KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Grunnavtale signert Grunnavtalen til dorgene er signert 12.10, og det er enighet om de to første vedleggene. Det tredje vedlegget om interngoder skal tas opp på tirsdag 19.10, mens økonomisk rammeavtale fortsatt jobbes med å ferdigstilles (se andre utsendte skriv om dette for ytterligere informasjon). Saker til Generalforsamling Budsjett 2011, Handlingsplan 2011, instilling om KØR som arbeidsgruppe, rapport om skjenkestruktur og semesterrapport har blitt sendt inn til RS for høringsrunde i forkant av 32. generalforsamling 16. november. Det har gått mye tid til dette i uken som har gått. Høringsrunde generalforsamling Det har som vi ventet blitt fremmet et forslag til provisjonsmodell i høringen til generalforsamlingen, selv om jeg på det beste har prøvd å kommunisere ut til dorgene at vi ikke er prinsipielt imot provisjonsavtale, men at vi må jobbe frem en modell som fungerer godt i praksis. Jeg har bedt Anders Sagevik i KØR om å presentere fordelingsmodellen til vedtak i Kvarterstyret fortløpende. Forhåpentligvis kan vi tilby denne modellen som motsvar til forslaget i høringen innen fristen for svar på høring. Vaktsak Som det ble orientert om på Kvastmøte 13. oktober har NHHS vært i kontakt med oss angående et kursopplegg de planelegger å starte opp fra september Hulen, NHHS og Kvarteret er tenkt å benytte seg av dette som opplæringsordning, mens det legges så langt opp til at hver organisasjon oppretter sine egne foretak for å organisere vaktvirksomheten sin. Jeg går i møte med NHHS og Hulen på søndag 17.10, for å diskutere saken videre. Eksternansvarlig i NHHS har jobbet aktivt med saken siden den ble aktuell, og har mye å nyttig å briefe Solgunn (Hulen) og meg med. StudVest tripper for å få laget en sak om dette, har sagt at det er mer aktuelt for oss å uttale oss etter svar fra Rettsvesenet. Markedsgruppen Ny leder av markedsgruppen sendte mail til oss 14. oktober med mange spennende ideer, veldig akturelt nå i tiden frem mot vedtatt handlingsplan Jeg har invitert han, samt leder av info og pr-ansvarlig til møte mandag 18. oktober. Kvarterets promoteringstrategi er hovedfokus for møte. Handlingsplan på GLEM Ønsker å presentere forslag til handlingsplan på ukens GLEM møte 20. oktober for å bidra til engasjement rundt dette. Det er viktig at så mange som mulig blir involvert for å unngå at dette blir et sovende dokument.

2 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG DORG Har kalt inn til DORGemøte tirsdag 12.oktober kl på Villaen. Muntlig orientering gis på møtet. BORG Sendte en henvendelse til Studentforeningen BORG søndag for litt over en uke siden anngående videre arbeid med en avtale, Har enda ikke fått noe tilbakemelding på denne. Sendte en henvendelse til Kulturstyret anngående kontaktinformasjon til brukerorganisasjoner som er registrert hos dem. Ytret et ønske om en mer stabil kontakinformasjon i form av faste mailadresser til organisasjonene. Har ikke mottatt tilbakemelding på dette. Kvartmøte 14.oktober Deltok på møte med Kvartene og snakket litt om rombookingsrutiner og planer for arbeidsfordeling på dette feltet. Det var vellykket og jeg jobber nå videre med en rombookingsveiledning jeg håper kan være ferdig i løpet av denne uka. NRF-kurs våren 2011 Har annonsert planer for å få et gratis kurs av NRF våren Går i dialog med NRF når vi har fått en bedre oversikt over temaønsker og behov i organisasjonen som helhet. Raptus Har orientert Arild fra Raptus at vi sier ja til å huse festivalen også høsten Vil sammen med Administrativ leder sørge for at det vil bli en god dialog og en god skriftlig avtale med festivalen. Arbeidsmøte 15.oktober Var med på arbeidsmøte om budsjettet fredag 15.oktober. Har også deltatt i arbeidet med semestermedlingen fra KvaSt. Tullballcup Var med å forsvare Kvarterets ære i årets Tullballcup 16.oktober. Kom fra det med både æren og helsa i behold. 4. INTERNANSVARLIG Arbeidsmøter Har deltatt på flere arbeidsmøter angående budsjettet. Tullballcup Har arrangert Tullballcup på lørdag. Det ble et nokså vellykket arrangement. Folk sa de hadde det gøy. Satser på å gjøre det enda mer gjennomført til våren.

