KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Foreligger ikke 2. ØKONOMIANSVARLIG Økonomi Veke 36 har vore ei veke der det har gått betre i forhold til budsjettet, og den har vore prega av Phono og Raptus. Laurdagen var framleis litt svak med tanke på budsjettet, men det er den desidert beste laurdag til no i semesteret. Det er likevel rom for forbetring. Torsdagen gjekk betre enn både fredag og laurdag. KØR skriv at det ikkje vart registrert noko sal i Støy, Speil eller Maos, men sidan dei to sistnemnde var nytta som bokutsal for Outland er dette naturleg. I Støy var det heller ikkje skjenking. Alt i alt gjekk veka litt under budsjettert. Det var ikkje vist landskamp sjølv om det var mogleg. Her må eg få til ein dugnad der prosjektorane vi har blir skrudd opp og på plass. KØR KØR si rekruttering ser ut til å trekke til seg fleire interesserte og denne gruppa vil truleg bli større og med høgare kvinneprosent (som i dag ligg på 0%) Velferdsmodell Denne er i stor grad ferdig. Einaste som står att er å få den oppdaterte versjonen attende frå KØR og å hente inn gruppene sine idealtal og reelle medlemstal. Raptus Tok del på Raptus der eg og administrativ leiar skaffa Kvarteret ein plansje der mange av teiknarane teikna ei teikning kvar, m.a. Don Rosa, Mads Eriksen, Torbjørn Lien, Lise Myhre, Mike Collins, Charlie Christensen, osb. Denne er sendt til innramming. Gjerder Tilbakemeldinga her har vore treig og eg har purra fleire gonger. Vonleg får vi ei forslag i løpet av denne veka. 3. EKSTERNANSVARLIG Arbeidsmøter Har deltatt på arbeidsmøter fredag (10.9) og mandag (13.9) med resten av KvaSt for å jobbe videre med endel saker. Blant annet fordeling av praktiske oppgaver og politikken for Støy.

2 Møtte også med leder for å diskutere stillingsinstruks og tiltaksplan fredag Eksternansvarligs stillingsinstruks var alt for omfattende og skal forenkles. Leder har sendt inn dette som en AD-sak til onsdagens møte. Tiltaksplan er på plass og vi snakket om endel oppdateringer og endringer i søknadsskjemaene. Dette tar jeg videre med administrativ leder for å se på justeringsmulighetene. Andre møter Hadde møte med en prosjektgruppe fra HiB torsdag (9.9) som skal arrangere en konsert på Kvarteret 5.november i Speilsalen. Dette er et skoleprosjekt og ser veldig lovende ut. Møte med Lise Almuedal fra arrangørene av Brasiliansk Aften som skal være på fredag. Også dette virker godt forberedt og spennende. DORG Har forsøkt å hjelpe til å løse missforståelsene mellom ASF og Vaktetaten i forbindelse med denne ukens jubileum. Da jeg var den som først ble trukket inn i dette fra KvaSt satte jeg Skjenkeansvarlig på saken for å hjelpe til i forhold til Vakt og en god løsning da hun har mest med dem å gjøre. Jeg har også ordnet opp slik at ASF har backstage hver dag, noe som var glemt. Ellers har det vært lite DORGerelatert aktivitet denne uka. Det ser ut til at de alle er kommet seg godt i gang med semesteret og er flinke til å hjelpe hverandre. BORG Det kommer fortsatt BORGer til som ønsker å bruke huset. Jeg har dog slitt med å få avklaring fra Studentforeningen BORG på hvordan de ligger ann med sitt Helhus som skal være lørdag i neste uke. Raptus og Phono Jeg har invitert både Raptus og Phono til evalueringsmøter. Det har fra mitt ståsted virket som om begge festivalene har trivdes på huset selv om det helt klart er forbedringspotensiale. Et viktig punkt i forhold til dette vil være å unngå at festivalene kolliderer neste år om begge ønsker å være hos oss. Nærmere evalueringsrapporter vil komme etter møtene. 4. INTERNANSVARLIG Arbeidsmøter Har deltatt på arbeidsmøter med Kvast fredag og mandag. Kontrakter Har samlet inn mange kontrakter fra arbeidsgruppene. Mangler kontraktene til sjenke, vakt, info,expo, og rettsvesenet, og delvis kraft. Har også startet jobben med å redigere alle kontraktene til alle arbeidsgruppene, slik at det er oppdaterte. 5. PR-ANSVARLIG Arbeidsmøter Har vore på to arbeidsmøter ang internbar og velferdsmodell, i tillegg til ein samtale med dagleg leiar om stillingsintruks.

