KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Oppfølging fra forrige møte Leder SommerKvarteret KO49 Semesterrapport/Handlingsplan Adm. leder Støy Samarbeidspartnere PR-ansvarlig Mediehåndtering Bergen Challenge Økonomiansvarlig Budsjettprosess Orienteringer 1. LEDER Innstilling til SK er sendt ut. Semesterrapport og handlingsplan for Kvarteret er ferdigstilt. Deltatt på budsjettmøte. 2. ØKONOMIANSVARLIG Revidert budsjett. I massevis.

2 3. EKSTERNANSVARLIG Helhusmøte Møte med Helhusgruppa tirsdag 29.mars. Vi jobber blant annet med å få i stand en felles søknad om støtte til prosjektet. Muntlig orientering gis på møtet ved behov. Booking høst Jobber med dorgenes bookinger for høsten slik at de skal ha ryddet opp seg i mellom før vi starter med annen booking. Påsken Har mottatt noen få henvendelser om påsken, men ikke på langt nær nok til å fylle skiftlistene. Håper dette tar seg opp, men her må jungeltelegrafen settes i gang for fult! Omvisning Har hatt omvisning med BSI Dans som skal ha et arrangement hos oss for sin swinggruppe i Speilsalen. 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG Foreligger ikke 6. PROSJEKTANSVARLIG Møter Har vært på Kraftråd, Kraftting, Skjenkestyre møte og Budsjettmøte. Litt mer informasjon tas muntlig. KLR Laget prosjektstatus AD til motet 5 års planer Hatt møte med prokom og laget mal som de kan bruke med informasjon og plantegninger på alle rom. Sosialt Internfest med internband, Villa People Five 7. DRIFTSANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Deltatt på fagseminar i Tønsberg i regi av Norsk Rockforbund. Vært på HMS-kurs for ledere via UiB og arbeidet med revidert budsjett.

3 INTERNNOTAT Fra Prosjektansvarlig Til Kvarterstyret AD: KLR - Grafisk har laget designforslag, vises på møtet - Tekst er i gang med store deler av tekst - Ekstern lager skriv om booking - Ekspo er hyret til å ta ekstra bilder til heftet - Trykk av heftet er tatt med til budsjettforslag Punkter for diskusjon - Layoutmal og designforslag - Tidsnøytralitet på heftet - Trykk - tykkforside, format o.l. Designforslag og layoutmal vises på møtet grunnet at det ikke er mottatt fra grafikergruppen ved