3 Annet Har ryddet gangen utenfor KvaSt-kontoret. Arbeidstøy Har bedt om tilbud fra Holm i Veiten om arbeidstøy til Skjenkegruppen, Kvartene, Orgsek og e-tjenesten. 5. PR-ANSVARLIG Foreligger ikke 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Møter Deltatt på Kvast-møte onsdagen, produktmøte torsdagen samt møte med innkjøp og økonomiansvarlige i skjenkestyret. Eksternt 1) Studentradioen: Hatt kontakt med studentradioen som fortsatt ønsker å lage spillelister for oss men som aldri kommer igang med arbeidet. Da det er kun en som skal drive med det og hun vært bortreist og sykemeldt siste 2 mnd. Jeg har i denne forbindelsen satt begrensninger men synes det i utgangspunktet kan være noe å teste dette ut, da jeg fortsatt får en del klag vedrørende musikken på huset. Særlig i Stjerne på formiddag og ettermiddagskift. 2) Kontaktet DNB, NORDEA og SR-Banken Jeg har hatt samtale med DNB, NORDEA, SR-Banken i det henseende å få minibankautomat i foreksempel lobbyområdet i første etage. De skulle alle se på løsninger, priser og om dette var et kundeforhold de ønsket å benytte seg av. Regner med å ha en tilbakemelding like over helgen på dette. Forhåpentligvis et tilbud innen neste kvastmøte. 3) Hansa: Vin/ vinsmaking Produktgruppen ønsker å bytte ut noe av vinen man har pr.dags dato. Da særlig i Halvtimen. Da det er mottat klager på rødvinen man har idag på kartong vil denne også byttes ut. Det vil ikke skje noe videre prismessig da vi har funnet viner som ligger prismessig tilnærmet dem

4 man har idag. Det vil antakelig bli vinsmaking før man tar det endelige valget, da det er liten vits i å bytte ut et dårlig produkt med et nytt dårlig produkt. Internt 1) informert kvarter samt innkjøpsansvarlig i skjenkestyret om nødvendigheten av tteringer for kjøp av varer på Rema1000. Annet 1) Arbeidet med å komme ajour med det som har hopet seg smålig opp mens jeg har vært sykemeldt og fravikende grunnet sykdom. Jeg håper og satser på å være tilbake for full kapasitet innen en 14 dagers tid. I denne perioden setter jeg pris på små påminnelser om noen ser at jeg har glemt noe, da jeg er svært distre om dagen. 2) Mailer, Bestillinger og oppføling av forskjellig slag. 8. ADMINISTRASJONEN Har startet uken med kortsluttning og utvidet lekkasje på kjøkkenet. Dette har medført redusert mattilbud og vil antakeligvis fortsette med dette frem til lekkasjen er fikset. UiB melder om at entreprenøren jobber på spreng. Kjøkkenet har lenge vært redusert av denne lekkasjen. Forhåpentligvis vil vi få dette fikset slik at vi kan ha 100% operativt kjøkken til nyåret. Kjøkkensjef lurer forresten på hvordan hun skal kunne kjøpe inn nye varer til matlaging hvis hun etter GF ikke lenger har lov til å være med på forhandlingsmøter med leverandører om nye matprodukter eller leveringsavtaler. Kopimaskinene har begge vært vanskelig den siste uken. Forhåpentligvis vil begge være operative innen onsdag, men det skal opprettes kontakt med UiB for å se på muligheter for å få kopimaskiner via disse. Da dette er en forhandlingssak kan det hende jeg ikke har lov til å gjennomføre prosessen etter GF. Driftsavtalen med UiB er nok en gang purret på til eiendomsdirektøren. Den har vært på rundgang i driften etc. og skal være i nærheten av å bli sendt til oss for gjennomgang. Da dette også er en forhandlingssituasjon må vi enten få det ferdigstilt før GF eller risikere at jeg ikke lenger har lov til å ferdigstille dette. Det har vært noe misnøye med vasking på huset. Dette er tatt opp med vaskebyrå som har lovet forbedringer. Særlig er det tyggis på gulv og detaljarbeid som har vært oversett. Avtalen går ut 1. mars (med mulighet for forlengelse) og vi har mulighet til å reforhandle eller forhandle ny avtale med nytt filma om vi fortsatt er misfornøyde. Da dette er etter GF vil det potensielt være Kvast som må ta seg av alt arbeidet med ny renholdsavtale. Det er avtalt møter med innkjøpsavdelingen for å avklare om Kvarteret kan gå over til den nye mobilavtalen til uninett. Denne avtalen er kanskje mer gunstig enn den vi har nå (gammel uninett). I mangel på prosjektansvarlig vll jeg gjennomføre de første møtene selv, men vil etter GF potensielt bli tvunget til å overlate dette til andre i Kvast da jeg kanskje ikke vil ha lov til å delta på slike møter. De ansatte lurer veldig på om de etter GF fortsatt vil ha lov til å delta i forhandlingsmøter om egen lønn. Jeg lurer samtidig på om jeg vil ha lov til å delta på lønnsforhandlinger til de ansatte jeg har personal- og arbeidsansvar for.