3 Info Info er i ferd med å kome skikkeleg i gang. Grafisk har møte denne veka, og skal ha klare annonser for helhus og rombooking til neste utgåve av Studvest. I tillegg skal menyholdarane bli klare i løpet av neste veke. Studvest gjer oss gratis reklameplass frå 22. sept til nettannonsene er utseld, web designar desse og. Kontrakter Romvesenet har signert kontrakter som blir kopiert og gitt til internansvarleg på onsdag. Info sine kontrakter blir samla inn på torsdag. PR-forum PR-forumet vert rett før KvaSt-møtet denne veka. Muntleg orienteering 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Det har blitt gjennomfort akustisk gjennomgang av Tivoli fra Kilde Akustikk AS. Forhåpentligvis vil denne rapporten påpeke visse ankepunkter ved salen som vi kan ta videre med UiB. Mye tid har gått med til håndtering av ventilasjonsanlegget i samarbeid med UiB. Det ble på mandag sendt ut en statusmail på situasjonen og det har ikke kommet ytterligere info fra uib siden da. Sammen med økonomiansvarlig reddet jeg dagen på fredag ved å leke A/V-kompetent. Skrytbar presisjon i riggjustering og projektorhåndtering. Dette fremhever igjen behovet for avklaring rundt ansvarsforhold for AV. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

4 INTERNNOTAT Frå Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg Til Kvarterstyret AD: Plakatreglement Formål: ordne eit tydleg reglement for plakatopphenging på Det Akademiske Kvarter. Å ha tydelege reglar for plakatopphenging på Det Akademiske Kvarter vil gjere det lettare å halde huset ryddig. Det er samtidig praktisk å kunne vise til eit reglement om me får førespurnader om løyve til å henge opp plakatar på huset. Det vil vere naturleg at arrangement som skal vere på DAK kan promoterast med plakatar på utvalde stader på huset. Plakattavla utanfor hovudinngangen bør vere begrensa til annonsering for andre studentrelaterte arrangement.

