KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER SKiBAS møte Denne uken er det SKiBAS møte (05.10). På dette møtet tar vi opp kulturstøtte som en diskusjonssak for å høre SKiBAS sine råd og anbefalinger da denne modellen til slutt vil ende i vedtak i samme styre. Dorgeforhandlinger Økonomiansvarlig og jeg har i forrige uke sittet i møte med regnskapsbyåret vårt V&E (29.09). De har sendt oss sin anbefaling til kulturstøttemodell som de har kalt "Kostprismodellen". De argumenterer med denne for å gjøre det enklere enn fordelingsmodellen, som hittil har vært den mest aktuelle. Forrige ukes hendelser kompletiserer fremgangen i forhandlingene, og jeg vil bli nødt til å ha et arbeidsmøte med økonomiansvarlig før vi legger frem et forslag til dorgene om videre forhandlinger. Det er aktuelt å innkalle til et orienteringsmøte så fort som mulig, forhåpentligvis denne uken (uke 40). Jeg avventer dette til etter SKiBAS møte tirsdag (05.10). Vaktsaken Forskrift til Vaktvirksomhetsloven er sendt ut på høring til hele organisasjonen. Jeg avventer tilbakemeldinger dersom medlemmer skulle ha det, og vil utforme et skriv innen onsdag kveld (06.10) som jeg vil sende ut til Hulen og NHHS for å gi dem muligheten til å slutte seg til. Dette blir også sendt som innspill til NRF. Jeg sender dette skrivet ut til Kvastmail først for tilbakemeldinger. Brukerorganisasjonenes Helhus Hadde gleden av å delta på Brukerorganisasjonenes Helhus på lørdag, en artig opplevelse som jeg håper vil gjenta seg. Selv om dette var gøy var det flere ting de kan lære til neste gang, så jeg håper det kan arrangeres et evalueringsmøte med styret for Helhuset, og at man kan få skrevet ned noen erfaringer til styret som får jobben med det neste Borgehelhus. Fint om erfaringer kan deles på onsdagens GLEM møte også (06.10). Kommentar i StudVest om honorering av frivillige verv Leder i Samfunnet, Pål Andreas Sætre, satt fokus på noe som er svært sentralt for Kvarteret sine politiske mål, da han setter spørsmålstegn ved utviklingen av lønnede verv i en sektor som tidligere har vært basert på frivillighet (Velferdstinget mm). Jeg vil skrive en kommentar på tirsdag (05.10) til StudVest dersom jeg skulle få tid til det (vil snakke med pr-ans om dette).

2 2. ØKONOMIANSVARLIG Økonomi Førre veke gjekk ikkje like bra som håpa, men laurdagen gjekk ganske gjennomsnitteleg greitt og var den dagen som gjekk best. Det var måndag, tysdag og onsdag som gjekk ganske dårleg. Alle dagane har gått under budsjett. Elles har det vore eit problem på laurdag med registrering av billettinntekter i døra. Det er registrert 22 betalande, noko som er feil. Oppfordrar Når det gjeld september har månaden ikkje gått bra samanlikna med budsjett. Omsetninga for månaden er forventa å vere kr under budsjett medan fortenesten er kr under. Merk at dette er forventa, ikkje endelege, tal sidan vi endå ikkje har fått rekneskapsrapporten for september endå. Denne skal vi få 20.oktober. Rekneskapsrapporten for august viser eit overskot på kroner, men grunna moglege feilføringar med billettinntekter og cover kan det vere at dette overskotet i realiteten er eit underskot på om lag kroner. Eg skal ta dette vidare med V&E for å klårgjere dette betre. Budsjett 2011 Budsjettarbeidet for 2011 er i gang. KØR har hatt informasjonsmøte om budsjettprosessen og har henta inn og fått utkast til budsjett frå dei fleste gruppene. Dei har endå ikkje fått frå KvaSt, men dette skal eg få fiksa snarleg og eg har byrja på ei oversikt over vårt budsjett for Garderobelappar Favorittprosjektet mitt i heile verda er berre å bestille inn om