5 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

6 INTERNNOTAT Fra Thomas Evensen, administrativ leder Til Kvast Innstilling av nye driftsleder Etter intervju mandag anbefales følgende person innstilt ansatt av SKiBAS som driftsleder. Therese Eidsnes VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS om ansettelse av følgende driftsleder: Therese Eidsnes. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post Nett

7 INTERNNOTAT Fra Pål Andreas Sætre, Leder av Studentersamfunnet i Bergen Til KvaSt AD/Vedtak: Plakater under BIFF BIFF er et ekstraordinært arrangement som potensielt kan dra nye mennesker til kvarteret. Dette er en ekstraordinær mulighet til å vise frem hva Kvarteret har å by på. Derfor ønsker Studentersamfunnet tillatelse til å henge opp plakater på betongveggene mellom Tivoli og hovedutgangen fra og med onsdag til og med onsdag VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å gi Studentersamfunnet ekstraordinær tillatelse til å henge opp plakater som promoterer arrangementene i Tivoli under BIFF fra Dersom det ikke er sendt inn søknad fra BIFF ønsker jeg også at kvarterstyret gir tillatelse til å henge opp BIFF-banner på fasaden ut mot Nygårdsgaten. I evt kroker eller ut vindu fra Stjernesalen eller Stillhet. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å gi Studentersamfunnet/BIFF ekstraordinær tillatelse til å henge opp Banner på Kvarterets fasade fra Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

8 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen Til Kvast Vedtak om grunnavtale med dorgene Jeg vil gjerne legge til de nå undertegnede avtalene med dorgene til vedtak i Kvast. Grunnavtalen foreligger nå underskrevet med min og alle dorgeledernes underskrift. Vedtak er en formalitet for å vise til at styret stiller seg bak avtalen, dette vedtaket sendes også til neste SKiBAS møte. Vedlagt er grunnavtalen med ASF som referanse. De resterende dorgene har like avtaler med navn byttet ut. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar grunnavtale med driftsorganisasjonene. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