5 INTERNNOTAT Fra Erik Oramas, Medlem Kør Til Skjenkeansvarlig i Kvast. Kvast AD sak: Utvidelse av Produktgruppen*. *Dette skrivet tar utgangspunkt i at Skjenke sin produktgruppe (eller "komite") er det eneste eksisterende forumet for produktutvikling. Etter vår kunnskap kun denne gruppen som har organisert produktutvikling i en egen komite, som kann danne grunnlag til å bygge videre på. Formål med saken: 1. Kør søker med dette å sammarbeide med Skjenke som medlem i produktgruppen. 2. Vi anbefaler også å gjøre produktgruppen til et åpent forum som tillater at de andre gruppene på huset kan delta. Bakgrunn: Produktutvikling er en av de viktigeste faktorene som påvirker omsetningen i organisasjonen. De fleste konkurerende utesteder av Kvarterets størrelse legger stor vekt på produktutvikling. Likevell er det i Kvarteret er det gjort svært lite for å sette produktutvikling i fokus. Dette er noe vi ønsker å forandre på ved å ta inistiativ til et åpent forum for produktutvikling. 1. Begrunnelse for å inkludere Kør i produktgruppen: KØR sin erfaring med en lukket produktgruppe er at: Prisingen av varer blir gjort tilsynelatende uten å blande inn økonomisk kompetanse. Lagerbeholdningen blir bestemt tilsynelatende uten tanke på økonomiske konsekvenser av svinn og andre kostnader. Nye tiltak fører ofte til Ad-hock løsninger når det gjelder økonomiske rutiner og rapportering. Dette er alle punkter som kunne blitt ungått ved å inkludere økonomigruppen under utarbeidelsen av nye produkter. Kør vil også kunne bidra med økonomisk innsikt i hvor det er størst økonomisk potensiale å igangsette tiltak. 2. Begrunnelse for å gjøre produktgruppen til et åpent forum: Sluttproduktet vi tilbyr studentene er et resultat av helheten vi tilbyr. Selv om skjenke uttgjør en viktig aktør i sluttproduktet vårt er det mange andre grupper som også bidrar til denne helheten. Dette betyr at kvaliteten av opplevelsene vi tilbyr også er et resultat av hvor godt vi greier å kordinere nye produkter mellom de forskjellige gruppene på huset. Vaktene vil f.eks. kunne hevde at de utgjør en like stor del av kontakten med kundene som Skjenkerene gjør. Det er derfor ikke naturlig at kun en gruppe har ansvaret for produktutvikleingen på hele huset. I følge statuttene ( 5.3) har også alle grupper rett til å uttale seg om alle saker som angår dens felt. Ved å inkludere alle arbeidgrupper i et felles forum vil alle ha anledning til å uttale seg og biddra til et helhetlig tilbud til tudentene. Forslag til handling: Skjenkeansvarlig inviterer Kør til produktgruppe-møtene i skjenke hvor de kan pressentere forslag og starte en dialog om videre sammarbeid i et åpent produkt forum MVH. Erik Oramas (På vegne av Kør) 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no

6 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Respons på høring vedr. internbar Kvarterstyret har hatt arbeidsmøte mandag (13.09) der åpningen av internbaren Støy ble diskutert. Notatet nedenfor gjengir det som kom fram i møtet, og det er forfattet et brev på grunnlag av møtet på mandag. Jeg ber om innspill på brevet vi sender ut. Jeg ønsker også at vi sjekker at det er konsensus for denne strategien. Annet enn det ser jeg ikke noe behov for å fatte vedtak i denne saken, så fremt vi er enig om denne strategien mot vårsemesteret. --- Momenter i diskusjonen: Det virker ikke som det er noe stort engasjement på huset p.d.d. Hvordan skal den driftes? Å få på plass en fordelig mellom arbeidsgruppene er en stor utfordring å få innkjøring på. Responsen på høring er for dårlig, hvordan forholder vi oss til dette? Det virker ikke som tiden er moden, i og med at svært mange ikke er informert om endringene på gang. Hva om vi ødelegger det interne miljøet mandag til onsdag? Det er for mye fokus på ølpriser Satse mer på et "lounge" konsept heller enn internbar Konklusjoner: Internbaren er ikke moden på dette tidspunktet Vi bør tenke på alternative insentiver, eks. snacks og underholding Skrive et kort skriv om hva som skal til for å åpne opp Støy (inspirert av hvordan det fungerer på Villaen). Kvarterstyret åpner den første gangen, fredag 1. oktober Vi har altså valgt å gå helt bort fra høringsforslaget der det blant annet var skissert opp forskjellige ølpriser i Støy og andre steder på huset. Istedenfor å innføre internbaren med full kapasitet ønsker vi heller en langsommere gjennomføring, slik at de frivillige blir klar over tilbudet og etter hvert på eget initiativ vil videreføre ordningen slik de selv vil. Med dette slipper vi krangling i begynnelsen på hvem som skal holde baren åpen, dersom de frivillige ser