4 INTERNNOTAT Fra Anders S. Sagevik, KØR Til Kvarterstyret AD: Saker til GF KØR ønsker at sakene under blir lagt frem for GF. Formålet for orienteringssakene er å sikre GF nødvendig informasjon og innsikt i Kvarterets drift. For vedtakssaken er ønsket å få den beste løsningen på de kontantrutiner, bokførings og vareflyt-utfordringene Kvarteret vil stå overfor fremover. Vi ser på orienteringssakene som rent saksgrunnlag, men det menes at når all etterspurt dokumentasjon har kommet frem i sakspapirene er det ikke nødvendig med noe diskusjon på selve GF. Alle sakene berører det som er Kvarterstyret sitt ansvarsområde. Dersom Kvarterstyret selv ønsker å fremme disse sakene vil vi vurdere behovet for å opprettholde våre saker. Vi ønsker derfor å informere Kvarterstyret, og ønsker kjapp tilbakemelding på om dette er saker som Kvarterstyret ønsker å fremme selv. For alle sakene jobber vi fortsatt med utredning og utarbeidelse av endelige høringspapirer. Orienteringssak 1: Legge frem en oversikt over sosiale goder og bestemmelser for Kvarteretarbeidere og tilknyttede organisasjoner, samt kostnader tilknyttet hver av disse. Sosiale goder og bestemmelser blir fortløpende endret på Kvarteret. Før fikk alle funksjonærer vedlagt en oversikt over disse godene når en signerte bindingskontrakt, men det skjer ikke lenger. Fra statuttene 5.5 finner vi: Kvarterstyret skal vedta hvilke andre rettigheter og plikter tillitsvalgte, funksjonærer, og tidligere funksjonærer og tillitsvalgte, skal ha i organisasjonen. Vedtak om dette skal samles og være offentlige. Kvarterstyret skal orientere hver ordinære generalforsamling om slike rettigheter og fordeler. Dette er for at det skal være full åpenhet om slike fordeler, og at GF skal kunne ha kontroll på omfanget av dem. Vi ber derfor og at kostnadene til de ulike ordningene blir fremlagt. Orienteringssak 2: Legge frem en Regnskap og rapport fra drift av SommerKvarteret SommerKvarteret er en del av Kvarteret sin drift som er forbundet med stor økonomisk risiko. Tapene kan bli store enten en velger å gjennomføre prosjektet eller ikke. Normalt legger Kvarterstyret frem en sluttrapport på høstens GF, men det ble ikke gjort sist. At det har vært mye rot rundt drift og organisering gjør det enda viktigere at GF blir kan få en god utfyllende rapport til orientering. Dette vil være svært nyttig informasjon for fremtidige Kvarterstyre. Skulle sommerdriften medføre tap vil det få konsekvsenser for ordinær drift. Vi ser derfor dette som svært viktig informasjon til GF. Orienteringssak 3: Legge frem stillingshjemler, arbeidsinstrukser, kostnadsrammer for fast ansatte. De fast ansatte på Kvarteret er Kvarterstyret sitt ansvar. Fra 1995 til 2005 hadde Kvarteret kun 2 ansatte, og det var minimalt med endringer i stillingsinstruksene. Siden den gang har en fått over 10 ansatte, og mangler oversikt over stillingshjemler, stillingsinstrukser og kostnader. Ettersom disse kostnadene spiser opp store deler av dekningsbidraget trenger organisasjonen en fullgod oversikt for å kunne evaluere endringene når en skal behandle

5 fremtidige budsjetter. Vi ønsker derfor at det legges en oversikt som inneholder alle eksisterende: - Stillingshjemler med lønnsramme, med vedtaket de ble opprett fra - Første stillingsinstruks, og nåværende - Tilhørende ytelser og avtaler - Alle lønnskostnader og andre kostnader for alle ansatte som er delaktig i ordinær drift av Kvarteret Vi ber også om at informasjon om stillingshjemler og arbeidsinstrukser gjør lett tilgjengelig for hele organisasjonen, gjerne på samme sted som statutter, budsjetter, retningslinjer og annen informasjon som definerer rammene for organisasjonen. Vedtakssak: Opprettelse av stillingshjemmel som Kontant og vare-medarbeider Det er snakk om å erstatte dagens sivilarbeidere med dagkvarter. Vi mener at en bedre løsning er å ansette en fast person med kontant og vareflyt som sitt arbeidsfelt. Denne stillingen vil overta kassefunksjonene til dagens sivilarbeidere og videreføre varekontroll, fakturakontroll og bilagskontrollfunksjonene som i dag har blitt delegert til Logistikkansvarlig. Stillingen vil være (bli) superbruker på KDR Gold og kunne drive kursing og oppfølging av Kvarter og andre funksjonærer på rutiner som omhandler vare og kontantflyt. Oppgaver som kontroll og rapportering skal vektlegges. Dette vil kunne frigjøre ansvarsområder fra administrativ leder som da kan påta seg resterende oppgaver som i dag utføres av sivilarbeidere. Med 3 fast ansatte på dagtid skal det være nok fleksibilitet og ressurser til for at Kvarterets behov på dagtid blir ivaretatt. Stillingen skal kun jobbe med administrative oppgaver og ikke bevege seg inn på organisatoriske oppgaver eller beslutningsprosesser. For eksempel vil vareutvalg ligge utenfor ansvarsområdet. Vi jobber og med en skisse til stillingshjemmel og arbeidsinstruks som vil legges med forslaget når det sendes ut på høring. Mvh Anders KØR