ingen har store innvendingar. Romoversiktsplansje Denne er veldig snart ferdig og det er for det meste småplukk att. Utkastet blir lagt fram under KvaSt-møtet. Sommarkvarteret Har sovidt byrja på etterarbeidet etter Sommarkvarteret for å ferdigstille det. Har hatt møte med SK-øko Zaid. Det er framleis lønningar og liknande som ikkje er utbetalte i tillegg til at det er ein del honorar til artistar som ikkje har vorte betalt før nyleg. Dersom ein ser dette i samanheng med punktet om økonomi over er det ein del billettinntekter som må klårgjerast med V&E før vi kan seie noko endeleg om det. Bord til Kvarteret Under eit møte med Bjørg hjå Black & White på torsdag (29.9) spurde eg om det var mogleg å få ei tilbod om gode samanleggbare bord som er lette å lagre og plassere. Grunnen til dette er at vi har ein stor mangel på bord på huset. Bjørg skulle kome tilbake med eit tilbod. Ho hentar òg inn forslag frå utemøbelprodusentane om korleis vi best kan fikse skrapeskadene på dei raude designmøblane. Eit forslag her elles er å kunne slipe betongen på utemøbelområdet ned slik at den ikkje påfører større skade på møblane. Møter Har vore på mange forskjellige møter: styremøte SKiBAS, møte med ProKom og Black&White om møblering av Storelogen, møter med KØR, m.m.

3 3. EKSTERNANSVARLIG DORG Skal i DORGemøte , gir muntlig orientering på møte. BORG Var en tur innom på Borgenes samarbeidshelhus , blant annet på Ridderlosje i Storelogen med Arme Riddere. Det virket som et vellykket arrangement og stemningen på huset var god. Jeg snakket med flere av BORGelederene og de var også fornøyde. Det skal være et evalueringsmøte jeg håper å kunne delta på, jeg vet enda ikke når dette skal være. Jeg har bedt Kvartene om tilbakemelding på hvordan de mener det gikk, samt sett litt på tallene for dagen som så ok ut. Annet Fristen for Helhussøknader gikk ut fredag 1.oktober. Jeg har lest alle søknadene som er kommet inn og begynner å få en viss oversikt. Den endelige klareringen på hvordan fordelingen blir håper jeg kan være ferdig i løpet av uka. Hadde i dag (05.10) omvisning med en nyoppstartet dansegruppe som ønsker å ha forestiling her, det var veldig positivt. Jeg har ytret mine ønsker til PR-ansvarlig og grafiker i forhold til en ny romsøknadsreklame i neste Studvest med et enda mer informativt preg. 4. INTERNANSVARLIG Sosialpenger/Velferdsmodell Har hjulpet økonomiansvarlig med å få inn antall som jobber frivillig i de forskjellige arbeidsgruppene, slik at vi har fått ført inn dette i Velferdsmodellen. Sosialpengene vil bli overført til arbeidsgruppene denne uken her. Jeg skal til neste utbetaling av sosialpenger ha hovedansvaret for dette. Har derfor fått innføring i Velferdsmodellen av økonomiansvarlig. Arbeidstøy Har fått to tilbud på arbeidstøy. Tskjorter vil koste omlag 200kr og hettejakker omlag 400kr fra begge levrandører. Tullballcup Har sendt ut invitasjon til Tullballcup til de største samarbeidspartnere og frivillige organisasjoner i Bergen. 5. PR-ANSVARLIG Stands Eg held framleis på med å avvikle stands på UiB sine fakultet. Har hatt på MatNat, og skal ha på HF i morgon. Skjenke skal etter planen sende meg ei oversikt over kven som kan, og kva tid i kveld/morgon. Info Har hatt samtale med tre nye grafikarar, så grafisk er no ein bra gjeng, og har fått fordelt