7 behovet for internbaren vil engasjementet for den, og dermed arbeidsfordelingen falle mer naturlig på plass på sikt. Kvarterstyret ønsker å stå for den første dagen av internbaren, der vi kommer med inspirasjon til hvordan rommet kan brukes. Etter dette må det være frihet for andre interne til å bruke lokalet så lenge det er åpent for alle andre interne. Kravet vil være mye det samme som for Villaen, det må være en vakt som passer på at det bare er interne som slipper inn. I tillegg kan det tilbys skjenking der om folk skulle ønske det. Med en innkjøringsperiode ut semesteret vil vi se om de interne har åpnet for mulighetene en internbar gir, og om det bør satses på mer regulær drift i vårsemesteret. Dette er helt avhengig av at engasjementet for baren er der. Grunnen til at vi har lagt oss på denne linjen er rett og slett fordi vi ikke ser det gjennomførbart med en regulær internbar med så store åpningstider uten engasjement fra de interne til å drive den. Kvarterstyret må derfor også stå på de neste månedene for å formidle de mulighetene en internbar kan gi. Basert på arbeidsmøte ønsker Kvast å sende ut følgende informasjon til organisasjonen: Til: Arger og dorger ved DAK Fra: Kvarterstyret Respons fra Høring vedr. internbar Mandag gikk Kvast gjennom høringsforslagene som har kommet i forhold til åpningen av internbaren. Vi velger å gå vekk fra det opprinnelige forslaget med differensierte internpriser og beholder 34,- prisen på hele huset. Hovedpunktet for å ikke gå videre med prisforslaget er at engasjementet for selve internbaren ikke ser ut til å stå særlig sterkt på huset for øyeblikkket. Det er derfor vanskelig å innføre en arbeidsfordeling mellom gruppene for å holde et rom åpent som det i utgangspunktet ikke er stor entusiasme for. Vi legger ikke opp til en regulær internbar i høstsemesteret, men rommet Støy vil stå til disposisjon for interne arrangementer. Det betyr at man som på Villaen kan bruke dette rommet gitt at man har minst en vakt som anses skikket av Kvartene til å passe på at det er bare interne som befinner seg i rommet. I tillegg kan rommet åpnes for skjenking dersom det stiller en person i tillegg til en vakt. Støy betyr at de interne på Kvarteret har et helt eget rom for seg som kan brukes til hva man skulle ønske. Vi håper at dette semesteret brukes til å utforske de mulighetene det gir, og at man for neste semester kan se mer regulær drift av rommet ettersom engasjementet ekspanderer.

8 Alle interne er velkommen til å arrangere i Støy, gitt at det er åpent for alle andre interne. Kvarterstyret benytter seg av den fantastiske mulighet fredag 1. oktober, og håper de interne vil ta turen innom et varmt og hyggelig lokale!

9 INTERNNOTAT Fra Linn Karlsen, Skjenkeansvarlig - Kvarterstyret Til KvaSt AD: Bonger Praksis for bonger har vært at de skrives ut til internpris på 34;- kroner. Slik jeg har forstått det har rutinene vært at de skrives ut av kvartene, hvor det blir ført opp hvilken vare det gjelder, hvor bongene skal brukes og hvor lenge de er gyldige. De skal i utgangspunktet skrives under av enten administrativ leder eller kvast. Det må her legges til at kvartene er dem som må skrive under på kveldstid. Bruken av bonger slik som de er i dag åpner for en del spørsmål blant annet om hvem som skal kunne benytte seg av dette systemet og til hvilken pris. Tenker da spesielt i forhold til Borg om de ønsker bonger og i forhold til ikke-interne på DAK. Skal de kunne benytte seg av dette og til hvilken pris. Problemstillingen blir om man skal ta utgangspunkt i internpris på alle bonger elle skal man gå for et mer kompleks system som åpner for studentpris og ordinærpris for noen? Det må også ses på tilfeller som når f.eks Samfunnet har åpningsfest o.l og ønsker bonger til alle. Kort fortalt: - skal man ha en pris for alle og/eller et mer komplekst system som åpner for ordinær/studenpris - Hvem skal ha hva: Dorger, borger og ikke-interne på DAK. - Hvem skal ha ansvaret for å trykke og signere bongene - Skal man ha et tak på antall mulige bonger per arrangement? Mvh Linn Karlsen, Skjenkeansvarlig Studenkulturhuset i Bergen AS, Det Akademiske Kvarter

