDI! #VERDI! Revidert av KØR Page 2

12 INTERNNOTAT Fra Linn Karlsen, Skjenkeansvarlig. Kvarterstyret Til Kvarterstyret I forbindelse med representasjon og avtaler med artister kan bonger deles ut. En bong er en lapp som er trykket opp og signert og som kan veksles inn i et spesifisert produkt i baren. Vedtak: Retningslinjer for Bonger ved Det Akademiske Kvarter Gyldighet : For at bonger skal være gyldige skal de oppfylle følgende krav. 1. Dato og sted for gyldighet (NB! Kun gyldig samme dag som datert) 2. Produkt 3. Verdi (pris på produktet). 4. Signatur 5. Stempel NB! Alle bonger skal være signert av enten kvart, adm.leder eller et kvast medlem. Pris: 1.DORGER: Pris pr. bong er satt til 34,- som er gjeldende internpris pr.dags dato. 2. BORGER: Pris pr. bong er satt til 49,- som er gjeldende studentpris pr.dags.dato NB! Priser ovenfor gjelder KUN de 20 første. ALLE bonger over 20 har fastsatt pris på 59;- pr.stk dette gjelder for ALLE. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar ovennevnte notat Retningslinjer for Bonger ved Det Akademiske Kvarter som gjeldene reglement for opprettelse og bruk av Bonger ved Studentkulturhuset i Bergen AS, Det Akademiske Kvarter