4 oppgåver eit stykke fram i tid. Eg har sendt inn bestilling på månadshefter og plakat til Bodoni. Litt seint, men det skal vere klart på fredag. Info skal ha ting i slutten av månaden. Mangelen på skikkeleg leiar i gruppa gjer jobben min mykje meir omfattande, så ting er bra. IT Evensen og eg har vore i møte med to firma i Bergen som leverer den type løysingar me treng for å får opp skikkeleg rombookingsystem, database, heimeside osb. Skal prisestimat i løpet av morgondagen, og skal presentere det skikkeleg på neste KvaSt-møte att. PR-forum Som vanleg på onsdag kl 15. Anna Flex Reklame skal kome denne veka og henge opp nye fester. Skal lage ei sak til Studvest saman med Lars ang. lønna stillingar i "frivilleg" arbeid. 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke. 8. ADMINISTRASJONEN Det er levert inn budsjettinnspill og innspill til investeringsbudsjett fra administrasjonen. Mesteparten av mandagen gikk med til dette. Det er avhold nytt intervju med potensiell erstatter for Sakthi i november. Totalt har det blitt intervjuet 3 stk. Avgjørelse vil bli tatt i løpet av uken. Sammen med PR er det blitt avholdt møter med Reaktor og Keytech ang. potensielle løsninger for outsourcing av utvikling av arrdb og rombookingssystem. Skriv og anbefalinger vil bli presentert ved neste møte. Begge orgseker samt 3 nye kvarter er denne uken på ordensvaktkurs. Jeg har vært supersek disse dagene og har hatt dårlige opplevelser med organisasjoner som ikke har blitt informert nok og har fått dobbelinformasjon, møbelmangler og kaotisk A/V-situasjon da ingenting ennå er montert og klar til enkel bruk. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

5 INTERNNOTAT Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret AD: Endring i forsikringssystemet Etter møte med Willis, Kvarterets forsikringsagent, er det kommet frem 3 punkter vi bør vurdere for evt. inkludering/utvidelse av eksisterende avtale. Dette er: 1. Utvidelse av yrkesskadeforsikringen til kjøkkensjef og adm. leder 2. Utvidelse av Allmenn Ansvarsforsikring 3. Inkludering og verdisetting av Kvarterets kunst 1. Dagens yrkesskadeforsikring for kjøkkensjef og adm. leder inkluderer ikke skader i transport til og fra jobb. For å få dette trenger vi å utvide med Personaltrygghet. Dette koster 658 kr. pr. person. TrygVesta skriver på sine sider: Sikrer at dine ansatte er forsikret ved ulykker, uansett hvor eller når ulykken skjer. Du unngår dermed situasjoner der det kan oppstå tvil om forsikringen gjelder i henhold til lov om yrkesskade, for eksempel ved reise til og fra arbeid. I tillegg dekkes medisinsk invaliditet under 15 %, som ikke omfattes av Yrkesskadeforsikringen. 2. Kvarterets nåværende ansvarsforsikring dekker kun opp til NOK. Kvarteret har til tider store besøkstall og kan i tilfeller hvor f.eks en større ulykke skjer bli erstatningsansvarlig for en god del mennesker. Dette kravet vil fort komme opp i over NOK. Et slikt krav vil kunne ta knekken på Kvarteret økonomisk. Dagens premie er på NOK. Alt 1: Forsikringssum NOK Kr Alt 2: Forsikringssum NOK Kr TrygVesta skriver på sine sider: De økonomiske erstatningskrav som eventuelt rettes mot bedriften kan noen ganger bli så store at de kan fjerne bedriftens eksistensgrunnlag. Alminnelig ansvarsforsikring for næringsdrivende dekker rettslig erstatningsansvar for personog tingskade som inntreffer i Norden. Forsikringen dekker: - erstatning for fysisk skade på person eller ting - rettshjelp ved behandling av erstatningskrav som er rettet mot bedriften og som er omfattet av forsikringen Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen [email protected] Nett