10 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Stillingsinstrukser for Kvarterstyret Jeg har nå kortere og lengre samtaler med alle i Kvast vedr. arbeidet så langt i styret, samt en gjennomgang av den stillingsinstruksen som foreligger for hvert enkelt verv. Disse forekommer i noe forskjellig format, og det er ikke alltid overlapping mellom vervene synes å være helt heldig. Formålet med revideringen dere kan se fra neste side og nedover er enkle og kortfattede stillingsinstrukser som nevner konkrete punkter der det er nødvendig, men lar det tautologiske, selvfølgelige, kontradiktoriske og overdreven hypotetisi utebli. Dette er meldt som en sak for en gjennomgang av hver enkelt stillingsinstruks, der det aktuelle styremedlem forhåpentligvis vil sette seg ekstra godt inn i sitt egen instruks. Tilbakemeldinger fra møte vil bli tatt med før det sendes som vedtak i uke 38.

11 Stillingsbeskrivelse Leder ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal sikre langsiktig styring og god daglig ledelse ved Det Akademiske Kvarter. 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Leder velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 Leder er styreleder for DAK sitt styre (Kvarterstyret) samt administrasjonen ved DAK. 2.3 Nærmeste overordnede er styreleder i Studentenes Kulturhus i Bergen A/S (SKiBAS). 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1 Leder skal lede DAK i den retning som til enhver tid er bestemt av Generalforsamlingen til DAK og følge instrukser fra nærmeste overordnede gjennom aktiv målstyring. 3.2 Leder skal delegere oppgaver til relevante styremedlemmer i Kvarterstyret og følge opp at disse oppgavene blir gjennomført. 3.3 Leder skal til enhver tid oppdatere seg på den overordnede situasjonen ved DAK, og videreformidle relevant informasjon til SKiBAS. 3.4 Leder er DAK sitt ansikt utad, og skal aktivt representere DAK i relevante saker og forum.

12 Stillingsbeskrivelse PR-ansvarlig ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal sikre at DAK har en langsiktig og til enhver tid etablert profileringsstrategi. 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 PR-ansvarlig velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 PR-ansvarlig inngår som styremedlem i DAK sitt styre (Kvarterstyret). 2.3 Nærmeste overordnede er leder ved DAK. 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1 PR-ansvarlig skal videreføre den til enhver tid gjeldende profileringsstrategi, og aktivt vurdere behovet for endringer. 3.2 PR-ansvarlig skal forvalte DAK sin merkevare, og sørge for at alle tilknyttet DAK arbeider i henhold til DAK sin etablerte profileringsstrategi. 3.3 PR-ansvarlig skal forvalte DAK sitt pressenettverk og aktivt søke nye forbindelser. 3.4 PR-ansvarlig administrerer gjeldende avtaler relatert til promoteringsarbeid, eks. avtaler med presse, forlag, trykkeri og lignende, og søker aktivt etter nye samarbeidsavtaler. 3.4 PR-ansvarlig skal følge opp frivillige som jobber med promoteringsarbeid, her spesielt Informasjonsetaten og Eksponeringsetaten.

13 Stillingsbeskrivelse Internansvarlig ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal sikre et godt arbeidsmiljø for de frivillige og ansatte tilknyttet DAK. 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Internansvarlig velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 Internansvarlig inngår som styremedlem i DAK sitt styre (Kvarterstyret). 2.3 Nærmeste overordnede er leder ved DAK. 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1. Internansvarlig skal videreføre den til enhver tid gjeldende strategi for å etablere høy trivsel blant alle frivillige og ansatte på huset, dette innebærer til et minimum plan for god informasjonsstrøm, kursing, rekruttering og medlemspleie. 3.2 Internansvarlig forvalter alle avtaler mellom DAK og frivillige tilknyttet DAK, dette innebærer blant annet stillingsinstrukser, stillingskontrakter, internkort og taushetserklæringer. 3.3 Internansvarlig forvalter alle personalsaker forbundet med frivillige ved DAK, og fører løpende arkiv. 3.4 Internansvarlig skal følge opp frivillige som driver personalarbeid, her spesielt Personalgruppen og Rettsvesenet.