9 Driftsorganisasjonsavtale mellom Det Akademiske Kvarter og Aktive Studenters Forening Inngått

10 1. Parter Avtalen regulerer forholdet mellom Det Akademiske Kvarter / Studentenes Kulturhus i Bergen AS (DAK) Aktive Studenters Forening (ASF) Berørte tredjeparter Forkortelsene DAK og ASF er gjeldende gjennom avtalen og vedleggene. 2. Intensjoner 2.1 Formålet ved avtalen er å fastslå de respektive parters rettigheter og plikter i forbindelse med ASF sin regulære drift ved DAK. 2.2 Andre forhold mellom partene er regulert via statuttene til DAK. Statuttene er overordnet denne avtalen. 2.3 Avtalen omfatter alle arrangementer til ASF i samarbeid med DAK. 2.4 Særavtaler mellom DAK og ASF kan settes over denne avtalen. 3. ASF - Rettigheter 3.1 ASF har rett på lokaler og tider spesifisert i vedlegg 1 Romfordeling. 3.2 ASF har fortrinn på videreføring av eksisterende romfordeling jfr. 3.1, gitt at søknad blir levert innen DAKs søknadsfrist hvert semester. Søknadsfrister er definert i vedlegg 1 Romfordeling. 3.3 ASF gis fortrinnsrett til alternative lokaler på dager spesifisert i vedlegg 1 Romfordeling, gitt at disse reserveres innen første søknadsfrist for romfordeling. 3.4 ASF har kun fortrinnsrett ved søknad om åpne arrangementer. Ved søknad om lukkede arrangementer kan DAK prioritere andre søknader om åpne arrangementer. 3.5 ASF har bruksrett på garderobe og bandrom/sminkerom tilhørende aktuelle lokale i forbindelse med arrangementer. 3.6 ASF har rett på billett- og garderobeinntekter i forbindelse med arrangementer og er ansvarlig for salg og drift av dette. 3.7 ASF kan ved søknad søke om prisendring på vareutvalget ved arrangement på DAK. 3.8 ASFs program skal inngå i samtlige av DAKs annonse- og markedskanaler hvor det felles kulturelle programmet ved DAK blir markedsført, gitt at ASF gir PRmateriale innen en gitt tidsfrist. 3.9 ASF gis tilgang til rabatter og goder via DAKs samarbeidspartnere der det eksisterer avtalefestet mulighet for dette ASFs aktive medarbeidere gis goder hos DAK definert i vedlegg 3 Interngoder ASF gis rett til å opprette og disponere fond til bruk for innhenting av sponsormidler til Helhus gitt at evt. sponsoravtaler ikke er i strid med DAKs til enhver tid eksisterende avtaler med sine samarbeidspartnere. Alle penger gitt av sponsorer til Helhus skal brukes på åpne Helhusarrangementer og fordeles mellom hovedarrangører og evt. medarrangører. Sponsorer til Helhus skal kun promoteres i forbindelse med Helhus. 4. ASF - Plikter 4.1 ASF plikter å lokalisere sin regulære drift på DAK. 4.2 ASF plikter å avholde et fast, åpent og utadrettet tilbud til studentene i Bergen. 4.3 ASF plikter å overholde norsk lov og vedtekter fra Bergen Kommune i forbindelse med avvikling av arrangementer og markedsføring av disse. 4.4 ASF plikter å avholde arrangementer i de lokaler og på de tidspunkt beskrevet i Denne plikt frafaller ved mangel på lokaler eller begivenheter grunnet forhold utenfor ASFs kontroll. DAK skal ha fortløpende orientering om avlyste arrangementer. 4.5 ASF plikter å stille med hovedansvarlig og tilstrekkelig antall personell for å sikre en forsvarlig avvikling av arrangement. Dette skal inkludere brann- og glassvakter der dette er påkrevd. 4.6 ASF plikter å stille med skjenkere ved skjenkepunkt tilknyttet ASFs arrangementer. 4.7 ASF plikter å tegne forsikring for dekning av skader som måtte oppstå ovenfor ASFs medarbeidere, bidragsytere og utstyr i forbindelse med ASFs arrangementer. Dette gjelder også utstyr innlånt av ASF og ovenfor skader på publikum forvoldt av