6 Fra Til Lars Arnesen, daglig leder, Det Akademiske Kvarter Kvast AD - Planlegningsfase Sommerkvarteret Vi kan glede oss over en flott innstilling i forrige uke, og trenger da samtidig å ta stilling til planlegningsfasen til Sommerkvarteret frem til 30. mai. Nedenfor foreslår jeg en progresjon som er høyst åpen for diskusjon. Åpningsmøte Det kan være lurt å begynne hele prosessen med et åpningsmøte med oss i Kvarterstyret og det innstilte Sommerkvarterstyret. Målene for et slikt møte vil være å få Sommerkvarterstyret tidlig samlet og kjent med hverandre, kartlegge forventninger, utfordringer og mål for sommerdriften. Initiativet til dette møte kan komme fra Kvarterstyret, for at vi kan fortelle dem om våre tanker rundt innstillingen, og våre tanker rundt hvordan Sommerkvarteret bør satse for å sikre et god sommerdrift. I den anledning kan vi også presentere vårt utkast til Sommeravtalen, og gi anledning for spørsmål og eventuelt innsigelser. En oppgave for dette møte bør også være å sette opp en kjøreplan for perioden frem til sommerdriften, men dette bør Sommerkvarterstyret utarbeide med minst mulig påvirkning fra oss. Likevel kan vi bidra med tips til ting de må tenke på; - ansettelsesprosessen av medarbeidere - budsjett for Sommerkvarteret - strategi for Sommerkvarteret - individuell opplæring for Sommerkvarterstyremedlemmer På alle de fire overnevnte punkter kan vi hjelpe med forslag, men hele tiden presisere at det er opp til dem å komme frem til det. Slutningsmøte I løpet av april må vi få et slutningsmøte der budsjett og Sommeravtalen ligger klar til signering. Ved uenigheter på åpningsmøte må man legge opp til så mange forhandlingsmøter som nødvendig (bør gjøres av to-tre fra Kvast, ikke hele styret). - når skal vi ha åpningsmøte? Forslag om mandag 4. april. - ansvarsfordeling av oppgaver: o lage opplegg til åpningsmøte (Leder)

7 o lage opplegg for ansettelse inkl. forslag til intervjumal for medarbeidere (Internansvarlig) o budsjettforslag for Sommerkvarteret (Økonomiansvarlig) o strategiforslag for Sommerkvarteret (Leder og nestleder) o individuell opplæring, sette opp en opplæringsplan i dialog med hvert enkelt styremedlem (Prosjektansvarlig)