14 Stillingsbeskrivelse Eksternansvarlig ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal sikre at DAK huser et bredt kulturtilbud. 1.2 Stillingen skal sikre at DAK har lett håndterlige bookingsrutiner 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Eksternansvarlig velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 Eksternansvarlig inngår som styremedlem i DAK sitt styre (Kvarterstyret). 2.3 Nærmeste overordnede er leder ved DAK. 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1. Eksternansvarlig er ansvarlig for all booking tilknyttet lokalene til DAK, og at alle som henvender seg til DAK møter et velorganisert og lett forståelig bookingsystem. 3.2 Eksternansvarlig holder løpende kontakt med DAK sine driftsorganisasjoner. 3.3 Eksternansvarlig er kontaktperson til ekstraordinære arrangører, og sørger for at de nødvendige avtaler er på plass i forkant av ekstraordinære arrangementer, eks. festivaler. 3.4 Eksternansvarlig sørger for at det publiseres et program tilgjengelig for alle frivillige tilknyttet DAK så langt frem i tid som mulig.

15 Stillingsbeskrivelse Skjenkeansvarlig ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal sikre kontinuitet i DAK sitt basistilbud innen vakthold, bar- og restaurantdrift. 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Skjenkeansvarlig velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 Skjenkeansvarlig inngår som styremedlem i DAK sitt styre (Kvarterstyret). 2.3 Nærmeste overordnede er leder ved DAK. 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1. Skjenkeansvarlig er ansvarlig kontaktperson i forhold til forvaltningen, her spesielt med tanke på Kontor for Skjenkesaker, Brannvesenet og Mattilsynet. 3.2 Skjenkeansvarlig forvalter DAK sine tillatelser til å drive bar- og restaurantdrift, og sørger for at DAK til enhver tid følger gjeldende bestemmelser. 3.3 Skjenkeansvarlig forvalter DAK sitt leverandørnettverk, og vurderer aktivt behovet for å inngå nye samarbeidsavtaler. 3.4 Skjenkeansvarlig forvalter alkoholrelaterte ridere, inkludert bonger og andre ekstraordinære ordninger. 3.5 Skjenkeansvarlig er ansvarlig for å følge opp alle frivillige relatert til vakt, barog restaurantdrift, her spesielt Skjenkegruppen og Vaktetaten.

16 Stillingsbeskrivelse Økonomiansvarlig ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal sikre en ansvarlig og solid økonomistyring ved DAK. 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Økonomianvarlig velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 Økonomiansvarlig inngår som styremedlem i DAK sitt styre (Kvarterstyret). 2.3 Nærmeste overordnede er leder ved DAK. 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1. Økonomiansvarlig forvalter DAK sine midler, og skal til enhver tid oppdatere prognose over den økonomiske situasjonen. 3.2 Økonomiansvarlig skal sikre at alle økonomiansvarlige i arbeidsgrupper ved DAK har den nødvendige opplæringen. 3.3 Økonomiansvarlig er ansvarlig for budsjettarbeidet, og skal igangsette dette arbeidet tidlig på høsten. 3.4 Økonomiansvarlig er ansvarlig for å orientere SKiBAS om relevant informasjon, og minst en gang i måneden da regnskapsrapport foreligger.