11 ASFs utstyr og/eller medarbeidere. Erstatningskrav mot DAK grunnet utilstrekkelig forsikring fra ASF dekkes av ASF. 4.8 ASF plikter å behandle huset, inventar og annet løst utstyr i henhold til vanlig aktsomhet og DAKs fastsatte husordensregler. 4.9 ASF plikter å erstatte de skader som skyldes ASF eller gjester på ASFs arrangement ved grov uaktsomhet eller forsett ASF plikter å gi samtlige medarbeidere godkjent opplæring i brann-, sikkerhets og skjenkerutiner før de kan jobbe på huset. Dette via DAKs interne kursrutiner ASF plikter å ikke profilere produkter eller leverandører som strider mot avtalene med DAKs hovedsamarbeidspartnere. 5. DAK - Rettigheter 5.1 Kvartermester/Organisasjonssekretær er Kvarterstyrets representanter ved driften på huset og har inspeksjonsrett på ASFs arrangementer. 5.2 DAK skal godkjenne evt. fremleie eller overdragelse av lokaler spesifisert i DAK har ved etterspørsel rett til innsyn i sist oppdaterte resultat- og balanseregnskap til ASF. 5.4 DAK gis status som hovedsamarbeidspartner og gis tydelig vederlagsfri profilering via ASFs nettsider, trykk- og promoteringsmateriell. 5.5 DAKs aktive medarbeidere gis goder hos ASF definert i vedlegg 3 Interngoder. 6. DAK - Plikter 6.1 DAK plikter å stille rom spesifisert i 3.1 tilgjengelige for ASF i henhold til romplan. 6.2 DAK plikter å tilstrebe at arrangementer på dager og tidspunkt fastsatt i 3.1 ikke forstyrres fra konserter, lydprøver og lignende. 6.3 DAK plikter å stille med teknisk personell og utstyr fra egen stab og utstyrspakke som spesifisert i teknisk rider Nødvendig utstyr utover DAKs tilgjengelige utstyrspakke må leies inn for ASFs kostnad. DAK har intet ansvar for tap eller skade på disse. Om utstyr skal leies inn må dette skje med samtykke fra ASF DAK kan ikke stilles til ansvar for erstatning av utstyr ødelagt 48 timer eller mindre før arrangementsstart. 6.4 DAK plikter å stille med vakter under arrangement som krever dette. 6.5 DAK plikter å tegne forsikring for dekning av skader som måtte oppstå ovenfor DAKs medarbeidere, bidragsytere og utstyr i forbindelse med ASFs arrangementer. Dette gjelder også utstyr innlånt av DAK og ovenfor skader på publikum forvoldt av DAKs utstyr og/eller medarbeidere. Erstatningskrav mot ASF grunnet utilstrekkelig forsikring fra DAK dekkes av DAK. 6.6 DAK plikter å betale evt. TONO- og Gramo-avgift. 6.7 DAK plikter å informere om, og tilby, nødvendig opplæring for ASFs personale der dette er nødvendig (jfr. 4.10). 6.8 DAK plikter å stille et standardsortiment av varer ved alle skjenkepunkt. 7. Annet 7.1 Avtalen er ikke tidsbegrenset og løper på ubestemt tid fra tidspunkt for inngåelse. 7.2 Avtalen skal reforhandles innen 6 måneder dersom en av partene krever dette. Etter endt 6 måneder vil den gamle avtalen ligge til grunn dersom det ikke er oppnådd enighet. 7.3 Avtalen kan ensidig sies opp ved 6 måneders varsel. 7.4 Avtalen er ikke bindende uten godkjennelse fra styret i SKiBAS. 7.5 Ved vesentlig mislighold eller frafall av status som driftsorganisasjon kan den annen part heve avtalen med umiddelbar virkning. 7.6 Avtalen bortfaller automatisk ved frafall av lokaler for over 6 måneder grunnet omstendigheter som ingen av partene har kontroll over eller ekstraordinære omstendigheter og trer i kraft når huset åpner igjen. Representantskapet fungerer som ankeinstans. 7.7 Inndras skjenkebevilgningen grunnet brudd på alkoholloven fra den ene part, plikter denne part å svare for dokumentert tap den andre part blir påført begrenset opptil kr ,-. Ved tap av skjenkebevilgning grunnet brudd skal dokumentert tap fordeles på partene i henhold til hvor mange prikker den gjeldende part har forvoldt. 7.8 Økonomiske rammeavtaler er spesifisert i vedlegg 4 Økonomisk rammeavtale.

12 7.10 Vedlegg 2 Rutiner er gjeldende som permanent brukerkontrakt for bruk av lokaler ved DAK I tvistetilfeller fungerer DAKs Representantskap som ankeorgan.!"#$%&'$()*+&,-.)&$/0*#'&#$ $ $!"#$()'-0&$1'2+&3'&#.$!"#&3-34$ $ $ $ $ $ $ $$$$$$ $ $ $ $ $ $ $ 5*#.$(#3&.&3$ $ $ $ $ $ 67#*3$89&34.$ %*4:-4$:&+&#$ $ $ $ $ $ 5&+&#$