8 INTERNNOTAT Fra Julie Johansen, Kvartermester Til Kvarterstyret Vedtak: Kvartfestival V2011 Fredag 15. april 2011 arrangerer de nye kvartene (undertegnede, Anders Ohma, Silje D. Bjorøy, Jenny T. Nergård, Samuel O. Budd og Therese Eidsned) kvartfestival hvor vi inviterer samtlige tidligere kvartermestere til hyggelig selskap med lett bespisning og velkomstdrink. Vi har allerede vært i samtale med kjøkkensjef Inghild i forhold til bespisning, hvor vi har kommet frem til tapas i form av snacks. I følge kjøkkensjef vil dette koste rundt 130 NOK per pers, men i vedlagte forslag til budsjett for kvartfestivalen har undertegnede rundet dette opp til 150 for å være på den sikre siden. I tillegg ønsker vi å tilby tidligere kvartermestere en liten velkomstdrink i form av sprudlende alkoholholdig drikke, og dette vil også være en utgift på budsjettet. I tillegg finnes det en del pant i bosshuset som Hansa ikke tar imot, som vi regner som å være kvartermesternes tipspenger. Disse tenker vi også å bruke i budsjettet vårt. I vedlagte budsjettforslag finner dere fire stk. utkast til budsjett. Disse er laget med utgangspunkt i følgende momenter: Får vi støtte fra Kvarterstyret/SKIBAS til bespisning? Får vi betalt velkomstdrinken til innkjøpspris eller vanlig pris? Vi har ikke lyst til å måtte ha påmeldingsavgift på 200 NOK til de tidligere kvartermesterene, da dette er en anledning for oss å vise at vi setter pris på dem, og at vi ønsker å møtes for å dele minner og erfaringer i sosialt lag. Vi ser imidlertid at en liten sum må vi ta, og vi vil ikke sette den noe høyere enn 70 NOK, som igjen fører til at vi trenger støtte fra Kvarterstyret/SKIBAS i forhold til bespisningen. Hva vi setter påmeldingsavgiften til vil også avhenge av hva vi må betale for den sprudlende velkomstdrinken. Samuel O. Budd (også innkjøpsansvarlig i Skjenkegruppen) har vært i kontakt med Økonomiansvarlig i Kvarterstyret angående dette. Dersom vi skal få betale innkjøpspris for velkomstdrinken, må vi fremdeles betale full mva, som vil gjøre det smålig komplisert i forhold til bokføring. Vi håper likevel vi kan få til en ordning på dette slik at vi kan inkludere så mange som mulig av de tidligere kvartermesterne og ikke trenger å ta hele 70 NOK for en hyggelig sosial kveld. Hvor mye støtte vi vil trenge avhenger av flere faktorer. For det første avhenger det av hvor mye pant som ligger i bosshuset som vi kan forsyne oss av, men etter en kjapp titt tidligere denne uken, har undertegnede sett at det ikke er så altfor mye, men heller en mulighet for å pynte på budsjettet dersom noe går galt. For det andre avhenger det av hvor mange som faktisk kommer på kvartfestivalen. Vi har funnet kontaktinformasjon til ca. 60 tidligere kvartermestere i personaldatabasen, men hvorvidt alle har mulighet og lyst til å komme tror jeg avhenger av påmeldingsavgiften igjen. Det vil derfor være vanskelig å si noe om hvor mye støtte vi faktisk vil trenge. Jeg håper at vi kan få til en ordning hvor Kvarterstyret anbefaler SKIBAS, som vår arbeidsgiver, å innvilge støtte til gjennomføringen av Kvartfestivalen. Dersom Kvarterstyret kan vedta dette forslaget på førstkommende møte, vil vi ha mulighet til å sende ut invitasjoner med korrekt informasjon, samt å sette en påmeldingsfrist, og dermed vil vi også kunne presentere en korrekt sum for hvor mye støtte vi vil trenge til førstkommende SKIBAS-møte (som jeg forstod på Thomas Evensen var i begynnelsen av april).

9 Kvartfestivalen er et viktig sosialt tiltakt som arrangeres hvert semester, og vi håper vår arbeidsgiver kan vise at de setter pris på oss ved å innvilge ekstra støtte til gjennomføringen av denne. Undertegnede har selv tatt på seg ansvaret for arrangeringen av årets kvartfestival, og jeg er veldig interessert i å få den til å gå rundt. Så interessert at jeg er villig til å jobbe et ekstra kvartskift uten å skrive det opp på timelisten, bare for å få budsjettet for årets kvartfestival til å gå rundt. På vegne av alle nye kvartermesterne håper jeg at Kvarterstyret kan anbefale SKIBAS å innvilge litt ekstra midler for oss ansatte. Jeg har allerede sendt ut en mail til dere angående dette, og der kan kontakte meg dersom dere har noen spørsmål. Jeg kan også få ordnet å komme på Kvarterstyremøtet. Vedlegg: Forslag til budsjett for kvartfestivalen V2011. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å anbefale SKIBAS å bevilge midler, 150 NOK per påmeldte person av 6. april 2011, til gjennomføringen av Kvartfestival V2011. Kvarterstyret vedtar å la velkomstdrinken til Kvartfestival V2011 blir solgt til innkjøpspris.