6 Forsikringen omfatter både bedriftsansvar og produktansvar. Bedriftsansvar Ansvar for skade som bedriften eller ansatte forårsaker under produksjon eller utførelse av oppdrag. Produktansvar Produsent eller selgers ansvar for skade forårsaket av mangel eller skadevoldende egenskap ved leverte produkter. Eksempel på bedriftsansvar Snekkeren forlater en byggeplass nær et boligområde uten å rydde unna farlige redskaper eller stenge adgangen til byggeplassen. Et barn kommer seg inn på byggeplassen og skader seg. Snekkerfirmaet vil kunne holdes erstatningsansvarlig. Eksempel på produktansvar En bakterie i matvarer fører til matforgiftning eller annen sykdom. Produsenten er primært ansvarlig for denne type skader, men importør og forhandler risikerer å sitte med ansvaret, hvis produktet er importert, produsenten ikke er betalingsdyktig eller importøren eller forhandleren selv er årsak til produktets skadevoldende egenskaper. 3. Kvarteret har etter hvert akkumulert opp en del kunst. Dette er ikke tidligere inkludert i grunnlaget for utregning av bedriftsforsikringen. Det må gjøres en verdievaluering på kunsten for å få summen som skal inkluderes. Vår forsikring dekker skade ved brann, naturskade, vann, tyveri, hærverk og ran. Dette vil heve vår premie for maskiner/varer/løsøre noe. P.d.d. er denne på NOK. Ønsker tilbakemelding på hvilke, om noen, av disse punktene det skal jobbes videre med. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen [email protected] Nett

7 INTERNNOTAT Fra PR-ansvarlig Til Kvarterstyret Vedtak: Plakatreglement RETNINGSLINJER FOR PLAKATOPPHENGING VED DET AKADEMISKE KVARTER 1. Kven kan henge opp plakatar: Kvarteret, driftorganisasjonane og brukarorganisasjonar (andre som arrangerer ved Kvarteret) Studentorganisasjonar som ikkje er direkte tilknytt Kvarteret Utdanningsinstitusjonar under SiB 2. Stader for opphenging av plakatar: Metallsøyle i lobbyen i andre etasje: arrangement på huset Metallsøyle i lobbyen i tredje etasje: arrangement på huset Plakattavle utanfor hovudinngangen: alle nemnd over Plakattavle mellom resepsjonen og Stjernesalen: Kvarteret og driftsorganisasjonane Plakatrammer utanfor hovudinngang: Kvarteret og driftsorganisasjonane Plakattavle i første etasje: Arrangørar på huset 3. Følgjer av brot på retningslinjer: Opphenging av plakatar på flater som ikkje er nemnd under punkt 2 er ikkje lov, og vil medføre bøtelegging: o Første gong: skriftleg og/eller munnleg åtvaring o Andre gong: 200 kroner i bot o Tredje gong: 200 kroner per plakat Dette blir nullstilt kvart semester. Ved særskilte tilfelle der dette blir eit vedvarande problem frå ein organisasjon kan dette forlengast Organisasjonar som ikkje overheld desse retningslinjene kan påleggast forbod mot å henge opp plakatar og anna promoteringsmateriale ved Det Akademiske Kvarter i eit semester. 4. Under arrangement: Oppheng av plakatar på umalte flater (m.a. dører) er tillete under arrangementet. Desse skal takast ned etter endt arrangement. Oppsetjing av ymse promoteringsmateriale (banner, roll-up, o.l.) er tillete under arrangement. Desse skal takast ned etter endt arrangement. 5. Særskilte tilfelle: Langvarige avtalar om opphenging av plakatar og liknande på umalte flater (t.d. dører/toalettdører) kan søkast om til KvaSt. Gjennom ein eingongsavtale med Kvarteret (løyve frå Kvart) vil det vere mogleg å henge opp plakat, banner og anna promoteringsmaterile på malte flater. Dette må derimot utførast på ein slik måte at veggen ikkje tar skade på noko vis. Opphenging av særskilt store plaktar innandørs må godkjennast av Kvart. Oppheng av banner på fasaden av Kvarteret må godkjennast av KvaSt og Byrådet. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å godkjenne retningslinjer for plakatopphenging ved Det Akademiske Kvarter Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen [email protected] Nett