17 Stillingsbeskrivelse Prosjektansvarlig ved Det Akademiske Kvarter Vedtatt: - 1. Formål 1.1 Stillingen skal følge opp prosjekter ved DAK, dvs. arbeider med en begrenset tidsramme. 2. Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Prosjektansvarlig velges på Det Akademiske Kvarters Generalforsamling. 2.2 Prosjektansvarlig inngår som styremedlem i DAK sitt styre (Kvarterstyret). 2.3 Nærmeste overordnede er leder ved DAK. 2.4 Stillingen er underlagt taushetsplikt og er ikke besatt før erklæring vedr. taushetsplikt er undertegnet. 3. Stillingens ansvarsområder 3.1 Prosjektansvarlig skal aktivt søke opp prosjekter ved DAK, og ellers følge opp de prosjektene som blir foreslått av andre. 3.2 Prosjektansvarlig skal sørge for at hvert enkelt prosjekt blir hensiktsmessig planlagt i forhold til bruk av tid og midler. Prosjektansvarlig er ansvarlig for at det prioriteres hensiktsmessig etter DAK sin interesse. 3.3 Prosjektansvarlig har et spesielt ansvar ovenfor frivillige tilknyttet E-tjenesten, Romvesenet og Kraftetaten.

18 INTERNNOTAT Fra Gøran Thengs, leder for ASF Til Kvast Vedtaksforslag om økonomisk modell Etter møtet med leder og økonomiansvarlig 9. september vedrørende dorgeavtale og økonomisk modell, ble dorgene forespeilet en gjenstående sum som skal fordeles ut fra ølsalget i høst muntlig satt til å være f.o.m. 15. august. I lys av at dorgeforhandlingene har pågått i cirka 10 måneder nå, ser vi på det som nødvendig med garantier om at dette vil skje. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar at utbetalingen av salgsinntekter for høsten 2010 til dorgene, i henhold til den økonomiske modellen drøftet på dorgemøter mellom dorgene og Kvast, skal ha tilbakevirkende Kraft fra og med 15. august 2010.

19 INTERNNOTAT Fra Erik Oramas, Medlem Kør Til Kvast Vedtak: Devalurering av informasjon om drift. Formål med saken: Kør søker med dette å bli inkludert i avvikslisten til Kvarteret. I formålsparagrafen til kør (vedtatt av Kvarterstyret) står det at KØR skal jobbe for å spre kunnskap og innsikt i Det Akademiske Kvarters økonomi, og legge til rette for gode rutiner gjennom kursing og veiledning. For å ha mulighet til å utforme forsvarlige økonomiske rutiner er vi avhengig av å få informasjon om hva som ikke fungerer blandt de eksisterende rutinene. Dette informasjonsbehovet blir i liten grad ivaretatt gjennom eksisterende ordninger for kør. Bakgrunn for saken: I en mindre formell henvendelse fikk Kør avslag fra Adm.leder om deltakelse på listen. Avslaget på forespørselen (Mail 7. mai 2010*) var begrunne med at "det ofte kommer frem påpekninger på spesifikke arbeidsgrupper, organisasjoner eller personer. Dette er informasjon vi ønsker å spre til færrest mulig." Og at "Den overveldende majoriteten av avvikene er også ikke-økonomiske av natur og uten relevant betydning for Kør." Adm.leder mente behovet vårt for informasjon er dekket av at han har gitt Kvartene instruks om at de skal sende videre informasjon de synes har økonomisk relevans. Argumentasjon for saken: I løpet av de første 8 månedene med drift har kør kunn mottat 7 henvendelser fra avvikslisten på tros av at det ble lovet en bedring i informasjonsutvekslingen. Dette viser at rellevant informasjon om avvik ikke når gruppen vår. Vi mener at KØR selv kan vurdere hva som er rellevant økonomisk informasjon. F.eks. er safediffer på 50 øre mindre økonomisk interessant en at det står en konteiner i veien for nødutgangen slik at vi har redusert gjeste-kapasiteten på huset med 1/3-del. Argumentasjonen om at avvikene ofte er informasjon som det er ønskelig at færrest mulig skal vite strider mot statuttenes 4.3 som sier at Kvarterstyret skal sikre "størst mulig demokratisk innsyn i Kvarterets drift" Påpekninger på spesifikke arbeidsgrupper, organisasjoner er ikke konfidensiel informasjon. Personspesifikk informasjon om gjester er ulovlig. Informasjon om interne kan håndteres gjennom interne lister (etter sanksjonsystemet) i stede for malinglister som går til hele administrasjonen. Vi minner ellers om at Kør har signert en taushetskontrakt (i motsetning til administrasjonen) som tillater oss å håndtere sensitivt gradert informasjon (se vedlegg). VEDTAKSFORSLAG: Kvarterstyret vedtar å inkludere kør i mailinglisten Avvik@kvarteret.no MVH. Erik Oramas (På vegne av Kør) 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no

20 INTERNNOTAT Fra Adm. leder Til Kvast Vedtak: Oppdatering av kontrakt og instrukser for Kvarter Driftsledernes kontrakt og instrukser har ikke blitt oppdatert på en stund. Samtidig har dokumentene jeg har overtatt vist seg å være utdaterte. Det er gjort få konkrete endringer annet enn de visuelle. De viktigste er som følger: - Stillingsinstruksen i kontrakt er oppdatert til å innlemme de reelle arbeidsoppgavene - Referanse til arbeidsmiljøloven er rettet opp - Arbeidsperioden i kontrakt er utvidet til 15. Juni og 15. Desember fra tidligere 1. Juni og 1. Desember. Dette for å ta høyde for at Kvarteret faktisk ofte er åpent utover de gamle tidene. - Det er i kontrakt også inkludert nytt punkt om at tidsperiodene kan variere i henhold til semesterstart og slutt. - Adm. leder signerer for arbeidsgiver i henhold til oppdatert stillingsinstruks for adm. leder. - Ansvar og forpliktelser i arbeidsinstruks er oppdatert - Arbeidsinstruks inkluderer nå at også adm. leder kan godkjenne innkalling av ekstra driftsleder ved behov. - Adm. leder er inkludert so nærmeste overordnede i utvidet stillingsinstruks. - Instrukser kan nå også sendes på e-post, men må skrives ut og puttes i instruksperm for å være gyldig Det er også et spørsmål om hvorvidt driftsledere skal ha lav eller høy feriepengesats. Dette er blitt gitt som oppdrag til Rettsvesenet. Da både budsjett og utbetalinger baserer seg på lav sats vil dette bli opprettholdt inntil utredningen er ferdigstilt. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar oppdatert arbeidsinstruks og utvidet stillingsinstruks for Driftsledere og innstiller SKiBAS å vedta oppdatert kontrakt for Driftsledere

21 ARBEIDSKONTRAKT DRIFTSLEDER Arbeidsgiver Studentkulturhuset i Bergen A/S (SKIBAS) PB 1822 Håkonsgaten, 5282 Bergen Org. nr Tlf Arbeidstaker Fornavn Adresse Personnummer Telefon Etternavn Skattekommune E-post Arbeidsplass Det Akademiske Kvarter v/skibas Olav Kyrresgate 49, 5015 Bergen Tlf Stillingstittel Driftsleder (Kvartermester (Kvart)) Ansatt som Driftsleder ved det Akademiske Kvarter. Instruks Driftsleder er ansvarlig for den daglige driften av Det Akademiske Kvarter når han/hun er på jobb. Arbeidet består i å være brannansvarlig, administrator og økonomiansvarlig på kveldstid. Dette omfatter bl.a. økonomiansvar for serveringsstedene og ansvar for fordeling av nøkler og rom samt vareflyt. Arbeidsområder og ansvarsoppgaver er definert i de til enhver tid gjeldene arbeids- og stillingsinstrukser. Driftsleder plikter å gjøre seg kjent med den til enhver tid gjeldende arbeids- og stillingsinstruks. Instruksene kan til enhver tid endres. Endringene foretas av Kvarterstyret i samarbeid med Driftslederes tillitsvalgte. Periode Ansatt fra dd.mm.ååå Prøvetiden er 3 måneder. I prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsestid på 2 uker. Ellers gjelder gjensidig oppsigelse jfr. arbeidsmiljøloven 15-3, 1. ledd. Arbeidstid Vårsemesteret 10 januar - 15 juni Høstsemesteret 10 august - 15 desember Disse tidspunkt kan variere ut fra tidspunkt for semesterstart og slutt.